趙亮

對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的管理工作非常重要。對(duì)內(nèi)可以作為企業(yè)管理人員了解企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r、及時(shí)調(diào)整發(fā)展策略的依據(jù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供準(zhǔn)確的資料依據(jù)；對(duì)外則可以使企業(yè)的發(fā)展情況及經(jīng)營(yíng)成果得到社會(huì)各界的認(rèn)可，從而加強(qiáng)企業(yè)與社會(huì)各方的合作。企業(yè)的順利發(fā)展是離不開檔案管理工作的，所以，要充分發(fā)揮檔案在企業(yè)中的重要作用，就必須采取正確的措施，使之系統(tǒng)化和規(guī)范化。

一、全員參與，過(guò)程管理是做好企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的保障

全員參與，過(guò)程管理是檔案規(guī)范化管理中的一個(gè)重要方面。檔案工作涉及到企業(yè)的方方面面，文件在形成、流轉(zhuǎn)、辦理、整理、歸檔的過(guò)程中也會(huì)涉及到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。比如，企業(yè)一個(gè)項(xiàng)目的文件，它的形成從項(xiàng)目的立項(xiàng)、調(diào)研到預(yù)算、招標(biāo)再到最后的實(shí)施，可以說(shuō)涉及到了這個(gè)項(xiàng)目的全部階段。因此，要把檔案意識(shí)貫徹落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)中去，實(shí)行部門立卷責(zé)任制，堅(jiān)持“誰(shuí)立檔誰(shuí)整理”的原則，各司其職。全員參與，這樣才能使企業(yè)的檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化。

二、完善制度，健全機(jī)制是企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的根本

企業(yè)應(yīng)該及時(shí)成立相關(guān)的檔案管理評(píng)估工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)檔案的管理情況進(jìn)行有效的監(jiān)管和評(píng)估。要根據(jù)本單位的具體情況實(shí)施并修訂符合本單位實(shí)際的檔案管理規(guī)范機(jī)制，如要健全《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和保管期限》、《檔案管理應(yīng)急預(yù)案》等方面的制度。此外，企業(yè)每年還應(yīng)將檔案工作列入到本年度的發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃中去，不斷完善并健全檔案工作的管理體系，確保檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、管理職責(zé)和工作職責(zé)都能分級(jí)分層落實(shí)到位，這將會(huì)對(duì)檔案工作的規(guī)范化管理提供切實(shí)的保障。

三、常態(tài)化管理，規(guī)范化實(shí)施是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)

檔案工作是一個(gè)企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，有著不可或缺的意義，應(yīng)該采取常態(tài)化的方式開展。

1、對(duì)各種檔案要及時(shí)歸檔，確保檔案的完整性。各種類別和載體的檔案都要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔，要按照《歸檔文件整理規(guī)則》做好檔案的系統(tǒng)化管理，確保歸檔文件的準(zhǔn)確和完整。對(duì)到期的檔案要及時(shí)進(jìn)行鑒定，確保檔案利用的有效性。對(duì)已到保管期限的檔案要專人進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定后，仍需要保存的檔案要對(duì)其重新劃定保管期限，對(duì)那些到保管期限也沒(méi)有保存價(jià)值的檔案，要進(jìn)行登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)。對(duì)檔案的借閱，要完備手續(xù)。借閱檔案要按照規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)，要按時(shí)催促歸還。企業(yè)要根據(jù)每年的檔案借閱情況，編寫好檔案利用效果的登記。此外，檔案的收進(jìn)、轉(zhuǎn)出都要進(jìn)行登記，雙方當(dāng)面清點(diǎn)，辦理簽字手續(xù)。檔案室要保持干凈整潔，沒(méi)有雜物，室內(nèi)面積要能夠滿足檔案工作發(fā)展的需要，要留有足夠的存儲(chǔ)空間。檔案柜、檔案架的擺放要做到整齊有序，要擺放文件資料存放的示意圖，以方便查閱。應(yīng)在每年的年中和年末對(duì)所存放的檔案進(jìn)行全面的清查并及時(shí)建立清查記錄。

2、用“關(guān)鍵詞”的方式檢索檔案資料，以提高使用效率。

使用“關(guān)鍵詞”來(lái)代替“主題詞”，可以簡(jiǎn)化查找檔案的時(shí)間，提高使用效率，也就是說(shuō)通過(guò)從題名或文件主題中歸納出一些體現(xiàn)主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞，對(duì)其進(jìn)行標(biāo)識(shí)，等錄入計(jì)算機(jī)后就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行檢索處理。比如，有關(guān)廠房基礎(chǔ)建設(shè)的文件，有人將它的關(guān)鍵詞寫為“基本建設(shè)”，有人寫為“基建”，還有人寫成“廠房建設(shè)”，在通過(guò)計(jì)算機(jī)調(diào)控后可以把關(guān)鍵詞統(tǒng)一規(guī)范為“基建?！贝送?，計(jì)算機(jī)還有一項(xiàng)“活動(dòng)增加”的功能，可以利用這項(xiàng)功能將那些不規(guī)范的詞語(yǔ)和主題詞中詞義相近的進(jìn)行合并，這樣就解決了用手工標(biāo)識(shí)速度較慢的問(wèn)題，同時(shí)還解決了主題詞中的詞義含量的問(wèn)題。

3、實(shí)施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，就是說(shuō)那些歸檔的文件應(yīng)該要以本單位形成的文件為主，這是推進(jìn)檔案規(guī)范化管理中的重要一環(huán)。這里需要注意三個(gè)問(wèn)題：一是對(duì)文件歸檔的時(shí)間要把握準(zhǔn)確，進(jìn)行歸檔的文件必須是完成了現(xiàn)階段任務(wù)的，沒(méi)有完成的則不能立卷或歸檔，否則會(huì)造成檔案管理的混亂和無(wú)序。二是要明確文件歸檔的重點(diǎn)，對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分工，也就是說(shuō)要在實(shí)際工作中將文件和資料區(qū)分開來(lái)，尤其是要注意那些在內(nèi)容、形式和作用方面相似的文件資料，要堅(jiān)持具體問(wèn)題具體分析，從而減少檔案管理中的重復(fù)和冗余，提高檔案使用的效率。三是要有效地保證全宗檔案的完整性。在歸檔工作中要把握好重點(diǎn)，分清主次，保證不該歸檔的文件不要混入其中，該歸檔的文件要及時(shí)歸檔而不能散失。這就要求在歸檔立卷中，要將那些具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料放在一個(gè)卷中，以確保其對(duì)于同一問(wèn)題處理的全部來(lái)龍去脈過(guò)程的反映，保證同一問(wèn)題的完整性，這樣文件歸檔后既完整又有序，可以為檔案管理的規(guī)范化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、網(wǎng)絡(luò)化和信息化技術(shù)是實(shí)施企業(yè)檔案管理工作的有效手段

現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)技術(shù)已普遍應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理中也需要把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到日常的每個(gè)環(huán)節(jié)中，這樣才能夠更好的提高效率，使得工作的開展越來(lái)越便捷。例如，檔案管理中在進(jìn)行打印文件時(shí)，計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)生成一個(gè)序列，按照這個(gè)自動(dòng)生成的序列進(jìn)行打印就會(huì)大大的減少文件歸檔的工作量，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，能夠有效減少人員的工作量，大幅度提升工作效率。

在大多數(shù)企業(yè)中，檔案管理人員通常還都是靠著一臺(tái)電腦和相關(guān)的軟件來(lái)完成工作，這樣的工作方式已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法滿足日益發(fā)展的社會(huì)對(duì)于檔案管理的要求。如果檔案管理手段落后，就會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)負(fù)面的影響，因?yàn)槟壳吧鐣?huì)的發(fā)展對(duì)檔案使用的需求正日益增加，落后的管理方式就無(wú)法滿足這種需求。在科技急速發(fā)展和普及的今天，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)對(duì)于檔案管理工作也已經(jīng)形成了很大的沖擊，這就要求在檔案管理工作中要改變以往落后的工作方式。在數(shù)字化的影響下，原來(lái)檔案的那種可視記錄的識(shí)別型正在被機(jī)器識(shí)別的代碼型也就是電子檔案所取代。而檔案管理的模式也正在發(fā)生著極大的改變，由最初傳統(tǒng)的手工模式轉(zhuǎn)變到單機(jī)數(shù)據(jù)管理的模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理的模式再到知識(shí)管理的模式，管理模式的這些變化必然要引起相關(guān)的管理程序和手段的轉(zhuǎn)變。因此，檔案管理人員就要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)的手工檔案的管理程序進(jìn)行必要的調(diào)整。在檔案整理過(guò)程中，管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代科技手段，增強(qiáng)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)，將自動(dòng)化和信息化的管理方式貫徹到檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效和精確。此外，還要加強(qiáng)對(duì)于電子文件的管理和研究，可以建立一些電子文件中心和電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)等使得檔案管理工作充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式。

實(shí)施檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化的前提就是要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能夠適應(yīng)新形勢(shì)的需要，為企業(yè)的檔案管理工作開創(chuàng)新的局面。規(guī)范化的檔案管理可以對(duì)檔案進(jìn)行切實(shí)有效的開發(fā)和使用，對(duì)提高企業(yè)的管理水平有著不容忽視的作用。我們要充分發(fā)揮企業(yè)自身的特點(diǎn)，不斷探索新的更優(yōu)秀的檔案管理模式為企業(yè)的健康持續(xù)的發(fā)展提供有效服務(wù)。

（作者單位：唐山曹妃甸實(shí)業(yè)港務(wù)有限公司）endprint