朱琦

[摘 要]對(duì)高校人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)分析，明確了人事檔案的重要性。闡述人事檔案是諸多工作的基礎(chǔ)、依據(jù)，分析了完善檔案工作的必要性，解決高校人事檔案工作中存在問題的途徑。

[關(guān)鍵詞]高校人事檔案管理現(xiàn)狀的分析；完善；解決的途徑

一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

以個(gè)人為單位反映和記錄本人德才表現(xiàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等情況的人事材料稱為人事檔案。對(duì)于高校而言，由于人事檔案的功能作用不同決定了不同的管理模式，高校人事檔案一般的模式是按歸口管理，如：組織部門來管理干部檔案；人事部門來管理教職工檔案；教務(wù)部門、學(xué)生部門及系（院）來管理學(xué)生檔案。人事檔案是高校人事管理和人員開發(fā)的基礎(chǔ)性工作，但單位往往重視程度不夠，意識(shí)薄弱，認(rèn)為管理人事檔案只是一項(xiàng)保管性的工作，做到不泄密、不丟失、能應(yīng)付外調(diào)和查檔就足以了。認(rèn)為檔案用處不大，所以就造成資金投入不足、檔案室基礎(chǔ)設(shè)施落后、管理人員素質(zhì)相對(duì)較低。配備設(shè)備時(shí)，因地制宜、因陋就簡，將閱檔、倉庫、辦公合用一間辦公室，缺乏安全措施沒有做到防火、防潮、防盜等專業(yè)要求。陳舊的管理手段，勢(shì)必影響到了檔案的完整性與安全性，檔案內(nèi)容不完整的原因很多，有的在本人填寫的時(shí)候就不準(zhǔn)不實(shí)，他們只想到個(gè)人的私利，在檔案填寫過程中將“工齡填長、年齡填小，文憑填高”。還有一些在具體工作中，將不重要的檔案、可裝不可裝的檔案全部裝進(jìn)來，造成了檔案內(nèi)容的繁鎖。

二、完善的必要性

檔案，記錄著一個(gè)人人生歷史軌跡，關(guān)系到本人的切身利益。對(duì)于單位來說也是調(diào)動(dòng)、聘用、晉升、工資調(diào)整等多方面工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人才的交流互動(dòng)也更加頻繁，高校引進(jìn)人才通過檔案能夠更快、更詳細(xì)地了解本人，充分體現(xiàn)了檔案資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化成了人才勢(shì)，進(jìn)而促使和推動(dòng)了高校的發(fā)展。高校人事制度的不斷改革也需要完善檔案管理相關(guān)方面的體制，完善管理模式，適應(yīng)改革步伐。過去人事檔案工作側(cè)重于政治服務(wù)，現(xiàn)在要側(cè)重服務(wù)于高校教育事業(yè)的發(fā)展，服務(wù)于高校教學(xué)科研；過去注重人才的政治歷史，現(xiàn)在重視人才的德、績、勤、能、廉的情況，為黨和國家培養(yǎng)和選拔人才提供依據(jù)。因此隨著時(shí)代的發(fā)展，完善高校人事檔案，為高校改革和發(fā)展提供有價(jià)值的服務(wù)。

三、完善的途徑

1.加強(qiáng)高校人事檔案科學(xué)化、法制化管理

人事檔案工作制度化管理能夠提高工作效率，是高服務(wù)質(zhì)量的前提和保證。如果沒有制度來制約就會(huì)無章可循、無所適從，檔案工作是一項(xiàng)繁雜，頭緒眾多的工作，必須統(tǒng)一規(guī)劃，嚴(yán)格按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則進(jìn)行，在工作中建立工作細(xì)則、崗位職責(zé)以及各項(xiàng)規(guī)章制度，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、保密措施，并且嚴(yán)格按照制度辦事，強(qiáng)化管理做到保密，杜絕泄密、竊密、失密等現(xiàn)象。對(duì)檔案工作的管理方法、原則、質(zhì)量等方面做出統(tǒng)一的科學(xué)的技術(shù)規(guī)范以及長遠(yuǎn)的規(guī)劃，從而使檔案工作由復(fù)雜變?yōu)楹唵?、由雜亂變?yōu)榻y(tǒng)一，避免了重復(fù)性勞動(dòng)，同時(shí)既節(jié)約了物力、人力資源，還保證了檔案工作質(zhì)量、提高了技術(shù)水平。

2.不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)

人事檔案工作人員在管理檔案工作中擔(dān)負(fù)著繁重的任務(wù)，由于整日忙于事務(wù)性工作，對(duì)工作中出現(xiàn)的新問題、新情況不知如何處理，封閉意識(shí)較強(qiáng)。在新形勢(shì)下，新問題的不斷出現(xiàn)，要求我們檔案管理人員把人事檔案工作與社會(huì)結(jié)合起來。由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)，加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員需要有較高的政治思想覺悟，嚴(yán)格按照黨的各項(xiàng)方針、政策辦事；要堅(jiān)持原則，秉公辦事、認(rèn)真履行崗位職責(zé)，在實(shí)踐中不斷提高自身的政治思想水平；同時(shí)，還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，傳統(tǒng)的、原有的管理手段和保護(hù)技術(shù)是適應(yīng)不了新形勢(shì)的。隨著新問題的出現(xiàn)對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求，在工作中要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓展相關(guān)知識(shí)面，加強(qiáng)學(xué)習(xí)人事檔案管理軟件，認(rèn)真掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，有力于高校人事檔案的快速健康發(fā)展。

3.努力做好高校人事檔案的整理及存檔工作

首先需要加大人事檔案管理的硬件投入，加強(qiáng)技術(shù)裝備，除了滿足紙質(zhì)檔案保管的“八防”要求外，為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化、數(shù)字化管理，還應(yīng)當(dāng)建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫，設(shè)立符合要求的電子檔案室。完善好高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，通過局域網(wǎng)將終端設(shè)于院系部門，及時(shí)收集錄入相關(guān)人事信息，保持信息時(shí)效，方便人事檔案管理部門與學(xué)校各院（系）部之間良好的溝通。

高校人事檔案與各項(xiàng)工作息息相關(guān)，做為組織和人事部門應(yīng)該大力宣傳檔案的用途、了解檔案的作用，從而增強(qiáng)人事檔案的利用價(jià)值，為高校提供高質(zhì)量服務(wù)。