羅澤宇

（湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館，湖南 株洲 412001）

1 引言

物質(zhì)流是指物質(zhì)之間的相互轉(zhuǎn)換、傳遞及轉(zhuǎn)化的過(guò)程。信息流是指存在于我們身邊的電磁信號(hào)以及我們對(duì)于人類知識(shí)文明的繼承、發(fā)散及流傳。信息具有共享性，是雙向傳遞的。信息傳遞的過(guò)程一般由三個(gè)基本環(huán)節(jié)構(gòu)成：信息產(chǎn)生、信息傳輸和信息接收。多個(gè)信息過(guò)程相聯(lián)結(jié)，就能在系統(tǒng)內(nèi)形成網(wǎng)絡(luò)狀信息，當(dāng)信息在信息網(wǎng)絡(luò)中不斷被傳遞和轉(zhuǎn)換，就形成了信息流。信息只有通過(guò)傳遞才能體現(xiàn)它的價(jià)值，發(fā)揮它的作用。

圖書(shū)資料采購(gòu)管理具有物質(zhì)循環(huán)的特點(diǎn)，經(jīng)歷了物質(zhì)流的過(guò)程。同時(shí)，圖書(shū)資料采購(gòu)管理又具有信息流的特點(diǎn)，圖書(shū)資料采購(gòu)部門(mén)按照一定信息規(guī)則，組織、吸取、加工和傳播圖書(shū)資料采選信息及其他有關(guān)專門(mén)信息，維持自身正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為讀者及其他部門(mén)服務(wù)。圖書(shū)資料采購(gòu)管理系統(tǒng)功能是通過(guò)其中相互作用、相互影響和相互促進(jìn)的物質(zhì)流和信息流來(lái)完成的“生態(tài)流”，這種“生態(tài)流”以物質(zhì)循環(huán)、人力作用和信息傳遞的運(yùn)行方式和過(guò)程，推動(dòng)整個(gè)圖書(shū)館“生態(tài)系統(tǒng)”的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、服務(wù)功能的有效發(fā)揮和圖書(shū)館事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 圖書(shū)資料采選“生態(tài)信息流”

圖書(shū)資料采選信息包括讀者需求信息、館藏信息和客戶（經(jīng)銷(xiāo)商、出版商）信息。三者間的匹配形成了一個(gè)“生態(tài)流程”，其流程如圖1所示。

圖書(shū)資料的采選基于讀者的需求，但讀者的需求具有無(wú)限性、多樣性、差異性、動(dòng)態(tài)性，因此，并非每一個(gè)讀者的需求都是有效的，其是否有效取決于兩個(gè)方面：一是館藏文獻(xiàn)資料信息，包括品種、語(yǔ)種、數(shù)量、載體、版本等；二是圖書(shū)館的財(cái)力。

需求信息與館藏信息相匹配，決定了“購(gòu)買(mǎi)意愿”。當(dāng)需求信息與館藏信息正匹配，就不存在購(gòu)買(mǎi)；當(dāng)需求信息與館藏信息負(fù)匹配，就存在購(gòu)買(mǎi)。

即使有了購(gòu)買(mǎi)意愿，也不一定存在購(gòu)買(mǎi)行為，這還取決于圖書(shū)館的財(cái)力。一些非常昂貴的圖書(shū)資料和僅少數(shù)人需求的圖書(shū)資料往往是不能購(gòu)買(mǎi)的。

圖1 圖書(shū)資料采選信息流程

需求信息與館內(nèi)信息匹配結(jié)果決定了購(gòu)買(mǎi)意愿。意愿變?yōu)檎鎸?shí)行為，還需要與客戶信息進(jìn)行匹配，包括經(jīng)銷(xiāo)商或出版商的報(bào)價(jià)、到貨率、折扣率、個(gè)性化服務(wù)能力等，確定“向誰(shuí)購(gòu)買(mǎi)”。

3 圖書(shū)資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化后的作用

供需關(guān)系的矛盾是一切經(jīng)濟(jì)問(wèn)題中的最基本的矛盾，圖書(shū)資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化后通過(guò)協(xié)調(diào)采購(gòu)、聯(lián)合采購(gòu)等解決了供需關(guān)系脫節(jié)的現(xiàn)象。

3.1 協(xié)調(diào)采購(gòu)解決供需關(guān)系的矛盾

圖書(shū)館可以用圖書(shū)出版的總量來(lái)制訂適合本館的圖書(shū)資料采選計(jì)劃，根據(jù)本館圖書(shū)資料的利用情況，設(shè)計(jì)采購(gòu)方案，并由專人負(fù)責(zé)，注意宣傳的延續(xù)性，創(chuàng)新圖書(shū)資料利用宣傳模式。解決供需矛盾的關(guān)鍵是協(xié)調(diào)采購(gòu)方案的實(shí)施，它可以緩解購(gòu)買(mǎi)重復(fù)、經(jīng)費(fèi)短缺等問(wèn)題。對(duì)本館已購(gòu)買(mǎi)的圖書(shū)資料，讀者可以即查即得，一站式獲??；對(duì)本館未購(gòu)買(mǎi)的圖書(shū)資料，可通過(guò)文獻(xiàn)傳遞的方式，很快就“送”到用戶的手里。

3.2 疏通信息傳遞渠道調(diào)和各種關(guān)系

在圖書(shū)館中，館員與讀者之間的信息交流是普遍存在的，正是由于物質(zhì)流和信息流的存在，使圖書(shū)資料、館員與讀者之間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，形成了一條價(jià)值鏈并導(dǎo)致其在價(jià)格鏈上的溝通。圖書(shū)資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化后，可以疏通信息傳遞渠道，一是能夠調(diào)和圖書(shū)館各部門(mén)之間、圖書(shū)館與資源之間、讀者與館員之間、資源與讀者之間的關(guān)系，營(yíng)造一個(gè)共同生長(zhǎng)、相互作用的生態(tài)環(huán)境，維持圖書(shū)館系統(tǒng)的穩(wěn)定；二是能夠保證讀者對(duì)圖書(shū)館環(huán)境的識(shí)別、資源的獲取和利用等活動(dòng)正常進(jìn)行；三是網(wǎng)上書(shū)店提供的網(wǎng)絡(luò)書(shū)評(píng)對(duì)圖書(shū)館采購(gòu)意圖產(chǎn)生重大影響，對(duì)圖書(shū)館館藏發(fā)展與圖書(shū)流通推廣有所幫助。

4 圖書(shū)資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化的階段

圖書(shū)資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化的階段包括了對(duì)圖書(shū)館館藏現(xiàn)狀的了解、對(duì)讀者需求反饋的分析、對(duì)圖書(shū)資料采選自動(dòng)化管理系統(tǒng)的整合、物質(zhì)流向信息流的轉(zhuǎn)換、信息流明晰化處理等階段。

4.1 館藏現(xiàn)狀了解及讀者需求反饋分析階段

圖書(shū)館館藏質(zhì)量的優(yōu)良與否，不但影響圖書(shū)館服務(wù)品質(zhì)，更影響讀者對(duì)圖書(shū)館的評(píng)價(jià)。由于圖書(shū)資料采選目前仍是提供圖書(shū)館館藏的主要渠道，因此，如何根據(jù)館藏現(xiàn)狀和讀者需求情況制定采購(gòu)策略，確保圖書(shū)館服務(wù)品質(zhì)的提升，實(shí)現(xiàn)由物質(zhì)流向信息流的轉(zhuǎn)化是圖書(shū)館信息化管理的重要課題。

讀者參與反饋、圖書(shū)館采訪部門(mén)及采訪人員溝通的交互作用對(duì)圖書(shū)資料選購(gòu)意向具有顯著影響，也說(shuō)明讀者反饋機(jī)制是一個(gè)整體，基于讀者反饋而有針對(duì)性地與讀者進(jìn)行后續(xù)溝通，針對(duì)讀者提出的反饋意見(jiàn)和建議做出積極的回應(yīng)尤為必要。

4.2 圖書(shū)資料采選自動(dòng)化管理系統(tǒng)整合階段

采編工作是傳統(tǒng)圖書(shū)館的一項(xiàng)重要工作，圖書(shū)館員通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)的采集、標(biāo)引、編目和加工等，使文獻(xiàn)資料能夠有序排列，便于查找。過(guò)去，這一切工作需要圖書(shū)館員手工完成，自從數(shù)字圖書(shū)館的出現(xiàn)，采編工作發(fā)生了巨大變化。圖書(shū)館采購(gòu)自動(dòng)化系統(tǒng)除了實(shí)現(xiàn)采訪的自動(dòng)化，其服務(wù)功能還延伸到圖書(shū)館的編目、圖書(shū)流通、期刊、公共查詢及檢索、二次檢索及全文檢索、古籍善本存儲(chǔ)及檢索、多媒體數(shù)據(jù)檢索和制作以及信息發(fā)布等。通過(guò)整合圖書(shū)資料采選自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)采購(gòu)的集成化管理，將原來(lái)許多分離的工作在功能上進(jìn)行合并和重組，既改進(jìn)了工作程序，又提高了工作效率。

4.3 圖書(shū)資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)換階段

圖書(shū)資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化過(guò)程即是以圖書(shū)采購(gòu)為原點(diǎn)，向內(nèi)、向外輻射的過(guò)程。

4.3.1 向內(nèi)輻射

圖書(shū)資料采選牽涉圖書(shū)館的方方面面，如圖書(shū)館館舍設(shè)計(jì)、館藏結(jié)構(gòu)需求與分配（查重查復(fù)）、藏書(shū)結(jié)構(gòu)調(diào)整與優(yōu)化、讀者需求調(diào)查、讀者意見(jiàn)反饋、讀者滿足率、館員專業(yè)技能、圖書(shū)采購(gòu)計(jì)劃與策略等等。傳統(tǒng)圖書(shū)資料采選的因素包含了量化因素和質(zhì)化因素，量化因素包括讀者人數(shù)、圖書(shū)借閱狀況、經(jīng)費(fèi)使用情況和館藏現(xiàn)狀等，質(zhì)化因素包括館藏政策和圖書(shū)館發(fā)展方向等。圖書(shū)資料采選質(zhì)量的高低和結(jié)構(gòu)的合理與否，直接影響到圖書(shū)館讀者服務(wù)質(zhì)量的好壞。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)生質(zhì)的改變，傳統(tǒng)的“物質(zhì)流”業(yè)務(wù)流程模式和部門(mén)設(shè)置嚴(yán)重地阻礙了圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。因此，圖書(shū)館必須進(jìn)行以“信息—物質(zhì)流”為核心的業(yè)務(wù)流程重組和以業(yè)務(wù)流程重組為基礎(chǔ)的部門(mén)整合。

4.3.2 向外輻射

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取大量的最新圖書(shū)的出版信息，如書(shū)目、書(shū)訊、書(shū)評(píng)以及出版商、代理商、書(shū)商等信息，提出MARC（CALIS）格式的編目數(shù)據(jù)。這種采集系統(tǒng)大大豐富了圖書(shū)資料采選的范圍，也給圖書(shū)館提供了價(jià)格選擇的巨大空間。廣泛收集圖書(shū)出版信息，對(duì)圖書(shū)出版信息的掌握是做好采訪工作的前提條件。在網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及的情況下，利用網(wǎng)站等獲取信息，不僅可以了解圖書(shū)的出版情況，還可以了解圖書(shū)的內(nèi)容和其他讀者對(duì)圖書(shū)的評(píng)價(jià)，甚至還可以閱讀到圖書(shū)的部分章節(jié)，從而使采訪人員更全面地獲取圖書(shū)信息，有利于采訪人員對(duì)圖書(shū)進(jìn)行合理地選擇?，F(xiàn)代化的高效采購(gòu)方法能將采訪人員從低效狀態(tài)中解放出來(lái)，將更多的精力放在了解、獲取和掌握文獻(xiàn)出版情況，了解讀者對(duì)文獻(xiàn)的需求，圖書(shū)館采訪部門(mén)也能減輕大量選書(shū)和重復(fù)訂購(gòu)的負(fù)擔(dān)。

向外輻射，還能夠提供一個(gè)更好地了解供應(yīng)鏈管理架構(gòu)范圍內(nèi)的圖書(shū)資料采選基本建設(shè)和信息流發(fā)展模式，圖書(shū)館與合作供應(yīng)商的協(xié)調(diào)和整合對(duì)有效地開(kāi)展采購(gòu)項(xiàng)目管理至關(guān)重要。采購(gòu)的根本依賴于具體的需求和采購(gòu)項(xiàng)目的基礎(chǔ)目標(biāo)，采購(gòu)項(xiàng)目的開(kāi)展需要有關(guān)各方將具有決定性作用的信息傳遞給雙方，并進(jìn)行有效地溝通，最終簽訂采購(gòu)協(xié)議，完成采購(gòu)任務(wù)。信息在采購(gòu)需求和實(shí)現(xiàn)中流動(dòng)，效率取決于合作伙伴作為決策者、信息傳播者的能力。要衡量采購(gòu)信息流的價(jià)值，可以根據(jù)覆蓋目標(biāo)的三個(gè)基本要素（服務(wù)質(zhì)量、時(shí)間、成本效益）來(lái)分析。獲取采購(gòu)信息的質(zhì)量、及時(shí)性以及成本效益反過(guò)來(lái)又決定了作為需求流收到者（這里指圖書(shū)館及其采購(gòu)部門(mén)）合作伙伴的效率，好的信息流管理方法能大大促進(jìn)采購(gòu)項(xiàng)目生產(chǎn)力的提高。

4.4 信息流明晰化處理過(guò)程階段

4.4.1 知識(shí)節(jié)點(diǎn)明晰化

圖書(shū)資料采選流程是圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程中知識(shí)活動(dòng)和知識(shí)生命周期的客觀反映，利用該流程系統(tǒng)為圖書(shū)館提供個(gè)性化需求服務(wù)成為提升管理水平的重要措施。如前所述，圖書(shū)資料采選經(jīng)歷了館藏現(xiàn)狀與讀者需求反饋階段、自動(dòng)化管理系統(tǒng)整合階段和物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化等幾個(gè)階段，在圖書(shū)資料采選信息流明晰處理過(guò)程中，存在幾種基本信息流向，即需求信息流、館藏信息流和客戶信息流，同時(shí)也存在一些節(jié)點(diǎn)。通過(guò)較高的品種滿足率、到貨準(zhǔn)確率以及個(gè)性化的加工服務(wù)構(gòu)建了供需信息對(duì)稱、圖書(shū)配送準(zhǔn)確迅速、售后服務(wù)保障有力的營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)體系，形成了流程的本質(zhì)內(nèi)容，如圖2所示。通過(guò)將其直觀化，可以使圖書(shū)資料采選流程的各個(gè)知識(shí)節(jié)點(diǎn)明晰化。

圖2 信息流明晰化處理過(guò)程

4.4.2 信息雙向流動(dòng)

首先，需求信息流應(yīng)與館藏信息流相匹配，利用新觀念、新技術(shù)，結(jié)合圖書(shū)資料采選與館藏發(fā)展?fàn)顩r，建立良好適度的圖書(shū)館藏結(jié)構(gòu)，保證圖書(shū)采購(gòu)“生態(tài)活動(dòng)”的正常進(jìn)行。其次，館藏信息流應(yīng)與客戶信息流相匹配，將圖書(shū)資料采選信息流動(dòng)的路徑、知識(shí)處理點(diǎn)和存儲(chǔ)點(diǎn)，從圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程中抽取出來(lái)，構(gòu)建一個(gè)圖書(shū)資料采選處理和應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)，可以使出版社和圖書(shū)經(jīng)銷(xiāo)商、圖書(shū)經(jīng)銷(xiāo)商和圖書(shū)館之間的信息交流更加流暢，圖書(shū)資料采選更加便利。最后，實(shí)現(xiàn)了合作伙伴之間的信息雙向流動(dòng)。合作伙伴之間的信息雙向流動(dòng)，有效地解決每一個(gè)合作伙伴的需求和滿意度。受邀請(qǐng)的供應(yīng)商提供的投標(biāo)和競(jìng)標(biāo)報(bào)價(jià)和競(jìng)價(jià)直接反映了一個(gè)相對(duì)的信息流動(dòng)，即需求流（requirement flow）和滿足流(fulfillment flow)。一旦中標(biāo)后，服務(wù)期內(nèi)供應(yīng)商必須確定供應(yīng)鏈中的具體目標(biāo)和任務(wù)，提供較完善的需求服務(wù)，及時(shí)傳遞需求信息的雙向流動(dòng)。

總之，現(xiàn)代圖書(shū)館圖書(shū)資料采選的業(yè)務(wù)流程發(fā)展以信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為主要特征，要進(jìn)一步加快圖書(shū)館采購(gòu)管理系統(tǒng)信息化的步伐，隨著圖書(shū)采訪由物質(zhì)流向信息流的轉(zhuǎn)化，在各個(gè)層次、各個(gè)環(huán)節(jié)上都要恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用信息化技術(shù)。借助這種現(xiàn)代技術(shù)，將最新圖書(shū)信息在出版社、新華書(shū)店、圖書(shū)館采訪人員與讀者之間傳遞，使圖書(shū)采購(gòu)供應(yīng)鏈更加緊湊高效，使圖書(shū)館對(duì)圖書(shū)市場(chǎng)反應(yīng)更加機(jī)敏，根據(jù)讀者需求和反饋情況提供圖書(shū)新書(shū)目和開(kāi)展優(yōu)質(zhì)采購(gòu)服務(wù)，發(fā)揮現(xiàn)代物質(zhì)流中信息資源共建共享作用。

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