云霄

摘要：目前，世界500強(qiáng)企業(yè)中有80%都在用ERP系統(tǒng)對(duì)人財(cái)物等資源進(jìn)行管理，該系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)是企業(yè)的核心經(jīng)營數(shù)據(jù)，迫切需要科學(xué)歸檔管理。國內(nèi)在ERP結(jié)構(gòu)化電子數(shù)據(jù)歸檔方面還沒有成熟的經(jīng)驗(yàn)可借鑒，本文介紹了大型企業(yè)ERP系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)歸檔的重要性和理論依據(jù)，并對(duì)歸檔方案和技術(shù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：ERP電子數(shù)據(jù)歸檔

ERP是企業(yè)資源計(jì)劃或稱企業(yè)資源規(guī)劃（Enterprise Resource Planning）的簡(jiǎn)稱，對(duì)企業(yè)所擁有的人、財(cái)、物、信息等綜合資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理。目前，世界500強(qiáng)企業(yè)中有80%都在用ERP系統(tǒng)作為其決策的工具。

多數(shù)大型企業(yè)都已形成以ERP系統(tǒng)為核心的經(jīng)營管理系統(tǒng)，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面的重要電子文件，幾乎都由ERP系統(tǒng)直接或間接產(chǎn)生。根據(jù)調(diào)查，某大型企業(yè)ERP系統(tǒng)直接產(chǎn)生的電子文件約占企業(yè)資源的30%-40%，每月的數(shù)據(jù)增長量達(dá)1.5TB，企業(yè)集中服務(wù)器每月增長近80GB，其中包含了應(yīng)長期保存的各類憑證、各類報(bào)表、各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、設(shè)備臺(tái)賬、資產(chǎn)臺(tái)賬、項(xiàng)目臺(tái)賬、物料臺(tái)賬、設(shè)備檢維修計(jì)劃及記錄、會(huì)計(jì)賬簿、生產(chǎn)版本、物料BOM、定額工藝路線等數(shù)據(jù)。

隨著ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的歸檔管理帶來了挑戰(zhàn)。由于系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)非常多，只能將少量的數(shù)據(jù)打印并歸檔到檔案部門，其他大部分?jǐn)?shù)據(jù)還保留在ERP系統(tǒng)中無法進(jìn)行歸檔，原本手工紙質(zhì)歸檔的模式受到很大沖擊。

一、ERP結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔的理論依據(jù)

電子文件真實(shí)性保障國際合作項(xiàng)目（InterPARES）的研究目標(biāo)是建立一套能夠確保數(shù)字文件能夠以準(zhǔn)確和可靠的方式生成，并且被形成單位或整個(gè)社會(huì)利用的過程中，真實(shí)性能得到維護(hù)，不受技術(shù)更新和載體耐性影響的理論和方法。InterPARES項(xiàng)目提出了兩個(gè)文件管理模型：一是基于生命周期理論的保管鏈模型，二是基于連續(xù)體理論的業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)文件管理模型[1]。

（一）文件生命周期的新概念：由于不能維持或保存電子文件本身，而只能保存重新生成他們的方法，所以形成單位為業(yè)務(wù)目的重新生成的電子文件應(yīng)視為形成單位的原件；保管單位為保管目的重新生成的電子文件應(yīng)視為文件形成單位的真實(shí)復(fù)件[2]。

（二）電子文件生命周期：以電子文件與文件重新生成者的關(guān)系來劃分，將電子文件的生命周期劃分為以下兩個(gè)階段：

第一階段，文件形成者的原件：形成者在正常業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的復(fù)件是原件并應(yīng)作為原件使用及處理；

第二階段，文件形成者的真實(shí)復(fù)件：保管者形成的復(fù)件不能作為原件，因?yàn)樾纬烧邚奈丛谛纬珊笫褂没蛘咛幚磉@些用于長期保存而不是形成者業(yè)務(wù)活動(dòng)的復(fù)件。

在ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔時(shí)，以長久保存為目的，按照生成文件的方法將其進(jìn)行重新生成操作，在這個(gè)過程中產(chǎn)生的電子文件可視為電子文件的復(fù)件，不能作為原件。但由于是真實(shí)遵循生成原件的方式而產(chǎn)生的電子文件，所以可視為原件的忠實(shí)復(fù)件，與原件具有相同的效力。

二、ERP歸檔集成方案分析

檔案管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口，ERP系統(tǒng)可通過數(shù)據(jù)交換接口，將需歸檔的數(shù)據(jù)文件成批次的推送至檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)檔案的收集整編流程，審批通過后成為正式檔案。ERP系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)交換接口，查詢以往推送的數(shù)據(jù)文件的歸檔狀態(tài)。

檔案管理系統(tǒng)集成架構(gòu)具體說明如下：

1.檔案系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成采用建立檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口的方式，以提供良好的可擴(kuò)展性、可重用性、可維護(hù)性和可管理性。

2.檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口提供與ERP系統(tǒng)的接口規(guī)范、統(tǒng)一模型、數(shù)據(jù)交換格式定義等。

3. ERP系統(tǒng)主動(dòng)調(diào)用檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口與檔案系統(tǒng)進(jìn)行交互，即采用推的方式將包含了元數(shù)據(jù)和電子原文的檔案數(shù)據(jù)主動(dòng)推送給檔案系統(tǒng)。

4.檔案系統(tǒng)對(duì)ERP系統(tǒng)推送過來的檔案數(shù)據(jù)不做二次加工，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和原始性。

5.檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口的日志與監(jiān)測(cè)通過檔案系統(tǒng)全局的日志與審計(jì)模塊統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)。

業(yè)務(wù)人員將需要打印的報(bào)表或憑證在ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成PDF文件。系統(tǒng)對(duì)生成結(jié)果進(jìn)行檢查，如不成功則重新生成PDF文件，如成功則PDF文件歸檔進(jìn)入檔案系統(tǒng)，由檔案人員完成相應(yīng)的檔案歸檔整理工作，并產(chǎn)生檔案歸檔確認(rèn)單。

利用ABAP開發(fā)平臺(tái)在ERP系統(tǒng)中開發(fā)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換接口，接口包括：檔案數(shù)據(jù)生成模塊、發(fā)送模塊、接口監(jiān)測(cè)分析模塊等。檔案數(shù)據(jù)生成模塊用于采集需要?dú)w檔的報(bào)表和憑證信息形成元數(shù)據(jù)和電子原文；檔案數(shù)據(jù)發(fā)送模塊主動(dòng)調(diào)用檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)交換接口，將檔案數(shù)據(jù)發(fā)送給檔案系統(tǒng)；接口監(jiān)測(cè)分析模塊用于對(duì)檔案系統(tǒng)接口進(jìn)行監(jiān)測(cè)，保證將檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地傳送給檔案系統(tǒng)。其中檔案數(shù)據(jù)發(fā)送模塊和接口監(jiān)測(cè)分析模塊屬于公共模塊；檔案數(shù)據(jù)生成模塊分布在各個(gè)需要?dú)w檔的報(bào)表或憑證的打印程序中。

對(duì)于ERP系統(tǒng)電子文件的歸檔采取ERP系統(tǒng)主動(dòng)將包含了元數(shù)據(jù)描述信息的電子文件主動(dòng)推送至檔案管理系統(tǒng)的模式。檔案管理系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送過來的歸檔數(shù)據(jù)不做二次加工處理，保證了歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和原始性，從而使歸檔的電子文件具有較高的可信度，達(dá)到了與歸檔紙質(zhì)文件同樣的憑證價(jià)值，同時(shí)也避免了ERP系統(tǒng)或者檔案系統(tǒng)在各自業(yè)務(wù)邏輯發(fā)生變化時(shí)相互影響的現(xiàn)象。

對(duì)于ERP系統(tǒng)電子文件歸檔，除了電子文件本身外，還包括了針對(duì)歸檔文件的描述性元數(shù)據(jù)信息。例如：文件名稱、密級(jí)、保管期限、歸屬單位、利潤中心、憑證類別、分類號(hào)等。

三、ERP系統(tǒng)主動(dòng)推送模式技術(shù)實(shí)現(xiàn)

ERP系統(tǒng)接口的主動(dòng)推送模塊主要完成如下兩個(gè)功能：

1.生成、上傳歸檔數(shù)據(jù)包。先由ERP系統(tǒng)歸檔程序?qū)I(yè)務(wù)憑證送到脫機(jī)服務(wù)器“打印池”中，再把憑證從“打印池”中取出來，生成PDF文件，將PDF文件上傳至接口平臺(tái)，同時(shí)創(chuàng)建PDF描述文件（XML格式）、上傳狀態(tài)標(biāo)記文件（TXT格式）上傳至接口平臺(tái)。

2.取回歸檔結(jié)果（后臺(tái)作業(yè)）。從接口平臺(tái)取回歸檔結(jié)果標(biāo)識(shí)，更新日志。其中包括兩個(gè)步驟：

第一步是ERP系統(tǒng)按照接口規(guī)范，生成相應(yīng)檔案文件（PDF）、歸檔文件屬性信息描述文件（XML）、上傳狀態(tài)標(biāo)記文件（TXT），然后在接口平臺(tái)（FTP服務(wù)器）指定路徑下創(chuàng)建一個(gè)名稱唯一歸檔文件夾，此名稱作為歸檔批次號(hào)，將生成的文件上傳至此唯一的歸檔文件夾，檔案系統(tǒng)的歸檔接口以一定的時(shí)間間隔來輪詢歸檔文件夾（將符合條件的批次歸檔）。

第二步是檔案系統(tǒng)將歸檔結(jié)果送到接口平臺(tái)。ERP系統(tǒng)（后臺(tái)作業(yè)）取回歸檔結(jié)果，更新到歸檔LOG中。

四、實(shí)施效果

1.工作實(shí)踐表明，該歸檔模式的方案探索和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的歸檔管理提出新的實(shí)現(xiàn)思路。實(shí)現(xiàn)了日記賬、明細(xì)賬、采購合同、出庫單、入庫單、集成憑證等多種類型的文件的在線歸檔，使其告別了手工整理錄入的繁重工作的歷史，有效提高了ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

2.通過通用格式轉(zhuǎn)換歸檔，在保證生成的電子檔案價(jià)值的同時(shí)，解決結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)識(shí)讀性低、系統(tǒng)依賴性強(qiáng)、交換共享困難的問題。是InterPARES理論成果在國內(nèi)歸檔管理方面首次實(shí)現(xiàn)，是對(duì)電子文件真實(shí)性保障研究方面的具體實(shí)踐，對(duì)電子文件的真實(shí)、可用等方面的規(guī)范建設(shè)提供了重要的參考價(jià)值，對(duì)于國內(nèi)ERP系統(tǒng)在線歸檔的研究方向，是較為可行的探索和實(shí)踐。

參考文獻(xiàn)：

[1]Luciana Duranti， ed. The Long-term Preserva？ tion of Authentic Electronic Records： Findings of the InterPARES Project（San Miniato： Archilab， 2005

[2]Luciana Duranti and Randy Preston， eds. Inter？ PARES 2： Interactive， Dynamic and Experiential Re？ cords （Roma： ANAI 2008）

作者單位：中國石油化工集團(tuán)公司