梁琛+李占平

摘 要：企業(yè)檔案管理工作，是一項重要的基礎性管理工作，對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮著無可替代的作用。文章從企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義入手，論述了檔案管理工作如何創(chuàng)新思維，建立完善的管理體系。同時，文章又在加快企業(yè)檔案信息化建設，規(guī)范檔案管理行為方面提出了初步見解，從而進一步規(guī)范企業(yè)的檔案開發(fā)利用和管理工作。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理

一、檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作對現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于企業(yè)管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務領導、服務公司、服務基層，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務。

1.管理與運營方面的作用。檔案是企業(yè)管理工作的重要工具，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統的基礎上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平；同時檔案又是企業(yè)業(yè)務活動的記錄，具有憑證和參考作用，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。

2.企業(yè)文化宣傳作用。檔案是一個企業(yè)發(fā)展變革的記錄和見證，因此，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價值觀，文化氛圍等。從檔案文件閱覽中，讓員工產生了凝聚力向心力和歸屬感責任感；讓客戶更真實理性的了解一個企業(yè)。

3.法律保障作用。檔案是當時、當地和當事人在業(yè)務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據。能夠保護企業(yè)、員工、業(yè)主合法權益不受侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。

二、建構企業(yè)檔案管理體系

1.建立檔案管理組織機構

（1）建立完善的檔案管理體系，明確檔案業(yè)務管理歸屬

做好檔案工作有兩點：一方面要領導重視，依靠領導，依靠各部門、各單位抓檔案；另一方面及時搞好提醒服務，經常向領導匯報工作情況，反映工作中存在的問題和需要解決的問題，讓領導把檔案工作視為本職工作，盡職責的管理及自覺履行。在專職管理部門的基礎上，企業(yè)各部門內部指定專職檔案人員，負責各部門的檔案管理。企業(yè)檔案室還要對分公司的檔案工作進行指導監(jiān)督，并通過指導、培訓、檢查、督促等使分公司順暢的完成各項檔案工作，確保檔案工作各環(huán)節(jié)責任的明確、規(guī)范，實現了良性互動和閉環(huán)。

（2）建立健全檔案管理制度，不斷完善法律、法規(guī)體系

檔案管理人員要認真學習貫徹、執(zhí)行檔案法律、法規(guī)、規(guī)章制度。認清自己的職責范圍、任務要求，通過規(guī)范抓與抓規(guī)范相結合，保證檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化、程序化。規(guī)范制度、完善機制、規(guī)范行為、規(guī)范服務，注重建立健全各項法規(guī)、制度、標準，形成一套完整的檔案規(guī)章制度。完善檔案工作流程，有序高效地開展工作，通過規(guī)范抓與抓規(guī)范，進一步促進檔案工作規(guī)范化建設。

建立健全檔案管理制度，要著重于制度的實踐可操作性和精細性，避免制度流于形式。同時，要根據新的新理念、新技術、新標準和新要求，實時進行更新和修正，不斷的提高企業(yè)檔案管理。用制度約束和強化檔案資源的前端控制，加強檔案資源的收集和管理，確保檔案資源的完整性和準確性。

（3）加強檔案工作隊伍建設

首先，健全檔案工作隊伍用人機制。一要完善人才錄用機制，引進錄用一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術技能、熱愛檔案工作的人才，充實檔案管理隊伍，為檔案管理工作上提供人力保障；二是完善人才使用機制，敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術特長的年輕干部，同時要建立人才使用制度，做好檔案人員的穩(wěn)定工作，促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展；三是完善人才考核機制，要在檔案工作中推行目標化管理，健全激勵機制，充分調動檔案人員的工作積極性，科學制定崗位目標責任制，形成一種理解、尊重檔案管理人員的良好風氣，從而推動檔案管理發(fā)展。

其次，加強檔案人員教育培訓，提升實戰(zhàn)技術。為建設一支素質高、業(yè)務過硬的檔案工作隊伍，檔案部門要有計劃、有步驟、分層次地開展檔案人員崗位培訓和繼續(xù)教育，完善檔案教育體系，為檔案人員提高業(yè)務素質創(chuàng)造條件和提供平臺。檔案人員要努力學習檔案法律知識和檔案專業(yè)理論知識，學習現代化技術、知識，不斷了解當今世界科學發(fā)展的趨勢，注意學習和掌握新知識、新技能，特別是計算機和網絡時代檔案工作的知識和技能，為做好檔案工作打下堅實基礎，以不斷適應新時期檔案工作發(fā)展中面臨的新情況、新問題。在此基礎上，還要鼓勵檔案人員勇于探索檔案管理和檔案工作的客觀規(guī)律，營造良好的檔案管理工作學術氛圍。

2.做好檔案設施管理工作

（1）面對自然災害做好檔案安全防范工作。面對自然災害要做好檔案安全防范工作，做好檔案安全防范工作首先要健全檔案系統自然災害應急處置機制。啟動檔案管理防范預案，加強和規(guī)范組織領導、工作職責、應急準備、救助等各方面的工作，使災害應急處置在制度上有保障；二是全面提升檔案工作人員的安全防范意識，檔案部門應組織檔案工作人員定期進行針對性訓練；三是提高檔案建筑本身的防災能力，在檔案庫房配備上安全監(jiān)控系統、消防系統、溫濕度自動監(jiān)測及空調設備，最大限度的防止或減少災害對檔案室的損毀。

（2）檔案管理部門做好數據備份工作。做好檔案數據備份工作。首先是定期對重要的檔案數據進行備份（至少兩份）；第二，檔案數據的備份數據不能隨意更改，要完整、準確地存儲到不可更改的介質上，并設定保存期限；第三，對讀取數據的軟件或系統也要進行備份，防范因技術淘汰致使備份數據不可讀取的風險；第四，定期對備份數據進行恢復試驗以及可讀性檢查，確保備份數據正確無誤，備份數據完整可靠；第五，進行規(guī)范管理，制作完成數據備份后要詳細記錄數據的屬性、數據量、數據存儲位置以及備份時間等相關信息；第六，產生新的備份數據后，刪除已經確定失去效的備份數據，釋放存儲空間；第七，重視備份數據的場所，作好防火、防熱、防潮、防蟲等安全措施。endprint

3.規(guī)范文件材料歸檔范圍及保管期限

檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)包括收集、整理、立卷、移交、歸檔、編目、保管、利用和銷毀九個方面，收集和整理是檔案管理工作的基礎和關鍵。為了確保檔案信息完整性，對一些重要類別的檔案進行評估。

（1）明確資料收集范圍，確保完整、準確、系統。按照《中華人民共和國檔案法》對檔案實體進行分類，明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求、歸檔控制措施、檔案銷毀工作組織、職責、原則、方法和時間等要求、統計內容、統計要求和統計數據分析要求、檔案提供利用的方式，規(guī)定查（借）閱檔案的權限和審批手續(xù)，提出查（借）閱檔案的要求及各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責等。對移交文件資料進行審核管理，凡質量基本合格的，寫上檔號和年度，分別入庫上架，系統排列；如質量較差，則適當加工，調整或重新分類組卷進行分類、排列、編目，全宗內檔案的分類，一般采取按年度結合問題（或組織機構）的方法，分類保持前后一致。對收集的零散文件，按全宗、年度分別整理裝入有關卷內。立卷做到科學規(guī)范，保管期限劃分準確；案卷標題準確、簡練、通順；卷內目錄、案卷目錄、案卷封面的填寫做到字跡工整、清晰、耐久；裝訂牢固、美觀；編號也沒有出現重、錯、漏、跳號。有目的、有計劃地對檔案中用圓珠筆、純藍墨水書寫或復寫紙打印的文件材料進行復制，對破損的檔案進行裱糊搶救。整理完畢的檔案，編目后經消毒殺菌方可入庫排列上架。

（2）檔案保管工作。檔案保管是檔案業(yè)務工作環(huán)節(jié)之一，中心任務是維護檔案的完整與安全，具體任務有三項：一是防治檔案損壞；二是維護檔案安全；三是延長檔案壽命。檔案庫房要具備保管保護檔案的設備設施，并且對已歸檔檔案建立了符合規(guī)范要求的全宗卷，各類檔案卷皮、封面、脊背也都填寫清楚規(guī)范，使之科學有序的排放，便于查找。嚴格執(zhí)行檔案防火、防光、防塵、防蟲霉防盜、防高溫、防濕等措施；建立了檔案災害應急預案，納入單位應急管理體系。

（3）文件鑒定工作。文件鑒定包括以下四個方面：一是文件齊全性鑒定。將文件清點并與相應年度收、發(fā)文簿認真對照，統計出當年文件收集齊全率。二是文件完整性鑒定。所接收文件中有無其它缺件、缺頁、殘頁或其它污損現象。三是文件價值鑒定。將全部接收的文件區(qū)分出應歸檔文件和不歸檔文件兩大部分，并對文件進行鑒定。四是歸檔文件技術鑒定。將全部歸檔文件逐份鑒定，確認定稿是否簽發(fā)，正本是否蓋章，合同協議手續(xù)是否完備齊全等。對文件鑒定中發(fā)現的問題，應向移交人員及時確認，采取補救措施。

4.檔案現代化管理與開發(fā)利用

（1）利用檔案管理軟件做好檔案歸檔管理工作。檔案整理的目的是為了便于查詢、利用，要充分運用計算機及檔案管理軟件技術，將整理好的檔案按不同類別保存在檔案目錄數據庫里，建立齊全、完整的檔案目錄中心，增加檢索層次為查詢利用提供檢索途徑，在計算機和檔案管理軟件支撐下能提供高效靈活、快捷的檢索功能，使檔案的利用得以實現。運用機算機輔助，利用檔案管理軟件做好檔案歸檔的方法為企業(yè)提供了更高效、簡便、準確的工作工具。

（2）突出“實時性”和“利用性”是檔案管理的重點。除了體系、制度、人員和崗位流程作保障外，在實踐中還需要不斷落實，實時控制、利用、反饋，不斷的加以完善和改進來推進檔案管理的規(guī)范化，檔案工作的最終目的是為企業(yè)服務，所以追求檔案規(guī)范化管理，重點應放在檔案的 “實時性”和“利用性”上，把為企業(yè)提供利用服務作為出發(fā)點和歸宿點。作為檔案管理人員，應打破“坐”、“等”的傳統被動服務方式，積極主動地為企業(yè)提供服務。開展檔案科技項目的研發(fā)，為企業(yè)領導提供決策參考、服務企業(yè)經營發(fā)展等方面發(fā)揮積極的作用。

三、推進管理創(chuàng)新，規(guī)范檔案管理工作

創(chuàng)新也是檔案工作進步的靈魂和發(fā)展不竭的動力，檔案工作人員要用創(chuàng)新的精神狀態(tài)和思想觀念抓起檔案工作創(chuàng)新。注重工作研究，堅持與時俱進，不斷研究新形勢、新問題，不斷總結新方式、新方法，力求在理論上不斷有所創(chuàng)新、實踐上不斷有所突破，只有及時地掌握這些變化，才能把握好檔案服務工作的時機，及時準確地為利用提供所需要的檔案材料。

1.技術創(chuàng)新。信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。

2.制度創(chuàng)新。檔案管理工作在實施過程中，能發(fā)揮其最大效能，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策，才能規(guī)范地應用，以獲得最好的效果。在現代化時代，文件與檔案管理制度的建設與信息化管理是密不可分的，從規(guī)范應用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在規(guī)章制度、業(yè)務規(guī)范、技術規(guī)則等幾個層面，組織各業(yè)務部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。

3.服務創(chuàng)新。進入信息時代后，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發(fā)生了巨大的變化，計算機為檔案管理提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。服務強調主動服務。檔案部門要對產生的來源需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對文件資源進行開發(fā)、利工提供服務。

總之，檔案管理只是企業(yè)管理的一個部分、一個環(huán)節(jié)。只有整個企業(yè)實施規(guī)范化管理，檔案管理工作和其他的管理環(huán)節(jié)才能環(huán)環(huán)相扣、相輔相成，使檔案管理工作步入常規(guī)化、規(guī)范化的軌道，共同組成一個科學化、制度化、規(guī)范化、程序化的管理整體。

作者簡介：梁?。?979.12- ），男，漢族，河南開封人，助理經濟師，大學本科，欒川龍宇鉬業(yè)有限公司黨委副書記；李占平（1984.11- ），男，漢族，河南通許人，工程師，大學本科，欒川龍宇鉬業(yè)有限公司綜合辦室副主任endprint