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        青海省血站業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)初探

        2014-10-09 17:22:47陳曉霞
        中國經(jīng)貿(mào)導(dǎo)刊 2014年26期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化建設(shè)

        摘要:從血站業(yè)務(wù)檔案的特點出發(fā),闡述青海省血站業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,對青海省血站業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行分析,并從更新觀念,立足現(xiàn)實,明確目標(biāo),人才培養(yǎng),著眼推進(jìn)血站業(yè)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)的整體發(fā)展等方面提出了促進(jìn)青海省血站業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)思路。

        關(guān)鍵詞:血站業(yè)務(wù)檔案 信息化建設(shè)

        隨著衛(wèi)生部《血站管理辦法》、《血站質(zhì)量管理規(guī)范》和《血站實驗室管理規(guī)范》(以下簡稱“一法兩規(guī)”)等新規(guī)定的頒布實施,血站業(yè)務(wù)檔案工作已全面步入信息化健康發(fā)展軌道[1]。如何加強信息環(huán)境下血站業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作,是擺在青海省血站檔案工作者面前的重要課題,也是青海省各級血站工作者的重要職責(zé)之一。

        一、青海省血站業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

        (一)基本情況

        青海省血液中心建于2000年,全省六州兩市8個中心血站于2004年也先后成立,雖然青海省血站建站起步較晚,但在外省血站信息化建設(shè)大力推進(jìn)的形勢下,青海省血站檔案信息化建設(shè)是大勢所趨。在血站日常工作中,青海省各級血站檔案工作者更是達(dá)成了以血站檔案信息化為方向,以數(shù)字檔案室為目標(biāo),推進(jìn)血站檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展的共識[2]。青海省各級血站檔案工作的方式也發(fā)生了改變,逐步由保管型轉(zhuǎn)變成信息服務(wù)型,檔案管理也開始逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變,檔案利用服務(wù)也從傳統(tǒng)的面對面服務(wù)為主向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主轉(zhuǎn)變。

        (二)青海省血站業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

        1、血站業(yè)務(wù)檔案信息化專業(yè)人才稀缺

        專職專業(yè)檔案管理工作人員非常缺乏,是制約血站業(yè)務(wù)檔案信息化管理實施的主要原因之一。由于青海省血站成立較晚,各級血站均存在工作人員編制不足,從青海省9家血站檔案人員的實際情況來看,幾乎都是兼職做檔案管理工作,普遍缺乏系統(tǒng)的檔案與信息技術(shù)專業(yè)理論知識和技能,既熟悉檔案業(yè)務(wù)、又精通信息技術(shù)的人員就更是鳳毛麟角。

        2、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位

        (1)檔案保管場所不規(guī)范。青海省血站是在2000年利用國債項目資金在全省統(tǒng)一模式建立了9家血站。隨著青海省各級血站業(yè)務(wù)量不斷遞增,現(xiàn)有業(yè)務(wù)用房已不能滿足采供血業(yè)務(wù)的發(fā)展,各級血站基本都沒有專有檔案保管庫房,通常都由辦公室充當(dāng)。而作為檔案需長期或永久保存的特殊性,勢必對檔案庫房建筑如防潮、防火、防塵、防蟲、防盜等有較嚴(yán)格要求的同時還須考慮庫房的承重性。

        (2)檔案整理與利用過程中常用配套設(shè)施不齊全。血站檔案硬件設(shè)備主要指計算機、掃描儀、交換機、復(fù)印機等設(shè)備,軟件主要包括檔案管理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫及相關(guān)軟件和程序等[3]。據(jù)調(diào)查表明,青海省各級血站90%不僅沒有專業(yè)的檔案管理軟件,就連最基本的硬件設(shè)備也配備不全。絕大多數(shù)血站檔案管理人員及主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理認(rèn)為僅有幾臺電腦、有電子版及紙質(zhì)的材料,就算具備了檔案信息化管理的基本條件,存在這樣的誤區(qū)對于血站檔案工作今后的發(fā)展也只能是紙上談兵。

        (3)檔案信息化管理系統(tǒng)還未提到日程。青海省血站從2012年初已展開了省血液中心對8家中心血站“血液信息管理網(wǎng)絡(luò)”聯(lián)網(wǎng)工作,但這只集中在血站業(yè)務(wù)信息方面,對于血站檔案信息化管理還沒有實質(zhì)性進(jìn)展。

        二、對青海省血站業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的建議及措施

        (一)把血站檔案信息化建設(shè)納入血站業(yè)務(wù)建設(shè)總體規(guī)劃

        青海省血站檔案信息化建設(shè)必須圍繞血站整體發(fā)展的目標(biāo),按照“總體規(guī)劃,分布實施,重點突破,整體推進(jìn),邊建邊用,滾動發(fā)展”的思路,科學(xué)籌劃,抓好“三個結(jié)合”:

        1、抓好總體規(guī)劃與分布實施相結(jié)合

        將血站檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入血站發(fā)展建設(shè)的大框架中,確保血站檔案信息網(wǎng)絡(luò)能夠按照統(tǒng)一的技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組織建設(shè)。同時,要根據(jù)各級血站辦公自動化建設(shè)的基礎(chǔ)、人才技術(shù)和單位財力情況,合理制定各級血站檔案室信息化建設(shè)計劃,抓實分布組織實施工作,確保血站檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)、有序發(fā)展。

        2、抓好重點突破與整體推進(jìn)相結(jié)合

        血站檔案信息化建設(shè)作為一個系統(tǒng)工程不可能一蹴而就,必須抓住青海省血站檔案信息化建設(shè)中帶有基礎(chǔ)性的關(guān)鍵環(huán)節(jié),加大投入力度,以基礎(chǔ)的建設(shè)帶動檔案信息化建設(shè)的整體發(fā)展。當(dāng)前青海省血站綜合檔案室都應(yīng)把檔案工作局域網(wǎng)建設(shè)作為基礎(chǔ)工程,把血站信息化建設(shè)作為核心任務(wù),把檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)作為關(guān)鍵環(huán)節(jié)下功夫抓好、抓出成效。

        3、抓好邊建設(shè)邊使用相結(jié)合

        為更好地發(fā)揮血站檔案信息為采供血業(yè)務(wù)服務(wù),省血液中心在已擁有“血液信息管理網(wǎng)絡(luò)”成熟技術(shù)的基礎(chǔ)上,將帶頭建成檔案信息網(wǎng)絡(luò),使其盡快投入使用,及早發(fā)揮效益。同時,省血液中心還應(yīng)在技術(shù)層面進(jìn)一步帶動和加強基層血站檔案相關(guān)系統(tǒng)配套建設(shè),完善設(shè)施設(shè)備,開發(fā)應(yīng)用軟件,提高系統(tǒng)功能,推進(jìn)青海省各級血站檔案信息化建設(shè)水平不斷提高。

        (二)加強青海省血站檔案信息化管理運行機制的建立

        1、制定和完善相關(guān)管理體系

        血站檔案信息化管理不是一個單獨的個體,它的實現(xiàn)依賴于各部門之間的銜接和配合,因此,必須把血站全面實施質(zhì)量體系在血站檔案中的應(yīng)用作為工作的重點,注重強化各部門、各科室之間的銜接配合和相互監(jiān)督。

        2、制定和完善血站檔案信息安全保密管理規(guī)范

        血站業(yè)務(wù)檔案由于其特殊性,維護(hù)其安全更顯得尤為重要。維護(hù)檔案信息的安全,依靠要素有三:一是先進(jìn)的技術(shù),二是完善的制度,三是嚴(yán)格的管理。血站檔案信息化建設(shè)在重視開發(fā)和運用新技術(shù)的同時,要特別重視,加大血站檔案信息收集、歸檔和利用各個環(huán)節(jié)管理力度,切實提高血站檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)代化、科學(xué)化水平。

        3、服務(wù)利用是血站檔案信息化建設(shè)的最終目的

        血站業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的最終目的就是充分發(fā)揮檔案信息資源的利用效益,血站檔案信息化建設(shè)不能僅僅停留在建好、管好這個層面上,而應(yīng)把著力點放在服務(wù)上。血站檔案工作者應(yīng)主動了解血站建設(shè)對檔案信息的需求,積極為領(lǐng)導(dǎo)提供及時有效的信息服務(wù),努力尋求檔案管理效益、利用效益、服務(wù)效益的最大化。同時,血站檔案利用要加強血站檔案信息資源的開發(fā),抓緊搞好紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化工作,積極搜集整理各種電子文件,確保網(wǎng)上檔案信息的數(shù)量與質(zhì)量,為血站現(xiàn)代化建設(shè)提供更系統(tǒng)、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        (三)重視人才培養(yǎng),打牢血站檔案信息化建設(shè)的發(fā)展基礎(chǔ)

        1、建立一支高素質(zhì)的血站檔案信息化管理者隊伍

        血站檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的多樣化,也對檔案管理人員提出了更高的要求。只有不斷培養(yǎng)和提高血站檔案工作人員的思想素質(zhì)、文化素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì),加強檔案人員的職業(yè)道德,增強其愛崗敬業(yè)精神,使檔案人員在工作中做到安心、用心、盡心,爭當(dāng)精通本職的行家里手[4],才能使血站檔案信息化建設(shè)順利開展。

        2、實行全員培訓(xùn),積極培養(yǎng)既懂電子檔案又懂衛(wèi)生技術(shù)的復(fù)合型人才

        針對青海省血站檔案信息化建設(shè)高要求與當(dāng)前血站檔案干部隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不相適應(yīng)的實際情況,一方面立足血站工作實際,樹立血站檔案信息化的理念,全面加強對血站采供血各業(yè)務(wù)部門相關(guān)業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確錄入的全員培訓(xùn),切實做好血站檔案管理在職人員的“再培訓(xùn)”工作,掌握最新相關(guān)知識;另一方面把培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才作為檔案信息自動化管理發(fā)展的重中之重,只有重視既懂自動化管理、又通曉計算機及各種學(xué)科知識的高層次人才的需求和培養(yǎng),才能推進(jìn)血站檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。

        3、建立考核機制,重視血站人才培養(yǎng),做到獎懲分明

        青海省應(yīng)在已實施的《青海省血站等級評審辦法及評審標(biāo)準(zhǔn)》中加入對各級血站檔案信息化隊伍建設(shè)的考核機制,通過兩年一次的周期性評審考核,將此項評分標(biāo)準(zhǔn)作為血站等級評審的重點之一,對落實到位的血站進(jìn)行獎勵,對不按要求管理的血站,輸血協(xié)會與當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政部門將提出限期整改意見,視情況加強管理,使各級血站對檔案信息化工作及人才培養(yǎng)真正重視起來,做到獎罰分明。

        參考文獻(xiàn):

        [1]豐玲莉.檔案管理在采供血工作中的應(yīng)用[J].實用醫(yī)技雜志,2007(9)

        [2]王高英.獨立學(xué)院檔案信息化管理初探,辦公室業(yè)務(wù)[J].2013(2):116—117

        [3]李維娜,任民峰.對軍隊檔案信息化建設(shè)的思考[J],檔案學(xué)通訊.2010(5):59—61

        [4]張萌.淺談采供血工作檔案在輸血醫(yī)療糾紛中的作用和管理措施[J]. 中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2008(5)

        (陳曉霞,1962年生,四川省新津縣人,青海省血液中心綜合檔案室館員。研究方向:血站檔案管理)

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