王增麗

(河南省安陽(yáng)縣醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品管理中心,河南安陽(yáng) 455100)

試論醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化

王增麗

(河南省安陽(yáng)縣醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品管理中心,河南安陽(yáng) 455100)

人力資源管理是每一個(gè)企業(yè)管理工作中不可或缺的一項(xiàng)重要內(nèi)容,在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中起著重要的作用,在醫(yī)療行業(yè)這個(gè)龐大的機(jī)構(gòu)中,其作用更是不可忽視。而企業(yè)員工的檔案信息是醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源部門(mén)開(kāi)展各項(xiàng)工作的主要基礎(chǔ)和依據(jù),所以加強(qiáng)人力資源檔案的信息化管理極其重要。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化,不僅大大的提高了工作效率,也為人力資源管理工作的有效開(kāi)展提供了便利。本文就醫(yī)療機(jī)構(gòu)中人力資源檔案的信息化管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討,進(jìn)而表明了檔案信息化管理在醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源管理工作中的重要性。

醫(yī)療機(jī)構(gòu) 人力資源 檔案信息化

檔案管理涉及員工的招聘、選拔、績(jī)效考核、培訓(xùn)等,所以醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)科學(xué)、有效、權(quán)威、不斷更新的檔案管理系統(tǒng),逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、動(dòng)態(tài)化、便捷化,為人力資源部門(mén)考核、決策提供便捷的信息。

1 醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理的基本內(nèi)容

在人力資源的管理工作當(dāng)中,建立檔案信息化的主要內(nèi)容有:建立穩(wěn)定的檔案電子化管理系統(tǒng);規(guī)范檔案的目錄輸入方式;加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。

1.1 建立穩(wěn)定的檔案電子化管理系統(tǒng)

檔案的電子化,就是人力資源部門(mén)在辦公的過(guò)程中,對(duì)于一些圖片、音像等進(jìn)行數(shù)字化處理加工,進(jìn)而生成關(guān)于人力資源的信息。具體的措施是:一方面把非電子化檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案,例如對(duì)一些檔案的掃描、對(duì)郵件網(wǎng)頁(yè)按照歸檔要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化,來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化;另一方面加強(qiáng)電子檔案的最初性和完整性,將電子文件的處理過(guò)程一一納入到檔案的電子化系統(tǒng)中,以此確保電子歸檔文件的原始性、可靠性、和完整性。

1.2 規(guī)范檔案的目錄輸入方式

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人力資源檔案信息化管理過(guò)程中,工作人員需要建立多種不同的數(shù)據(jù)庫(kù),以滿足信息化時(shí)代的需求。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí),需要注意的問(wèn)題是做好目標(biāo)的輸入,因?yàn)樵谒阉鳈n案的時(shí)候,通常會(huì)輸入目錄的關(guān)鍵字來(lái)查詢所需要的資料,所以在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí),人力資源部門(mén)要確保目錄輸入的規(guī)范化、合理化[1]。

1.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)中,很多人力資源管理人員都算的上是企業(yè)的元老了,他們受傳統(tǒng)觀念的影響比較深,對(duì)于高科技的理解和接受能力比較差,因此醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須要加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè),加大對(duì)于企業(yè)員工的培訓(xùn),提高企業(yè)員工的整體業(yè)務(wù)素質(zhì),不斷引進(jìn)科技型人才,完善醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人力資源檔案管理隊(duì)伍,使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人力資源隊(duì)伍建設(shè)得到更好更快的發(fā)展。

2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理的地位和作用

醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理,是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺(tái),對(duì)其實(shí)施的管理,隨著信息化進(jìn)程的加快,人力資源檔案信息化平臺(tái)顯得更加重要。

2.1 檔案信息化管理具有動(dòng)態(tài)更新性

現(xiàn)階段,每個(gè)企業(yè)都實(shí)行績(jī)效指標(biāo)體系制度,醫(yī)療機(jī)構(gòu)也不例外,每一位企業(yè)員工的工作效率指標(biāo)、醫(yī)療質(zhì)量指標(biāo)、薪資狀況指標(biāo)、發(fā)展能力指標(biāo)都具有極大的變化性,因此也要不斷的更新檔案的信息。醫(yī)療機(jī)構(gòu)通過(guò)建立人力資源個(gè)體檔案,以員工的姓名、崗位、身份證號(hào)等信息為檢索,在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不斷更新的狀態(tài)下,員工能夠及時(shí)查出自己的獎(jiǎng)懲、薪資、成果等數(shù)據(jù)資料,這樣不僅給企業(yè)帶來(lái)便利,也為員工提供了方便。

2.2 檔案信息化管理具有輔助決策性

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人力資源檔案,是記錄企業(yè)員工從事醫(yī)療活動(dòng)的有利證據(jù)和展開(kāi)各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。因?yàn)樵跈n案的管理過(guò)程中,保留的是各個(gè)時(shí)期資料的原始性而且具有很強(qiáng)的權(quán)威性,所以,檔案的信息化管理,不僅為人力資源部門(mén)提供有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù),還能在宏觀上起到輔助決策的作用。人力資源管理部門(mén)通過(guò)辦公局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的使用權(quán)限,利用搜索定位功能,來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢,為人力資源部門(mén)實(shí)現(xiàn)員工的培訓(xùn)計(jì)劃、績(jī)效管理和選拔人才提供了真實(shí)的材料證明[2]。

2.3 檔案信息化管理極大的提高了檔案的管理效率

在龐大的醫(yī)療機(jī)構(gòu)下,由于科室之間、職稱之間的不同,使得檔案的信息收集、分類歸檔工作十分復(fù)雜,人力資源部門(mén)每年都要對(duì)員工的績(jī)效考核進(jìn)行分類、整理和歸納,由于員工較多,導(dǎo)致檔案的數(shù)量大,這就需要一個(gè)面積較大的檔案室存放,如果手工進(jìn)行這些操作,不僅浪費(fèi)時(shí)間,工作效率也低下。反之,利用計(jì)算機(jī)帶來(lái)的便利,將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子文檔進(jìn)行歸檔,能夠及時(shí)的傳遞、利用保存、查詢、修改信息,這樣不僅提高了工作效率而且還節(jié)省了時(shí)間,避免了人工錄入檔案過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

3 醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化的安全管理

在檔案信息化管理給醫(yī)療機(jī)構(gòu)帶來(lái)便利的同時(shí),也存在著極大的安全隱患,這種隱患帶來(lái)的后果是無(wú)法估量的,醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須采取相應(yīng)措施,在享受便利的同時(shí)也要保證安全不受到任何威脅。

3.1 建立健全信息化檔案管理制度

在制度上,醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源要加大檔案的信息化管理,在醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)都要加大培養(yǎng)員工的安全意識(shí),嚴(yán)格按照醫(yī)療機(jī)構(gòu)章程辦事,完善關(guān)于人力資源的各項(xiàng)規(guī)章制度,在有序的規(guī)章制度下進(jìn)行工作。

3.2 嚴(yán)格落實(shí)訪問(wèn)權(quán)限

隨著黑客的涌入,使得許多數(shù)據(jù)庫(kù)的安全受到威脅,這不但會(huì)影響企業(yè)工作的正常運(yùn)行,還會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失,這就要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人力資源部門(mén),利用計(jì)算機(jī)的加密功能,對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全進(jìn)行有效的維護(hù)[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源的不斷深化改革,在給檔案管理信息化帶來(lái)便利的同時(shí),也面臨著挑戰(zhàn)與定位,檔案工作者應(yīng)該及時(shí)更新技術(shù),在管理體制與人員素質(zhì)上要緊跟時(shí)代的腳步,提高檔案管理的信息化水平,為人力資源部門(mén)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和輔助決策支持。

[1]楊明萍,馮桂珍,張文元.論建立高校數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)體系[J].檔案與建設(shè),2011,28(2):20-23．

[2]楊媚.淺議醫(yī)院檔案管理信息化的重要性[J].科技信息,2010,27(10):746-748．

[3]劉承志,醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)[J].國(guó)病案,2011,12(9):38-40．