錢澄 安小米 郝春紅 董宇

摘要：文章選取國外科研機構、科研基金會和協(xié)會、高校三種類型機構的七個典型科研文件管理制度作為案例研究，從科研文件管理的責任鏈關系、管理驅動因素、資源特點、文件管理環(huán)節(jié)要求、電子環(huán)境下的科研文件管理五個方面對案例內容進行了系統(tǒng)分析，借鑒國外經驗對我國科研文件管理制度的改進提出了幾點建議。

關鍵詞：科研文件管理文件管理制度國外案例研究

Case studies of scientific records management systems abroad andtheimplications

Abstract： This article chooses seven typical re？ search records management policies from three types of foreign research organizations （research agencies， universities， research foundation and asso？ ciation） for case study. Five aspects of research re？ cords management are systematically analyzed in terms of the responsibility chain， the driving forces， the characteristics of the resources， the require？ ments of records management processes and the re？ search records management in electronic environ？ ment. Based on the studies， suggestions for improv？ ing the institution of research records management to China are given.

Keywords： Research records； Records manage？ ment； Case study abroad

一、前言

科研文件作為科學研究活動的記錄，記載整個科學研究過程和成果，其管理得當與否直接影響科研文件檔案的有效利用。在國外，科研文件的概念覆蓋文件的全生命周期，包含科研檔案，科研檔案僅是其中需要永久保存的部分[1]，科研文件的使用要比科研檔案廣泛和普遍得多。因此本文選用“科研文件”的概念來進行國外的相關研究。

科研文件管理制度體現政策規(guī)范層面對科研文件管理各個環(huán)節(jié)提出的要求，通過對國外科研文件管理制度的研究可以從一個側面反映國外科研文件管理的現狀，總結國外科研文件管理體制、模式和特點，從而為我國科研文件檔案管理制度的制定提供借鑒和參考。

目前國內對國外科研文件和檔案管理的較少研究中，安小米曾在2007年進行過中外科研檔案管理的比較研究[2]，從宏觀的層面分析與比較國內外科研文件管理現狀，并提出面向知識管理的國家科研項目文件管理體系[3]。但目前的研究尚缺乏對國外典型科研文件管理制度的深入解析，且相關的文獻發(fā)表時間較早。

本文從制度層面入手，采用案例研究法，選取國外科研機構、科研基金會和協(xié)會、高校三種類型共七個典型案例，對其科研文件管理制度進行深入系統(tǒng)的文本聚類分析，在此基礎上試圖得出可供國人參考的文件管理機制、模式、方法的借鑒。

二、國外科研文件管理制度經驗分析

基于代表類型清晰、時間較新、資料翔實、信息可獲取的案例選擇原則，科研機構選取了BTI（博伊斯湯普森植物研究所）[4]、NIH（美國國立衛(wèi)生研究院）[5]、NASA（美國航空航天局）[6][7]共三個機構；科研基金會和科研協(xié)會選擇了NSF（美國國家科學基金會）[8]和JISC（英國聯(lián)合信息系統(tǒng)委員會）[9]共兩個機構；高校選擇了牛津大學[10]和西英格蘭大學[11]共兩個機構。

從責任鏈關系、驅動因素、資源特點、文件管理環(huán)節(jié)要求、電子環(huán)境下科研文件管理五個方面比較得出了國外科研文件管理制度的以下經驗。

（一）責任鏈關系

通過分析七個機構的文件管理責任者及相應的責任總結責任鏈關系。

NASA：信息主管（CIO）代表管理和機構方履行文件管理功能責任的監(jiān)督和管理，負責經濟有效管理的活躍持續(xù)項目的建立與維護，并指定一個機構文件官來監(jiān)督機構文件管理項目；中心主任和中心業(yè)務主任確保文件管理項目有效執(zhí)行并任命中心文件管理者和中心重要文件管理者；NASA中心信息主管確保電子文件管理的實施符合相應條款，同時確保文件管理和檔案功能嵌入到新的或有重大修改的信息系統(tǒng)的設計、發(fā)展和實施當中；總部辦事處負責官員、NASA中心理事會管理者、計劃和項目管理者負責在各自的機構中確保NASA文件管理功能的執(zhí)行，任命和培訓組織聯(lián)絡官，確保生成和保存文件符合政策要求。

BTI：產生BTI的研究或協(xié)議數據的任何人，包括終身聘用的職員、博士后研究員、學生、協(xié)議人員、合作者、實習生、退休人員和訪問學者。

NIH：研究組每一位成員對他自己的研究文件負責，主要研究者對實驗室的文件承擔最終的責任。

NSF：研究者和組織機構作為科學工程社區(qū)的成員對其他研究者提供結果、數據、匯集。

JISC：責任人包括研究過程涉及的人員、研究生及其導師、負責支持研究過程的人員。這三類人員負責以下三項責任——維持整個研究項目生命期的官方文件；與機構文件保管政策一致，決定個人研究項目的文件保管期；維持研究文件的制度“檔案”，尤其是研究數據。首席研究員負責研究項目產生的所有文件的準確、完整、安全。

牛津大學：研究者的責任包括研究相關的研究數據和文件的收集、存儲、使用、再利用、獲取、保留或銷毀要記錄清晰的過程；當研究者完成研究或從學校離開、退休時，要對他們的數據計劃有持續(xù)的保管工作，并與院系領導達成一致；確保與研究數據和文件管理相關的要求是滿足基金機構或管理機構或學校簽訂的研究合約條款的。學校的責任包括提供研究數據和文件的存儲、備份、寄存和保管服務和設施的獲??；提供給研究者關于研究數據和文件管理的培訓、支持、建議；為負責提供這些服務、設施和培訓的操作單位提供必要的資源。

西英格蘭大學：一般為主要負責人，當研究團隊工作完成或當團隊領導者更替時學校指定保管人負責。

上述案例的比較得出各機構科研文件責任者總的來說有兩類——研究者和該組織機構。兩類型責任者的責任鏈關系見圖1。二者共同保證科研文件的管理合乎相關規(guī)定、合同、條款等，保證研究成果共享。另外，研究者負責科研文件的收集、存儲、使用、再利用、獲取、保留或銷毀等文件全生命期的記錄和管理以及當離職等情況發(fā)生時做好交接工作，確保數據計劃的持續(xù)性。組織機構做好相應的支持和服務工作。

（二）驅動因素

從“為什么管”的驅動因素分析七個典型制度。

BTI：支持項目的持續(xù)進行；授權機構與基金會要求；競爭。

NIH：對數據分析、出版、合作、同行評議以及其他研究活動是必需的；符合對科學行為指導的政策、標準要求；證明知識產權；防止研究不端行為的錯誤指控。

NASA：生成和保存文件來保護政府和個人法律和財政權利；鑒定、挑選、保存和保護文件來確保緊急事件發(fā)生時機構能夠持續(xù)運行，保護機構人事和資產；保護電子文件可信；無論形式和媒介，全生命期有效管理文件來便利機構項目和管理任務；根據法律和制度規(guī)定來保存和處置文件。

NSF：保護個人和學科的權利；結果的有效性；收集的完整性；保護研究者的合法利益。

JISC：證明好的研究實踐，增強研究證據的可靠性；保護研究者和機構免除研究行為不端的指控；向審計方和研究贊助者證明資源的有效管理；保護個人和機構的知識產權；表明遵從法律、規(guī)章和其他要求。

牛津大學：高質量研究和學術完整性的基礎。

西英格蘭大學：示范好的研究實踐，增強研究根據的可靠性；避免研究者和機構研究行為不端；給審計員和外部贊助商示范有效的實踐和過程；保護個人和機構知識產權；示范遵從法律和規(guī)章；為再利用數據創(chuàng)造潛力，來最大化投資的回報；便利機構或國家典藏的寄存。

分析三類機構科研文件管理驅動因素大致可以分為三個層次，各層次的構成內容及關系見圖2。最里圈針對信息資源本身，保證信息本身的完整、真實、可靠；中間層次針對信息活動，科研文件管理是科研活動持續(xù)進行的保障，是記憶延續(xù)的必要條件；最外層針對科研文件管理活動，可用PEST分析法歸納。政治方面，法律規(guī)章制度要求進行科研文件管理；經濟方面，科研文件管理有利于實現數據再利用，產生二次經濟價值；社會方面，科研文件管理得當也有助于提高學術競爭力，擴大學術影響；技術方面，能保護作者的知識產權和其他合法權益。

（三）資源特點

典型機構政策中對科研文件資源的屬性認識大致根據特點分為資產、憑證、數據、知識產權。資產觀的代表是西英格蘭大學，其科研文件管理的目的之一就是使數據再利用創(chuàng)造經濟價值；憑證觀最為普遍，體現了文件檔案信息本身的憑證價值；數據觀突出資源形式多樣和相對零散性，NASA和NSF都是數據觀的典型；知識產權觀強調科研文件對于維護研究人員知識產權的重要性。

（四）文件管理環(huán)節(jié)要求

產生：主要是對產生科研文件的要求：應清楚、完整、真實、可靠。這樣才能實現科研文件對科研活動的積極影響。

保存：強調科研文件保存環(huán)境的安全性、不同媒介與存儲環(huán)境的相適性，保證文件內容可持續(xù)存取。

利用：由于科研文件部分內容的保密性和特殊價值性，因此利用環(huán)節(jié)的要求突出“控制訪問”。經確認有權限者才可訪問相關內容。

共享：NSF（美國國家自然科學基金會）強調研究結果的傳播與共享，鼓勵研究者和基金被授予者在合理時間段內不增加成本地進行數據共享。一些特殊的機密的信息發(fā)布需要注意保護個人隱私。牛津大學強調數據共享在符合倫理的、開放獲取的原則下進行。

（五）電子環(huán)境下的科研文件管理

在電子環(huán)境下，出現了不少科研文件的新型載體類型，如BTI的數據庫形式，NIH的電子筆記本，NASA的在線指令信息系統(tǒng)。

BTI在將數據庫作為實驗筆記的一種補充形式的同時，指出數據庫在長期可追溯性、日期簽名和縮寫、見證人、更改控制和安全性都有缺點。

NIH的電子筆記本是一個電子文件生成、存儲、檢索和共享的系統(tǒng)，就系統(tǒng)能力和復雜性來說，可以是文字處理、電子表格等的普通系統(tǒng)，也可以是用于驗證的特殊的商業(yè)系統(tǒng)。

NASA的在線指令信息系統(tǒng)按照主題分類存儲了NASA歷史上所有文件，用戶可以方便地進行查詢和利用。

JISC強調其電子文件的組織應與機構標題、分類、索引的相關協(xié)議一致。機密的電子文件應進行特殊安全保護。對于非集中式管理的電子文件，相關人員要進行備份處理。

三、國外科研文件管理制度經驗借鑒

通過對國外三類機構科研文件管理制度的比較研究，可以得出國外科研文件管理制度設計的要素包括四個方面：管理機構的目的及動因、管理主體及其責任機制、管理客體及其資源特征定位、管理活動及其過程要求。各要素的關系見圖3。總結出以下四點可供我國科研文件管理制度改進的借鑒經驗：

（一）明確科研文件的資源特征及其定位

科研文件具有憑證性、知識產權性、數據性、資產性等資源屬性特征，這些特征是同時存在并發(fā)揮作用的，不同性質的機構，機構目標不同，所關注的資源屬性有所不同。因此，機構制定科研文件管理制度時需要結合其戰(zhàn)略目標，明確科研文件形成的類型，以未來用途和服務對象為目標，找準資源定位，有針對性地提出資源保管與利用要求。

（二）明確管理動因

將為什么要管理科研文件的動因清楚闡釋，制定的制度才能更好地被理解和落實。如圖2所示，科研文件管理活動的動因分為三個層次。我國制定科研文件管理制度時可以參考這樣一個動因框架找出本機構科研文件管理的主要目的和想實現的目標，形成目標導向管理的活動要求和資產類型要求。

（三）責任機制完善與保障

科研文件管理制度設計中應該明晰科研文件管理責任者及其責任要求，并根據機構文件管理人員的設置情況將責任進行相應地細化，如NASA的科研文件管理責任細化到十二種責任人及其相應責任[7]。

（四）科研文件電子方式管理

科研文件信息的電子化查詢成為一種趨勢，機構在建立自身的電子數據庫或電子系統(tǒng)時要保證數據的安全性，并設置訪問權限，對不同身份的用戶提供不同層級的查詢利用服務，并及時進行災難備份、異地備份等。

本文為中國人民大學研究品牌項目（項目批準號：10XNI019）的研究成果之一。

參考文獻

[1]安小米.國外科研文件和檔案管理研究[J].北京檔案，2007（5）：40.

[2]安小米.中外科研檔案管理的現狀比較及借鑒[J].中國檔案，2007（8）：60-61.

[3]安小米.面向知識管理的國家科研項目文件管理體系：模式分析與模型建構[J].圖書情報工作，2011（14）：97-102.

[4] Boyce Thompson Institute. BTI Guidelines for keeping research records.2008.[2013-10-18]. http：//bti.cornell.edu/pdfs/hr/hrpolicies/Lab_Notebook_Policy_GRRs. pdf

[5] National Institutes of Health.Guidelines for scientific record keeping in the Intramural Research Program at the NIH. 2008. [2013-11-16].

http：//sourcebook.od.nih.gov/ethic-conduct/Conduct% 20Research%206-11-07.pdf

[6] National Aeronautics and Space Administration . NPR 1441.1D—NASA Record Retention Schedule.2003.[2013- 11- 16].http：//nodis3.gsfc.nasa.gov/npg_img/N_PR_ 1441_001D_/N_PR_1441_001D_.pdf

[7] National Aeronautics and Space Administration . NPD1440.6H—NASARecords Management.2008.[2013-11-16]. http：// nodis3.gsfc.nasa.gov/ displayDir.cfm？Internal_ID=N_PD_ 1440_ 006H_&page_name= main&search_term= npd%201440.6h.

[8]National Science Foundation. Dissemination and Sharing of Research Results. 2013.[2013-11-16]. http：//www.nsf.gov/bfa/dias/policy/dmp.jsp

[9] Joint Information Systems Committee. Guidance on Managing Research Records. 2007. [2013-11-16].http：// tools.jiscinfonet.ac.uk/downloads/bcs-rrs/managing-research-records.pdf

[10] University of Oxford. Policy on the Management of Research Data and Records.2012.[2013-10-18]. http：// www.admin.ox.ac.uk/rdm/managedata/policy/

[11]UniversityoftheWestofEngland.GuidanceonManaging Research Records for Staff and Students.2010.[2013-10-18]. http：//www.google.com.hk/url？sa=t&rct=j&q=Guidance%20on% 20Managing% 20Research% 20Records% 20for% 20Staff% 20and%20Students&source=web&cd=3&ved=0CD0QFjAC&url=http% 3a% 2f% 2fimp% 2euwe% 2eac% 2euk% 2fimp_public% 2fdisplayEntry% 2easp% 3fURN% 3d8803% 26pID%3d16&ei=eLZUUpeqO-PpiAfhnIH4CQ&usg= AFQjCNGwKtYpUUoyXFNqKWdypNfaaalMSw&bvm=bv.53760139，d.aGc&cad=rjt