鄭丹

[摘 要]檔案是信息的重要載體，為了提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的作用，及時(shí)解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題。本文從檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題入手，對(duì)如何做好檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)的探討。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

在服務(wù)型社會(huì)大環(huán)境下，檔案管理工作要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，全面規(guī)范管理，解決企業(yè)檔案材料缺失、整理不規(guī)范等問(wèn)題。檔案是企業(yè)各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，是企業(yè)研究改進(jìn)、提高企業(yè)管理的不可多得的寶貴史料。檔案工作規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)。檔案對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要作用，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，把文書(shū)處理作為標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，建立社會(huì)化的檔案公共服務(wù)系統(tǒng)，正確處理檔案保密和開(kāi)放之間的關(guān)系，滿足社會(huì)化利用需求等。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、企業(yè)檔案管理人員能力的不適應(yīng)

企業(yè)檔案管理人員普遍具有年齡相對(duì)偏大，學(xué)歷低：接受新技術(shù)和新知識(shí)能力較差的特點(diǎn)，難以適應(yīng)計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，不具備運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行篩選、加工和開(kāi)發(fā)的能力，難以為企業(yè)提供各種增值的檔案信息服務(wù)。

2、檔案管理意識(shí)淡薄

檔案管理工作機(jī)構(gòu)不健全。有的企業(yè)沒(méi)有把檔案管理列入企業(yè)的重要日程，造成很多相關(guān)檔案資料歸檔不同步。檔案材料缺失、信息不準(zhǔn)、整理不規(guī)范。檔案管理設(shè)施陳舊制約了檔案管理升級(jí)。同時(shí)檔案材料收集困難，材料形成過(guò)程中工作拖沓，檔案部門(mén)意識(shí)不強(qiáng)。企業(yè)管理者忽視檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求，管理機(jī)構(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善，對(duì)檔案的利用等情況記錄不詳實(shí)，企業(yè)中的很多資料出現(xiàn)修復(fù)或復(fù)制。

3、檔案管理設(shè)施的缺失

企業(yè)職能部門(mén)雖然對(duì)檔案管理制訂了一系列法規(guī)政策，但是沒(méi)有完善檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，沒(méi)有專(zhuān)用檔案庫(kù)房、鐵質(zhì)柜，檔案裝訂不及時(shí)。各級(jí)各部門(mén)對(duì)檔案管理工作的不重視，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性不強(qiáng)。

4、檔案管理手段落后。

在市場(chǎng)化和資訊化的基礎(chǔ)上，缺乏完善檔案的法律管理制度，檔案征信體系和力度不明確。有的企業(yè)檔案沒(méi)有有效實(shí)現(xiàn)資源共享，管理工作不透明公開(kāi)。同時(shí)檔案管理沒(méi)有采取分段治理的辦法，對(duì)含涉密文件的原卷，缺少?lài)?yán)密密封等措施。對(duì)重點(diǎn)保護(hù)檔案，沒(méi)有采取科學(xué)有效的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。

二、做好企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

1.提高管理意識(shí)

1.1提升管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。舉辦檔案管理員培訓(xùn)，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，培養(yǎng)提高檔案工作者素質(zhì)。檔案管理者要結(jié)合自己的崗位工作，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，學(xué)習(xí)資料鑒定和編號(hào)和立卷、檢索工具的編制等方面知識(shí)，注重信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。抓好每年歸檔工作，各類(lèi)文件、材料完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個(gè)基礎(chǔ)。

1.2強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。檔案管理要樹(shù)立高度的服務(wù)觀念，以主動(dòng)服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)，要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，不斷改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面，檔案管理工作者嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密政策，為企業(yè)提供準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

2.改進(jìn)和完善檔案功能

2.1.健全管理體制，健全規(guī)章制度。規(guī)章制度要建立健全管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，層層配備人員以保證檔案管理工作順利開(kāi)展，充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心，每月核對(duì)查檔次數(shù)，并做好有關(guān)的保密制度，檔案工作人員不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，違反者應(yīng)視情節(jié)輕重予紀(jì)律處分。檔案規(guī)章要采取征編結(jié)合的方法，提高查找利用檔案的效率。檔案已破損和字跡褪色的檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

2.2采用信息化管理手段。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求。信息化管理對(duì)檔案工作提出了新的要求，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理工作者要邊學(xué)習(xí)邊操作，注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。按文件形成的先后順序排列打印，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

2.3加強(qiáng)檔案的服務(wù)信息建設(shè)。需要把同類(lèi)文件材料歸檔在一個(gè)卷內(nèi)，不斷探索檔案數(shù)字化管理，建好檔案信息管理系統(tǒng)，一些有保存價(jià)值的檔案必須通過(guò)讓它發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。檔案收集可以進(jìn)一步了解企業(yè)對(duì)檔案利用的需求，注重使用者對(duì)利用效果的反饋，并把相關(guān)的信息進(jìn)行綜合性的分析。

2.4確保檔案管理質(zhì)量的提高。質(zhì)量是決定檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題的關(guān)鍵，檔案擬制格式要規(guī)范，行文不要使用不規(guī)范日期等。檔案字跡要鮮明、清晰，要求排版形式為橫寫(xiě)橫排，公文幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，文件制法要左側(cè)裝訂，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。使用文種不要濫用不規(guī)范的字，完善檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案要確保內(nèi)容真實(shí)可靠，對(duì)檔案管理工作者要強(qiáng)化系統(tǒng)意識(shí)。

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