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(日照港股份有限公司,山東日照 276826)

企業(yè)試行內(nèi)部稽核管理的作用

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(日照港股份有限公司,山東日照 276826)

日照港擁有石臼、嵐山兩大港區(qū)50個(gè)生產(chǎn)性泊位,涵蓋投資上市公司7個(gè)分公司、2個(gè)控股公司、4個(gè)全資子公司、4個(gè)分公司、3個(gè)服務(wù)單位等。本文以其中一個(gè)從事大宗散件雜貨裝卸服務(wù)為主的公司為例,闡述了其在公司內(nèi)部試行稽核管理帶來(lái)的成效,以及在加強(qiáng)公司成本控制與監(jiān)督、改善內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理、提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保證各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)健康、持續(xù)開(kāi)展方面稽核管理發(fā)揮的作用。

企業(yè)管理 內(nèi)部稽核 節(jié)約成本

1 現(xiàn)狀分析

隨著公司發(fā)展壯大,企業(yè)內(nèi)部逐漸出現(xiàn)了管理監(jiān)控措施不到位,物資采購(gòu)、使用、回收環(huán)節(jié)管理混亂,物資二級(jí)庫(kù)庫(kù)存額常年居高不下成本大幅上升;外租機(jī)械作業(yè)票填寫(xiě)混亂外租費(fèi)常年徘徊在一億元左右。該公司為了改變管理現(xiàn)狀,在集團(tuán)內(nèi)部率先采取試行企業(yè)內(nèi)部稽核管理方式,旨在加強(qiáng)公司成本控制與監(jiān)督、改善內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理、提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保證各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)健康、持續(xù)開(kāi)展。

2 必要性、可行性分析

作為一個(gè)以從事大宗散件雜貨流通、存儲(chǔ)、裝卸中轉(zhuǎn)服務(wù)為主的公司,要想樹(shù)立自己的品牌,在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)中脫穎而出,公司必須采取切實(shí)有效的創(chuàng)新管理方式完善管理制度提高管理水平,節(jié)約生產(chǎn)成本提升經(jīng)濟(jì)效益。試行“企業(yè)內(nèi)部稽核”就是該公司眾多創(chuàng)新管理方式的一種。

公司在集團(tuán)內(nèi)部創(chuàng)新設(shè)立“稽核”崗位,是依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)相關(guān)文件、公司相關(guān)制度及公司實(shí)際情況,旨在加強(qiáng)公司成本控制與監(jiān)督,提升經(jīng)營(yíng)管理水平,提高經(jīng)濟(jì)效益。它與審計(jì)不同,又區(qū)別于財(cái)會(huì)稽核。“審計(jì)”是由國(guó)家授權(quán)或接受委托的專職機(jī)構(gòu)和人員,依照國(guó)家法規(guī)、審計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)理論,運(yùn)用專門(mén)的方法,對(duì)被審計(jì)單位的財(cái)政、財(cái)務(wù)收支、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)及相關(guān)資料的真實(shí)性、正確性、合規(guī)性、效益性進(jìn)行審查和監(jiān)督,評(píng)價(jià)經(jīng)濟(jì)責(zé)任,鑒證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),用以維護(hù)財(cái)經(jīng)法紀(jì)、改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益的一項(xiàng)獨(dú)立性的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動(dòng)?！柏?cái)務(wù)稽核”是財(cái)務(wù)稽查和財(cái)務(wù)復(fù)核的簡(jiǎn)稱,是會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)本身對(duì)于會(huì)計(jì)核算工作進(jìn)行的一種自我檢查或?qū)徍斯ぷ?。“企業(yè)內(nèi)部稽核”是指公司稽核人員根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策、法規(guī)及公司規(guī)章制度的相關(guān)規(guī)定,對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生的成本浪費(fèi)行為通過(guò)稽核檢查,及時(shí)糾正錯(cuò)誤、堵塞漏洞,制止舞弊行為,防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)公司利益。

企業(yè)內(nèi)部稽核行為圍繞企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題漏洞,依據(jù)公司自身實(shí)際進(jìn)行問(wèn)題解決。通過(guò)企業(yè)內(nèi)部稽核,不斷完善管理制度、強(qiáng)化部門(mén)監(jiān)督職能、有效實(shí)行成本控制,為提升公司經(jīng)濟(jì)效益起到促進(jìn)作用。

3 具體措施

(1)從事散件雜貨裝卸作業(yè)的港務(wù)公司每年使用外租機(jī)械進(jìn)行貨物倒運(yùn)是一項(xiàng)必不可少的工作,前幾年每年外付機(jī)械租賃費(fèi)徘徊在一億元左右,該項(xiàng)支出已經(jīng)成為公司最大可變成本支出項(xiàng)目。(見(jiàn)圖1)

圖1

過(guò)去外租機(jī)械倒運(yùn)作業(yè)管理由公司生產(chǎn)部一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé),計(jì)劃派工、現(xiàn)場(chǎng)管理、單價(jià)制定、費(fèi)用核算等全部過(guò)程由同一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé),缺少監(jiān)督制約便會(huì)帶來(lái)很多的弊端?；巳藛T深入基層單位進(jìn)行調(diào)研,詳細(xì)掌握每一個(gè)生產(chǎn)作業(yè)流程,查找公司相關(guān)制度漏洞,制定改進(jìn)措施。

首先建立完善的制約機(jī)制,由設(shè)備技術(shù)部作為外租設(shè)備的主管部門(mén),負(fù)責(zé)資質(zhì)審核、單價(jià)核算等,兩個(gè)基層設(shè)備隊(duì)負(fù)責(zé)對(duì)外租設(shè)備進(jìn)行派工和日常管理及費(fèi)用核算,理貨、調(diào)度部門(mén)負(fù)責(zé)作業(yè)量的核算,生產(chǎn)部?jī)H負(fù)責(zé)向兩個(gè)設(shè)備隊(duì)下達(dá)生產(chǎn)指令,不與外租設(shè)備單位發(fā)生直接關(guān)系。

第二,稽核人員發(fā)現(xiàn)公司雖然已經(jīng)使用信息化系統(tǒng)錄入作業(yè)票,但是仍然存在大量手工填寫(xiě)作業(yè)票現(xiàn)象,而且正在使用的作業(yè)票系統(tǒng)存在漏洞,這些漏洞都是導(dǎo)致公司利益流失的關(guān)鍵?；巳藛T會(huì)同程序研發(fā)人員對(duì)外租機(jī)械作業(yè)票錄入系統(tǒng)進(jìn)行重新研發(fā),上馬一套新的程序,不同部門(mén)的權(quán)限嚴(yán)格設(shè)定,在電腦上無(wú)法越權(quán)操作,且各環(huán)節(jié)的操作在信息系統(tǒng)上一覽無(wú)遺,各部門(mén)之間能夠相互審核、監(jiān)督,這樣以來(lái),各部門(mén)間權(quán)力相互制約,堵塞了管理漏洞,避免了一些不正之風(fēng)和錯(cuò)誤的發(fā)生,管理更加規(guī)范、順暢。

第三,稽核人員在生產(chǎn)作業(yè)核查過(guò)程中發(fā)現(xiàn),由于生產(chǎn)需要,堆場(chǎng)內(nèi)貨物倒垛成為常態(tài),貨物堆放的層高、噸數(shù)要靠庫(kù)場(chǎng)管理人員進(jìn)行估算噸數(shù),這是一項(xiàng)由于人為因素造成成本浪費(fèi)的弊端。通過(guò)改進(jìn)公司裝載機(jī)安裝檢斤計(jì)量系統(tǒng),現(xiàn)場(chǎng)倒垛可以采用檢斤衡和裝載機(jī)兩種檢斤計(jì)量方式,徹底取消人為估噸現(xiàn)象。

(2)物資材料消耗如設(shè)備配件、燃料、五金、化工、墊料等等,公司每年為此支出費(fèi)用達(dá)八千萬(wàn)元?；巳藛T從細(xì)節(jié)入手,通過(guò)稽核火車作業(yè)封堵物料,發(fā)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)在計(jì)劃申報(bào)、價(jià)格詢問(wèn)、采購(gòu)驗(yàn)收、領(lǐng)用回收等環(huán)節(jié)存在諸多管理漏洞,給公司造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。針對(duì)核查出來(lái)的問(wèn)題,公司嚴(yán)格把控物資召開(kāi)標(biāo)、計(jì)劃申報(bào)、物資采購(gòu)、驗(yàn)貨、領(lǐng)用回收等各相關(guān)環(huán)節(jié),完善物資管理考核制度,逐漸推行物資使用定額管理。

(3)物資由基層站隊(duì)領(lǐng)回未使用前存放于隊(duì)內(nèi)倉(cāng)庫(kù),我們簡(jiǎn)稱“物資二級(jí)庫(kù)”。二級(jí)庫(kù)的存在一開(kāi)始是適應(yīng)生產(chǎn)需要,但隨著公司的發(fā)展、管理上的松懈導(dǎo)致二級(jí)庫(kù)臃腫,成本積壓達(dá)2700萬(wàn)元?；巳藛T針對(duì)此問(wèn)題,在建議公司將二級(jí)庫(kù)物資納入信息系統(tǒng)監(jiān)管的同時(shí),對(duì)公司二級(jí)物資管理及物資使用采取縱向檢查的方式。首先,從物資保管處隨機(jī)抽取物資接收單,然后深入每一個(gè)生產(chǎn)單位,根據(jù)物資的接收、入庫(kù)、出庫(kù)、維修保養(yǎng)的流程進(jìn)行詳細(xì)檢查,不管是配件還是潤(rùn)料,哪怕是一個(gè)輪胎,最終也要查驗(yàn)到其換裝到哪一輛設(shè)備的具體哪一個(gè)位置上。

通過(guò)檢查,稽核人員對(duì)檢查結(jié)果和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)通報(bào)監(jiān)督整改,逐漸規(guī)范了各基層單位物資管理及使用,使其在以后的物資使用過(guò)程中能夠及時(shí)改正發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,理順物資管理流程,避免過(guò)量物品積壓,做到最大限度地減少庫(kù)存,降低公司成本。

4 企業(yè)試行內(nèi)部稽核管理的預(yù)期效果

(1)企業(yè)內(nèi)部稽核試行兩年多,外租機(jī)械租費(fèi)已經(jīng)由原先的一億元左右降至2013年的8558萬(wàn)元,全套的作業(yè)票審核系統(tǒng)嚴(yán)格規(guī)范;2013年場(chǎng)地貨物倒垛檢斤數(shù)與2012年估噸相比,同比下降36．4%,倒垛外付租費(fèi)同比下降268萬(wàn)元。

(2)公司物資管理建立健全規(guī)章制度,完善了定額考核標(biāo)準(zhǔn),二級(jí)庫(kù)物資經(jīng)過(guò)全面盤(pán)查納入信息系統(tǒng),由多個(gè)部門(mén)對(duì)物資計(jì)劃申報(bào)、采購(gòu)入庫(kù)、出庫(kù)領(lǐng)用、剩余定額等環(huán)節(jié)實(shí)施全面監(jiān)管。物資消耗由2012年同比上漲10．74%下降至2013年的6．46%。

公司創(chuàng)新管理大膽試行企業(yè)內(nèi)部稽核,在為公司查補(bǔ)漏洞同時(shí)提升了企業(yè)管理水平、降低了生產(chǎn)成本,為公司健康、持續(xù)發(fā)展起到了促進(jìn)作用。

[1]書(shū)名:審計(jì);圖書(shū)編號(hào):1090376;出版社:經(jīng)濟(jì)科學(xué);作者:中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì).