閆楓

摘要：檔案管理現(xiàn)代化，要調(diào)動(dòng)從業(yè)人員積極性、深入歸納檔案管理的規(guī)律，推進(jìn)檔案管理工作，努力探索具時(shí)代特色、科學(xué)有序，才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；人員積極性；科技水平

檔案整理在我國(guó)并不是新生事物，他是經(jīng)歷了一系列歷史積淀形成的，我國(guó)古代檔案管理內(nèi)容豐富，水平較高，為后人積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，孕育了延續(xù)至今的優(yōu)良傳統(tǒng)，體現(xiàn)了古代勞動(dòng)人民的智慧，這些思想內(nèi)蘊(yùn)不僅涉及了檔案的收集到檔案的整理也體現(xiàn)在檔案的保管技術(shù)方面。古代的檔案收集要求齊全完整，并由專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)收集，在移交過(guò)程中也有嚴(yán)格規(guī)章。在檔案的管理歸類(lèi)方面，具體有劃分：大類(lèi)思想、時(shí)間分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法思想。管理方面由于中央集權(quán)制的皇權(quán)制度，檔案的管理非常嚴(yán)格，有良好的思想，非常注重保管中的蟲(chóng)潮等自然災(zāi)害同時(shí)也對(duì)檔案的保密和安全有非常高的意識(shí)。我國(guó)檔案管理承襲前人之精華，隨著時(shí)代的發(fā)展和檔案的豐富性，更應(yīng)該具有創(chuàng)新性思想。踏著前人的足跡，開(kāi)辟檔案管理的現(xiàn)代化之路。

一、檔案管理的現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步的必然結(jié)果，也是隨著檔案工作發(fā)展的必經(jīng)階段。1946年美國(guó)制成第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)到現(xiàn)在計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入千家萬(wàn)戶(hù)，并且廣泛運(yùn)用到了各項(xiàng)工作中，使利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理成為可能。計(jì)算機(jī)管理檔案有速度快，準(zhǔn)確率高，資源共享，快速檢索等一系列超遠(yuǎn)傳統(tǒng)人工檔案管理的優(yōu)勢(shì)，但是檔案現(xiàn)代化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，隨著現(xiàn)代的不斷變化，和科技成果的不斷更新，檔案管理會(huì)緊跟時(shí)代和科技的步伐，適應(yīng)于動(dòng)態(tài)的管理需求。

檔案管理的現(xiàn)代化需要很多方面的共同的努力，首先就是要加快檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這是檔案管理的現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化不僅包括檔案管理辦法的標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)也包括檔案管理設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化。只有擁有了同樣的管理方法，才能在信息時(shí)代，達(dá)到資源共享，互通有無(wú)，共同發(fā)展的目的，在遵循各項(xiàng)檔案管理的特殊性同時(shí)，堅(jiān)守統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，遵循檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，以便各項(xiàng)檔案管理工作的有效有序進(jìn)行。同時(shí)，檔案管理的現(xiàn)代化需要硬件的支持，軟思想的指導(dǎo)，需要硬件的實(shí)現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)配備同樣的信息溝通設(shè)施，標(biāo)準(zhǔn)化的計(jì)算機(jī)，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室等一切基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化硬件的建設(shè)有助于有效的推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化，是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

二、實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化需要管理人員的積極性。

檔案管理人員由于工作、社會(huì)和個(gè)人等多方面原因，會(huì)形成職業(yè)倦怠。工作方面，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理人員的工作往往是重復(fù)的，毫無(wú)樂(lè)趣的，在大量重復(fù)和枯燥的工作面前，長(zhǎng)時(shí)間的從事會(huì)造成倦怠。社會(huì)方面，由于對(duì)檔案管理重要性的不了解，人們對(duì)檔案管理人員多有誤解，認(rèn)為工作無(wú)價(jià)值，缺乏相應(yīng)的尊重。另外檔案管理人員的工資一般相對(duì)較低，這也造成了社會(huì)對(duì)檔案管理人員的輕視，造成檔案管理人員對(duì)工作的倦怠。隨著檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的發(fā)展，要求檔案管理人員有較高的知識(shí)水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。具有敏銳的信息意識(shí)和創(chuàng)新思維及開(kāi)拓進(jìn)取精神，具有信息采集的能力，并要求檔案管理人員將采集到的信息整合并為一定的目的服務(wù)。同是要求檔案管理人員有對(duì)知識(shí)信息有較強(qiáng)的保密觀念。由于需要信息的交流，需要信息管理人員有較好的交流溝通能力。但現(xiàn)有的檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理要求之間存在差距，又缺乏相關(guān)的培訓(xùn)，也在一定程度深引起了職業(yè)的倦怠。

對(duì)檔案管理人員職業(yè)倦怠的心理調(diào)適是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，之所以用工程來(lái)形容，是因?yàn)樗枰鐣?huì)的關(guān)注，相關(guān)機(jī)構(gòu)的努力和個(gè)人心理的調(diào)試。社會(huì)方面即提高檔案管理員的社會(huì)地位。宣傳檔案管理的重要性同時(shí)，進(jìn)行正確的社會(huì)觀念引導(dǎo)，同時(shí)嚴(yán)把進(jìn)入機(jī)制，提高檔案管理人員的素質(zhì)。相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)，需要出臺(tái)一系列保護(hù)檔案管理人員的政策，必要時(shí)應(yīng)該在獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)方面給予一定的政策傾斜。深化體制改革，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的知識(shí)培訓(xùn)。加大獎(jiǎng)勵(lì)的同時(shí)，嚴(yán)懲對(duì)工作的懈怠。做到有獎(jiǎng)有罰，獎(jiǎng)勵(lì)為主。

但是，要想充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和創(chuàng)作性，還需要檔案管理人員的自身調(diào)節(jié)。在工作的同時(shí)要保持平和的心境，在自己本職工作中尋找快樂(lè)，在重復(fù)的工作中尋找創(chuàng)新點(diǎn)，爭(zhēng)取在檔案管理的現(xiàn)代化道路上找到自己，表現(xiàn)出更好的自己，為檔案管理現(xiàn)代化做好自己的重要一環(huán)。

三、科學(xué)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效路徑。

首先，要將死檔案變?yōu)榛钭值?。檔案工作是要建立分類(lèi)，管理好檔案，但是其最終目的不在于保管，更在于服務(wù)。推動(dòng)檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變。最大發(fā)揮檔案的信息作用，讓檔案充分發(fā)揮其社會(huì)效益甚至經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)先進(jìn)的設(shè)備和領(lǐng)先的理念，將檔案的信息最大現(xiàn)代的挖掘出來(lái)，并整合共享，為社會(huì)提供資源服務(wù)。

其次，建立電子檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方式是紙質(zhì)的，不僅不方便管理，更不方便查閱。

現(xiàn)在的檔案工作已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案管理為主變?yōu)閿?shù)字化檔案管理。借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家和先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，我國(guó)已經(jīng)開(kāi)始了檔案的電子化，電子檔案體現(xiàn)了鮮明的資料優(yōu)勢(shì)、技術(shù)優(yōu)勢(shì)和服務(wù)優(yōu)勢(shì)，但是要注意堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與安全管理同步進(jìn)行，達(dá)到方便利用和安全保密的有機(jī)統(tǒng)一。

最后，制度體系是保證。立法和運(yùn)行是兩個(gè)并行的動(dòng)作。一方面黨和國(guó)家要從宏觀上掌控檔案管理的現(xiàn)代化，為科學(xué)化，現(xiàn)代化，創(chuàng)新化的檔案管理建立制度約束和導(dǎo)向。從檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要不斷增強(qiáng)自己的科學(xué)化建設(shè)和現(xiàn)代化觀念，提高素質(zhì)增強(qiáng)責(zé)任，轉(zhuǎn)變方式，建立機(jī)制，從說(shuō)到做，從觀到行。最終達(dá)到檔案管理的管為用，理為得。充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性從而提高學(xué)習(xí)科學(xué)和先進(jìn)的積極性。