張靜

摘要：合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中一個(gè)重要管理環(huán)節(jié)，貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，既是依法治企的要求，同時(shí)也是規(guī)范企業(yè)管理，實(shí)現(xiàn)痕跡化管理的有效手段。筆者以加強(qiáng)合同管理為切入點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)行合同內(nèi)控管理進(jìn)行積極探討和思考，力求持續(xù)優(yōu)化流程、降低風(fēng)險(xiǎn)、提高效率，推進(jìn)煙草行業(yè)合同審計(jì)制度化、流程化、規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：合同風(fēng)險(xiǎn)管控 “1234” 工作法

一、完善合同風(fēng)險(xiǎn)管控工作法的必要性

合同管理是動(dòng)態(tài)管理過程，是注重科學(xué)、持續(xù)發(fā)展變化并趨于合理的過程，是企業(yè)做大做強(qiáng)得以支撐的脊梁。在新形勢下，煙草企業(yè)走向市場、成為市場主體，就必須堅(jiān)持依法經(jīng)營，堅(jiān)持誠信為本，煙草企業(yè)誠信經(jīng)營，一個(gè)極其重要的表現(xiàn)就是企業(yè)合同規(guī)范化管理。長期以來，蚌埠卷煙廠始終堅(jiān)持遵紀(jì)守法、合法經(jīng)營，于2007年榮獲國家級(jí)“守合同重信用先進(jìn)單位”，建立了完整的合同管理體系，將合同管理劃分為合同準(zhǔn)備、合同簽署、合同履行、合同履行后管理四個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了事前合同文本審核，事中合同付款審核，事后合同履行分析全過程管理。在日常合同審計(jì)過程中，審計(jì)人員從合同管理四個(gè)管理環(huán)節(jié)入手，采取13項(xiàng)內(nèi)控措施對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行應(yīng)對(duì)，通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)發(fā)現(xiàn)，在風(fēng)險(xiǎn)管理總體受控前提下，企業(yè)現(xiàn)階段合同管理中簽署、履行后管理階段， 4項(xiàng)控制措施尚存在控制盲點(diǎn)。2012年，煙草行業(yè)把“嚴(yán)管理、促規(guī)范”作為工作重點(diǎn)任務(wù)，力求建立行業(yè)更加嚴(yán)格規(guī)范的生產(chǎn)經(jīng)營管理秩序，建立更加完善的行業(yè)制度體系，問題的存在、行業(yè)要求具有鮮明的時(shí)代烙印，需要企業(yè)跟隨時(shí)代步伐，必將改變工作方式，創(chuàng)新管理方法，更新管理理念，建立符合時(shí)代特征的合同管理方法。

二、合同風(fēng)險(xiǎn)管控“1234”工作法的創(chuàng)建與應(yīng)用

蚌埠卷煙廠合同風(fēng)險(xiǎn)管控“1234”工作法，集1項(xiàng)檢查、2級(jí)審核、3方會(huì)簽、4步簽署為一體，從檢查機(jī)制、審核機(jī)制、會(huì)簽機(jī)制和簽署機(jī)制四個(gè)方面融合了合同內(nèi)控管理總體要求，準(zhǔn)確把握了行業(yè)新形勢、新要求，兼顧了效率、科學(xué)合理原則，是符合時(shí)代特征的新型合同管理方法，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)合同管理、基礎(chǔ)管理、規(guī)范化管理具有一定的實(shí)用性和針對(duì)性。

（一）健全業(yè)務(wù)檢查與合同履行檢查合二為“1”的檢查機(jī)制

制定《蚌埠卷煙廠“一項(xiàng)一卷”卷宗管理方案》，項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、監(jiān)督、審計(jì)、財(cái)務(wù)、經(jīng)辦各職責(zé)部門形成相互制約和相互監(jiān)督的工作機(jī)制，充分發(fā)揮監(jiān)管合力，明確上一環(huán)節(jié)未通過不得進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌設(shè)置合同簽訂、立項(xiàng)、招投標(biāo)、監(jiān)督、驗(yàn)收、結(jié)算、其他等7個(gè)檢查環(huán)節(jié)和56個(gè)檢查點(diǎn)，有效解決合同履行后管理，同時(shí)對(duì)工程投資、物資采購、宣傳促銷業(yè)務(wù)"一項(xiàng)一卷"資料合規(guī)性、資料完整性、歸檔及時(shí)性進(jìn)行檢查。

（二）完善審計(jì)內(nèi)部“2”級(jí)審核機(jī)制

從完善內(nèi)部審計(jì)工作機(jī)制角度入手，在審計(jì)人員完成合同初審的基礎(chǔ)上，增設(shè)審計(jì)科長初審環(huán)節(jié)，有效解決合同審核到位的問題。該項(xiàng)管理措施一改過去初審意見只有審計(jì)人員提出的局限性，既可以使審計(jì)錯(cuò)誤及時(shí)糾正，杜絕合同審核不到位情況，又完善了審計(jì)部門內(nèi)部相互制約機(jī)制，確保了合同審計(jì)的嚴(yán)密性。

（三）細(xì)化律師、財(cái)務(wù)、審計(jì)“3”方會(huì)簽機(jī)制

合同審計(jì)實(shí)行律師、財(cái)務(wù)、審計(jì)三方會(huì)簽是行業(yè)加強(qiáng)合同管理的重要舉措之一，但在實(shí)施細(xì)節(jié)上行業(yè)尚未進(jìn)行明確規(guī)定，由專業(yè)人士律師對(duì)合同合法、合規(guī)、合理性等合同風(fēng)險(xiǎn)控制的重要領(lǐng)域進(jìn)行最先審核，有助于防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)合法權(quán)益，是財(cái)務(wù)、審計(jì)人員關(guān)注合同成立的首要關(guān)口；財(cái)務(wù)人員對(duì)合同預(yù)算批復(fù)情況、財(cái)務(wù)結(jié)算審核，有助于控制企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效率，是審計(jì)人員關(guān)注項(xiàng)目立項(xiàng)合理性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；審計(jì)人員負(fù)責(zé)最終對(duì)整個(gè)流程及合同條款的完整性進(jìn)行審核，通過企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制活動(dòng)，明確會(huì)簽流程，合理劃分會(huì)簽職責(zé)，實(shí)現(xiàn)了控制關(guān)口前移，化事后的被動(dòng)防范為事前的主動(dòng)防范。

（四）再造“4”步簽署流程

蚌埠卷煙廠從加大合同預(yù)審和監(jiān)管入手，修訂完善《蚌埠卷煙廠合同管理辦法》，制定《蚌埠卷煙廠合同簽訂事宜績效考核細(xì)則》，實(shí)施“先審后批，先審后簽”4步合同簽署流程，實(shí)現(xiàn)了合同簽署閉環(huán)管理。

三、合同風(fēng)險(xiǎn)管控“1234”工作法的效果評(píng)價(jià)

通過近一年應(yīng)用，合同風(fēng)險(xiǎn)管控“1234”工作法管理效應(yīng)初步顯現(xiàn)，該工作法檢查機(jī)制健全，審核核機(jī)制嚴(yán)密，會(huì)簽機(jī)制合理，簽署流程順暢，既把住了合同簽訂關(guān)，會(huì)簽意見一目了然，又把住了流程關(guān)，意見采納情況有效確認(rèn)，完善了合同審計(jì)制度及流程體系建設(shè)。在合同的不同管理階段形成了互相監(jiān)督、制約的關(guān)系，使合同在多角度、全方位科學(xué)有序的程序中產(chǎn)生，對(duì)于防范和降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)形象，提升基礎(chǔ)管理水平，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展方面具有深遠(yuǎn)意義。

（一）會(huì)簽清晰，方便快捷

清晰的會(huì)簽機(jī)制，充分體現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)控制的嚴(yán)謹(jǐn)性，改變了會(huì)簽無序可循的現(xiàn)狀，方便了業(yè)務(wù)部門快捷送審，節(jié)約了合同審計(jì)時(shí)間。

（二）流程完整，環(huán)環(huán)相扣

簽署、會(huì)簽、審計(jì)二級(jí)審核機(jī)制的建立與再造，填補(bǔ)了蚌埠卷煙廠合同管理流程體系缺失部分、摒棄了不合理部分，確保了流程的科學(xué)性、完整性，各流程之間環(huán)環(huán)相扣，充分體現(xiàn)了細(xì)節(jié)決定成敗的管理思想。

（三）全面檢查，風(fēng)險(xiǎn)受控

業(yè)務(wù)檢查與合同履行檢查相結(jié)合，合同管理與企業(yè)基礎(chǔ)管理水平實(shí)現(xiàn)了雙提升，合同管理風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)均得以控制在受控范圍內(nèi)。

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