劉秀桂

(山東省萊州市第十三中學,山東萊州 261400)

中小學檔案管理存在的問題及解決對策

劉秀桂

(山東省萊州市第十三中學,山東萊州 261400)

隨著時代的不斷發(fā)展，社會的新鮮元素也不斷涌現(xiàn)出來，這使得檔案管理工作面臨更大的考驗。但是我國的中小學檔案管理普遍還處于傳統(tǒng)的管理模式，在檔案管理過程中還存在著一些問題，例如專門負責管理檔案的工作人員自身的素質較低；由于學校過于看重教育而忽略了檔案管理的重要性；對其管理所投入的資金較低，從而導致了檔案管理的發(fā)展一直停滯不前。所以，本文主要圍繞中小學檔案管理進行探究，通過對其中存在的問題進行了解，提出一些合理有效的解決策略，從自身著手，通過建立一個健全的檔案管理體系，不斷提升工作人員自身的專業(yè)素質，并加大對檔案管理的投資力度，從而保證檔案的高效管理。

中小學 檔案管理 問題 對策

1 中小學校檔案管理存在的問題

1.1 檔案工作職責不清

在一些中小學中學校不太重視檔案的管理,有的學校并沒有在檔案管理方面專門設置管理機構,更不用提專門負責管理檔案的工作人員了,學校的檔案并沒有進行專門的整理和歸納。由于學校對檔案的管理混亂,一些重要的檔案被分散拿走卻沒有進行登記,檔案很容易丟失,一旦丟失就很難進行查找,這些責任很難做到有人去負責,為學校造成很大的損失。

1.2 一些學校領導檔案意識淡薄

我國在教育方面仍然采用應試教育,學校和教師都一直認為成績至上,在中小學中,學校都十分重視教育任務,對于檔案管理工作一直被學校的領導忽略,有的學校都沒有將檔案管理工作納入到學校的重要議事范圍內。對于學校中一些計劃的制定、項目的考核檢查、工作總結等活動中很少會涉及到有關檔案管理的內容。由于學校的領導人不重視,對于檔案管理所需要的財力、物力以及人力都沒有得到有效的支持,一些學校在檔案管理過程中沒有設置專業(yè)的檔案管理人員,有的甚至沒有設置專門負責檔案的人員,檔案資料存放混亂,庫房臟亂。有些比較有價值的信息檔案都存放在個人的手中,導致存放比較分散,為今后的查找和使用帶來了不便。

1.3 檔案工作經費不足,管理手段落后

截止到目前為止,各別學校仍然沒有了解檔案管理的重要性,因此,檔案管理仍然不在學校預算的范圍之內。每個學校的教育經費都是有限的,一些縣級以及縣級以下的中小學中還要為學生和教師建設校舍、為教學購買教育器械。為校園繼續(xù)必要的建設和維護,使得學校附帶很多的欠款。尤其是一些偏遠的山村,教師的工資發(fā)放都非常困難,對于檔案管理這方面的花銷更是少之又少。學校不愿意在這方面進行費用的投資,使得在檔案管理的方式仍然處于落后的地位,給現(xiàn)代化教育的發(fā)展帶來了一定的阻礙。

1.4 檔案人員不穩(wěn)定,業(yè)力素質偏低

有些學校在檔案管理中并沒有將工作落到實處,檔案工作人員對于這個工作并沒有做到專心投入。另外由于工作人員會經常性的調動職務,使得工作人員很難對專業(yè)內容靈活掌握,經常會在檔案管理過程中出現(xiàn)錯誤,管理質量較差。

2 新時期加強中小學校檔案管理工作的對策.

2.1 加強檔案管理的領導,重視檔案法律法規(guī)宣傳,增強全體教職員工的檔案意識

在學校的管理過程中檔案管理是其中的非常重要的組成部分,為了做好檔案管理工作,首先學校的領導必須要高度重視其重要性。因此,單位的領導要對檔案的內容靈活掌握,經常性的對檔案管理工作進行查看、詢問或者是關心,從行動做起突出對檔案管理的重視度,為其他工作的正常進行奠定基礎。同時,還要將檔案管理工作納入到重要的一些議事日程之中,在學校的未來管理工作中將檔案管理作為一個重要的管理內容,在進行中小學的檔案管理時要與學校的教學任務同步,共同發(fā)展和進步。除此之外,學校還可以利用學習培訓、會議等各種形式對檔案管理進行宣傳,提高人們對于黨和國家相關規(guī)章制度的理解。同時,在宣傳過程中要將一些典型的實例結合起來,在了解檔案管理重要性的同時,還可以讓教職員們從思想上認識到檔案管理與我們的生活息息相關。只有這樣教職人員才能在教學過程中更加支持檔案管理工作的進行,有助于學校檔案管理的高效進行。

2.2 健全檔案管理的各項制度建設,保證材料收集完整,促進檔案工作規(guī)范管理

為了保證材料的完整性,首先要構建一個以科學為指導的檔案管理制度,隨著社會的不斷發(fā)展,要對新出現(xiàn)的一些元素進行更新和添加,對檔案管理模式進行不斷的完善,這同時也是規(guī)范檔案管理的重要舉措。因此,每個學校都要根據(jù)本學校自身的實際情況,對檔案進行分析,制定出一些合適的、科學有效的一個檔案管理系統(tǒng)。在這個體系中要重點對檔案管理方面的規(guī)章制度進行制定,對各個辦公室、各處室的檔案進行分類、歸納的管理,在分類管理時,要按照學校制定的檔案管理規(guī)定嚴格進行,同時對于檔案管理人員還要定期進行檔案知識、相關規(guī)定等專業(yè)方面的考核,也可將學校的檔案管理和教學管理進行同步的考核,這樣不但提高了檔案工作的地位,還能有效對檔案管理人員的工作進行規(guī)范,確保了檔案的完整性。為了構建完善的管理體系,將檔案管理規(guī)定以書面文件的形式分發(fā)到每一個部門、教育組及處室等手中,這不但強有力的對檔案的重要性進行了宣傳,還能夠有效樹立人們的檔案意識,在今后的檔案管理過程中使每個人積極配合,有利于工作的順利完成。除此之外,學校還要在規(guī)章制度中規(guī)定,如果對某一個課題進行研究時,課題組內必須有專門的人士對檔案負責,并對檔案及時的集中和上交,對檔案的整理歸納質量也作為成員最后考核的一個標準,這樣有利于檔案全面完整的收集,促進檔案管理制度的完善。

2.3 重視檔案的開發(fā)和利用,發(fā)揮檔案的社會效益

檔案管理的主要目的是為了給以后的運用提供便利,所以,在檔案管理過程中要提高管理人員的服務意識,在對檔案資源信息開發(fā)運用時要采用多渠道、多途徑的方式進行,這樣才能夠為學校在教學、研究以及教育活動等提供便利。同時,在檔案管理中要充分利用各種編研活動,并對檔案信息資源進行有規(guī)律、深層次的加工和歸納,根據(jù)這些信息編制一些專題匯編,使信息變得多層次、全方面,為使用者提供高效率的檔案。除此之外,學校可以充分利用人們對于檔案的反饋信息完善檔案管理體制,這樣有利于學校橫向之間的有效溝通,有利于檔案中的信息得到共享。在對檔案管理的過程中,學校的領導人要重視起其重要性,通過加強檔案管理不但能夠教師的工作帶來便利,還有助于教研活動的順利開展。通過對檔案進行開發(fā)和使用,還能夠在檔案的社會效益上發(fā)揮其積極的作用。

2.4 加強檔案管理人員的培訓,提高檔案管理人員素質

要提高檔案管理的質量,管理人員自身的專業(yè)素質是基礎的保障,因此,在檔案管理過程中要將管理人員素質的培養(yǎng)放在重點的位置上。在中小學中,學校對檔案管理人員的知識培訓和與教學知識同步進行,和普通的教學任務一樣,使檔案管理人員的專業(yè)素質得以提高。同時,學校還要時刻創(chuàng)造機會進行學習,可以為檔案管理人員開展一些外校檔案學習交流會或者是搭建一個有關于檔案的一些活動,調動這些工作人員的參與積極性。在參與過程中也要對每一個人員的表現(xiàn)進行評價和記錄,最后進行評比,對于表現(xiàn)良好的人員進行鼓勵表揚,并進行一些物質鼓勵,對于表現(xiàn)差的要進行一定的處罰,做到獎罰分明。利用多種多樣的活動來提高整體的檔案管理水平。通過對專業(yè)人員進行培訓,為學校組建一批專業(yè)技能過強、法律意識過硬、業(yè)務能力強、富有責任心的檔案管理隊伍。這些專業(yè)人員不但能夠對于檔案管理業(yè)務游刃有余,還要對于計算機、網絡的操作熟練精通,真正做到信息共享化的實現(xiàn)。

3 結語

在中小學中,提高學校的檔案管理,構建一個完善的校園檔案是至關重要的,這樣才能夠對學校進行公證的有效的評估,同時還能夠為瀏覽歷史資料、查找信息等活動時提供便利。因此,中小學有必要對檔案進行科學有效的管理。在管理過程中可以通過加強檔案管理的領導,重視檔案法律法規(guī)宣傳,從而增強全體教職員工的檔案意識;通過重視檔案的開發(fā)和利用,來全面發(fā)揮檔案的社會效益;同時還可以健全檔案管理的各項制度建設,保證材料收集完整。除此之外,還要加強檔案管理人員的知識培訓,提高檔案管理人員素質,并加大檔案管理經費投入,提升檔案室配備,從而實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

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劉秀桂(1967.11-),性別：女,籍貫：山東萊州,學歷：大學本科,職稱：檔案館員,研究方向：中小學檔案管理。