張麗娟

[摘 要]伴隨著信息技術的盛行，信息技術的快速發(fā)展給人們帶來了方便和快捷，企業(yè)檔案的管理也不再是枯燥無味，信息化的社會為企業(yè)檔案的管理帶來了新的模式，所以根據新時代管理的形勢和發(fā)展進行了深刻地研究和探討。企業(yè)員工檔案管理是人員管理重要的內容，解決現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的問題必須要設計一個好的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，能更好的解決系統(tǒng)實現(xiàn)過程中數(shù)據庫的操作和網絡連接技術的運用。

[關鍵詞]檔案管理；技術開發(fā)；機制

本文根據如何對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)進行設計做了深刻地研究，并提出了具體的方案來實現(xiàn)管理信息化的運行，因此能開拓企業(yè)檔案管理的各種優(yōu)點。檔案管理是企業(yè)經營不可缺少的一部分，它對管理和決策有重要的作用，電子檔案系統(tǒng)的運用可以減少傳統(tǒng)紙質檔案在管理上存在的問題，同時也增加了安全的保障，不會因為損壞而失去資料，工作人員查找時也更加方便快捷，因此企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)成了企業(yè)工作的重中之重。

1.企業(yè)檔案管理的意義

當我們采用新型的計算機技術以后，企業(yè)檔案的處理速度大幅度地提高，對于查閱和辨認有重要的意義。計算機管理系統(tǒng)信息容量比較大，對于資料的保存延長資料的使用壽命有相當有效的作用。

實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化減少了大量的人力，物力，財力，維護了日常的管理工作，大大地節(jié)約成本，為國家財政減少了很大的開支，因此檔案管理由傳統(tǒng)的形式轉變成創(chuàng)新型管理方式對企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。

2.檔案管理系統(tǒng)的設計

2.1資料的收集與保存

檔案是企業(yè)的信息資源是企業(yè)生產，發(fā)展，經營時應該真實記錄的資料，全面的收集資料對企業(yè)的管理起了重大的作用。檔案收集是全部檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，提高檔案的使用率就要提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全性，只有通過行之有效的檔案收集工作，建立完備的檔案管理收集保存的機制才能更好的發(fā)揮檔案管理的作用，才更好地體現(xiàn)檔案室的工作程度和質量，才能形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，這樣才可以有效地開展收拾、鑒定、保管、編研等工作，檔案工作才能存在并得到發(fā)展。

2.2檔案的查詢

目前在信息化的時代信息是最重要的資源，網上檔案管理平臺較多用于登記、編撰檔案文件目錄等事務，網上查詢、借閱等功能應用率不高，削弱了檔案信息化建設與管理的效能。伴隨著信息化的深入，企業(yè)在發(fā)展中對數(shù)字化越來越重視，檔案管理的核心內容應該是檔案信息資源的建設，傳統(tǒng)的檔案管理已經不能滿足企業(yè)檔案保管的需要，在查詢時管理員只要通過計算機操作便可以找到相應的結果，從繁雜的檔案整理工作中解脫出來，提高檔案管理工作效率。所以信息化的時代檔案系統(tǒng)設計必須以查詢檔案方便快捷為主旋律，最近幾年檔案管理的信息化不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)建立了局域網，以前查找檔案、檢索檔案費時費力的狀況已經明顯改善。檔案信息化管理不僅可以保存各類資料，而且數(shù)據一次錄入計算機儲存、備份，可方便以后利用查找。電子文件更容易管理不用擔心文件的丟失，提高了檔案管理的安全性和效率。

2.3功能的設計

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是符合時代特征的，它的總體任務是實現(xiàn)企業(yè)員工檔案管理的系統(tǒng)化和自動化，檔案管理為企業(yè)單位提供人員信息管理，考勤管理，檔案存取，員工考核，依據檔案出具各類證明材料等服務。檔案管理系統(tǒng)還可以錄入和維護企業(yè)員工人事資料，例如個人基本信息，家庭成員情況，工作經歷，獎懲情況，職稱評定情況，培訓情況等等。

此外它還可以對部門進行管理，主要記錄的信息有部門名稱，部門負責人以及部門聯(lián)系電話等，用于建立公司部門結構信息，還可以增加部門，修改部門，刪除選擇部門。

3.企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

3.1.檔案管理系統(tǒng)的重要性

為加強檔案管理的進程，首先要強化檔案管理的隊伍，更全面的提供檔案信息化服務，檔案管理的信息化是為工作量大而且種類多的工程服務的，它要求檔案管理工人員必須要具備扎實的理論知識，不斷擴展其自身知識領域，對信息的意識提高，掌握基本的知識，與此同時還要增加業(yè)務的水平和計算機的操作技能，只有這樣才能更好的完成檔案管理的重任，滿足新時代對人類信息化技術使用的要求。為了對信息化知識深刻的理解，管理人員還應該積極參加有關方面的講座，實踐是檢驗真正知識的標準，提高對信息的管理能力才能更好的解決所遇到的問題。

由于檔案與人們的生活密切相關，它包括了個人信息等資料，所以管理時要認真核對信息，保證數(shù)據的真實性和詳細性，這對推動信息化工作的發(fā)展是有優(yōu)勢的，各地信息的共享和網絡的融合也會加強信息化管理的進程。所以我們要充分認識檔案管理現(xiàn)代化的重要性，緊迫性。

3.2檔案管理的創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業(yè)的檔案管理工作要適應現(xiàn)代企業(yè)的制度，所以必須對企業(yè)檔案工作進行創(chuàng)新的設計。大量的檔案基礎工作包括繁雜的整理、編目、統(tǒng)計、檢索、信息加工等但是如果僅僅用手工完成是非常困難的，因此要對企業(yè)檔案管理進行創(chuàng)新，才能適應當今社會的發(fā)展進程。各個部門要協(xié)調合作，因此必須創(chuàng)建檔案信息化管理工作運維機制和制度，做到有章可循。

在檔案管理時我們要加強自身素質，檔案信息化管理與應用，不僅要求管理人員要有敬業(yè)精神、高度的工作責任感和求真務實的工作態(tài)度，吃苦耐勞的精神，還要有檔案信息化管理和計算機操作的技能。

4.結束語

加強檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)是企業(yè)發(fā)展所需要的，提高檔案人員的工作積極性，推動檔案工作的進程都是必不可少的。因此我們要樹立先進的管理思想，關注檔案管理工作時所面臨的新形勢和新變化，跟緊時代的步伐加快改革和建設。積極尋找有效的管理手段來提高和完善管理的工作效率，用正確的管理理念培養(yǎng)高素質的人員充分發(fā)揮工作人員的工作潛能和積極性。

參考文獻：

[1]徐擁軍，從檔案收集到知識積累[M].工業(yè)出版社，2008

[2]張寅瑋，甘肅省電子檔案管理研究[D].蘭州大學，2011