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        SAAS會計在中小型企業(yè)中的運(yùn)用分析

        2014-08-01 03:18:30何圓圓
        商場現(xiàn)代化 2014年13期
        關(guān)鍵詞:安全會計信息

        摘 要:本文主要從互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)出發(fā),引入在線會計的概念,通過論證傳統(tǒng)會計模式弊端,提出SAAS模式下的會計信息安全的新特點,得出新模式在中小企業(yè)中的比較優(yōu)勢。

        關(guān)鍵詞:傳統(tǒng)會計模式;SAAS模式;會計信息;安全

        所謂“會計的SAAS模式”即“云會計”,其實,SAAS最早的雛形是我們所熟知的在線電子郵件。在這種模式下,企業(yè)的會計信息以第三方托管的模式存儲,則存儲數(shù)據(jù)的系統(tǒng)不再設(shè)置在企業(yè)內(nèi)部,而是由提供云會計服務(wù)的提供商統(tǒng)一存儲在技術(shù)前沿、穩(wěn)定性相對高的大規(guī)模服務(wù)器上,這種運(yùn)作模式為企業(yè)管理者及財務(wù)人員頭功了足夠的存儲空間,也為企業(yè)和用戶提供了管理和應(yīng)用上的極大便利,應(yīng)用人員只需要掌握用戶名密碼,連接網(wǎng)絡(luò),便可在配置一般的計算機(jī)環(huán)境下,輕松快捷的錄入查詢財務(wù)及管理數(shù)據(jù),并在使用過程中享受到數(shù)據(jù)維護(hù)及安全保障的第三方實時服務(wù),因此,SAAS模式為企業(yè)在降低運(yùn)作成本、提高工作效率上的會計信息化需求開辟了嶄新的有效途徑。

        一、傳統(tǒng)會計模式的弊端

        1.硬件要求苛刻

        傳統(tǒng)會計信息數(shù)據(jù)對硬件環(huán)境的要求一般比較苛刻,例如:計算機(jī)硬件、計算機(jī)軟件、會計人員、會計信息系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)程,其中會計人員的計算機(jī)水平要求也相當(dāng)高,因為會計人員是會計信息系統(tǒng)的主體部分,擁有相應(yīng)的計算機(jī)應(yīng)用水平是會計信息系統(tǒng)穩(wěn)定正常運(yùn)行的前提之一,這種苛刻的硬件要求,也相對增加了企業(yè)財務(wù)信息化的難度,因為往往是,懂財務(wù)的人員不懂計算機(jī),而懂計算機(jī)的人又往往不懂財務(wù),就算兩種人才同時具備,又因為專業(yè)背景相差很大,溝通起來也相對比較困難。

        2.會計信息存在安全隱患

        在單機(jī)版版的環(huán)境中,用戶數(shù)據(jù)是存儲在客戶方,數(shù)據(jù)的修改編輯全部在用戶端進(jìn)行,一旦有病毒入侵或發(fā)生系統(tǒng)崩潰,對企業(yè)用戶來講,將產(chǎn)生不可逆的重大損失,再加上用戶企業(yè)的操作和使用人員的計算機(jī)非專業(yè)性,給數(shù)據(jù)安全也造成了極大的困擾,因為一旦發(fā)生病毒入侵,數(shù)據(jù)毀損丟失等將很難恢復(fù),企業(yè)的財務(wù)軟件使用者,一般是財務(wù)的專業(yè)人員,對數(shù)據(jù)庫幾乎不懂,讓這些使用人員來保證數(shù)據(jù)上的穩(wěn)定和安全幾乎不太可能。

        3.投入成本過大

        企業(yè)部署傳統(tǒng)的財務(wù)軟件需要人力、物力、時間上的投入較大,傳統(tǒng)的財務(wù)軟件安裝對計算機(jī)環(huán)境的要求較高,必須符合一定的配置才能使系統(tǒng)安裝成功,并保證正常運(yùn)行,同時,要部署一個成功的系統(tǒng),必須要配備相應(yīng)的綜合素質(zhì)的人員,這些人員必須即懂財務(wù)知識又精通計算機(jī),但是,現(xiàn)實中,這種人才往往較少,而物以稀為貴,企業(yè)要配備這樣的人才必須付出很高的人力成本,相應(yīng)的,部署的時間也會相對較長,甚至持續(xù)很長時間也不能完全部署妥當(dāng)。

        二、傳統(tǒng)會計模式比較下SAAS會計模式的新特點

        SAAS會計的推出,為人類的交流提供了極大的便利,也為推動了人類交流方式的變革式發(fā)展,由此可見,SAAS在最初的萌芽中,就展現(xiàn)出了其超強(qiáng)的優(yōu)越性。隨著SAAS模式的發(fā)展,其內(nèi)容和種類也越來越豐富,其中,定位企業(yè)管理層尤其是財會人員為主要用戶的“在線會計”,從開始上線到現(xiàn)在的迅猛發(fā)展,已越來越多的為更多的企業(yè)用戶所接受,以國內(nèi)最大的ERP行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)之一的金蝶友商網(wǎng)為例,到目前為止,會計的在線模式已經(jīng)有:在線會計、代賬專版、在線進(jìn)銷存、會計+進(jìn)銷存等模塊,綜上內(nèi)容分析,會計的互聯(lián)網(wǎng)模式與傳統(tǒng)的安裝會計軟件相比,有明顯的區(qū)別:

        1.數(shù)據(jù)傳遞的即時性

        會計的SAAS模式服務(wù)基于在線的方式為財務(wù)人員或企業(yè)提供軟件應(yīng)用服務(wù),這一運(yùn)營模式極大的縮短了會計人等使用者與SAAS提供商之間的時空距離,從而使得在線財務(wù)軟件從需求開發(fā)到交付使用的全過程與傳統(tǒng)軟件安裝實施相比有著很大的不同。以往傳統(tǒng)財務(wù)軟件的應(yīng)用,需要有軟件提供商委派專門的市場、需求調(diào)研人員到企業(yè)與財務(wù)部及相關(guān)部門做需求調(diào)研,然后根據(jù)用戶的實際環(huán)境及模塊需求,再委派實施人員做相關(guān)的實施工作,將軟件部署在用戶的本地環(huán)境,用戶在使用過程也需要有專門的維護(hù)人員做軟件維護(hù)。而SAAS的服務(wù)模式使用流程則相對簡潔很多,用戶只需要根據(jù)自己的需求和提供商做個交流,交流方式可任意,網(wǎng)絡(luò)、電話或?qū)嵉囟紱]有限制,需求確定了,用戶可根據(jù)實際選擇自己的服務(wù),根據(jù)服務(wù)的模塊在線即可購買軟件服務(wù),在使用過程中,用戶只需要掌握自己的用戶名和密碼就可以使用軟件,這種方式類似于我們經(jīng)常使用的EMAIL,用戶只需要記住用戶名和密碼,鏈接網(wǎng)絡(luò),便可登陸使用自己用戶名下購買的服務(wù)模塊,日常的數(shù)據(jù)存儲和維護(hù)全部交給提供商。

        2.用戶租賃性

        提供商將財務(wù)軟件統(tǒng)一部署在專業(yè)的平臺上,由龐大的數(shù)據(jù)庫存儲所有企業(yè)或個人用戶的數(shù)據(jù),而作為客戶的企業(yè)管理者或財會人員需要考慮自身的客觀情況,根據(jù)實際需要,通過在線的網(wǎng)絡(luò)方式訂購所需的軟件模塊,與此同時,提供軟件的服務(wù)商則按用戶購買的模塊數(shù)量以及服務(wù)時間長短向用戶計算收取軟件使用費(實質(zhì)是軟件服務(wù)費),用戶掌握用戶名和密碼并通過互聯(lián)網(wǎng)的方式使用開發(fā)商提供的軟件服務(wù),在這種情況下,用戶無需一次性買斷軟件(其后一切維護(hù)成本都由自己承擔(dān),開發(fā)商不再負(fù)有相應(yīng)責(zé)任),而是通過租賃的方式,向開發(fā)商租用軟件和服務(wù),在租賃期,一切風(fēng)險及維護(hù)成本有開發(fā)商承擔(dān)和負(fù)責(zé),這種基于Web的軟件,對企業(yè)管理層來說,管理和掌控企業(yè)運(yùn)營就極為方便,與此同時,財會人員也無需掌握太多的計算機(jī)環(huán)境的技術(shù)知識,工作過程中不需要自己對軟件或環(huán)境進(jìn)行維護(hù),試用期過程中的軟件或環(huán)境都全部由SAAS服務(wù)提供商在租賃期內(nèi)進(jìn)行負(fù)責(zé),目前,為增強(qiáng)軟件的普及性,SAAS提供商也提供了其他邊緣性擴(kuò)展服務(wù),即在向客戶提供在線軟件應(yīng)用服務(wù)的同時,也提供軟件的離線操作服務(wù),在這種服務(wù)開展以后,用戶就大大增加了自己的自由度,離線模式下也能進(jìn)行工作,用戶如果遇到網(wǎng)絡(luò)中斷的情況下,可以先將數(shù)據(jù)錄入電腦,存儲在本地,等上線時再一次性導(dǎo)入到服務(wù)軟件中,讓用戶隨時隨地都可以使用其軟件服務(wù)。這種模式對于信息需求量不是很龐大而部門相對簡單的的小型企業(yè)或代賬個人來說,采用在線的SAAS模式是最好的最合適的方式,它簡化了一般的眾多復(fù)雜程序。endprint

        3.保姆式服務(wù)性

        在傳統(tǒng)的財務(wù)軟件中,一般是實行買斷式的,即像有形商品一樣,由用戶付費購買,購買之后的主要風(fēng)險及責(zé)任在用戶方,而提供商在用戶購買之后只存在一個類似質(zhì)量售后保證服務(wù),但SaaS模式完全改變了這一使用方式,它的應(yīng)用方式是軟件以互聯(lián)網(wǎng)為載體,由提供商以租賃服務(wù)形式供企業(yè)財務(wù)等相關(guān)人員使用,在這種形式下考慮的主要因素包括簽訂形式、服務(wù)的時長、數(shù)據(jù)安全、服務(wù)費用的收取標(biāo)準(zhǔn)等等。這些因素區(qū)別于傳統(tǒng)單機(jī)版安裝軟件。

        隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及計算機(jī)應(yīng)用的普及,越來越多的工作人員需要在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中辦公,尤其是對信息化程度要求較高的財會領(lǐng)域,人們對在線的辦公方式依賴程度更是進(jìn)一步提升,尤其是自2007年金蝶友商網(wǎng)的“在線會計”上線以來,標(biāo)志著會計領(lǐng)域的SAAS模式開啟了新局面,越來越多的企業(yè)管理人員及財務(wù)人員對其產(chǎn)生興趣,并加入應(yīng)用行列的團(tuán)體,但與之并行的問題也隨之產(chǎn)生——SAAS模式下的會計信息安全問題。

        三、SAAS會計模式在中小型企業(yè)中的比較優(yōu)勢

        信息和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可謂是日新月異,企業(yè)的信息化發(fā)展對企業(yè)尤其是中小型企業(yè)的生存至關(guān)重要,在這種形式下,中小型企業(yè)也越來越認(rèn)識到會計的信息化建設(shè)的重要性,而傳統(tǒng)會計模式的投入成本令許多小型企業(yè)難以消受,甚至望而卻步,但隨著SAAS模式在線會計的產(chǎn)生和發(fā)展,中小型企業(yè)的會計信息化發(fā)展有了里程碑式的機(jī)遇。而在線會計的SAAS模式在相比傳統(tǒng)會計信息模式的應(yīng)用方面,其優(yōu)勢體現(xiàn)如下:

        1.提高了財會工作者的專業(yè)關(guān)注力

        在企業(yè)運(yùn)用會計的這種在線模式后,不需要花費過多的精力在計算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上,遇到問題或平時的日常維護(hù),企業(yè)用戶或財務(wù)人員只需要“坐享其成”——SAAS服務(wù)商會24小時隨時保駕護(hù)航,為使用者提供管理和咨詢上的服務(wù),這樣財務(wù)人員就能全部精力去關(guān)注自身的專門領(lǐng)域。財務(wù)人員就有更多的時間和精力專注于會計本身,而不是計算機(jī)應(yīng)用能力,更不用把精力耗費在軟件的維護(hù)上,更不需要在使用過程中,像單機(jī)版的財務(wù)軟件那樣擔(dān)心病毒攻擊造成的系統(tǒng)崩潰,最終導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。

        2.為中小企業(yè)提高會計信息質(zhì)量提供了充足的發(fā)展空間

        由第三方為企業(yè)用戶提供數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)傳輸、以及數(shù)據(jù)安全的專業(yè)保障,企業(yè)就能節(jié)省更多的人力物力和時間投入到財務(wù)信息本身,使財務(wù)信息更加專業(yè)化運(yùn)行,不必再為額外的IT技術(shù)耗費更多的精力。

        3.可重復(fù)性降低了企業(yè)會計信息化的成本

        企業(yè)用戶以租賃的形式,按照租賃期和實際需求使用在線軟件,在服務(wù)期內(nèi),用戶只要申請到自己的用戶名,掌握自己的密碼即可登錄互聯(lián)網(wǎng)使用財務(wù)軟件,這種情況下,用戶不必為耗費巨大的硬件環(huán)境投入人力或物力,比方說,傳統(tǒng)的服務(wù)器的配備、特定的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員、機(jī)房這些基礎(chǔ)設(shè)施的投資一般比較龐大,往往使企業(yè)耗費更多的信息化成本,但是在線的會計模式只需繳納相對低廉的 “服務(wù)費”,無需買斷形式的一步到位,這樣就不會占用企業(yè)運(yùn)營中的備用資金,增大企業(yè)資金運(yùn)作效率,無需承擔(dān)過多的設(shè)施成本折舊耗費,在服務(wù)期內(nèi)能及時獲得最新的數(shù)據(jù)運(yùn)行的最佳解決方案。

        四、遇到的問題及思考

        盡管SAAS模式是會計的發(fā)展趨勢,但其中的安全性思考和爭議也有遇到一定思維定式上的阻力,很多企業(yè)管理者及財會人員擔(dān)心這種模式的安全性,但眾說紛紜,仁者見仁智者見智,筆者對此爭議的看法,只通過一個比喻來簡單說明下,就像我們在存儲自己的資金的時候,是將現(xiàn)金握在自己手上更安全,還是將現(xiàn)金存儲在銀行,由銀行來保管金錢更安全,相信很多人能接受銀行來保管更安全的這種途徑,但也不排除,有個人認(rèn)為自己保管現(xiàn)金在身上比銀行安全,只是,不管出于何種考慮和想法,都不能改變由更為專業(yè)和強(qiáng)大的第三方托管,是一種趨勢。

        參考文獻(xiàn):

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        作者簡介:何圓圓,山東濟(jì)南人,本科學(xué)歷,學(xué)士學(xué)位,畢業(yè)于中國地質(zhì)大學(xué),現(xiàn)任職于菏澤醫(yī)學(xué)??茖W(xué)校endprint

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