唐 燕，韓愛慶，翟 興

(北京中醫(yī)藥大學信息中心，北京 100029)

0 引言

在日常工作和生活中，隨著計算機的普及和各行各業(yè)信息化程度的不斷提高，經(jīng)常會有各種各樣的調查問卷電子文檔需要大家填寫，當調查問卷的主辦方收集到這些大量的文檔后，如何將有價值的信息從每個文檔中提取出來，并匯總在數(shù)據(jù)庫或電子表格中就變得非常重要;類似地，企事業(yè)單位的人事處、財務處、科研處等部門也經(jīng)常要求大家填寫各種給定格式的文檔，這些部門收集到員工們填寫的文檔后，也經(jīng)常需要從這些文檔中提取相關的信息并匯總統(tǒng)計數(shù)據(jù)。這樣的應用非常廣泛，也很普遍。然而，目前缺乏現(xiàn)成的工具或軟件去自動獲取收集到的文檔中的信息，往往都是靠手工完成的，效率非常低下，還很容易出錯。筆者在實際應用中，使用VBA編程，實現(xiàn)了將大量Word文檔中的信息快速自動讀取到Excel中的功能。

1 問題的描述

學校的人事處向全校教師下發(fā)了一份Word格式調查問卷，調查的內(nèi)容涉及教師的個人信息、參加項目、發(fā)表論文以及教學工作量的情況。調查問卷的部分內(nèi)容如圖1所示。

圖1 一份調查問卷的部分內(nèi)容

在這份調查問卷中，有文字描述也有很多張表格。人事處收集到所有教師填寫的Word文檔后，需要將每個人在這些文檔中填寫的個人信息、課題、論文等方面的情況匯總在一個數(shù)據(jù)庫或Excel電子表格中，以方便進一步統(tǒng)計分析。如果采用人工提取數(shù)據(jù)的方法，需要打開每份調查問卷，逐項復制，這樣，不但花費大量的時間，而且工作效率非常低下，并且操作者也會感到枯燥繁瑣，稍不留神，還很容易出錯。筆者采用的方法是在Excel中使用VBA編寫程序，自動掃描每份調查問卷文檔，在分秒間即可完成所有問卷的數(shù)據(jù)自動讀取。這種方法，節(jié)省了大量的人力和時間，效率很高，值得借鑒。

2 VBA技術

VBA(Visual Basic for Applications)是新一代標準宏語言，是基于Visual Basic for Windows發(fā)展而來的，是Visual Basic程序設計語言的子集。與VB不同的是VBA要求有一個宿主應用程序才能運行，比如Excel、Word等，不能用于創(chuàng)建獨立應用程序。正因為這樣，VBA在執(zhí)行過程中與宿主應用程序緊密結合，不需要運用其它工具即可創(chuàng)建功能強大的個性化桌面應用程序。和其它編程語言一樣，VBA中也有常用數(shù)據(jù)類型、結構體、數(shù)組、流程控制、函數(shù)等編程基本元素。在Word、Excel等Office軟件中都可以利用VBA進行二次開發(fā)，從而改進Office應用程序的功能，使得Office軟件能根據(jù)用戶的需求實現(xiàn)更多的功能。

3 基于VBA的解決方法

筆者在Excel中，使用VBA編程，將同一目錄下的所有Word文檔逐一打開，提取需要的信息，并將信息顯示在Excel中。通過程序自動讀取數(shù)據(jù)，可以快速將大量的Word文檔中的數(shù)據(jù)讀取并整合在Excel中。在Excel中，利用其強大的數(shù)據(jù)處理能力，可以進行進一步的數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計。

3.1 解決問題的思路

當收集到Word版本的調查問卷時，將所有的文檔放在同一個文件夾里。文件的組織如圖2所示。

圖2 Word文件組織結構

創(chuàng)建Excel文件，分多個Sheet存儲數(shù)據(jù)。根據(jù)Word文檔中不同主題的調查數(shù)據(jù)，創(chuàng)建不同的Sheet，并為每個Sheet創(chuàng)建由多個字段組成的表的基本結構。其中，字段需要從調查表中提取關鍵信息，一個Sheet中，可以有多個字段組成表頭。根據(jù)這份調查問卷的內(nèi)容，Excel文件的結構如圖3所示。

圖3 Excel文件的結構

在Excel中，添加按鈕，編寫按鈕的單擊事件，實現(xiàn)所有Word文檔的數(shù)據(jù)提取。

3.2 算法的描述

算法中將Word文檔中的內(nèi)容分成2個部分，一部分是以回車結束的各段的文本描述信息的讀取，另一部分是以表格形式展示的各張表格數(shù)據(jù)的讀取。算法中將文本描述信息放置在Excel中的第一個Sheet中，并命名為個人信息;其余各張表格的數(shù)據(jù)分別放在不同的Sheet中，分別命名為工作情況、項目情況、論文情況、教學工作量。

(1)定義字符串變量 strFileName=Dir(This-Workbook.Path ＆ "* .doc")，當 Len(strFileName)＞0時，進入循環(huán)。定義Word文檔obDoc=appWD.Documents.Open(ThisWorkbook.Path ＆ "" ＆ str-FileName)并獲得要打開的Word的文件名。

(2)文本描述信息行數(shù)i=1，當i≤5時，開始循環(huán)，strSel=obSel.Paragraphs(1).Range.Text選擇信息所在段落，strSel=Trim(Mid(strSel，InStr(strSel，":")+1))提取信息，sht.Cells(iRow，Chr(i+97))=strSel將信息寫入第一個Sheet中的單元格中。循環(huán)結束，文字描述信息部分提取完畢。

(3)Word文檔中的表格數(shù) iTableCount=1，當iTableCount≤obDoc.Tables.Count，遍歷 Word 中的所有表格。

(4)每張表格的行數(shù) i=2，當 i≤tbl.Rows.Count時，從第二行開始遍歷，如果 Len(Trim(tbl.Cell(i，1).Range.Text))＞2，則 tbl.Rows(i).Select選擇該行，obSel.Copy復制該行內(nèi)容，sht.Cells(iRow，"b").PasteSpecial Paste:=xlPasteValues將選中的內(nèi)容粘貼到Excel單元格中，iRow=iRow+1。返回第(4)步繼續(xù)循環(huán)，否則，當 i＞ tbl.Rows.Count時退出循環(huán)。

(5)返回第(3)步繼續(xù)循環(huán)，否則，當iTableCount＞obDoc.Tables.Count時，所有表格的內(nèi)容被讀出，循環(huán)結束。

(6)關閉當前的Word文檔，獲得下一個Word文檔名，返回第(1)步，繼續(xù)循環(huán)，否則，當 Len(str-FileName)=0時，結束循環(huán)。

3.3 算法實現(xiàn)及主程序

下面，通過對Excel中的讀取數(shù)據(jù)按鈕添加單擊事件，實現(xiàn)算法。具體代碼如下所示:

以上程序是針對圖1所示的調查問卷編寫的，要正常運行，必須在Excel中準備好Sheet名稱和每個Sheet中的表頭。如果調查問卷的形式、內(nèi)容發(fā)生了變化，需要修改程序中的Sheet名稱數(shù)組、個人信息數(shù)組和部分程序。在 Excel中還需要建立對應的Sheet和每個Sheet的表頭。也就是說，根據(jù)Word文檔的不同，只需稍作修改，程序即可適用。

4 結束語

本文介紹了VBA編程技術，并利用VBA技術解決在大量的調查問卷Word文檔中自動讀取數(shù)據(jù)到Excel文件的方法。這種方法可以用在其它類似的文檔統(tǒng)計分析中。擴展這項技術，也可以將Word格式文檔中的信息自動讀取數(shù)據(jù)到Access數(shù)據(jù)庫中。通過運行自動讀取程序，可以實現(xiàn)迅速自動獲取大量分散在各文件中的數(shù)據(jù)，極大地提高了相關領域的工作效率，有效地降低了工作強度，值得推廣。

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