張慧利

檔案資料來源于人們生產(chǎn)與生活的各環(huán)節(jié)，以聲音、文字、圖像等形式為載體，記載有效信息資源，不僅記載人類的過去，對(duì)保護(hù)必要信息起著重要作用。隨著網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的變化。本文立足醫(yī)院檔案管理層面，主要分析醫(yī)院檔案的歷史發(fā)展，闡述其構(gòu)成特點(diǎn)。

一、醫(yī)院檔案的歷史發(fā)展

第一階段，材料立卷階段。1950～1970年間，是醫(yī)院檔案管理的第一階段，主要采取文書立卷方式，整理各種文件材料，工作人員對(duì)檔案進(jìn)行簡單鑒別，對(duì)于有保存價(jià)值材料進(jìn)行分類與整理，形成文書立卷保存。在這一時(shí)期，對(duì)于檔案保存與利用，尚未形成統(tǒng)一制度與規(guī)章，檔案管理是一種無序狀態(tài)。

第二階段，機(jī)關(guān)檔案管理階段。1970～1985年間，各大型與中型醫(yī)院均成立機(jī)關(guān)檔案室，明確規(guī)定職能部門必須集中、統(tǒng)一管理文書檔案，機(jī)關(guān)檔案室就是專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門。在1970～1979年間，主要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案、文書檔案。從1980年開始，科技檔案納入管理體系。該階段的管理特點(diǎn)：全宗管理、檔案編研納入管理體系，醫(yī)院重視檔案管理，各種硬件、軟件設(shè)施投入力度加大，檔案管理職責(zé)得以落實(shí)，庫房管理進(jìn)一步強(qiáng)化。

第三階段，綜合檔案管理階段。從1986～1990年間，各個(gè)大型、中型醫(yī)院均構(gòu)建了綜合檔案室，集中、統(tǒng)一管理各門類檔案，某些檔案由部室保存，建立家族式管理模式。在這一階段，綜合檔案室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理職責(zé)、辦法與制度。檔案管理基本實(shí)行了集中化管理，分類大綱編制較為統(tǒng)一，檔案管理逐漸科學(xué)化、規(guī)范化，醫(yī)院更加注重檔案編研、利用。

第四階段，信息化管理階段。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展與普及，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，檔案實(shí)行信息共享制度，提升檔案利用價(jià)值、收集率。從二十一世紀(jì)開始，在醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)、管理活動(dòng)中，信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，信息化時(shí)代的到來，醫(yī)院檔案管理工作也逐漸信息化，通過信息化技術(shù)，集成系統(tǒng)、數(shù)字化開發(fā)檔案信息，對(duì)于編目、鑒定、歸檔、檢索等程序，均實(shí)現(xiàn)了全數(shù)字化管理，進(jìn)入了無紙化時(shí)代，主要包含資料、工作流程、信息檢索、信息利用、檔案管理人才培養(yǎng)的信息化。

二、醫(yī)院檔案的構(gòu)成特點(diǎn)

首先，建檔歷史長。其一，鴉片戰(zhàn)爭之后，教會(huì)醫(yī)院涌現(xiàn)。新中國成立之后，教會(huì)醫(yī)院收歸國有，經(jīng)過改造之后成為人民醫(yī)院。其二，在1904年，中國紅十字會(huì)的成立，催生了紅十字醫(yī)院，全國各地均設(shè)立紅十字醫(yī)院分院。其三，建國初期，省級(jí)醫(yī)院、市級(jí)醫(yī)院、縣級(jí)醫(yī)院等創(chuàng)辦，構(gòu)建了三級(jí)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)體系。其四，在改革開放影響下，民營、國外資本逐漸進(jìn)入醫(yī)療體系，成立外資醫(yī)院、合資醫(yī)院與民營醫(yī)院。根據(jù)醫(yī)院設(shè)立狀況而言，大部分醫(yī)院是在建國初期成立，某些大中型醫(yī)院是經(jīng)過教會(huì)醫(yī)院改造產(chǎn)生。隨著這些醫(yī)院的成立，檔案管理也就產(chǎn)生了，長達(dá)數(shù)百年歷史。

其次，門類、載體豐富。對(duì)于國家出資創(chuàng)辦的公立醫(yī)院，屬于事業(yè)單位性質(zhì)，同時(shí)也是為患者服務(wù)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)。所以，其檔案類別，既包含基建、科研、人事、文書等檔案，又海涵了科研、設(shè)備、病理、病歷、實(shí)物、磁盤等技術(shù)性檔案?？梢哉f，不管是檔案載體還是門類，在醫(yī)院體系中均十分豐富。

再次，檔案數(shù)量大。經(jīng)過長期實(shí)踐，醫(yī)院收集了大量資料，保存了諸多檔案。根據(jù)檔案管理要求，人事、會(huì)計(jì)、基建、文書等檔案管理、保存較為完整。按照醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療活動(dòng)要求，膠片、病理、病歷等檔案保存較為完整。建國以來，許多醫(yī)院檔案保存一直延續(xù)至今，某些醫(yī)院病歷檔案保存了幾百萬冊。

第四，檔案關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)，形成周期較長。對(duì)于醫(yī)院的膠片、病歷、科研等檔案，形成過程較長，檔案之間的關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)。（下轉(zhuǎn)第47頁）（上接第48頁）例如某項(xiàng)科研，由立項(xiàng)開始，一直到研究、鑒定與結(jié)題，再到評(píng)獎(jiǎng)程序，大約要花2～8年時(shí)間。待課題完全結(jié)束之后，科研檔案方可歸檔、立卷。可以說，檔案形成周期和課題研究呈相關(guān)性。再例如病歷檔案，當(dāng)患者到醫(yī)院檢查、治療一次，即形成一份病歷檔案，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行檢查，方可完整反映患者的身體變化、治療情況，醫(yī)生查閱患者的相關(guān)病歷檔案，能為患者治療提供依據(jù)，對(duì)患者診斷、治療具有極強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性。

第五，涉及面較廣。在醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展、服務(wù)等實(shí)踐過程中，逐漸形成了醫(yī)院檔案，涉及了醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作與活動(dòng)，服務(wù)對(duì)象涉及面極廣。醫(yī)院檔案能夠?yàn)獒t(yī)學(xué)科學(xué)、患者群眾、醫(yī)院發(fā)展所服務(wù)，為醫(yī)院院史記錄、年鑒編研等工作，提供詳細(xì)材料，為醫(yī)院文化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。在某些大型醫(yī)院的病歷檔案中，記錄了醫(yī)院、中國、世界首例罕見病案。以協(xié)和醫(yī)院為例，記載了全肺、賁門癌等切除手術(shù)病案，可以說是活著的歷史。根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)表明，三級(jí)醫(yī)院的病歷檔案為患者提供了上萬次復(fù)印、查閱等服務(wù)，為部門檢查與評(píng)審等提供依據(jù)。

在新形勢下，為滿足時(shí)代需求和發(fā)展醫(yī)院檔案事業(yè)，必須提高醫(yī)院檔案科學(xué)化管理水平，完善檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高信息化水平，強(qiáng)化檔案管理人員的工作能力，轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)方式等多種路徑，有效提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平。

（作者單位：秦皇島市婦幼保健院）endprint