段士鴻

（黑龍江省煤田地質(zhì)勘察院，黑龍江 哈爾濱150001）

信息時(shí)代的來臨，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，成為傳遞信息的主要手段，這也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。 如何在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理新突破、新書面，成為檔案管理工作者面臨的首要任務(wù)。

1 網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)飛速發(fā)展， 人們對(duì)信息需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高， 傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足人們對(duì)信息的需求，檔案信息管理成為當(dāng)前檔案管理新的突破點(diǎn)，但是，作為一個(gè)尚處于起步階段的系統(tǒng)工程，檔案信息管理還存在著許多問題。

1.1 思想談漠，觀念落后

由于歷史原因， 部分檔案管理工作人員仍存在一定傳統(tǒng)思想，沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及其社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)沒有給予足夠的認(rèn)識(shí)，在檔案信息建設(shè)等方面均力度不強(qiáng)，人員、技術(shù)配置不到位，硬件設(shè)施走形式，無法真正達(dá)到有效利用，使得檔案信息化管理滯后。

1.2 管理落后，技術(shù)更新緩慢，人員素質(zhì)不高

一方面表現(xiàn)在檔案管理人員素質(zhì)不高，沒有跟得上當(dāng)前信息化發(fā)展對(duì)新技術(shù)、新方法的要求，在部分檔案管理機(jī)構(gòu)中，非專業(yè)人員比例較大，學(xué)歷層次較低，甚至部分人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)仍處于一知半解的階段，而業(yè)務(wù)熟練、技術(shù)過硬人員流動(dòng)性較大，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)人才的保有等存在偏見，不注意引起高層次專業(yè)人才及相應(yīng)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才；另一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)多為事業(yè)單位，經(jīng)濟(jì)效益效差，難以有引高層次人才的加入。

當(dāng)前，新技術(shù)的不斷出現(xiàn)，檔案管理人才技術(shù)無法得到有效保障，傳統(tǒng)的管理手段已不能滿足當(dāng)前檔案處理的需要， 加之觀念落后，資金投放不到位，檔案管理網(wǎng)站制作技術(shù)粗糙，內(nèi)容單一，設(shè)計(jì)水平較低，媒體形式單一，更新周期長等等，均造成了當(dāng)前檔案管理工作無法滿足當(dāng)前讀者對(duì)檔案信息內(nèi)容的需求。

當(dāng)前檔案管理體制較為單一，各檔案管理部門基本上都是各自為政，無有效溝通與信息共享等渠道，這也造成了人們?yōu)椴檎乙粋€(gè)資料，而頻繁地去多家檔案管理部門查找，造成效率低下，這也與當(dāng)前信息時(shí)代的高效率相悖的。

1.3 檔案管理保障系統(tǒng)有待加強(qiáng)

檔案管理是對(duì)原始材料與歷史記錄的保存的地方， 可以成為查考、研究、爭辯及處理問題的依據(jù)，認(rèn)為法律權(quán)利、義務(wù)的證據(jù)，檔案作為信息資料的原始記錄，具有參考與憑證的作用。 當(dāng)前電子檔案信息技術(shù)，打破了檔案管理的孤本格局，對(duì)原本固有的信息出現(xiàn)了可變性與不穩(wěn)定性，使人們對(duì)其可靠程度產(chǎn)生不信任感，使其難以成為合法證據(jù)?，F(xiàn)實(shí)利用時(shí)，對(duì)檔案信息，尤其是電子檔案的安全性能產(chǎn)生了懷疑，成為對(duì)檔案信息管理的一個(gè)巨大沖擊。

2 網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下如何加強(qiáng)檔案管理工作

2.1 檔案管理創(chuàng)新服務(wù)手段

2.1.1 開展網(wǎng)上服務(wù)

首先，建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，有條件的檔案館可通過互聯(lián)網(wǎng)上傳檔案資料信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)上檢索功能，檔案信息管理工作以網(wǎng)站為“窗口”，通過網(wǎng)站的便捷按扭，為用戶提供隨時(shí)隨地、方便快捷的信息檢索服務(wù)。 在此，檔案管理工作者應(yīng)首先對(duì)本檔案管內(nèi)所有圖書資源、數(shù)據(jù)信息、原始資料進(jìn)行分類匯總，確保所有信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，利用網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)與用戶的互動(dòng)。 在此，可通過建立電子資料管理中心，中心負(fù)責(zé)對(duì)網(wǎng)站內(nèi)各單位歸檔的電子文件給予加密處理，切實(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的安全性與原始資料的不可編輯性，確保資料不可被隨意更改，實(shí)現(xiàn)用戶能夠拿到第一手資料。對(duì)共享的資料實(shí)現(xiàn)可控管理，擴(kuò)大信息資源的覆蓋面及利用率。

2.1.2 開展電子文件上傳與收集服務(wù)

采用單機(jī)形成電子文件的收集工作，已成為檔案管理不可忽視的問題，與紙質(zhì)檔案管理相比，電子文件通過上傳及下載就可以形成，改變了傳統(tǒng)檔案管理的工作模式，實(shí)現(xiàn)了管理的高效率化。 檔案管理部門可為通過網(wǎng)站傳送檔案全文，使下級(jí)單位或相關(guān)業(yè)務(wù)部門，通過特定的軟件系統(tǒng)將文件匯總到檔案管理部門，足不出戶就可實(shí)現(xiàn)檔案資料歸檔工作，減化了管理流程，使檔案管理匯總等工作更為便捷。

2.1.3 開展在線“客服”

開展在線“客服”等方活，便被動(dòng)、手工地接受用戶需求，提供檔案管理服務(wù)的方式被主動(dòng)地、現(xiàn)代化的服務(wù)所取代，這種“在線”服務(wù)實(shí)現(xiàn)了溝通的高效率，可使檔案管理部門及時(shí)、有效地收集相關(guān)系統(tǒng)，用戶也可以通過這種服務(wù)，對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行查詢。

2.2 開拓檔案管理服務(wù)領(lǐng)域

2.2.1 發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)化，實(shí)現(xiàn)服務(wù)多元化

當(dāng)前，檔案信息已由主要服務(wù)于企事業(yè)單位轉(zhuǎn)向社會(huì)的全方位服務(wù)，這種共識(shí)已使檔案管理人員清楚地認(rèn)識(shí)到，面對(duì)越來越多的社會(huì)群體、人們對(duì)檔案信息的需求，加強(qiáng)服務(wù)內(nèi)容的多元化建設(shè)，提供綜合性服務(wù)，提高如電子閱覽服務(wù)、查詢服務(wù)等更為便捷、多樣的信息內(nèi)容服務(wù)將是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。

處于信息化社會(huì)的當(dāng)前社會(huì)，檔案管理人員已不再是單純的檔案保管人員，還是檔案信息財(cái)富的擁有者與提供者，檔案館也不再是存儲(chǔ)信息的機(jī)構(gòu)，而是一個(gè)信息交流的聚焦中心。 知識(shí)時(shí)代使檔案管理工作必須邁向多元化、產(chǎn)業(yè)化也是未來檔案管理工作的突破點(diǎn)。 檔案管理人員應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)與產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向當(dāng)前多元化的服務(wù)需求群體，采取主動(dòng)服務(wù)的方式，通過匯編專業(yè)信息、科技信息，為企業(yè)發(fā)展提供整合信息服務(wù)；開發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)與個(gè)人提供營銷及創(chuàng)業(yè)的機(jī)會(huì)；匯集法律信息，為企業(yè)、個(gè)人維權(quán)提供權(quán)益服務(wù)等等，這些都是檔案信息管理的優(yōu)勢(shì)。

2.2.2 加強(qiáng)信息溝通，實(shí)現(xiàn)資源共享

網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，檔案信息管理工作已不再是傳統(tǒng)的單打獨(dú)斗階段，而是多個(gè)信息、多面服務(wù)的綜合運(yùn)用，面對(duì)復(fù)雜而浩瀚的信息文字資料， 檔案管理工作者應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)部門檔案管理機(jī)構(gòu)等的聯(lián)系，加強(qiáng)信息資料的收集與匯總，同時(shí)，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫檢索功能的完善，建立統(tǒng)一的目錄庫，為用戶提供更為便捷、有針對(duì)性的數(shù)據(jù)查詢方案，以實(shí)現(xiàn)信息一體化管理。

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