嚴(yán)華李江

（上海電力學(xué)院，中國 上海 200090）

一個學(xué)校的各項活動必定是圍繞著教學(xué)而展開的，其中教學(xué)檔案作為教學(xué)活動的原始記錄，客觀地記錄了教學(xué)活動的各項環(huán)節(jié)，保留著教學(xué)各個進(jìn)程的真實(shí)情況。如何提高二級學(xué)院教學(xué)檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，是二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作中的一個重要課題。

1 二級學(xué)院加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的重要性

1.1 規(guī)范的教學(xué)檔案管理有助于提高教學(xué)管理水平

教學(xué)管理水平的提高，在很大程度上要依靠教學(xué)檔案來提供依據(jù)，通過對教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、預(yù)測，從宏觀上可以明確學(xué)校的發(fā)展方向，制定教學(xué)計劃，更好地安排師資，并可根據(jù)實(shí)際需要制定短期規(guī)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃。

1．2 規(guī)范的教學(xué)檔案管理有助于提高教學(xué)質(zhì)量

學(xué)校的主要任務(wù)是教書育人，如何提高教學(xué)質(zhì)量始終是教學(xué)過程的根本，有完整的教學(xué)檔案就意味著有了眾多的經(jīng)驗累積，在此基礎(chǔ)上不斷加以完善和提高，便可以為以后教學(xué)活動提供有益的參考，為有效提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)。倘若沒有規(guī)范的管理教學(xué)資料，老師們便無從查閱，無法參照，更談不上經(jīng)驗的積累，教學(xué)質(zhì)量的提高。

1．3 規(guī)范的教學(xué)檔案管理是教學(xué)工作評價的重要依據(jù)

對二級學(xué)院進(jìn)行評估，教學(xué)工作的評價是其最重要的方面。其中三個方面的評價，如教學(xué)管理、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)效果，是需要直接查看教學(xué)檔案的，其考核是以教學(xué)檔案為依據(jù)的。 如要評價整個學(xué)校的教學(xué)管理工作的水平與質(zhì)量，可以通過查看教學(xué)管理文件、條例和制度，以及教學(xué)計劃的執(zhí)行與修訂情況，考試的組織管理與違紀(jì)處理情況。這就需要在進(jìn)行教學(xué)的過程中，要建立健全教學(xué)管理檔案。

2 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理意識淡薄，管理制度不健全

二級學(xué)院是從事教學(xué)活動的一線教學(xué)單位，承擔(dān)著艱巨的教學(xué)任務(wù)。從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教師更是始終把教學(xué)工作放在最為突出的位置。但對教學(xué)檔案管理工作仍缺乏足夠的重視，重教學(xué)輕檔案的現(xiàn)象仍然普遍存在。二級學(xué)院檔案建設(shè)起步較晚，學(xué)校檔案館和教務(wù)部門在宏觀層面制定了教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，但針對二級學(xué)院的制度建設(shè)較少，造成了在實(shí)際檔案管理的過程中，由于各院系自身特點(diǎn)的不同，教學(xué)檔案不齊全、不規(guī)范、不完整的情況很多。

2．2 檔案材料管理不規(guī)范，收集不齊全

一方面，各二級學(xué)院基本不設(shè)專職教學(xué)檔案管理人員，一般是由教務(wù)員兼任檔案管理員，他們都沒有受過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，主要精力也很少花在收集和整理教學(xué)檔案上。因此，各學(xué)院教學(xué)檔案管理工作基本上停留在應(yīng)付了事的狀態(tài)上，管理不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴(yán)重。另一方面，教師教學(xué)任務(wù)重，往往對教學(xué)檔案材料草草應(yīng)付，疏于整理，有的檔案材料無落款、無日期、無單位蓋章，造成檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高，甚至不少教學(xué)檔案在個人手中沒有及時上交歸檔。

2．3 管理技術(shù)落后，管理條件參差不齊

二級學(xué)院教學(xué)檔案管理由于缺少人員、經(jīng)費(fèi)、場所，導(dǎo)致管理手段較為單一，大多數(shù)學(xué)院教學(xué)檔案仍然以紙質(zhì)文檔為主，以手工管理為主要方式，信息化管理手段運(yùn)用不足。在管理條件上，大多數(shù)普通院校對學(xué)院教學(xué)檔案管理投入不足，沒有為學(xué)院配備專門存放教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化庫房。甚至條件不足的學(xué)院將檔案存放在學(xué)院教學(xué)秘書辦公的場所，教學(xué)檔案管理環(huán)境較差，嚴(yán)重影響教學(xué)檔案管理質(zhì)量。

2．4 教學(xué)檔案信息資源缺乏充分的開發(fā)和利用

目前，大部分二級學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理程度不高。受傳統(tǒng)教學(xué)模式的影響，二級學(xué)院的教學(xué)檔案還以紙質(zhì)材料為主，管理手段比較落后，檔案查找主要靠人工進(jìn)行，沒有檔案管理系統(tǒng)輔助，檔案編研利用更是無從談起。大多數(shù)教學(xué)檔案基本上處于、束之高閣、的狀態(tài)，除了應(yīng)對教學(xué)評估和學(xué)校教務(wù)部門的教學(xué)檢查之外，基本上無人問津。此外，由于對教學(xué)日常材料的管理存在不系統(tǒng)、不齊全等問題，導(dǎo)致高校內(nèi)部各系、部之間難以進(jìn)行檔案資料的交流和溝通，從而使得高校教學(xué)檔案難以實(shí)現(xiàn)信息資源方面的共享。

3 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的新模式

3.1 采用過程管理的縱向方式的分類管理

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理大都是采用了橫向分類的方式來進(jìn)行，以檔案的性質(zhì)、特征、作用等，進(jìn)行整理存檔。這種分類管理方式凸顯了不同類型教學(xué)檔案之間的區(qū)別，有助于檔案的分類管理和特色檔案建設(shè)，也有利于開展專項教學(xué)督查。但這種模式忽視了教學(xué)檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性，不能體現(xiàn)教學(xué)檔案的內(nèi)在有機(jī)統(tǒng)一。因此，可以采用過程管理的方式，從縱向的角度來加強(qiáng)教學(xué)過程檔案的建設(shè)，真實(shí)反映教學(xué)的實(shí)際過程。然后，輔之以橫向分類，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的內(nèi)在連續(xù)性，又不忽視不同教學(xué)檔案的特點(diǎn)和作用，切實(shí)提高教學(xué)檔案建設(shè)的質(zhì)量，以更加清晰和流暢的方式來構(gòu)建教學(xué)檔案體系。

3．2 貫徹以人為本為基本理念的管理思路

教學(xué)檔案管理的思路，應(yīng)該貫徹以人為本的理念，真正從師生和教學(xué)活動本身出發(fā)，依靠師生，服務(wù)師生。在教學(xué)檔案管理中，要注意發(fā)揮師生的主觀能動性，讓一線教師和學(xué)生參與到教學(xué)檔案建設(shè)中去，并及時肯定師生在教學(xué)檔案管理中的積極作用，幫助他們形成檔案意識，主動形成并完善教學(xué)檔案材料。同時也要做好服務(wù)工作，將教學(xué)檔案建設(shè)的作用發(fā)揮到實(shí)處，為師生員工提供人性化的檔案服務(wù)，增強(qiáng)大家對教學(xué)檔案管理的信任與信心，有力地提高教學(xué)檔案管理的水平和質(zhì)量。

3．3 應(yīng)用依托網(wǎng)絡(luò)信息平臺的管理技術(shù)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，自動化辦公和網(wǎng)絡(luò)化辦公已經(jīng)被普遍采用，教學(xué)檔案管理的信息化也提上了日程，甚至也有高校提出了無紙化辦公的設(shè)想。但實(shí)際上，紙質(zhì)教學(xué)檔案仍然是高校教學(xué)檔案管理的基本形式。因此，在教學(xué)檔案的管理技術(shù)上，在不忽視部分紙質(zhì)檔案必要性的基礎(chǔ)上，我們要充分利用科技發(fā)展帶來的技術(shù)創(chuàng)新，牢牢把握教育現(xiàn)代化的機(jī)遇，構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)和信息存儲技術(shù)為基礎(chǔ)的自動化辦公和教學(xué)檔案管理平臺，盡量減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量和種類，并以技術(shù)手段保障網(wǎng)絡(luò)教學(xué)檔案的真實(shí)性、科學(xué)性、權(quán)威性和安全性，不斷提高教學(xué)檔案管理和傳輸利用的速度和效果。

3．4 構(gòu)建具有協(xié)調(diào)機(jī)制的多級管理機(jī)構(gòu)

在學(xué)校教學(xué)檔案管理的層次上，注意部門和機(jī)構(gòu)之間分工與協(xié)調(diào)，以教務(wù)管理部門為中心，把握教學(xué)過程的全局，從宏觀的角度做好教學(xué)檔案的建設(shè)和管理。同時，學(xué)校要重心下移，將教學(xué)檔案建設(shè)和管理的重點(diǎn)落實(shí)到院系二級機(jī)構(gòu)這個層次，充分發(fā)揮二級機(jī)構(gòu)在高校教學(xué)檔案建設(shè)中的中堅作用。院系教學(xué)檔案管理要緊緊圍繞教學(xué)質(zhì)量提升為目的，充分發(fā)揮教研室和骨干教師的主觀能動性，做好基本教學(xué)檔案的建設(shè)，為教學(xué)檔案管理水平的提升奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。各級教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)，要注意溝通和協(xié)作，避免教學(xué)檔案的重復(fù)建設(shè)和因理解有誤而造成的錯誤建設(shè)，從而提高教學(xué)檔案建設(shè)的質(zhì)量和利用效率。

［1］黃健.高等學(xué)校教學(xué)檔案收集問題思考[J].檔案管理,2012(3).

［2］張芳林.論高校教學(xué)檔案的保全與整理[J].安康學(xué)院學(xué)報,2008(10).