梁威

科研檔案不僅僅是對(duì)科研成果的收集、整理、歸檔，更重要的是通過(guò)這一系列的程序建立的檔案資料為科研人員在實(shí)際研究中提供理論依據(jù)和信息支持，特別是在項(xiàng)目的研發(fā)過(guò)程中提高研究者的研究水平和項(xiàng)目難度、深度起著舉足輕重的作用?？蒲袡n案應(yīng)該提供完整、準(zhǔn)確、重要的技術(shù)信息，除完整記錄整個(gè)研發(fā)活動(dòng)的全過(guò)程，還應(yīng)在整個(gè)項(xiàng)目的研發(fā)過(guò)程中提供有效的背景評(píng)價(jià)、分析性質(zhì)的數(shù)據(jù)等，拓展研發(fā)人員的視野，更好地滿足市場(chǎng)需求，完善新科研項(xiàng)目的研究開(kāi)發(fā)體系。

一、科研檔案在新項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程中的作用

科研項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程是一個(gè)創(chuàng)造性勞動(dòng)階段。在這一階段，同樣需要借助前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上還依賴于大量的科技檔案信息。因此，檔案工作可通過(guò)科技檔案向科研人員提供反饋?lái)?xiàng)目信息技術(shù)，項(xiàng)目研發(fā)中需要了解和利用各種最新的理論信息和資料，并且不斷充實(shí)、修改、完善自己的研究?jī)?nèi)容和方法，科研檔案信息就能滿足新項(xiàng)目研發(fā)這一特殊需要，使研究者及時(shí)獲得攻克難關(guān)的資料，它通過(guò)及時(shí)同步的信息服務(wù)避免科技人員重復(fù)勞動(dòng)，能夠節(jié)省大量的資金，確保項(xiàng)目順利高質(zhì)量的完成。可見(jiàn)，檔案人員通過(guò)各種渠道、各種途徑、不失時(shí)機(jī)地開(kāi)展創(chuàng)造性服務(wù)，在科技成果研發(fā)中發(fā)揮著保證項(xiàng)目水平和質(zhì)量的主要作用。

二、科技成果研發(fā)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)科研檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

新項(xiàng)目研發(fā)檔案的收集不完整、不穩(wěn)定直接影響了科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量。任何檔案材料都不是把所有無(wú)關(guān)緊要的科研材料一統(tǒng)歸入，而應(yīng)是側(cè)重地歸整有意義、有使用價(jià)值的科研材料，而且這些檔案材料應(yīng)具備其內(nèi)在的質(zhì)量要求，因此其準(zhǔn)確性與完整性的統(tǒng)一是保證存檔材料質(zhì)量的前提。然而由于當(dāng)前許多單位的科研人員并沒(méi)認(rèn)識(shí)到科研檔案工作的重要性，許多珍貴材料不完整、或上交不齊全，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面擔(dān)心以后做進(jìn)一步研究時(shí)查閱不方便，或者會(huì)泄密，這樣很難保證檔案材料的完整性。從而直接影響了科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量和后續(xù)研究的創(chuàng)新。

（二）科研檔案管理缺乏有效的管理機(jī)制和制約手段

檔案管理中科研材料收集的不完整，造成了科研檔案的不完整、不系統(tǒng)和不成套，源于沒(méi)有制定出一些切實(shí)可行的制度、辦法和相應(yīng)的制約措施。檔案管理人員只是要求科研人員把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但基本上是研究者拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對(duì)歸檔只是在口頭上作一些說(shuō)明，如果沒(méi)有明確的管理制度標(biāo)準(zhǔn)，就不能對(duì)歸檔做具體要求。制約手段和措施的貧乏，相應(yīng)制度和辦法的不健全，再加上對(duì)檔案管理人員要求的不嚴(yán)格，使科研檔案管理工作常處于松散狀態(tài)，影響了科研檔案信息發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。

三、建立適應(yīng)科研院所新的科研運(yùn)行機(jī)制的科研檔案管理辦法

科研檔案工作要適應(yīng)科研院所的科研運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)該破除各種束縛科研檔案工作發(fā)展的舊思想、舊觀念，開(kāi)拓新的路子，改進(jìn)現(xiàn)有的管理方法，使科研檔案工作跟上時(shí)代發(fā)展、變化的步伐，適應(yīng)研究所新的科研運(yùn)行機(jī)制。

（一）科研管理部門應(yīng)有明確的科研文件材料的歸檔范圍（例如科研準(zhǔn)備階段、研究試驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、推廣應(yīng)用階段等各個(gè)階段內(nèi)所需歸檔的文件目錄）。作為新項(xiàng)目研發(fā)人員應(yīng)負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照要求填寫相應(yīng)的移交文件目錄等事項(xiàng)。保證新項(xiàng)目的科研檔案在每個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)章制度可循，完善科研檔案的管理和制約機(jī)制。

（二）將科研檔案工作的管理制度納入新的科研管理制度中。為了防止科研管理工作與科研檔案工作相脫節(jié)，應(yīng)在制度上采取措施。檔案部門應(yīng)及時(shí)地將檔案管理方面的具體政策，融入到科管部門制定的新的規(guī)章制度中去，這一工作檔案部門應(yīng)積極主動(dòng)，配合科研管理部門進(jìn)一步完善。

（三）動(dòng)用一定的獎(jiǎng)勵(lì)手段，加強(qiáng)對(duì)難以歸檔的科研文件的監(jiān)督管理。恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一定的鼓勵(lì)手段，是做好難以歸檔的科研文件的積累工作的有效手段。具體地可將科研檔案的積累文件與有關(guān)人員崗位職責(zé)相結(jié)合，把科研文件的積累作為其考核與獎(jiǎng)勵(lì)的一個(gè)條件，這樣能夠大大提高科研文件的歸檔的質(zhì)量。

對(duì)于成功的科研項(xiàng)目的研發(fā)過(guò)程，科研檔案管理的作用是不可或缺的，科研檔案的正確管理可以降低項(xiàng)目研發(fā)失敗的風(fēng)險(xiǎn)，所以我們應(yīng)加強(qiáng)科研項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程中科研檔案管理，并貫穿于項(xiàng)目研發(fā)的整個(gè)過(guò)程。因此，加強(qiáng)對(duì)研發(fā)過(guò)程中科研檔案的有效管理，提高科研檔案的準(zhǔn)確性、完整性和有效性，是加快科研項(xiàng)目研發(fā)的速度、效率和質(zhì)量的有效途徑。