胡曉光

吉林市慈善總會，吉林吉林 132013

近些年來，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展十分迅速，特別是入世后，我國事業(yè)單位的絕對優(yōu)勢日益下降，事業(yè)單位作為服務(wù)性質(zhì)部門，要想持續(xù)生存、發(fā)展，必須加強(qiáng)檔案管理。對于檔案管理，單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作逐漸落后，對事業(yè)單位運(yùn)行造成嚴(yán)重影響。為轉(zhuǎn)變這種狀況，促進(jìn)事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)發(fā)展，必須提升檔案管理水平。筆者根據(jù)自身多年的檔案管理經(jīng)驗，要分析事業(yè)單位檔案管理的問題，提出一些優(yōu)化對策。

1 事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀

對于事業(yè)單位而言，現(xiàn)階段，大多數(shù)事業(yè)單位由于傳統(tǒng)思想影響，市場競爭意識較為薄弱，內(nèi)部管理比較松懈，嚴(yán)重影響了檔案管理工作。對于檔案認(rèn)識，局限于文字證明、信息記錄方面。由于各種因素制約，使得檔案管理問題涌現(xiàn)，主要是有重視度不夠，資金投入較少，專業(yè)性人才缺乏，制度建設(shè)不合理等。

首先，重視度不夠。對于日常檔案管理，由于管理意識較為薄弱，許多檔案管理人員將該工作看作虛設(shè)崗位，屬于服務(wù)性與輔助性工作，大多事業(yè)單位不重視檔案管理。另外，因工作人員自身不注重檔案管理，加上部門設(shè)置不合理等，處于該種環(huán)境下，檔案管理水平必然下降。由于事業(yè)單位規(guī)模不大，管理者考慮成本因素和眼前利益，不設(shè)置專門的檔案管理部門，不配備專業(yè)的檔案管理人員，而是由其他崗位工作人員兼顧、或者是在外聘用兼職人員，某些單位領(lǐng)導(dǎo)者甚至認(rèn)為有資料隨意記錄就行，而忽視了“檔案管理”的重要性。

其次，軟件與硬件薄弱。對于檔案管理工作，具有較高要求，對于技術(shù)水平、基礎(chǔ)設(shè)施要求較高。然而，諸多事業(yè)單位未做到該點，部分事業(yè)單位甚至必要設(shè)施缺乏，更不用說信息化管理力度、深度。由于軟件、硬件設(shè)備缺乏，使得檔案管理停滯在落后水平，無法發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有效果。

第三，專業(yè)管理人才缺乏。無論是企業(yè)，還是事業(yè)單位，要想生存、發(fā)展，均與人才離不開?，F(xiàn)階段，市場競爭十分激烈，人才重要性日益彰顯。對于事業(yè)單位管理，無論哪項工作，均需人去管理、執(zhí)行，而執(zhí)行效果如何，均卻絕于人才。而檔案管理工作也離不開人才，更離不開專業(yè)性人才。專業(yè)性人才決定了檔案管理效率、質(zhì)量，部分事業(yè)單位未引進(jìn)專業(yè)人員，使得許多重要性信息資料未合理保存，導(dǎo)致一定損失。某些檔案管理人員，對檔案信息知識缺乏了解、認(rèn)識，導(dǎo)致工作失誤，增加工作負(fù)擔(dān)，使得工作成本明顯增加。

第四，制度建設(shè)不合理。對于事業(yè)單位而言，在早期，制度流于紙質(zhì)化、形式化，但無論哪項工作，均需按照一定制度、秩序執(zhí)行。而檔案管理存在諸多法律漏洞，大多數(shù)事業(yè)單位對于檔案管理，未明確設(shè)置制度，使得工作存在空白，對檔案管理工作開展造成嚴(yán)重影響。

2 事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對策

如上文所述，在事業(yè)單位管理，由于觀念、人才、制度、設(shè)施等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理發(fā)展，不利于本單位資料、檔案的管理與保存，某些資料由于不恰當(dāng)管理，而導(dǎo)致資料丟失。筆者認(rèn)為，要想提升事業(yè)單位的檔案管理水平，必須做到如下幾點：

首先，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念。對于事業(yè)單位工作，通過理論與實踐結(jié)合，促使檔案管理科學(xué)化與系統(tǒng)化。有效健全檔案管理機(jī)制，保證檔案管理順利開展，包含檔案歸檔、檔案使用，完善獎懲機(jī)制，建立檔案保密機(jī)制。對于事業(yè)單位檔案管理，建立專崗專職，主管與分管相結(jié)合的管理體系，確保多層次運(yùn)行，市縣分層建檔與集中管理。

其次，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。目前，人們身處信息化時代，隨著信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)的日益更新，各行各業(yè)均引入現(xiàn)代化技術(shù)。對于事業(yè)單位檔案管理而言，必須建立信息化管理渠道，提升信息化能力，是事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，符合時代發(fā)展步伐。要想實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)與管理設(shè)備。在傳統(tǒng)檔案管理中，主要通過人工紙質(zhì)為載體，記錄與存儲文檔，采用各類教學(xué)設(shè)備，特別隨著計算機(jī)技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的逐漸發(fā)展，針對信息檔案管理，在確保面對面服務(wù)的同時，建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，檔案管理趨向信息化、科技化。處于該類情況下，事業(yè)單位必須建立健全、科學(xué)的數(shù)據(jù)庫，具備信息檢索、查詢功能，檔案管理必須加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，通過科學(xué)化手段，通過先進(jìn)管理工具，提高信息處理效率，提高快速檢索功能，確保較高保密性，以節(jié)約人力、物力，進(jìn)而提升檔案管理水平與效率。

第三，強(qiáng)化檔案管理人員的工作能力。對于事業(yè)單位檔案管理，因其綜合性較強(qiáng)，在新時代背景下，要求檔案管理的先進(jìn)性、現(xiàn)代化，管理內(nèi)容頁日益廣泛。對于檔案管理人員，需具備強(qiáng)專業(yè)知識，提升工作能力，即可以傳統(tǒng)紙質(zhì)為媒介，又可利用信息技術(shù)管理檔案，對各類學(xué)科有初步了解，對于咨詢者的咨詢，可提供真實、準(zhǔn)確的檔案信息。檔案管理人員作為檔案管理實施者，其水平高低決定了檔案管理的落實情況。所以，對于檔案管理而言，事業(yè)單位必須重視專業(yè)人才培養(yǎng)，強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)，有效提升管理人員工作水平，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

第四，轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)方式。對于事業(yè)單位檔案管理，檔案管理不應(yīng)只由檔案管理部門負(fù)責(zé)，應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。傳統(tǒng)檔案管理主要為資料提供，而不是一種信息服務(wù)職能。目前，各行業(yè)正在深化改革，事業(yè)單位檔案管理必須轉(zhuǎn)變職能，提倡信息服務(wù)。因現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)展與更新，在檔案管理過程中，必須適當(dāng)下放管理權(quán)限，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)咨詢平臺，為用戶提供可靠的咨詢服務(wù)，指導(dǎo)用戶檢索、篩選資料，以解決檔案空間限制和時間約束，進(jìn)而提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

3 結(jié)論

總而言之，對于事業(yè)單位而言，處于市場經(jīng)濟(jì)條件之下，檔案管理已成為事業(yè)單位發(fā)展與管理的重要手段之一?，F(xiàn)階段，主要存在重視度不夠、軟件與硬件薄弱、專業(yè)管理人才缺乏、制度建設(shè)不合理等問題。對于這些問題，我們必須采取優(yōu)化措施，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理人員的工作能力，轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)方式，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的穩(wěn)健發(fā)展。