陳 瑤

（中石化中原油建工程有限公司，河南 濮陽(yáng)457000）

0 引言

隨著燃?xì)夤芫W(wǎng)在城市建設(shè)中的不斷擴(kuò)建延伸,形成的各種資料也越來(lái)越多,對(duì)燃?xì)夤こ虣n案管理工作要求也越來(lái)越高。長(zhǎng)期以來(lái),檔案管理工作的重要性沒(méi)有得到足夠的重視,檔案管理部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)存在脫節(jié)現(xiàn)象,各類(lèi)工程資料歸檔不及時(shí)或不完整,導(dǎo)致檔案資料殘缺不全,后續(xù)的檔案使用工作也十分困難。因此,筆者認(rèn)為，要意識(shí)到檔案管理工作的重要性,采取一定的措施和方法，對(duì)燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行管理。

1 工程項(xiàng)目檔案概述

項(xiàng)目檔案，指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。

工程項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“三同時(shí)”原則，在簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目檔案所包括的內(nèi)容、要求及各相關(guān)單位對(duì)項(xiàng)目檔案的職責(zé)；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件材料的收集、整理情況；在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)審查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件的歸檔情況。

2 燃?xì)夤こ虣n案管理內(nèi)容

燃?xì)夤こ虣n案管理是對(duì)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)檔案文件進(jìn)行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開(kāi)發(fā)的工作。一個(gè)現(xiàn)代化的燃?xì)馄髽I(yè)，對(duì)燃?xì)夤こ痰臋n案管理應(yīng)做到管理水平專(zhuān)業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃?xì)夤こ虣n案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。

3 燃?xì)夤こ虣n案管理方法

3.1 科學(xué)系統(tǒng)分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化管理

將檔案科學(xué)系統(tǒng)地分類(lèi)，是保證檔案系統(tǒng)后續(xù)整理、編排、使用及信息化管理的基礎(chǔ)。目前，企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)已從過(guò)去的文書(shū)檔案管理轉(zhuǎn)移到以燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)為主的科技工程檔案管理。

根據(jù)國(guó)家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類(lèi)大綱》，結(jié)合燃?xì)夤緳n案的自有特征，將燃?xì)夤こ虣n案分成以下四類(lèi)：天然氣工程建設(shè)類(lèi)、基建類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、科研類(lèi)。根據(jù)燃?xì)夤緲I(yè)務(wù)發(fā)展的重點(diǎn)，天然氣工程建設(shè)類(lèi)最為重要，包括分廠站建設(shè)類(lèi)(其中包括門(mén)站、儲(chǔ)配站、調(diào)壓站、加氣站建設(shè))及管道工程建設(shè)類(lèi)(其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶(hù)管道工程、民用管道工程及管網(wǎng)改造工程建設(shè))。實(shí)現(xiàn)這些分類(lèi)后，就可以有效地對(duì)工程檔案進(jìn)行后續(xù)的專(zhuān)業(yè)化管理。

3.2 編制檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

結(jié)合國(guó)家頒布的 《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)及住建部頒布的《城鎮(zhèn)燃?xì)廨斉涔こ淌┕ぜ膀?yàn)收規(guī)范》(CJJ33—2005)、《城鎮(zhèn)燃?xì)馐覂?nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》(CJJ94—2009)的標(biāo)準(zhǔn)要求，燃?xì)夤緫?yīng)結(jié)合公司實(shí)際情況，編制企業(yè)內(nèi)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)竣工資料中歸檔文件材料的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充，確定燃?xì)夤こ涛募臍w檔范圍，并對(duì)歸檔的文件質(zhì)量做出明確要求。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，力求做到歸檔的燃?xì)饨ㄔO(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、系統(tǒng)齊全，其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。

3.3 落實(shí)檔案規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度化管理

3.3.1 建立的規(guī)范化

企業(yè)歸檔制度的建立是確保公司的各類(lèi)文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。首先把文件材料的編制、累積、整理、歸檔作為實(shí)際工作貫徹到燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)管理中,然后再編制貫徹中的相關(guān)制度。它們與工程建設(shè)同步進(jìn)行，即“工程立項(xiàng)開(kāi)工與竣工資料收集同步；工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步”。只有把它納入到工程建設(shè)和管理的規(guī)章制度中，并使其規(guī)范化，才能為工程提供完整的竣工資料。

其次,把文件材料管理納入到設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責(zé)范圍內(nèi)，并納入到各工程計(jì)劃、施工技術(shù)、質(zhì)量管理的制度中。在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，文件材料是否完整、準(zhǔn)確、真實(shí)是工程技術(shù)監(jiān)督檢查、質(zhì)量檢查、管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證工程驗(yàn)收合格的重要因素。最后，把文件材料管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設(shè)計(jì)人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過(guò)程中各自所必須擔(dān)負(fù)的責(zé)任，并進(jìn)行考核。

3.3.2 管理的制度化

檔案的歸檔，移交，使用都應(yīng)有相應(yīng)的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工資料的歸檔控制：為確保已竣工的檔案資料按時(shí)歸檔，可制定財(cái)務(wù)部門(mén)必須在得到檔案室關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進(jìn)行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度，來(lái)保證工程檔案資料的完整及時(shí)歸檔。（2）檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門(mén)編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，一式兩份。（3）檔案的使用：在檔案利用過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度，認(rèn)真履行簽字手續(xù)。對(duì)涉及燃?xì)馄髽I(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)核心內(nèi)容的商業(yè)機(jī)密設(shè)置使用權(quán)限。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

為提高燃?xì)庠O(shè)施的監(jiān)控及管理水平，科學(xué)、準(zhǔn)確、有效地掌握燃?xì)夤芫W(wǎng)信息，可建立SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS燃?xì)夤芫W(wǎng)地理信息系統(tǒng)。檔案部門(mén)則根據(jù)實(shí)際情況,配置了主要以管理工程建設(shè)檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)以上定位系統(tǒng)收集到相關(guān)數(shù)據(jù)并移交檔案管理，定期對(duì)移交到城建檔案館的管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤(pán)更新處理。對(duì)已竣工的燃?xì)夤こ虣n案，利用檔案管理系統(tǒng)軟件對(duì)歸本單位保管的燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行微機(jī)管理，并對(duì)全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過(guò)導(dǎo)入、掃描、攝影等數(shù)碼技術(shù)將一些重要文件的內(nèi)容通過(guò)系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。為使燃?xì)夤こ虣n案管理更有序、查詢(xún)更方便及時(shí)，提高查全率和查準(zhǔn)率，應(yīng)合理認(rèn)真使用檔案管理軟件。

3.5 加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)檔案人員多元化管理

天然氣是一種易燃易爆產(chǎn)品，而燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)做為一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的建設(shè)項(xiàng)目工程，不僅要求燃?xì)庑袠I(yè)的檔案人員必須掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的操作技能，而且要有燃?xì)夥矫娴膶?zhuān)業(yè)知識(shí)。從而使燃?xì)庑袠I(yè)檔案人員在對(duì)燃?xì)夤こ涛募牧闲纬蛇^(guò)程中的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理有的放矢、有理有據(jù)。

為了適應(yīng)新形勢(shì)和新技術(shù)對(duì)檔案工作的要求，促進(jìn)城建檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)落實(shí)住建部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等法律法規(guī)，檔案部門(mén)、施工部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)、工程管理部門(mén)的相關(guān)人員參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理的培訓(xùn)。通過(guò)學(xué)習(xí)，使相關(guān)部門(mén)的技術(shù)人員了解了從工程的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內(nèi)容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員在工作中的脫節(jié)，造成工程管理與資料管理互相推托的現(xiàn)象。實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的多元化發(fā)展,可以提高工程檔案管理水平，確保燃?xì)夤こ虣n案的歸檔質(zhì)量。

3.6 積極提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人性化管理

燃?xì)夤こ虣n案的形成完善是檔案工作者人員不斷努力的結(jié)果，做好燃?xì)夤こ虣n案資料的收集、整理、歸檔、保存,是為了充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，可以快速便捷地提供給燃?xì)夤ぷ髡呤褂茫瑱n案管理工作人員應(yīng)根據(jù)燃?xì)夤緦?shí)際情況，為工程服務(wù)時(shí)靈活應(yīng)對(duì)，為更好地為公司的建設(shè)服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)燃?xì)鈴S的工程檔案管理中，應(yīng)做到管理水平專(zhuān)業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃?xì)夤こ虣n案信息得到充分利用,實(shí)現(xiàn)檔案管理為燃?xì)夤竟こ坦ぷ鞣?wù)的根本目的。

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