劉濤

x摘 要：檔案管理是各單位管理工作的重要環(huán)節(jié)。本文通過分析檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在充分研究檔案館信息管理的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，完成檔案信息化系統(tǒng)的整個項(xiàng)目規(guī)劃與設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號：G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0195-01

1 檔案管理系統(tǒng)的研究目的和主要完成的工作

1.1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

加快推進(jìn)檔案信息化、檔案管理現(xiàn)代化，是全球信息化要求的必然結(jié)果。檔案信息化管理能夠使檔案信息資源配置更合理、管理更全面，可以為單位、為社會提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

1.2 研究目的

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以檔案館檔案信息化建設(shè)為中心，建立具有工作服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案資源安全可靠的數(shù)字化檔案館，并通過本檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上級檔案局對下屬檔案館工作流程的監(jiān)控和指導(dǎo)，建立規(guī)范化的檔案業(yè)務(wù)管理體系，并為各級管理人員提供決策支持和信息服務(wù)。

1.3 主要完成的工作

在充分研究檔案館信息管理的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)的整個項(xiàng)目建設(shè)，即完成的系統(tǒng)設(shè)計(jì)內(nèi)容有：檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)、系統(tǒng)的編碼、測試、軟件交付、驗(yàn)收、維護(hù)。

2 檔案管理系統(tǒng)解決方案

2.1 檔案管理系統(tǒng)功能簡介

檔案館是緊緊圍繞檔案的“收集、保管、利用”來開展業(yè)務(wù)工作的，檔案館的主體工作流程包括。

（1）收集歸檔。對各類檔案進(jìn)行收集、初步整理、歸檔鑒定、整理和正式歸檔。檔案歸檔包括：收集、整理、正式歸檔等關(guān)鍵子流程和業(yè)務(wù)活動。

（2）管理維護(hù)。主要是指對已正式歸檔檔案的日常保管、維護(hù)。檔案管理包括：鑒定、保管、銷毀關(guān)鍵子流程和業(yè)務(wù)活動。

（3）有效利用。主要是指檔案館為單位和社會提供檔案相關(guān)的服務(wù)。檔案利用包括：借閱、歸還、統(tǒng)計(jì)、編研關(guān)鍵子流程和業(yè)務(wù)活動。

2.2 檔案管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)原則

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則是：總體規(guī)劃，分步實(shí)施，條塊協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌管理，互聯(lián)互通，整合發(fā)展，資源共享。以有效利用為靈魂、以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為工具、以整合共享為手段、以安全可靠為保障，使檔案館各部門實(shí)現(xiàn)互聯(lián)、共享和利用。

2.3 檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

根據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)的工作實(shí)際，即檔案信息量龐大，檔案信息分布存放，但需要把檔案信息提供給不同權(quán)限的用戶使用，因此，在系統(tǒng)中，我們采用C/S+B/S的混合模式。

2.4 檔案管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)使用的多個數(shù)據(jù)庫是分布式的、超大規(guī)模的、可互操作的。同時該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了多種登陸權(quán)限，包括檔案館管理人員、下屬單位管理人員以及普通網(wǎng)絡(luò)用戶，按不同的授權(quán)提供不同權(quán)限的檔案管理服務(wù)。

2.4.1 檔案收集歸檔系統(tǒng)

檔案工作的起點(diǎn)是檔案收集，其具體內(nèi)容是通過各種渠道，如下級檔案館上交、社會各界捐贈等不同類別的檔案按照規(guī)定集中保存起來。檔案收集后，檔案的歸檔更加重要，它是檔案有效利用的必要前提，檔案的歸檔及時與否，決定了檔案的利用價值。

2.4.2 檔案管理維護(hù)系統(tǒng)

檔案管理維護(hù)系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)檔案信息資源的整理、維護(hù)與利用工作，主要包括：檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等。

（1）檔案整理

檔案整理主要是對收集來的檔案實(shí)物（按案卷、盒、文件、各種載體形式移交來的檔案）進(jìn)行整理、分類，同時進(jìn)行編目、索引形成管理檔案的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實(shí)面貌，便于保管和利用。它是檔案管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

（2）檔案鑒定

系統(tǒng)自動檢索出過期的檔案，形成鑒定目錄；檔案主管可以對鑒定申請的檔案進(jìn)行鑒定，更改保管期限，并形成銷毀目錄；銷毀目錄提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，返回審批結(jié)果；對審批后可以銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，扔入回收站，并形成銷毀目錄。對到期檔案能報警提示并做批量處理。

（3）檔案保管

檔案保管工作主要包括檔案在正式存入庫房檔案架后的整個管理工作。

1）庫房安全管理：對庫房溫度、濕度設(shè)定范圍，當(dāng)溫濕度超過設(shè)定范圍時，檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行報警；

2）圖形化統(tǒng)計(jì)：按年份、月份等條件統(tǒng)計(jì)溫濕度變化，并形成曲線圖；

3）庫房圖形化界面。

（4）檔案統(tǒng)計(jì)

以統(tǒng)計(jì)數(shù)字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現(xiàn)象的特征和規(guī)律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業(yè)建設(shè)的方針政策和計(jì)劃，實(shí)行有效監(jiān)督與指導(dǎo)的重要依據(jù)和手段。

1）統(tǒng)計(jì)方式

檔案統(tǒng)計(jì)、館藏統(tǒng)計(jì)、分類統(tǒng)計(jì)、交叉統(tǒng)計(jì)、按全宗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、自動生成統(tǒng)計(jì)年報。

2）統(tǒng)計(jì)條件

檔案類別、著錄項(xiàng)、檔案庫類型等條件形成交叉統(tǒng)計(jì)。

（5）檔案利用

檔案利用是檔案整個過程的最終環(huán)節(jié)，是檔案利用者通過檔案信息管理系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實(shí)現(xiàn)的過程。

針對檔案利用，檔案管理系統(tǒng)提供如下功能：

1）實(shí)體檔案管理

2）電子檔案借閱管理

3）借閱流程自定義

2.4.3 檔案有效利用系統(tǒng)

負(fù)責(zé)為檔案館的使用者提供檔案相關(guān)服務(wù)，主要包括：檔案信息發(fā)布、檔案查詢、借閱審批子系統(tǒng)等。

2.4.4 檔案信息安全系統(tǒng)

負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的安全，主要包括：訪問控制（用戶權(quán)限）、信息加密、身份驗(yàn)證等。

2.5 系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)

通過系統(tǒng)接口，使檔案館OA系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案歸檔操作，從而實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化。

2.5.1 系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)內(nèi)容

（1）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)歸檔；

（2）在OA中完成與檔案相關(guān)的審批程序；

（3）在OA系統(tǒng)中發(fā)送提示信息；

（4）OA系統(tǒng)權(quán)限導(dǎo)入接口。

2.5.2 單點(diǎn)登陸

單點(diǎn)登陸技術(shù)解決了用戶管理、密碼管理的難題，即用戶一次登錄，就可在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)暢通無阻，自由訪問眾多的應(yīng)用系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)資源，提高企業(yè)的工作效率。

3 結(jié)語

在調(diào)查現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)設(shè)計(jì)并開發(fā)出符合檔案館檔案“收、管、用”管理流程，滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的檔案信息管理系統(tǒng)。

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