朱丹丹

（廣東電網(wǎng)公司 茂名供電局，廣東 茂名525000)

1 供電企業(yè)檔案的特點(diǎn)

供電企業(yè)檔案是在電力生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的歷史記錄。隨著企業(yè)管理現(xiàn)代化，檔案的載體也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向聲像檔案、磁性檔案、機(jī)讀檔案等轉(zhuǎn)變，如光盤、磁帶、錄像帶、照片、縮微膠片等，標(biāo)準(zhǔn)和非標(biāo)準(zhǔn)的書寫格式和規(guī)格尺寸并存，因此檔案管理所具有的雙重性、多樣性是顯而易見的，這些都加大了檔案管理的難度。

2 供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理制度不夠健全、規(guī)范，影響作用發(fā)揮

在實(shí)際工作中，檔案管理缺少相應(yīng)的規(guī)章制度和考核機(jī)制，嚴(yán)重存在著人為的隨意性。使得檔案管理分散，各自為政，標(biāo)準(zhǔn)不一，裝具參差不齊，資料重復(fù)保存，檔案利用率低下，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，造成人力、物力和空間浪費(fèi)。

2.2 宣傳力度不夠，員工的檔案意識薄弱

這是一個(gè)普遍存在的現(xiàn)象，由于我們對檔案管理的缺乏長期而有效的宣傳，員工對檔案的了解程度不夠，檔案意識薄弱。

在日常的電力生產(chǎn)和管理活動(dòng)中，許多員工存在只重視活動(dòng)的主要內(nèi)容，不重視檔案資料的整理。因此某些具有保存價(jià)值應(yīng)形成文字材料的活動(dòng)或細(xì)節(jié)沒有及時(shí)收集和整理，造成檔案材料不健全不完整，無形中增加了未來工作的難度。例如，在工程施工管理活動(dòng)中，只注意電力工程施工本身，不重視施工過程中的有關(guān)審批文件、竣工報(bào)告或工程圖紙等的歸檔工作，造成工程項(xiàng)目資料不完整，我們的設(shè)備檢修維護(hù)、勞動(dòng)定員等工作就很難進(jìn)行下去。

由于檔案管理的效益難以在當(dāng)年顯示出來，短期內(nèi)效益也不明顯，因而把檔案管理作為短期行為，不重視檔案管理的現(xiàn)象中普遍存在。

2.3 業(yè)務(wù)檔案的日常管理工作不盡人意

供電業(yè)務(wù)檔案管理工作方面普遍存在以下不足：一是部門不重視。部門普遍存在只求業(yè)務(wù)發(fā)展，忽視部門的內(nèi)部管理，尤其是業(yè)務(wù)檔案管理。沒有配備專人負(fù)責(zé)，缺乏年度檢查制度；二是法律責(zé)任意識不強(qiáng)。業(yè)務(wù)項(xiàng)目完成了，工作底稿材料沒有及時(shí)歸檔，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)包含的資料不齊全，業(yè)務(wù)檔案借用歸還與否及檔案資料無人把關(guān)，造成業(yè)務(wù)的中斷和服務(wù)的不連續(xù)性；三是制度建設(shè)不完善。①?zèng)]有配備專人管理、沒有明確分工。業(yè)務(wù)檔案的歸集裝訂，是業(yè)務(wù)部門還是行政部門的工作，沒有具體分工；②業(yè)務(wù)項(xiàng)目完成后，何時(shí)應(yīng)將工作底稿材料歸檔，沒有規(guī)定，出現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案一直在業(yè)務(wù)人員的手里“旅游”；③業(yè)務(wù)歸集的資料是否齊全、文件排列是否規(guī)范、有無編號索引，無人復(fù)核把關(guān)；④借閱過于隨便。借閱不需履行必要的手續(xù)，不需部門領(lǐng)導(dǎo)審核，歸還檔案時(shí)無人審核借出檔案的完整性。

2.4 檔案管理工作明顯滯后，有待于創(chuàng)新、發(fā)展

隨著國內(nèi)外形勢的發(fā)展，供電企業(yè)日新月異，發(fā)展迅猛，一個(gè)個(gè)新的供電服務(wù)系統(tǒng)如雨后春筍般涌現(xiàn)出來，現(xiàn)代化程度日趨提高，諸如電子化公文傳輸、無紙化辦公等已普遍或逐步得到推廣。而檔案工作的現(xiàn)狀呢？目前還是停留在原有的水平上，50多年來的傳統(tǒng)管理方法已在企業(yè)中根深蒂固，已建立了一套完整的理論和實(shí)踐體系。比如說，傳統(tǒng)立卷過程中人為因素過大，手工勞動(dòng)量過大，工作效率低，利用不方便。同時(shí)，傳統(tǒng)的立卷方法嚴(yán)重束縛了計(jì)算機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備在檔案部門的發(fā)展與應(yīng)用，已不能滿足企業(yè)管理和社會(huì)發(fā)展的需要。

3 檔案管理的必要性

一是做好檔案管理工作、加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用是社會(huì)主義事業(yè)的需要，積極開創(chuàng)檔案信息開發(fā)利用的新局面、努力做到檔案信息為供電企業(yè)服務(wù)、為電力職工。為各級。各類查閱檔案資料者服務(wù)、可以促進(jìn)供電企業(yè)之間各項(xiàng)工作的交流與溝通，二是加強(qiáng)檔案管理也是供電企業(yè)不斷發(fā)展的需要，檔案是電力建設(shè)。管理等活動(dòng)的直接記錄和真實(shí)反映，檔案中記載的是電力建設(shè)的思想。成果和工作方法、反映的是電力建設(shè)活動(dòng)的客觀規(guī)律。過程以及工作中成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，因此、檔案可以讓企業(yè)充分認(rèn)識自己、少走彎路、有利于長期的發(fā)展。三是加強(qiáng)檔案的管理能為電力建設(shè)。管理提供重要的憑證和依據(jù)，在供電企業(yè)工作中形成的檔案同生產(chǎn)。建設(shè)?？蒲小９芾淼年P(guān)系十分密切、尤其是現(xiàn)代化的文明管理、科學(xué)管理、更需要有完整。系統(tǒng)。準(zhǔn)確的檔案資料作為依據(jù)和憑證，充分發(fā)揮其憑證作用、不僅能避免重復(fù)勞動(dòng)、提高供電企業(yè)管理水平、可為設(shè)計(jì)。施工工作創(chuàng)造必要條件、還能為電力工程的擴(kuò)建、保養(yǎng)、維修等提供詳細(xì)的第一手資料。

4 改善檔案管理現(xiàn)狀的思路

檔案管理工作的重要性已逐漸被人們認(rèn)識、但怎樣才能真正做好這項(xiàng)工作呢？

4.1 高度重視、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵

如果領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案工作就會(huì)有聲有色、如果領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案工作就無聲無息，供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案工作在企業(yè)的地位和電力建設(shè)中的作用、切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、真正把檔案工作列入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、把檔案工作提到重要議事日程、并在人財(cái)物方面給予大力支持、及時(shí)解決檔案工作中的問題、為檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，通過成立由一把手為組長的檔案管理網(wǎng)絡(luò)、明確各級工作職責(zé)、將檔案工作落到實(shí)處、給予檔案工作實(shí)實(shí)在在的支持、改變“說起來重要、忙起來次要”的現(xiàn)象。

4.2 加大宣傳、增強(qiáng)員工檔案意識

增強(qiáng)檔案意識、重視檔案工作、是搞好企業(yè)管理的重要保障之一，要加大檔案工作的宣傳力度、有效利用板報(bào)。網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)頁。新聞媒體等形式、宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識、擴(kuò)大檔案工作影響、提高全員檔案意識。責(zé)任感和工作自覺性，同時(shí)、要深入各部門班組進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、提高部門班組人員的歸檔意識、做到歸檔及時(shí)。歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范、提高歸檔率、完整率。

4.3 加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

加強(qiáng)制度建設(shè)是做好檔案工作的保證，從靜態(tài)管理來看、檔案的儲(chǔ)存、積累、整理、查閱、審核、直至銷毀、都應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度、使檔案管理規(guī)范、穩(wěn)定和得以延續(xù)，從動(dòng)態(tài)管理來看、檔案需要不斷得到補(bǔ)充、保持其系統(tǒng)完整性，供電企業(yè)要根據(jù)檔案法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定、制定出適合自身檔案管理的規(guī)章制度、使檔案工作納入規(guī)范化管理、做到檔案工作有法可依、有章可循、依法治檔，如建立檔案人員崗位責(zé)任制、建立檔案的收集、整理和保管制度、制定文件材料的歸檔范圍、使各種門類和載體的文件材料能及時(shí)立卷歸檔等。

4.4 建立健全檔案管理考核約束機(jī)制

檔案管理是一門社會(huì)科學(xué)、具有特殊的科學(xué)性。專業(yè)性，檔案管理工作要搞好、離不開上級領(lǐng)導(dǎo)部門對這項(xiàng)工作的指導(dǎo)、檢查、督促和考核，應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案管理的工作原則、制定檔案管理工作考核制度、鼓勵(lì)先進(jìn)、以促進(jìn)檔案管理工作，如每半年由檔案室對各部門兼職檔案員的檔案工作進(jìn)行考核；對各部門檔案的歸檔時(shí)間、收集整理等工作質(zhì)量和執(zhí)行制度情況、結(jié)合年終崗位責(zé)任制的考核進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)；對造成檔案損失者、根據(jù)情節(jié)給予一定的經(jīng)濟(jì)或行政處分等等，通過檢查和考核、增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任感、增強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識、推進(jìn)檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化發(fā)展。

4.5 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著無紙化辦公的推行、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化管理手段的實(shí)施、多媒體文件制作的盛行、必然要求檔案管理實(shí)行現(xiàn)代化，檔案管理現(xiàn)代化首先是物質(zhì)條件的現(xiàn)代化、主要包括檔案室。陳列室。檔案工作設(shè)備與技術(shù)的現(xiàn)代化、體現(xiàn)為計(jì)算機(jī)在檔案管理中廣泛應(yīng)用、這樣大大提高檔案管理工作存儲(chǔ)、處理、控制檔案信息的能力，其次是管理思想、觀念和目標(biāo)的現(xiàn)代化、檔案管理的最高層次就是在企業(yè)改革發(fā)展中不斷地驗(yàn)證和確立科學(xué)的管理觀念、形成科學(xué)的先進(jìn)的管理思想和管理風(fēng)格；只有以現(xiàn)代化的管理方式和管理手段來提高檔案工作的效率和質(zhì)量、檔案事業(yè)才能獲得應(yīng)有的地位、發(fā)揮應(yīng)有的作用。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理提供了便捷的手段。為了提高檔案管理工作效率、提高檔案查全率、查準(zhǔn)率、加快檢索速度，使檔案信息更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)公眾服務(wù)、全面推廣計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用勢在必行。利用計(jì)算機(jī)管理檔案、既可提高工作效率、減少重復(fù)勞動(dòng)、又可杜絕人為的隨意性、避免管理的疏忽造成的經(jīng)濟(jì)損失、及時(shí)地滿足供電企業(yè)管理及社會(huì)發(fā)展的需求。因此，供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理是電力企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的需要、充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性、克服資金不足的困難、盡快地將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案信息的錄入、檢索、編目等、提高檔案資源管理的效率和檔案信息開發(fā)利用的效率、更好地為供電企業(yè)管理和地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

5 結(jié)束語

檔案管理是現(xiàn)代供電企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)、加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)、扭轉(zhuǎn)目前供電企業(yè)檔案管理的薄弱狀況、是不斷提高企業(yè)管理水平的有效途徑。檔案管理的基礎(chǔ)打得好、就能夠順利實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理手段向現(xiàn)代化管理手段的轉(zhuǎn)變、把管理人員從繁雜的事務(wù)性工作中解放出來、提高管理的工作效率。