賈瑋娜

【摘要】溝通是在項目管理中必須具備的最基本也是最重要的技能，項目的成功離不開良好的溝通管理。本文以某數(shù)字化校園信息平臺項目為例，結(jié)合作者實踐，討論在該項目進行溝通管理的問題。主要通過靈活運用多種溝通方式，直接與項目組成成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運用傾聽和反饋，召開高效項目會議等方法和策略進行有效的溝通管理。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園平臺；軟件項目；溝通管理

數(shù)字化校園信息平臺實現(xiàn)以服務(wù)為導向的校園應(yīng)用軟件集成、共享、效率最大化，為學生、教師、行政辦公人員、及相關(guān)人員提供高效、便捷的信息服務(wù)，為高校領(lǐng)導提供智能決策分析的數(shù)字化校園信息平臺，是新一代面向服務(wù)為核心的各類高校的先進管理模式，成為高校數(shù)字化校園解決方案的引領(lǐng)者。

在本項目中，我們采用分期建設(shè)，研發(fā)與試點同步推進的開發(fā)方案，項目開發(fā)周期為1年，項目人員配置情況如下：客戶方項目組由客戶方項目領(lǐng)導小組3人客戶顧問1人客戶方項目負責人1人客戶方實施人員2人一共7人組成，負責監(jiān)督項目的實施，和開發(fā)方溝通，確定需求。開發(fā)方項目組由開發(fā)方項目領(lǐng)導小組3人，開發(fā)放顧問組3人，項目經(jīng)理1人，分析設(shè)計組3人，開發(fā)組6人，測試組3人，界面美工1人，工程實施組3人，配置管理人員1人，質(zhì)量管理人員1人，質(zhì)量保證人員1人一共26人組成。

在項目管理過程中，由于涉及的人員眾多，所以項目經(jīng)理90%的時間都會花在溝通上，項目經(jīng)理在溝通中擔任主持協(xié)調(diào)者，調(diào)解人，聆聽者，解釋者等諸多角色。因此有效的溝通管理是項目成功的必備條件。在本系統(tǒng)項目中，我作為項目經(jīng)理，通過靈活運用多種溝通方式，直接與項目組成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運用傾聽和反饋，召開高效的項目會議等方法和策略進行項目溝通管理。

1.靈活運用多種溝通方式，直接與項目組成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)

溝通的方式有很多，比如：電話溝通，電子郵件溝通，經(jīng)理信息系統(tǒng)溝通，但是只有靈活運用才會收到良好的效果。在本項目中，項目正式啟動后，我就把團隊成員召集在一起，進行了面對面的溝通，讓他們認識到任務(wù)的艱巨，同時也讓他們樹立完成目標的決心和勇氣。平時，我會定期地到項目成員的當?shù)刈∷M行私人探訪，與他們進行一些隨意的交談，了解他們的需求，并探討下他們在工作中遇到的問題，征集一些觀點和看法。每周我們都會進行一次進度評審，在每個里程碑，我們都會舉行一次正式的小組會議，對之前的工作情況確認和總結(jié)。我還專門為項目組搭建了一個開放式論壇，讓大家可以在BBS上暢所欲言，共同討論。

平時，我也把自己的電子信箱告訴給項目組成員，要求他們大膽地反映實際問題，積極參與項目的決策與管理，多提建議和意見。我每天上班時都先認真閱讀來信，并進行處理，從來信中，我收集到了許多對決策有用的信息，為了激勵成員的熱情，我決定，凡是被采納的建議，給予鼓勵，提出帶有普遍性問題的來信，我都會給予答復。

2.發(fā)展良好的溝通技能，善于運用傾聽和反饋

在與項目成員溝通的過程中，從不隨意打斷對方說話。如果對方的話很有道理，我會給予適度贊美。在整個過程中，我都會心平氣和的與對方講話。當遇到問題時，我會用不同的方案去解決。如果對方聽不明白，我就會舉一些淺顯的例子讓他盡量明白我所說的話。在氣氛緊張的時候，我會用幽默的話語來緩解氣氛，也就是所謂的能聽話，能贊美，能心平氣和，能變通，能清楚，能幽默。在進行溝通時，我還特別注意培養(yǎng)自己的傾聽素質(zhì)，比如呈現(xiàn)給恰當肯定的面部表情，避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動作，呈現(xiàn)出自然放開的姿態(tài)....當然，適當?shù)牡胤答佉彩欠浅Ｖ匾?，我盡量多問少講，因為項目成員往往比我更清楚本職工作中存在的問題。所以，要多問問題，引導他們自己去思考和解決，我只對他們的工作進展作出評價，溝通的重心放在“我們”，在溝通中盡量多使用“我們”少用“你”。同時我會把握良機，在適當時候進行反饋，黨成員出色地完成了一件事我會給予及時的表揚和激勵；當成員犯了錯誤，我會等他冷靜之后再作反饋；在進行批評時，也堅決不用“沒能力”，“失信”等評價性語言。我特別注意反饋談訪的內(nèi)容與書面考評意見的一致，不避重就輕，因為這樣會帶來不好的效果。

3.召開高效的項目會議

項目會議是項目經(jīng)理溝通項目信息，跟蹤項目進展，制定項目計劃，形成項目決策，解決項目沖突，確保項目按計劃順利進行的有效手段。在本系統(tǒng)項目中，啟動階段我們召開了項目啟動動員大會，由該項目當事人雙方參與，主要目的是為了士氣，統(tǒng)一思想，明確目標，每周我們會舉行一次項目例會，由項目組成員全體參與，主要是檢查項目計劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實糾偏措施。每日會舉行一次項目評審會議，主要目的是總結(jié)上階段工作，布置下階段任務(wù)，在該項目結(jié)束后，我們召開項目總結(jié)大會，發(fā)起人老總，各部門經(jīng)理，項目組全體成員都參與，主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗，檢討教訓，論功行賞，項目運行一段時間后，我們還召開了后評價會議。由很多專家參與，主要是學習和反饋，對項目進行總結(jié)，在開會之前，我們都確定了會議的日程，議題，參與人，地點等。并提前通知與會者。同時控制會議的規(guī)模。僅邀請必需人員參加，并要求按時開會，按時結(jié)束，制定防止開會遲到，早退的制度。在會議上不允許討論與會議議題無關(guān)的話題，在會議也要聽取不同的觀點和意見。

重新回顧該項目開發(fā)過程，項目組成員常常因為技術(shù)問題而爭論，當發(fā)生沖突，在解決沖突方向時，我們?nèi)耘f處理地不夠好，技能欠缺，在今天的開發(fā)中，我會不斷的努力和改進。