張少丹

[摘 要]為了體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理方面的改善以及體制的進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)已成為大部分企業(yè)的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目。與以往相比，信息化管理的優(yōu)勢(shì)更多的體現(xiàn)在了工作流程和工作效率等方面。可見檔案管理在對(duì)事業(yè)單位科學(xué)管理的一層保障，使得各方面的效率有了明顯的提升效果。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案管理機(jī)制的轉(zhuǎn)型；事業(yè)單位發(fā)展趨勢(shì)

檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，需通過信息系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)共同協(xié)作完成信息傳送，從而使得檔案資源更合理有效并有序的被整合，達(dá)到了檔案信息共享的目的。檔案信息化建設(shè)逐步走向數(shù)字化存儲(chǔ)和利用，充分體現(xiàn)出檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。在2012年11月25日頒布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》指出，應(yīng)把在統(tǒng)籌兼顧的同時(shí)并推進(jìn)信息化的速度作為工作目標(biāo)和主要任務(wù)。

一、什么是檔案管理信息化

從定義來看，由實(shí)體文檔的保管轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⑽募硖峁┓?wù)的形式被通稱為檔案管理信息化管理形式。通過在對(duì)檔案信息的分類、分析、提取和加工可以提高檔案管理信息化的工作效益。相比舊的管理形式，這類新形式更易于保存與操作，在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，既節(jié)約了檔案管理成本，也有利于效率的提高。使得電子文件更加規(guī)范化和數(shù)字化，并在部分中心城市發(fā)展數(shù)據(jù)庫，為公眾在網(wǎng)上查詢信息提供便利條件，同時(shí)也構(gòu)建了完整的檔案信息化體制。

二、實(shí)施事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的問題

事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理方面的問題有以下幾個(gè)：

1、缺乏通用性

由于現(xiàn)階段工作部門的計(jì)算機(jī)配置與所用軟件的差異，文件檢索與軟件系統(tǒng)方面鉗制住了檔案信息管理的普及進(jìn)度。

2、信息共享上的弊端

部分企業(yè)現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)不能夠達(dá)到規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性等多層次發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。

3、規(guī)范性

其次由于歷史因素導(dǎo)致的管理規(guī)范性差也是一大問題。這一問題在各檔案明細(xì)間尤為突出，不規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)使得在檔案管理信息化普及進(jìn)程上成為一大障礙。

4、事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏創(chuàng)新性

在越來越多的檔案存儲(chǔ)與整理途徑中，更應(yīng)該考慮新技術(shù)的發(fā)展與計(jì)算機(jī)處理信息能力的提升，可見檔案管理在創(chuàng)新方面需要得到重視。

5、管理人員的素質(zhì)問題

由原來實(shí)體檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瘷n案，對(duì)管理人員的素質(zhì)條件必須嚴(yán)格。就目前形式來說，大多事業(yè)單位在管理人員工作水平與知識(shí)儲(chǔ)備上都有欠缺，要想使檔案信息更好的保管，提高工作人員的素質(zhì)有利于資源的優(yōu)化配置。

三、事業(yè)單位如何達(dá)到檔案管理信息化

第一，檢索方式與存儲(chǔ)模式的優(yōu)化與革新。通過提高計(jì)算機(jī)的利用率，擴(kuò)大存儲(chǔ)信息量并優(yōu)化檢索配置對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化是一種方式。既要保證技術(shù)，又要監(jiān)督管理，二者共同對(duì)檔案的安全問題形成保障。同樣也需要紙質(zhì)檔案與電子檔案的備份查閱管理，在檔案查找方面提供很大便利。在完善電子檔案的過程中，讓分散的信息點(diǎn)通過整合，有順序的排列處理，也可以共享檔案信息資源。

第二，推進(jìn)管理人員綜合素質(zhì)的提升。對(duì)管理人員的素質(zhì)可以通過培訓(xùn)的方式來提高，以便建立更復(fù)雜的管理知識(shí)構(gòu)架。建立復(fù)合型人才的高尖端團(tuán)隊(duì)也是對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合能力的提高，同時(shí)也能有效的解決資源配置上的一些弊端。

第三，運(yùn)行有效的檔案管理安全與保密機(jī)制。事業(yè)單位在檔案管理方面可以把安全與保密機(jī)制作為管理工作的重點(diǎn)。檔案信息的管理在運(yùn)作、傳播與共享的過程中可能產(chǎn)生一些疏漏，導(dǎo)致檔案產(chǎn)生安全問題。通過運(yùn)行安全與保密機(jī)制，可以保證信息對(duì)指定人員公開的安全性。此外，不僅保障了日常辦公的安全性，也對(duì)整個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)的安全問題構(gòu)建起了一層壁壘。

第四，改進(jìn)檔案信息管理走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。在檔案信息管理中，規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)起著重要的制衡作用。在構(gòu)建檔案信息管理的同時(shí)也應(yīng)該多參考國家管理機(jī)制的標(biāo)準(zhǔn)，因地制宜，結(jié)合優(yōu)秀的管理機(jī)制成果并形成符合本單位的管理標(biāo)準(zhǔn)。在建立管理數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化更是有著不可小覷的作用。對(duì)各形式的檔案數(shù)據(jù)形成有層次的劃分管理，并在統(tǒng)一規(guī)定下進(jìn)行數(shù)據(jù)與文檔間的轉(zhuǎn)化與共享操作。這種方法有利于解決數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)化與共享過程中的一些不足，也對(duì)日后數(shù)據(jù)庫的更新與發(fā)展有著正規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的導(dǎo)向作用。

第五，促使檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。推進(jìn)數(shù)字化是檔案管理由實(shí)質(zhì)性像信息化的前提，在推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程中，也是對(duì)檔案管理自身的一種保護(hù)形式。在實(shí)質(zhì)檔案向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變過程中，有關(guān)部門可以通過各種形式的載體把原有信息進(jìn)行整合，建立健全的數(shù)字化檔案信息管理機(jī)制，在資源的配置與共享中發(fā)揮出檔案管理信息化的更大優(yōu)勢(shì)。

在現(xiàn)今的事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理由實(shí)質(zhì)化到信息化的轉(zhuǎn)型是當(dāng)下的發(fā)展趨勢(shì)與必然結(jié)果，同樣也需要得到各事業(yè)單位的重視。在制定具體的檔案管理體制的過程中，信息化已成為各界人士關(guān)注的重點(diǎn)。不僅如此，在事業(yè)單位檔案管理的不斷轉(zhuǎn)型中，促進(jìn)人力資源與工作效率的提升，與檔案管理工作相輔相成。事業(yè)單位檔案管理的信息化程度也代表著本單位內(nèi)在的實(shí)力，也是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的大形勢(shì)與源動(dòng)力，