宋小霞廣州市第三建筑工程有限公司

建筑工程檔案管理中信息化建設(shè)方法

宋小霞
廣州市第三建筑工程有限公司

在建筑工程中要重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的信息化。檔案管理對(duì)建筑工程具有重要的意義，建立信息化檔案管理可以更好的發(fā)揮檔案的作用。本文對(duì)建筑工程檔案管理中的信息化建設(shè)進(jìn)行了探究，尋找有效的建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)方法。

建筑工程；檔案管理；信息化建設(shè)

我國(guó)的城市現(xiàn)代化水平正在不斷的提高，與此同時(shí)，建筑工程建設(shè)發(fā)展的也十分迅猛。同時(shí)，建筑工程從數(shù)量上和規(guī)模上都實(shí)現(xiàn)了飛速的提升，原有的室藏檔案已經(jīng)不能滿足當(dāng)前建筑工程檔案管理的需要。建立檔案的信息化管理，能夠有效的提高檔案管理的效率。

1.檔案管理信息化建設(shè)簡(jiǎn)介

在建筑工程中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，檔案要對(duì)建筑工程中的各種信息進(jìn)行記錄，是建筑工程的珍貴資料。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理也要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行信息化處理，這種信息化處理就是檔案管理的信息化建設(shè)。在不改變?cè)械臋n案信息的前提下，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行信息化處理，使之能夠與其他社會(huì)信息進(jìn)行融合[1]。

2.當(dāng)前我國(guó)建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)中存在的問題

檔案管理的信息化建設(shè)是提高建筑工程檔案管理水平的重要方法。然而當(dāng)前我國(guó)建筑工程檔案管理的信息化過(guò)程中還遇到了很多阻礙因素，影響了檔案管理的信息化。

2.1 缺乏高素質(zhì)的檔案管理信息化人才

檔案管理的信息化建設(shè)中首要的困難就在于缺乏高素質(zhì)的檔案管理信息化人才。人才是一切工作的根本，然而很多建筑工程企業(yè)都面臨著高素質(zhì)的檔案管理人才缺乏的現(xiàn)象。很多檔案管理人員都是身兼數(shù)職，其整體素質(zhì)不高、檔案管理的水平有限，加之對(duì)計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)的使用能力較差，難以適應(yīng)檔案管理的信息化建設(shè)。

2.2 缺乏有力的制度保障

建筑工程企業(yè)往往對(duì)檔案管理工作不夠重視，在檔案管理的信息化建設(shè)中也沒有建立相應(yīng)的管理制度，或者管理制度缺乏執(zhí)行力度。這就導(dǎo)致了檔案管理信息化的過(guò)程中得不到制度的保障，很容易出現(xiàn)紕漏。出現(xiàn)問題之后也難以進(jìn)行有效的責(zé)任追溯。

2.3 資金投入不足

建筑工程企業(yè)普遍不愿意將資金投入到檔案管理信息化建設(shè)中來(lái)，認(rèn)為其資金的回報(bào)率不高。而沒有資金支持，就無(wú)法引進(jìn)信息化建設(shè)的設(shè)備和人才，給檔案管理的信息化建設(shè)帶來(lái)不利的影響。

2.4 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理的信息化建設(shè)

建筑工程企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏重視，導(dǎo)致在很多建筑工程竣工之后才發(fā)現(xiàn)工程資料出現(xiàn)錯(cuò)漏現(xiàn)象，在檔案移交、整理和歸檔中經(jīng)常由于疏忽而出現(xiàn)問題。這就給檔案管理的信息化帶來(lái)了更大的難度。

3.如何進(jìn)行建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)

建筑工程的檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，也是建筑工程企業(yè)發(fā)展的需要。針對(duì)當(dāng)前出現(xiàn)的建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)中出現(xiàn)的一些問題，要積極采取有效措施，不斷推進(jìn)建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)。

3.1 轉(zhuǎn)變思想，提高重視

建筑工程企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)的推行有著關(guān)鍵的作用。建筑工程企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要樹立檔案管理的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到通過(guò)信息化建設(shè)可以進(jìn)一步提高檔案管理水平，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用[2]。要提高檔案管理部門在整個(gè)建筑工程企業(yè)中的地位，建立健全檔案管理制度，為檔案管理的信息化建設(shè)提供制度保障。

3.2 檔案管理的信息化建設(shè)要規(guī)范化

檔案管理信息化建設(shè)有兩個(gè)主要工作，一個(gè)是利用信息技術(shù)手段，將原有的室藏檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息存入計(jì)算機(jī)，另一個(gè)是通過(guò)計(jì)算機(jī)接收新的電子文件信息[3]。無(wú)論是哪方面的工作，都要做到規(guī)范精細(xì)。工作人員要嚴(yán)格相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，例如數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等等。保障信息化建設(shè)井然有序、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)和錯(cuò)誤建設(shè)。檔案管理人員要提高檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，建立數(shù)據(jù)審核制度，建立數(shù)據(jù)輸入之前的校對(duì)審核制度，保障其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

任何工作都需要人來(lái)完成，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定了信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。建筑工程企業(yè)要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高他們對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，提高其信息建設(shè)的能力。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理的方法截然不同，建筑工程企業(yè)要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行考核，確定其具備相應(yīng)的信息管理能力才能上崗。此外，還要重視高素質(zhì)人才的引進(jìn)，建設(shè)一支強(qiáng)有力的檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍。

3.4 注意檔案管理信息化的安全性

對(duì)于建筑工程企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的安全關(guān)系著建筑工程的安全和企業(yè)的效益。在進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程中，要對(duì)檔案的安全性引起足夠的重視。傳統(tǒng)的檔案管理安全措施已經(jīng)不能適應(yīng)信息化的檔案管理。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用在帶來(lái)便利和效益的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的脆弱性也給建筑工程企業(yè)帶來(lái)了潛在的威脅。建筑工程企業(yè)要采取有效的安全策略，進(jìn)行安全方面的技術(shù)研究，保障檔案的安全性。例如可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限進(jìn)行控制、對(duì)入網(wǎng)訪問進(jìn)行控制、對(duì)屬性安全進(jìn)行控制、對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行安全控制等等，還可以控制網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)和端口、控制防火墻、進(jìn)行信息加密等等。

檔案的安全是信息化建設(shè)中一個(gè)嚴(yán)重的問題，除了網(wǎng)絡(luò)威脅之外還要注意計(jì)算機(jī)硬件損壞造成檔案丟失的情況[4]。因此，建筑工程企業(yè)要注意對(duì)工程施工的關(guān)鍵檔案信息進(jìn)行異質(zhì)保管和備份，避免由于計(jì)算機(jī)損壞為丟失關(guān)鍵的工程信息，給企業(yè)造成不可挽回的損失。

3.5 提高檔案管理信息化建設(shè)的效益

檔案管理的信息化建設(shè)需要大量的資金和人力的投入，購(gòu)置相應(yīng)的信息化設(shè)備、培訓(xùn)和引進(jìn)相關(guān)人才。對(duì)于中小建筑工程企業(yè)，在檔案管理信息化建設(shè)中要注意實(shí)效性。對(duì)于財(cái)力有限的建筑工程企業(yè)，要在其資金許可的前提下做好論證和調(diào)查工作，保障網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、軟件開發(fā)和硬件配置等工作的一致性，以提高軟硬件資源的利用率。要對(duì)有限的資金進(jìn)行合理的使用，優(yōu)先發(fā)展信息化建設(shè)中的關(guān)鍵部位。軟硬件資源要做到不僅能滿足建筑工程企業(yè)當(dāng)前規(guī)模下的檔案管理信息化要求，還要能夠適應(yīng)將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。這樣一來(lái)避免了頻繁更新信息化軟件和硬件設(shè)備給建筑工程企業(yè)帶來(lái)了資金負(fù)擔(dān)，提高了檔案管理信息化建設(shè)的效益。

3.6 建筑工程企業(yè)各部門之間要做好協(xié)調(diào)工作

檔案管理的信息化建設(shè)絕非一個(gè)團(tuán)隊(duì)、一個(gè)部門就可以獨(dú)立完成的工作，其需要基礎(chǔ)設(shè)施的投入、管理規(guī)范的完善和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，這就需要建筑工程企業(yè)在設(shè)備、人才、資金、技術(shù)等方面都給予有力的支持。檔案管理牽涉到整個(gè)建筑工程的方方面面，建筑工程企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門都要重視這項(xiàng)工作，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的要求要盡量滿足，積極配合檔案管理部門的工作。檔案管理人員也要與各部門進(jìn)行有效的溝通，取得各部門的支持。

4.結(jié)語(yǔ)

充分利用信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)，可以極大的提高建筑工程檔案的管理效率和管理水平，節(jié)約檔案管理的人力物力，在建筑工程企業(yè)中實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理。這也是時(shí)代

＞＞＜＜的發(fā)展對(duì)建筑工程企業(yè)檔案管理提出的必然要求。

[1]劉春金,李盈盈.論檔案管理工作的信息化建設(shè)——以福建龍巖煙草工業(yè)有限公司為例[J],管理觀察,2011(15)

[2]呂光榮,李興富.淺議電子文件檔案化管理重要性[J].沿海企業(yè)與科技,202(03)

[3]袁麗娜,王蕾麗.醫(yī)院檔案管理信息化探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2011(22)