馬燕

摘 要：檔案管理規(guī)范性是新時(shí)期檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化要求的必然趨勢(shì)。本文從分析當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的主要問題入手，從四個(gè)方面提出了提高檔案管理規(guī)范性質(zhì)量的意見建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范性 重點(diǎn)環(huán)節(jié)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）05（a）-0235-01

檔案管理是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)并提供利用服務(wù)的活動(dòng)的總稱。無(wú)論對(duì)于個(gè)人還是對(duì)于單位而言，檔案管理的重要性毋容置疑，但近年來(lái)隨著人員流動(dòng)性的增強(qiáng)和用人制度相對(duì)的寬松，造成檔案管理工作質(zhì)量呈現(xiàn)出下滑趨勢(shì)，而實(shí)際上，在檔案管理數(shù)據(jù)化、電子化、信息化程度提升的大背景下，檔案管理規(guī)范性的要求越來(lái)越高，對(duì)檔案管理從業(yè)人員、工作機(jī)制、設(shè)備條件等方面的標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越嚴(yán)。

1 檔案管理規(guī)范性的重要意義

檔案管理規(guī)范性是檔案管理工作的內(nèi)在要求，是適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的必然選擇，特別是隨著我國(guó)信息化、數(shù)據(jù)化管理程度的提高，提升檔案管理規(guī)范性已經(jīng)成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.1 有助于提高檔案管理信息化水平

檔案管理信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，特別是隨著信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。因此，規(guī)范性的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而為數(shù)據(jù)的歸類、采集、分析提供便利。

1.2 有助于提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平

檔案管理的規(guī)范性能夠有效提高檔案工作在登記、歸檔、整理等方面的規(guī)范性，能夠有效的按照相關(guān)規(guī)章制度的要求，提升管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。特別是對(duì)于專業(yè)人員而言，能夠通過管理的規(guī)范性來(lái)加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)管理工作質(zhì)量提高。

1.3 有助于提高單位的人事管理質(zhì)量

檔案管理工作是單位人事管理工作的重要組成部分，因此提升檔案管理的規(guī)范性必然會(huì)對(duì)人事管理工作有著極強(qiáng)的促進(jìn)和鞭策作用。能夠從制度層面、組織層面、工作機(jī)制層面、人員素質(zhì)層面更好的規(guī)范和約束，從而帶動(dòng)和提高單位人事管理工作質(zhì)量。

2 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因

在實(shí)際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動(dòng)性強(qiáng)、從業(yè)人員能力低的問題都對(duì)檔案管理的規(guī)范性帶來(lái)不小的影響。

2.1 觀念認(rèn)識(shí)有偏差

一些單位對(duì)于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)還不到位，對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范性在理解上還有偏差。一是主動(dòng)性不強(qiáng)。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)管理工作，對(duì)檔案管理工作的主動(dòng)性不足，在檔案整理、匯總等工作缺乏時(shí)效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，甚至是一些借調(diào)或是臨時(shí)性人員在執(zhí)行相關(guān)的工作，其標(biāo)準(zhǔn)可想而知。三是關(guān)注度不強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理關(guān)注不高，對(duì)于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

2.2 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來(lái)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對(duì)于檔案管理制度的落實(shí)有了一定的松懈思想。一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后，僅依靠年底檢查前來(lái)進(jìn)行突擊性整理。另一方面，檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實(shí)需要制度的保障。但一些單位對(duì)于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實(shí)到位，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問題十分突出。

2.3 監(jiān)管機(jī)制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管部門少的問題十分突出。一是監(jiān)管手段不足。本單位人員忙于日常事務(wù)沒有精力來(lái)監(jiān)管、上級(jí)單位礙于制度不便監(jiān)管，這些現(xiàn)象都導(dǎo)致不少事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管形同虛設(shè)。二是監(jiān)管責(zé)任不明。對(duì)于何時(shí)、何人、何部門監(jiān)管，在職責(zé)劃分、人員分工方面都沒有明確的區(qū)分，造成了當(dāng)前檔案管理監(jiān)管工作的效率低下。三是監(jiān)管獎(jiǎng)懲不清。對(duì)于可能出現(xiàn)的問題和已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問題，沒有過硬的糾錯(cuò)和懲治力度。一些問題往往是在多年后才被發(fā)現(xiàn)，而當(dāng)時(shí)的責(zé)任人往往早已不在崗位之上，檔案管理的獎(jiǎng)懲沒有具體的指標(biāo)來(lái)加以督促。

3 檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)

針對(duì)當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題，筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識(shí)入手，用制度規(guī)定作保證，落實(shí)考核和監(jiān)管機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范性。

3.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)

無(wú)論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，切實(shí)按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理；樹立責(zé)任意識(shí)，干一行愛一行，本著為他人負(fù)責(zé)，為單位負(fù)責(zé)的精神，切實(shí)做好檔案管理相關(guān)工作；樹立整體意識(shí)，切實(shí)將單位和個(gè)人的信息詳細(xì)收集和整理，提高檔案管理的全面性。

3.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實(shí)。一是建立資源共享機(jī)制。檔案管理關(guān)系到單位和個(gè)人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個(gè)人建立資源共享機(jī)制，從而更為全面快捷的掌握單位和個(gè)人的信息數(shù)據(jù)，及時(shí)更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。針對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實(shí)，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來(lái)檔案管理規(guī)范性的必然要求。對(duì)此，檔案管理部門要自身而下，建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

3.3 落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé)，用責(zé)任來(lái)促進(jìn)規(guī)范性落實(shí)。一是要明確專人負(fù)責(zé)。單位要明確專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，從而保證檔案工作的專業(yè)性，同時(shí)要建立檔案交接等機(jī)制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強(qiáng)監(jiān)管力度。無(wú)論是上級(jí)部門，還是單位自身，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實(shí)相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細(xì)化獎(jiǎng)懲措施。注重對(duì)檔案管理工作的檢查，對(duì)于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)工作制度落實(shí)。

3.4 提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才；其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識(shí)能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合；二要加強(qiáng)對(duì)其工作態(tài)度的培養(yǎng)，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態(tài)，將激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理工作中來(lái)，提高他們的工作積極性。

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