楊潔文

航海業(yè)是反映國家綜合實力的重要產(chǎn)業(yè)，近年來隨著我國科技的不斷進步，經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，也帶動了航運業(yè)的迅猛發(fā)展，我國航運業(yè)正以自己獨有的姿態(tài)，在國際舞臺上掌握著更多的話語權(quán)。通過航運史我們看到，中國的航運業(yè)在經(jīng)歷了被世界影響和改變的過程后，正在影響和改變著世界，航運企業(yè)檔案對航運企業(yè)的發(fā)展有著不容忽視的作用。在當前國際經(jīng)濟環(huán)境嚴峻復雜和國內(nèi)經(jīng)濟增長總體放緩的情況下，航運企業(yè)要度過“低潮期”需要進一步培育和保持自身的核心競爭力，航運企業(yè)的檔案管理也需要相應調(diào)整和創(chuàng)新，運用科學的原則和方法管理檔案，為企業(yè)查證、參考、咨詢、決策等提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

一、個案分析

某企業(yè)是一家以航運為主業(yè)的跨地區(qū)、跨國、跨行業(yè)、跨所有制經(jīng)營的特大型綜合性企業(yè)集團。主營集裝箱、油品、散貨、旅客等運輸業(yè)務。境外下屬公司、代理、代表處超過100家，業(yè)務范圍已覆蓋全球100多個國家和地區(qū)。在推進企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中，該航運企業(yè)重新制訂和完善了檔案管理規(guī)范，建立了多全宗平臺的檔案管理系統(tǒng)，使企業(yè)檔案管理水平總體得到了進一步提升。目前該企業(yè)在上海地區(qū)的檔案管理采用屬地化模式，即總部及上海地區(qū)各公司檔案委托其上海一家一級子公司的檔案管理中心進行管理。

（一）檔案管理中心職責

該檔案管理中心作為屬地化檔案管理機構(gòu)，主要職責包括：

1.認真貫徹落實《檔案法》和該集團有關(guān)規(guī)定，負責制訂本公司檔案工作規(guī)章制度、做好檔案工作規(guī)劃和總結(jié)；

2.負責該企業(yè)集團總部機關(guān)及本公司各類檔案的管理工作；

3.負責集團上海地區(qū)各一級公司委托的檔案管理工作。根據(jù)該企業(yè)檔案委托管理收費辦法實行有償服務；

4.負責對本公司及基層各單位檔案的監(jiān)督、檢查和指導工作；

5.負責集團及本公司檔案管理系統(tǒng)建設。整合檔案資源、做好檔案開發(fā)利用工作。根據(jù)上級檔案館關(guān)于檔案移交的有關(guān)規(guī)定，定期移交永久性保管檔案；

6.負責檔案防護工作，確保檔案安全。會同有關(guān)單位和部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定，并予妥善處理；

7.負責本公司專、兼職檔案人員參加業(yè)務培訓工作。

（二）檔案管理新做法

從上述企業(yè)概況和檔案管理中心的工作職責可以看出，企業(yè)在檔案管理方面采用了以下新的做法：

1.企業(yè)檔案管理范圍擴大：一級子公司的檔案管理中心管理范圍從本企業(yè)擴大至上海區(qū)域。該集團下屬上海地區(qū)各一級公司的檔案資源最后都匯總到檔案管理中心，便于總部對檔案進行集中管理。檔案管理中心的業(yè)務量增大，軟硬件的要求也相應提高。

2.設立有償服務制：區(qū)域內(nèi)的其他一級子公司委托檔案中心管理檔案，須根據(jù)檔案數(shù)量和保管時間繳納費用。這一制度使檔案管理中心從一個完全依靠企業(yè)撥款的部門，轉(zhuǎn)型為向企業(yè)提交利潤的部門，更符合市場經(jīng)濟條件下的企業(yè)運營法則。

3.建立檔案管理系統(tǒng)：該集團建立了一套多全宗檔案管理系統(tǒng)，包含了集團總部以及下屬四個試點公司。系統(tǒng)的建立使得企業(yè)檔案管理更加有效、集中、統(tǒng)一，系統(tǒng)管理下的檔案整理還改革了傳統(tǒng)組卷模式，全面實行“一文一件”歸檔法和企業(yè)檔案“十大類”分類法，更好地貫徹落實國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》精神。

二、企業(yè)檔案管理新特點

企業(yè)檔案管理在新形勢下的任務，是要與現(xiàn)代企業(yè)制度不斷相適應，不斷求發(fā)展，更好地為企業(yè)管理各項工作服務。筆者從上述個案以及相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當前企業(yè)檔案管理在總體上表現(xiàn)出以下新特點：

（一）企業(yè)檔案管理的自主性。企業(yè)在經(jīng)營活動中主體地位的確定，相應決定了企業(yè)在檔案管理工作中的自主性。企業(yè)檔案工作不完全按照政府或檔案行政管理部門的統(tǒng)一要求進行，這一傾向在民營企業(yè)中表現(xiàn)尤為明顯。

（二）企業(yè)檔案管理模式的多元性。由于企業(yè)所有制、規(guī)模、技術(shù)水平等差異，企業(yè)檔案管理的觀念與方式上明顯表現(xiàn)出個性化特征，打破了傳統(tǒng)體制下千企一面的管理模式。

（三）企業(yè)建檔領(lǐng)域的動態(tài)性。傳統(tǒng)體制下企業(yè)生產(chǎn)活動相對穩(wěn)定，企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成基本上多年不變。現(xiàn)代企業(yè)制度的建立及市場競爭機制的形成，企業(yè)建檔領(lǐng)域不斷擴大，如企業(yè)董事會檔案、資產(chǎn)管理檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、人力資源管理檔案等，明顯表現(xiàn)出動態(tài)性特征。

（四）信息技術(shù)應用的廣泛性。企業(yè)信息化促進了檔案管理信息化，信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用無論是在廣度還是深度上，都呈現(xiàn)明顯的加快趨勢，在大型企業(yè)中的表現(xiàn)尤為明顯。

（五）重視檔案工作的效益性。企業(yè)經(jīng)營的自主性、營利性強化了檔案工作的成本、效益觀念。從整體上看，企業(yè)檔案工作的規(guī)模與企業(yè)需求間是動態(tài)平衡關(guān)系，而這一動態(tài)平衡的基礎是檔案工作成本與效益的平衡。

三、提高航運企業(yè)檔案管理水平的幾點建議

針對上述企業(yè)檔案管理新特點，本文對提高企業(yè)檔案管理水平提出以下建議：

（一）建設集中統(tǒng)一的檔案管理部門，加強企業(yè)檔案資源整合利用。

1.大型企業(yè)將分散的檔案部門撤銷合并，在一定區(qū)域內(nèi)形成一個專業(yè)檔案管理部門，有利于統(tǒng)一管理和降低成本。

大型企業(yè)檔案管理通常是由各個分公司自己負責本公司的檔案。檔案管理各自為政、水平參差不齊。建立統(tǒng)一的檔案管理部門，可以有效地防止這些情況發(fā)生，有利于集團自上而下形成標準化的檔案管理體系。而各個分公司也可以降低企業(yè)的人力和辦公成本，減輕工作負擔。

2.大型企業(yè)檔案集中管理模式有利于檔案資源的開發(fā)和利用。

大型企業(yè)檔案集中管理模式，使得檔案收集內(nèi)容變得廣泛，類型多樣化。區(qū)域內(nèi)的跨分公司檔案資源整合，減少了從底層收集的環(huán)節(jié)，更好地保證了檔案資源的完整性，也有助于檔案資源的開發(fā)和利用。

（二）建設與企業(yè)規(guī)模相適應的檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮信息化手段優(yōu)勢。endprint

1.選擇合適的系統(tǒng)建設方案

要根據(jù)企業(yè)自身的規(guī)模、組織架構(gòu)、資金、硬件配置等情況，選擇合適的系統(tǒng)建設方案。系統(tǒng)建設的模式通常有兩種：分布式系統(tǒng)建設和集中式系統(tǒng)建設。

（1）分布式系統(tǒng)建設：代表企業(yè)上海建工集團。在總公司部署一套檔案管理系統(tǒng)，通過內(nèi)網(wǎng)來管理總部檔案數(shù)據(jù)。下屬一級分公司獨立部署各自檔案系統(tǒng)?？偛亢头止靖髯曰ゲ桓缮?。此外，在總部再設置一個集中式檔案目錄中心。目錄中心能夠通過Web Service 接口或數(shù)據(jù)導入，收集總部及下屬一級公司數(shù)據(jù)，整合數(shù)據(jù)資源，最終提供整個集團的查詢利用服務。

（2）集中式系統(tǒng)建設：代表企業(yè)中國海運、 國家電網(wǎng)。在總部采用“物理集中、邏輯分離”的數(shù)據(jù)存儲策略，部署一套多全宗的管理系統(tǒng)。下屬分公司不再專門部署系統(tǒng)，而是通過專網(wǎng)統(tǒng)一登錄總部的檔案系統(tǒng)進入自己公司全宗進行檔案管理。下屬公司只能管理和查看本公司的檔案數(shù)據(jù)及開放檔案數(shù)據(jù)，跨權(quán)限的檔案查看需由公司進行審批?？偛颗c下屬單位在一個檔案系統(tǒng)中實現(xiàn)管理與共享。

2.實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與專業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接

要充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，必須對前期生成的文件進行管控。企業(yè)文件形成于生產(chǎn)活動的各個方面，要使檔案系統(tǒng)能夠發(fā)揮信息化管理的作用，必須實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與專業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接。如，將OA系統(tǒng)中辦結(jié)的文件通過數(shù)據(jù)接口，傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)內(nèi)進行收集、整理、歸檔。檔案系統(tǒng)作為文件辦結(jié)后的歸宿不僅僅是被動地接受，而是能夠?qū)A生成的文件提出要求，使文件在生成之初就能符合歸檔要求，實現(xiàn)，檔案系統(tǒng)對文件的前端控制。檔案系統(tǒng)與財務系統(tǒng)以及業(yè)務系統(tǒng)的對接，不僅便于檔案的收集完整性，拓展檔案的業(yè)務能力和多樣性，更讓檔案與公司的主營業(yè)務工作緊緊聯(lián)系在一起，滲入到企業(yè)工作的核心體系中。

3.紙質(zhì)檔案的數(shù)字化

對于企業(yè)以往形成的紙質(zhì)檔案進行整理，數(shù)字化是主要手段。數(shù)字化使企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案擺脫了地理位置的束縛，有利于檔案信息的利用和編研，更好地服務于企業(yè)的建設和發(fā)展。在實際工作當中，應作好統(tǒng)籌規(guī)劃，對企業(yè)“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，力爭做到數(shù)字化的企業(yè)檔案應該是高價值、高利用率、有序、標準、有特色的信息資源。

（三）檔案服務品牌意識建設

品牌是無形資產(chǎn)，品牌建設是企業(yè)發(fā)展的動力。企業(yè)有自己的品牌，但企業(yè)檔案工作因多在企業(yè)內(nèi)部，為所在企業(yè)服務，從而忽視了檔案服務品牌的建立。企業(yè)檔案工作作為一項服務性工作，也應當有品牌建設。企業(yè)檔案服務品牌的建立，可以從服務理念、硬件設施和專業(yè)人員三方面入手。

1.服務理念：企業(yè)是檔案部門的最大而且唯一的“顧客”。檔案部門面對企業(yè)各個部門和員工，應該考慮企業(yè)的整體利益，建立以企業(yè)為中心的觀念，將“以顧客為中心”作為一條紅線，貫穿于檔案管理的整個過程。

2.服務設施：要樹立起檔案服務的品牌，檔案庫房管理硬件設施必須嚴格按照國家標準，庫房的規(guī)格、溫濕度控制、“八防”措施等是否完善都影響到檔案的安全保管；利用網(wǎng)絡將檔案服務便及企業(yè)的各個角落，數(shù)據(jù)庫及軟件建設將為檔案服務提供便利。

3.專業(yè)人員：檔案人員的專業(yè)素質(zhì)直接體現(xiàn)在檔案工作的各個環(huán)節(jié)。應讓檔案人員了解企業(yè)文化和發(fā)展愿景，激發(fā)檔案員工對自己崗位的熱愛，將實現(xiàn)個人價值與企業(yè)目標結(jié)合在一起。應加強對檔案人員的專業(yè)技術(shù)能力，定時參加崗位培訓，培養(yǎng)一批有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、具備扎實檔案管理理論知識和運用現(xiàn)代化科技手段能力的檔案人才。

中國航運業(yè)在世界航運經(jīng)濟大的背景下既有著機遇，又面臨著挑戰(zhàn)。隨著中國經(jīng)濟實力的不斷提高，中國正在向世界強國邁進，中國航運對世界航運經(jīng)濟的影響越來越大，中國航運史的作用也越來越重要。航運企業(yè)的檔案管理在新形勢下，抓住發(fā)展機遇，以資源整合、信息化技術(shù)以及專業(yè)的品牌建設為抓手，建設適應航運公司業(yè)務特點的規(guī)范化、科學化的檔案體系、更有效地服務航運企業(yè)的發(fā)展，為中國航運業(yè)的騰飛夯實基礎，蓄力起航。endprint