郭桂玲

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐過程中形成的具有保存價值的各種不同載體的文件材料。教學(xué)檔案是職業(yè)院校檔案的重要組成部分，是檔案工作的主體、核心和重點(diǎn)。科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案，真實(shí)地記載著教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果，是衡量教學(xué)工作管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)尺，是指導(dǎo)教學(xué)工作、改進(jìn)教學(xué)方法、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的重要信息資源，同時也是事后查證、研究和處理教學(xué)問題的依據(jù)。尤其是在職業(yè)技術(shù)教育各級各類教育教學(xué)評估中，教學(xué)檔案是支撐整個評估指標(biāo)體系的主要佐證材料，起著無可替代的憑證作用。如何根據(jù)教學(xué)規(guī)律和教學(xué)工作需要，結(jié)合職業(yè)技術(shù)教育自身的特點(diǎn)，探索行之有效的教學(xué)檔案管理方法，對于教學(xué)管理工作以及檔案管理工作都具有十分重要的意義。

一、教學(xué)檔案的收集

教學(xué)檔案的收集工作是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。沒有及時、準(zhǔn)確、完整的材料收集，教學(xué)檔案管理就成了無源之水，無本之木。做好收集工作，一是要建立健全檔案管理的規(guī)章制度，明確各級管理人員的工作職責(zé)，明確教學(xué)檔案的收集范圍，明確檔案材料的級別與類別；二是要加強(qiáng)教學(xué)檔案重要性的宣傳，提高全員檔案意識，使教學(xué)檔案的積累、利用成為師生的自覺行為；三是要加強(qiáng)各方面的溝通，保證收集渠道的暢通；四是要遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，定期收集和日常收集相結(jié)合，集中收集和查漏補(bǔ)缺相結(jié)合，確保收集的材料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、齊全。例如，在按照教學(xué)檔案歸檔范圍廣泛收集的同時，要重視對體現(xiàn)教學(xué)特色的名師教學(xué)材料、體現(xiàn)辦學(xué)特色的實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)材料、重要教學(xué)影像材料、多媒體教學(xué)材料等進(jìn)行重點(diǎn)收集；在每學(xué)期末進(jìn)行定期收集的同時，要重視在日常教學(xué)管理過程中專項工作結(jié)束時，如新生登記、教學(xué)檢查評比、教學(xué)改革等材料及時進(jìn)行收集；在教學(xué)檔案利用、移交時，及時發(fā)現(xiàn)缺漏，補(bǔ)齊材料。

二、教學(xué)檔案的整理

教學(xué)檔案整理就是通過分類、組合、排列、編號、編目等工作程序，以“件”為單位，將處于雜亂無章的材料進(jìn)行條理化、系統(tǒng)化，組成有序體系的過程。它是教學(xué)檔案管理各工作環(huán)節(jié)中的重點(diǎn)。教學(xué)檔案整理工作不僅是一項復(fù)雜細(xì)致的工作，同時也是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作。做好這項工作，一方面要對本校的教學(xué)主旨、教學(xué)管理制度、教學(xué)組織過程、教學(xué)活動流程等情況有全面、清晰、準(zhǔn)確的認(rèn)識和把握，了解其形成規(guī)律，清楚其產(chǎn)生過程，明白各材料之間的有機(jī)聯(lián)系，明確歸檔范圍，從而確保教學(xué)檔案材料能夠客觀真實(shí)地反映教學(xué)管理和教學(xué)活動的全過程，反映教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量；另一方面要熟練掌握教學(xué)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，確保教學(xué)檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性。例如，教學(xué)文件材料如何分類、案卷標(biāo)題如何擬寫、卷內(nèi)文件如何排序、文件材料的質(zhì)量要求等。教學(xué)文件材料只有經(jīng)過了嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、細(xì)心的整理，才能為教學(xué)管理提供高質(zhì)量的服務(wù)。

三、教學(xué)檔案的管理方式與利用

1.分級管理和分類管理相結(jié)合，是目前職業(yè)技術(shù)院校教學(xué)檔案管理采用的普遍方式。

分級管理，就是根據(jù)行政管理層次的劃分，在綜合檔案室統(tǒng)一管理的情況下，在教務(wù)處設(shè)立教學(xué)檔案管理部門，對教學(xué)檔案實(shí)行校、處兩級管理。綜合檔案室制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，對教學(xué)檔案的立卷歸檔原則、歸檔要求、歸檔范圍、保管期限及歸檔流程等做出明確的規(guī)定。凡是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐過程中形成的對工作有永久或長期保存價值的文件材料，由文件形成單位立卷整理后，定期向綜合檔案室移交。綜合檔案室集中統(tǒng)一、分門別類進(jìn)行保管和利用。凡是教務(wù)處及各專業(yè)系（部）在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對教務(wù)處、各專業(yè)系（部）工作有保存價值的文件材料，由教務(wù)處集中統(tǒng)一保管和利用。分類管理，就是根據(jù)檔案管理對象的特點(diǎn)，將教學(xué)檔案分門別類進(jìn)行管理，一般分為以下幾類：一是綜合管理類，主要包括上級主管教育部門下發(fā)的指導(dǎo)性、指令性文件，教育教學(xué)工作規(guī)劃、總結(jié)，教學(xué)質(zhì)量評估材料，規(guī)章制度，會議記錄，統(tǒng)計報表等；二是學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類，主要包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科及專業(yè)建設(shè)論證審定材料，實(shí)驗(yàn)室、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)場建設(shè)材料等；三是招生與就業(yè)類，主要包括招生計劃、總結(jié)，新生錄取材料及新生名冊，畢業(yè)生就業(yè)去向統(tǒng)計、就業(yè)總結(jié)，畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料等；四是學(xué)生學(xué)籍類，主要包括在校生花名冊、學(xué)籍變更材料、學(xué)生成績總冊、學(xué)生獎懲材料等；五是課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)類，主要包括各專業(yè)教學(xué)大綱、教學(xué)計劃，各級各類教育教學(xué)評比、競賽材料，實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)計劃、總結(jié)等；六是教材建設(shè)，主要包括自編、主編的教材及教學(xué)參考書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題集等。從教務(wù)處教學(xué)檔案管理看，主要是各專業(yè)學(xué)期授課計劃、教學(xué)工作進(jìn)程安排、課程安排、教師任課安排、教案、評教評學(xué)材料，教師工作量登記、試卷及分析等。處級教學(xué)檔案可不分類，按條目進(jìn)行管理。

采用分級管理與分類管理相結(jié)合的管理模式，不僅有利于教學(xué)檔案的利用，而且緩解了案卷數(shù)量增加對檔案庫房的壓力，優(yōu)化了檔案的室藏內(nèi)容。

2.網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)管理，是職業(yè)技術(shù)院校教學(xué)檔案管理的發(fā)展方向。

隨著人們對檔案利用需求的不斷增加，以及信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，以服務(wù)為目的的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)教學(xué)檔案管理模式，已勢在必行。比如，檔案管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，節(jié)約了人力物力，同時，也建立起了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，拓寬了教學(xué)檔案的服務(wù)渠道，提高了教學(xué)檔案的利用廣度、深度和利用效率。管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，給檔案管理者提出了更高的思想要求、檔案業(yè)務(wù)能力要求、掌握利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識的要求。

總之，在職業(yè)技術(shù)院校教學(xué)管理工作中，教學(xué)檔案發(fā)揮著舉足輕重的作用。積極促進(jìn)教學(xué)檔案管理的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，使教學(xué)檔案更有效地服務(wù)于職業(yè)技術(shù)教育，是檔案管理者的職責(zé)。