王嬌

醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理是醫(yī)院檔案管理工作的重點，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)研究中的重要依據(jù)，建立完整、系統(tǒng)的管理方案，提高檔案管理的水平，有利于促進醫(yī)學(xué)的發(fā)展。

一、傳統(tǒng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方式存在的缺陷

由于我國歷史和現(xiàn)實的多種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉型、半封閉型的管理模式。管理意識、設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，基本處于經(jīng)驗管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平低。醫(yī)院檔案資料的收集、整理、立卷、裝訂都靠手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動量又大。在建立檔案檢索工具上，費時費力進行人工編制，查詢利用檔案資料時要靠對檔案材料、索引目錄的熟悉程度人工翻閱檢索，不僅浪費大量的時間，還可能漏查或者信息不全、不及時，效率低下，不利于檔案信息的整理、編研、利用。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的信息技術(shù)設(shè)備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

二、加強醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的對策

1.強化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識

由于長期以來醫(yī)療工作人員對檔案的管理重視度并不高，認(rèn)為檔案管理就是抄寫、保管等簡單的單一性工作，不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟利益，只要保證檔案不丟失、不泄密、不缺少就算是做好本職工作了。

但這種檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)了。隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院各項工作的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發(fā)展，如何加強醫(yī)院檔案管理，以滿足醫(yī)院檔案信息的利用需求，建立一個高效、科學(xué)、完整的檔案管理體系，是醫(yī)院檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。顯而易見，要改進，就要從領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度做起，有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作人員就有了信心與動力。其重點在于領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息來源，是醫(yī)院管理水平提高的體現(xiàn)。只有在領(lǐng)導(dǎo)的重視之下，才會促使工作人員積極改進檔案管理方式。由此可見，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的開展起著決定性的作用。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。首先，檔案行政部門要加強對醫(yī)院檔案工作的指導(dǎo)。檔案行政管理部門要悉心研究醫(yī)院檔案工作新情況、新問題，及時對醫(yī)院檔案工作進行實地指導(dǎo)，使檔案工作能夠適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需要。其次，要加強對各部門的兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。中心檔案室專職檔案員要及時把檔案工作的有關(guān)精神、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)傳達給各兼職檔案員，使各部門形成的檔案能符合中心檔案室的要求，并與中心檔案室的檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于日后各部門檔案的移交，以及移交后的檔案利用和借閱工作順利開展。再次，加強檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取走出去、請進來的辦法，不斷提高業(yè)務(wù)知識和工作能力。

3.改革醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方式

健全檔案管理制度，根據(jù)各類材料的內(nèi)容進行歸檔，可羅列索引，盡量明確信息，把所收集的材料所屬人姓名、出生日期、所屬科室、歸檔時間、歸檔時職稱，按照檔案法的規(guī)定進行整理。對各科室醫(yī)療工作人員的信息進行統(tǒng)一管理，并分卷、冊、年代，按照順序依次排放。

4.建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

因為手工管理的效率低、誤差大，為保管和日后調(diào)閱帶來諸多不便，甚至許多有價值的資料因保管不善缺失，成為不可彌補的損失。所以，要做到保證檔案的完整、安全和檔案管理的高效，沒有嚴(yán)密的檔案管理體系，沒有一個健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是根本不行的?，F(xiàn)在，用計算機進行輔助管理，用專業(yè)的檔案管理軟件，對檔（下轉(zhuǎn)第55頁）（上接第53頁）案的檢索、匯編進行管理，方便查找，且效率高，檢索全面。在人員方面，可以按部門職責(zé)的不同，進行分門別類的管理。并可在各科室抽選一名細心、耐心、有責(zé)任心的人員協(xié)理，使全部門的檔案可以有序統(tǒng)一，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)日臻完善。

（五）建立新型電子化檔案

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷突破，計算機科技有了突飛猛進的發(fā)展。計算機技術(shù)在醫(yī)療檔案管理中也起到重要作用，用專業(yè)技術(shù)做到檔案一體化，并能遠程建立電子文件，使建檔、歸檔程序應(yīng)用方便，并能實現(xiàn)資源共享，隨時供調(diào)取。在錄入信息時可雇用臨時人員，將電子檔案建立方式對其進行詳細講解，逐一錄入，錄入后要由專業(yè)檔案管理人員進行審查，合格后方可正式生成檔案信息，如有不合理之處，要及時查漏補缺。電子化檔案應(yīng)與文字化檔案同時錄入和應(yīng)用，定時更新。

（作者單位：河北省血液中心）endprint