張筠

摘要：筆者以所在中國銀行的信息化建設(shè)實踐為例，試圖探討如何在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進一步優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的整合與邏輯集中，更好地服務(wù)于銀行的中心工作。

關(guān)鍵詞：銀行檔案檔案信息系統(tǒng)資源整合

一、銀行檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)展概況

（一）從無到有，UNIX系統(tǒng)階段

20世紀八九十年代初，我國檔案管理部門開始探索使用計算機對日常檔案工作的各環(huán)節(jié)進行輔助管理，當時的自動化水平較低，只能實現(xiàn)初級的檔案目錄管理。

筆者所在的中國銀行檔案管理信息化工作起步較早，1993年就與外部公司合作，開發(fā)了基于Sco Unix下的“中國銀行辦公室自動化集成系統(tǒng)”。該系統(tǒng)雖初步實現(xiàn)了計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出等功能，但因與辦公自動化系統(tǒng)（簡稱“OA系統(tǒng)”）間無接口，歸檔條目不能借助OA系統(tǒng)已有數(shù)據(jù)，需重復(fù)錄入條目、掃描圖像；開、關(guān)機均需鍵入一些命令語句，應(yīng)用較為繁瑣。后期雖引進了Three Rivers光盤塔系統(tǒng)做文件服務(wù)器，通過存儲、調(diào)取多張光盤解決海量存儲條目、圖像等問題，但需人工干預(yù)的環(huán)節(jié)較多，操作相對復(fù)雜。

（二）檔案綜合管理系統(tǒng)

1998年我行開始推廣應(yīng)用基于Lo？ tus Notes平臺的OA系統(tǒng)，盡快研發(fā)一套面向全轄的新一代檔案管理系統(tǒng)，使全行的檔案管理信息化、標準化工作步入良性循環(huán)。經(jīng)國家檔案局推薦，在對市場進行充分調(diào)研和對業(yè)務(wù)需求書數(shù)易其稿后，2000年底，我行以外包開發(fā)的形式與外部公司簽訂了綜合檔案管理系統(tǒng)（簡稱“綜合系統(tǒng)”）的合同并正式立項。當時，該公司已根據(jù)市場需求開發(fā)了一套相對成熟的通用檔案管理軟件。我行又結(jié)合自身的業(yè)務(wù)做法及檔案管理流程，對該系統(tǒng)的功能模塊進行了個性化改造，如設(shè)立了實體分類方案，目的是將同一部門下同一分類、相互關(guān)聯(lián)的檔案盡量歸集在一起，便于實體的存取調(diào)閱；按年度、分類等設(shè)置檢索條，便于日常的檢索管理等。我行成立了項目開發(fā)組，嚴格按照軟件工程規(guī)范要求進行研發(fā)，該項目2001年9月成功通過驗收并投產(chǎn)。在總行運行穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，又將“綜合系統(tǒng)”的網(wǎng)絡(luò)版和單機版分別在各一級和二級以下分行完成了推廣，檔案管理的信息化水平得到了迅速提升。

“綜合系統(tǒng)”的主要功能模塊有：文件管理、整理編目、檔案檢索、檔案利用、檔案保管、鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)維護等，實現(xiàn)了從文件歸檔到鑒定銷毀全過程的計算機管理。該系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版很好地發(fā)揮了Lotus Notes在處理流轉(zhuǎn)型數(shù)據(jù)和Oracle數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案的海量存儲與查詢方面的優(yōu)勢，實現(xiàn)了“文檔一體化”。我行沿用部門歸檔模式，各部門文檔員每年通過檔案與OA系統(tǒng)的接口可實時在線歸檔，從OA系統(tǒng)將擬歸檔文件轉(zhuǎn)入“綜合系統(tǒng)”中，經(jīng)過登記（僅對未經(jīng)OA系統(tǒng)運轉(zhuǎn)文件）、分類、歸檔、調(diào)整、裝盒等步驟才正式入庫，完成檔案條目、圖像與檔案實體的同步移交歸檔。“綜合系統(tǒng)”不僅具備了文書檔案各環(huán)節(jié)的管理功能，而且兼?zhèn)淞算y行各類專業(yè)和專門檔案的管理模塊，將銀行管理的各門類檔案均涵蓋其中，并可根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要進一步擴充，使各級檔案人員開展檔案的綜合管理更為便捷?！熬C合系統(tǒng)”還具備了較強的網(wǎng)絡(luò)化功能，通過局域網(wǎng)，將所有用戶劃分為管理與查詢兩大類，并按部門賦予不同級別的瀏覽權(quán)限。

“綜合系統(tǒng)”為C/S版本，歷經(jīng)10余年的使用，系統(tǒng)版本不斷優(yōu)化升級，由最初的3.0版逐步升級到目前的4.2版。我行又結(jié)合國家檔案局要求填報的統(tǒng)計年報格式推行了全轄的檔案統(tǒng)計改革，利用新版系統(tǒng)的統(tǒng)計模塊，將國家檔案局及我行的統(tǒng)計報表格式模板預(yù)設(shè)到系統(tǒng)中，次年可自動采集匯總?cè)牳鏖T類檔案數(shù)據(jù)，范圍覆蓋到已推廣“綜合系統(tǒng)”網(wǎng)絡(luò)版的各級機構(gòu)。

（三）WEB查詢系統(tǒng)

為彌補“綜合系統(tǒng)”C/S版本的不足，我行基于“綜合系統(tǒng)”中信息門類的查詢及檢索功能，另行開發(fā)了WEB查詢系統(tǒng)。查詢系統(tǒng)可自動檢索現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中的信息門類資源，支持在線人數(shù)可達500人。各部門用戶分配不同的查詢權(quán)限，如業(yè)務(wù)檔案只有移交與保管部門方可查詢，涉密檔案一律不上掛影像，必須通過審批手續(xù)才能利用等。用戶可自行定制各門類檔案的常用檢索項，還可實現(xiàn)跨門類檢索，并可借助協(xié)同辦公網(wǎng)（SAMETIME系統(tǒng)）實現(xiàn)在線支持功能，由檔案專業(yè)人員為系統(tǒng)用戶提供實時在線咨詢輔導(dǎo)。

該系統(tǒng)的開放突破了時間與地域的限制，行內(nèi)用戶在工位上隨時訪問，便可方便地查詢或下載所需的檔案資料，減少了人員往返調(diào)閱檔案原件的時間，使檢索效率得到極大提高。

二、銀行檔案管理系統(tǒng)在利用中存在的問題

綜上所述，我行按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的模式，建立了自上而下的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺。但由于使用年限較長，系統(tǒng)最初的規(guī)劃設(shè)計與現(xiàn)時的發(fā)展思路存在一定差距，主要表現(xiàn)在：

（一）分布式服務(wù)器造成硬件重復(fù)配置

我行最初構(gòu)建“綜合系統(tǒng)”時，總行與各分行采用分布式存儲架構(gòu)，利用各行本地服務(wù)器分散存儲，每家分行均需配置一臺服務(wù)器或高端PC機，存在重復(fù)配置，占用硬件資源較多。

（二）C/S結(jié)構(gòu)不利于全行數(shù)據(jù)共享

目前系統(tǒng)為C/S結(jié)構(gòu)，能充分發(fā)揮客戶端計算機的處理能力，客戶端響應(yīng)速度快，但只能局限于本單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享，不利于全行層面的數(shù)據(jù)集中共享。

各行數(shù)據(jù)自成一體，檔號的構(gòu)建規(guī)則是完全一致的，未設(shè)全宗號相區(qū)別，故在數(shù)據(jù)邏輯集中前必須進行相應(yīng)的改造，否則檔號會發(fā)生重復(fù)。這已成為當前要實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中需攻克的一大技術(shù)難點。

（三）不利于總行實時監(jiān)控

從監(jiān)管的角度，雖然總行對分行可以進行有目的地遠程訪問，如定期進行系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)的網(wǎng)上檢查，但難以避免各級機構(gòu)重復(fù)歸檔，系統(tǒng)中存在大量冗余數(shù)據(jù)；總行對各行數(shù)據(jù)的規(guī)范性亦做不到實時掌控。

（四）系統(tǒng)運行維護不規(guī)范

分行科技人員負責各行系統(tǒng)運行維護，由于缺乏統(tǒng)一的培訓(xùn)管理，二級行經(jīng)歷了由單機版轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)版的過程，系統(tǒng)本身又具有定制上的靈活性，造成各行系統(tǒng)卡片與表單字段、格式等均存在一定差異，不利于系統(tǒng)今后統(tǒng)一進行升級維護。endprint

（五）系統(tǒng)部分功能有待更新

“綜合系統(tǒng)”已使用了10余年，雖然每年也會做一些優(yōu)化升級，系統(tǒng)總體上還算穩(wěn)定，但由于技術(shù)人員的頻繁更替，累積“補丁”太多，有時難免會引發(fā)一些派生問題；部分功能有待與時俱進，借鑒市場上的新技術(shù)不斷優(yōu)化完善。

（六）與業(yè)務(wù)系統(tǒng)間缺少數(shù)據(jù)接口

近幾年新投產(chǎn)的業(yè)務(wù)影像系統(tǒng)均未考慮將檔案管理功能納入其中，“綜合系統(tǒng)”與業(yè)務(wù)影像系統(tǒng)之間又缺少數(shù)據(jù)接口，檔案數(shù)據(jù)只能采取定期導(dǎo)入等方式進入“綜合系統(tǒng)”歸檔，以滿足檔案統(tǒng)計等需要。

三、破解方案與工作設(shè)想

檔案的信息化建設(shè)是一個持續(xù)改進和完善的過程，各家銀行應(yīng)力爭實現(xiàn)具有自身特色、信息涵蓋面廣、能互通共享的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

（一）系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的構(gòu)想

我行近兩年開始推行檔案的集約化管理，其中一項內(nèi)容是檔案系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的集中。按照檔案集中統(tǒng)一的管理原則和檔案數(shù)據(jù)邏輯集中的思路，計劃分兩步實現(xiàn)：第一步先實現(xiàn)一級分行數(shù)據(jù)的物理集中，將二級行“綜合系統(tǒng)”服務(wù)器統(tǒng)一上收管理，由一級分行科技部門OA系統(tǒng)管理員統(tǒng)一維護；或在提高服務(wù)器配置的前提下，將各二級分行檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分區(qū)安裝。具體實施過程中會先行試點，做好數(shù)據(jù)與影像的備份，在保證系統(tǒng)版本一致、各門類檔號唯一、系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全以及查詢速度的前提下穩(wěn)妥推進。

中長期計劃實現(xiàn)“綜合系統(tǒng)”的升級改造與全行檔案數(shù)據(jù)的邏輯集中，統(tǒng)一將各行歷史檔案數(shù)據(jù)遷移至總行檔案數(shù)據(jù)庫。將“綜合系統(tǒng)”平臺從C/S結(jié)構(gòu)升級到B/S結(jié)構(gòu)，無需在本地安裝“綜合系統(tǒng)”客戶端，只需安裝一個瀏覽器，用戶即可實現(xiàn)同數(shù)據(jù)庫內(nèi)進行數(shù)據(jù)交互，客戶端零維護。各級行各檔案管理和查詢用戶可按照各自權(quán)限，直接登錄到總行“綜合系統(tǒng)”完成文件移交歸檔及查詢，最終實現(xiàn)全行檔案信息的集中管理和統(tǒng)一維護的目標。

數(shù)據(jù)集中的目標是實現(xiàn)全轄共用一臺或多臺高性能的檔案系統(tǒng)服務(wù)器，即服務(wù)器的集約化管理，改變了以往多臺檔案服務(wù)器、多套運行環(huán)境的分布式管理模式，大大降低了系統(tǒng)的軟、硬件成本；日常維護由總行或一級分行統(tǒng)一負責，減輕了二級分行信息科技部門的工作量，并可更有效防范操作及管理風險；歸檔將采取“誰主辦誰歸檔”的方式，避免了系統(tǒng)中檔案冗余數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。

（二）添加“機構(gòu)識別碼”字段

為解決各級機構(gòu)檔號集中后面臨重復(fù)的問題，計劃在“綜合系統(tǒng)”現(xiàn)有歸檔條目中統(tǒng)一添加“機構(gòu)識別碼”字段，通過四位編碼形式區(qū)別不同機構(gòu)層級，并將該字段作為權(quán)限控制字段，將原來僅通過部門區(qū)別權(quán)限改為通過機構(gòu)識別碼與部門雙重控制用戶權(quán)限。

（三）預(yù)留與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口

為防止應(yīng)歸檔文件出現(xiàn)“體外循環(huán)”，亦減少重復(fù)勞動，凡屬于我行要求集中統(tǒng)一管理的檔案，其相關(guān)業(yè)務(wù)部門在信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)立項或開發(fā)時，均應(yīng)完善其歸檔的相關(guān)功能，并預(yù)留與“綜合系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)接口，以實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接，方便其電子檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一歸檔管理。

（四）構(gòu)建全行內(nèi)部的資源共享平臺

檔案信息化管理為總、分行間信息共享提供可能。檔案部門應(yīng)秉承前端控制的思想，與企業(yè)信息技術(shù)部門充分溝通與合作，打通與各業(yè)務(wù)影像平臺的通道，構(gòu)建全行內(nèi)部的資源共享平臺，使“綜合系統(tǒng)”成為應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)的最終存儲與歸集地。

（五）跟進檔案信息化的發(fā)展動態(tài)

觀摩學(xué)習(xí)業(yè)界最新的信息化管理軟件工具，并探討在現(xiàn)有“綜合系統(tǒng)”基礎(chǔ)上嵌入一些實用的新功能模塊或與之建立接口，如可考慮根據(jù)實際需要利用全文檢索、二維碼庫房管理等先進的技術(shù)手段，在確?！熬C合系統(tǒng)”穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)上爭取實現(xiàn)部分功能的優(yōu)化、改良。

檔案的信息化建設(shè)是一個持續(xù)改進和完善的過程，各家銀行應(yīng)立足本單位，博采眾長，力爭實現(xiàn)具有自身特色、信息涵蓋面廣、能互通共享的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

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作者單位：中國銀行辦公室endprint