田 屏
(遵義師范學(xué)院 計算機與信息科學(xué)學(xué)院,貴州 遵義 563000)
ERP—Enterprise Resource Planning 企業(yè)資源計劃系統(tǒng)。是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從20 世紀40年代的庫存控制訂貨點法;60年代的時段式MRP;70年代的閉環(huán)MRP;80年代的MRPII;90年代從MRPII 走向ERP;21 世紀從ERP 走向協(xié)同商務(wù)。ERP 經(jīng)歷這樣的發(fā)展階段,日趨成熟。ERP 系統(tǒng)已經(jīng)從根本改變了傳統(tǒng)成本管理報告的思維模式,使得生產(chǎn)經(jīng)營和銷售盈利都帶有系統(tǒng)的思想。ERP系統(tǒng)反映了時代對企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會財富與要求,成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石;它對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。由于ERP 系統(tǒng)的高效性,邏輯連貫性等優(yōu)點,我國越來越多的企業(yè)逐步在引入EPR 管理系統(tǒng),可以說ERP 系統(tǒng)將為我國的企業(yè)管理開辟新的天地。
然而,ERP 系統(tǒng)的實施過程中有很多不確定因素,從而使整個項目的實施具有涉及面廣、難度大、周期長等特點,再加上ERP 系統(tǒng)本身的復(fù)雜性,更加大了ERP 系統(tǒng)的實施風(fēng)險。筆者 認為ERP 實施過程存在最大的7 項風(fēng)險因素為:企業(yè)與咨詢方合作不夠密切,研發(fā)缺少企業(yè)業(yè)務(wù)部門的參與,缺少企業(yè)高層管理的強力支持,系統(tǒng)安全重視不夠,用戶操作培訓(xùn)不充分,規(guī)模因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完善等。現(xiàn)就筆者的調(diào)查進行如下分析:
1)企業(yè)與咨詢方的合作不夠密切:任何把ERP 項目當(dāng)作是咨詢方的項目都會導(dǎo)致不成功。咨詢方的主要責(zé)任是向用戶提供管理改進的建議和技術(shù)支持,以及知識傳遞。咨詢方不可能對企業(yè)有深刻的了解,也不可能為企業(yè)作決策,只有企業(yè)與咨詢方的密切合作和相互理解,企業(yè)只有把ERP 項目真正當(dāng)作自己的項目,才能充分發(fā)揮咨詢方的作用和實現(xiàn)自己管理變革的目標。
2)研發(fā)缺少企業(yè)業(yè)務(wù)部門的參與。很多ERP 項目早期只由IT 人員和咨詢顧問組成,而沒有業(yè)務(wù)部門的參與,這樣由于IT 人員缺乏業(yè)務(wù)背景和決策能力,而顧問對企業(yè)的了解較少,ERP 項目小組的工作結(jié)果常常就不能被業(yè)務(wù)部門接受,項目周期就會拖長。業(yè)務(wù)部門的充分參與,使項目組有足夠的授權(quán),不但可以使項目中問題的決策周期大大縮短,而且更重要的是使企業(yè)整體更早地做好迎接管理變革的準備。
3)缺少企業(yè)高層管理的強力支持:如果企業(yè)高層不能清醒認識實施ERP 的目的和風(fēng)險,就不會注入足夠的資源參與到項目中,不會投入足夠的精力參與項目的各種重大決策中,不會在企業(yè)中為ERP 項目營造足夠的聲勢使全體員工在意識上做好迎接管理變革的準各。企業(yè)高層把ERP 項目視為單純的信息系統(tǒng)建設(shè)項目通常是ERP 實施失敗的最直接原因之一。所以應(yīng)該在系統(tǒng)上線之前對企業(yè)高層管理人員進行ERP 概念及SAP 產(chǎn)品概述培訓(xùn)。
4)系統(tǒng)安全重視不夠:ERP 系統(tǒng)安全包括應(yīng)用系統(tǒng)的功能風(fēng)險、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限、操作權(quán)限授權(quán)、數(shù)據(jù)訪問風(fēng)險、病毒的預(yù)防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、機房的安全管理、以及管理員的監(jiān)督,等等。除此之外,ERP 系統(tǒng)風(fēng)險還包括自然環(huán)境對ERP 系統(tǒng)所造成的損害。目前,許多實施ERP 項目的企業(yè)普遍存在著系統(tǒng)安全風(fēng)險,很多歸因于企業(yè)對系統(tǒng)安全的不夠重視,其直接結(jié)果是系統(tǒng)存在缺陷和安全漏洞,容易遭受非法入侵。企業(yè)應(yīng)建立遠程備份和恢復(fù)機制,以積極應(yīng)對這類風(fēng)險。
5)內(nèi)部控制失效:企業(yè)實施ERP 系統(tǒng),在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程——將之前所使用的手工業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的跨職能部門業(yè)務(wù)處理流程。ERP 系統(tǒng)實施之前,多數(shù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是圍繞單一的職能部門或業(yè)務(wù)功能進行的,諸如采購系統(tǒng)及銷售系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等。而ERP 系統(tǒng)實施后,企業(yè)的業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)了從采購到付款、下訂單到開出發(fā)票等業(yè)務(wù)的集成,實現(xiàn)了跨部門跨職能的業(yè)務(wù)處理。然而,ERP 系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫簡化了原來跨部門的業(yè)務(wù)審批流程,消除了企業(yè)內(nèi)部很多審計線索,加大了企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險。更甚者,實施ERP 系統(tǒng)后,企業(yè)的業(yè)務(wù)操作更依賴于此,ERP 系統(tǒng)自身的脆弱性與企業(yè)的這種依賴性共同作用,形成了新的企業(yè)業(yè)務(wù)風(fēng)險。
6)用戶培訓(xùn)不充分:ERP 項目實施的最終目的是讓企業(yè)的所有員工都能夠正確認識和使用ERP 軟件。不能簡單的把ERP 視為企業(yè)管理的靈丹妙藥,認為既然ERP“功能強大”,只要上了ERP,企業(yè)的所有問題便迎刃而解,或者以為企業(yè)的所有流程都可以納入到ERP 中來;還有的人簡單的將ERP 視為當(dāng)前業(yè)務(wù)流程的電子化。如果在上線準備階段,不讓用戶知道“現(xiàn)階段對ERP 合理的需求期望是什么”,不對用戶進行各模塊具體操作流程的培訓(xùn),將直接導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)錯誤或操作錯誤。而ERP 系統(tǒng)是整合性很強的系統(tǒng),業(yè)務(wù)的操作會自動在財務(wù)中體現(xiàn)出來。若有大量的業(yè)務(wù)操作失誤,財務(wù)系統(tǒng)將產(chǎn)生紊亂這也是部分企業(yè)實施ERP 失敗的原因之一.因此在使用ERP 系統(tǒng)之前對所有員工進行嚴格的培訓(xùn),改變員工現(xiàn)有的操作方式或流程,使之完全適應(yīng)現(xiàn)行ERP 系統(tǒng)的要求。
7)規(guī)模因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完善:完善的數(shù)據(jù)管理是實施ERP 的基礎(chǔ),數(shù)據(jù)管理混亂會直接導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)的失敗。中小型企業(yè)難以形成規(guī)模效應(yīng),在供應(yīng)鏈上實現(xiàn)與供銷商、合作伙伴、客戶的緊密協(xié)作關(guān)系比較困難,從而使得中小企業(yè)實施ERP 的效益可能不如大企業(yè)那么明顯。ERP 實旌過程中有70%的工作都是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理和應(yīng)用工作。不準確的數(shù)據(jù)必然得不到準確的信息;準確但不規(guī)范的數(shù)據(jù),也只能在局部區(qū)域內(nèi)有效,數(shù)據(jù)的傳遞和處理都很困難;準確但不適時的數(shù)據(jù),會使數(shù)據(jù)失去有效性,甚至給企業(yè)的管理決策帶來負面的影響。因此,搭建數(shù)據(jù)平臺、統(tǒng)一標準就成為成功實施ERP 的必要條件。
ERP 是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力、物力、計算機硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。由于軟件功能強大,而且它的實施會為企業(yè)帶來巨大的好處,但是也會陸續(xù)出現(xiàn)各種各樣的問題,新項目都需要經(jīng)歷一個痛苦蛻變和適應(yīng)的過程。
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