呂曉燕

[摘 要]隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的大趨勢(shì)已越來(lái)越明顯，本文就目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀作簡(jiǎn)要分析，提出了加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)的主要途徑。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；檔案建設(shè)；信息化

企業(yè)檔案信息化涉及的方面較多，整個(gè)改進(jìn)過(guò)程較為復(fù)雜，需要很多方面相互協(xié)調(diào)，然而，隨著信息技術(shù)越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)事業(yè)是勢(shì)在必行的，探討信息檔案建設(shè)的現(xiàn)狀及改進(jìn)途徑對(duì)企業(yè)有及其重要的意義。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是需要運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，而不是單一的工程項(xiàng)目，它是企業(yè)檔案管理不斷創(chuàng)新的過(guò)程。而企業(yè)檔案將豐富的信息固化在紙質(zhì)載體上，限制了企業(yè)檔案信息的疏通和傳遞，很不利于檔案功能的發(fā)揮，而今檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得企業(yè)檔案信息的服務(wù)質(zhì)量水平未得到進(jìn)一步提升和創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化與信息化，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的大趨勢(shì)，它既是企業(yè)管理適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然選擇和客觀要求，又是提高企業(yè)檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)

2.1明確的組織制度的保證

實(shí)施企業(yè)檔案信息化管理需要有明確的組織制度的保證以及其他各方面的配合。其中，領(lǐng)導(dǎo)重視和組織落實(shí)是關(guān)鍵，標(biāo)準(zhǔn)檔案和制度規(guī)范是首要任務(wù)，是實(shí)施企業(yè)檔案信息化建設(shè)的根本保證，真正把企業(yè)檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)信息管理的財(cái)富加以開(kāi)發(fā)利用，加大經(jīng)費(fèi)的投入，是加快和推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的前提。

2.2完善的企業(yè)信息檔案系統(tǒng)的建立

企業(yè)檔案信息化管理，實(shí)際上是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)檔案信息中，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立與運(yùn)行，突破企業(yè)檔案信息資源所有者的局限，建立一個(gè)既方便又能控制利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)可使本單位內(nèi)部任何一臺(tái)聯(lián)機(jī)電腦可以根據(jù)需要隨時(shí)在本機(jī)上自動(dòng)查詢已經(jīng)錄入并保存在服務(wù)器上的檔案信息，并通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，形成更大范圍的信息收集和利用。科學(xué)的檔案信息化整體規(guī)劃要能夠服務(wù)于檔案信息單位的發(fā)展。應(yīng)根據(jù)檔案單位自身的特點(diǎn)和發(fā)展前景進(jìn)行細(xì)致的調(diào)查和科學(xué)的論證，制定出—套與單位相符合的、切實(shí)可行的信息化建設(shè)的近期規(guī)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，明確業(yè)務(wù)目標(biāo)和管理流程，打破傳統(tǒng)檔案模式的孤立和分散的建設(shè)方式，加快檔案信息建設(shè)的速度。

2.3企業(yè)軟、硬件設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)與運(yùn)行。根據(jù)功能需要，企業(yè)必須建設(shè)起大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)、大規(guī)模開(kāi)發(fā)用戶的訪問(wèn)服務(wù)管理系統(tǒng)，配置大型高速交換機(jī)、路由器、光端設(shè)備、并行處理的高性能服務(wù)器、便于擴(kuò)充的規(guī)模型集群系統(tǒng)、智能城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)和存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。另外，企業(yè)的系統(tǒng)軟件建設(shè)也是不容忽視的，系統(tǒng)軟件是由計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)者提供的一類程序，這類程序的著眼點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，達(dá)到管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種資源，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)效率，便于用戶使用和管理的目的。應(yīng)用軟件是用戶利用計(jì)算機(jī)及其所提供的各種軟件編制的、用來(lái)解決某些具體應(yīng)用問(wèn)題的程序。如：檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件、人事管理軟件、財(cái)會(huì)管理軟件等。

2.4企業(yè)檔案信息資源建設(shè)

企業(yè)應(yīng)把歷史記錄進(jìn)行數(shù)字化，有效地接收和整合新的信息資源，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，做到統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一控制，挖掘顯性和隱性知識(shí)，完成靜態(tài)檔案向動(dòng)態(tài)信息的轉(zhuǎn)變；搭建統(tǒng)一的軟件平臺(tái)，做到統(tǒng)一配置、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一流向，保證有價(jià)值的信息資源永久珍存，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建、科研、管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案信息化的實(shí)際開(kāi)展做出科學(xué)的定位和選擇。

2.5充分利用現(xiàn)有檔案信息化甚礎(chǔ)

檔案信息化工作并不是一項(xiàng)全新的工作，這項(xiàng)工作的開(kāi)展不是推倒所有的一切重新開(kāi)始，而是在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行的一項(xiàng)創(chuàng)新工作。除了利用電子政務(wù)建設(shè)的成果之外，檔案信息化還應(yīng)充分利用原有的信息化基礎(chǔ)。要充分利用檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中已有的成果，避免重復(fù)性工作，減少不必要的浪費(fèi)，要預(yù)先分析已有的檔案信息化成果，在充分利用已有成果的基礎(chǔ)上規(guī)劃和開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。

2.6解決數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴

企業(yè)常常會(huì)面對(duì)電子文件和電子檔案管理方面存在的漏失問(wèn)題，高標(biāo)準(zhǔn)磁介質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的配置可有效的解決這些問(wèn)題。電子文件和檔案一體化管理是數(shù)字化檔案歸檔的根本方式，主要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來(lái)完成，應(yīng)在完成邏輯歸檔后，把需要?dú)w檔的電子文件集中下載到檔案館脫機(jī)保存的存儲(chǔ)介質(zhì)上，完成物理歸檔，以保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景、原數(shù)據(jù)等信息的完整性，使其不至于時(shí)過(guò)境遷后將文件形成的背景、運(yùn)行環(huán)境等信息丟失或破壞掉。

2.7培養(yǎng)檔案管理人才

檔案管理需要提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，以適應(yīng)信息化進(jìn)程的發(fā)展。檔案管理人員要對(duì)信息化有充分的了解，具有信息化的意識(shí)，這種意識(shí)的形成會(huì)成為推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程的推動(dòng)力，檔案工作人員要深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作。企業(yè)可通過(guò)項(xiàng)目組的方式推進(jìn)館內(nèi)信息化建設(shè)，促進(jìn)工作人員在提高信息化工作能力和水平的同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和工作能力的提高，從而保證檔案信息化應(yīng)用項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量，爭(zhēng)取檔案信息化工作有新的進(jìn)展。

3.結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案的信息化是信息技術(shù)高速發(fā)展條件下企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，人們對(duì)信息的需求的高要求必定促使企業(yè)檔案管理工作者重新思考新的檔案管理方式放法。檔案資源的信息化、數(shù)字化已成為檔案管理的必然趨勢(shì)。相關(guān)企業(yè)應(yīng)重視這種改進(jìn)和應(yīng)用，促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙國(guó)俊，電子政務(wù)教程，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2004

[2]劉淑杰，淺談檔案信息化建設(shè)及檔案管理，管理觀察，2012