蔡曉恒

摘要：結(jié)合仿真手工環(huán)境下會計流程的局限性進行了ERP環(huán)境下的會計流程分析，并對ERP系統(tǒng)中實施會計流程重組的緊迫性進行了分析論證，最后從降低公司總體營運成本等五個方面分析了ERP系統(tǒng)中實施會計流程重組的必要性。

關(guān)鍵詞：ERP；手工會計；流程再造

中圖分類號：F23文獻標識碼：A文章編號：16723198（2014）08011502

1會計流程再造的概念

流程是指一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或者相互作用的活動。將流程的概念運用到企業(yè)，可以理解為就是一系列活動的組合，這一組合接受各種投入要素，包括資金、人員、信息、技術(shù)等，通過流程產(chǎn)生客戶所期望的結(jié)果，包括產(chǎn)品、服務等。

所謂的會計流程，是指為了能夠順利的完成會計信息而使用的企業(yè)工作方式，是報告企業(yè)為編制特定會計期間的財務報表而必須經(jīng)過的全部過程。它負責從業(yè)務流程中采集數(shù)據(jù)，經(jīng)過加工后生成企業(yè)管理活動所需的信息，它也是連接業(yè)務流程和管理流程的橋梁。因此，會計業(yè)務流程的設(shè)計思想、數(shù)據(jù)采集的效率、加工的正確性和有效性，直接影響到企業(yè)管理活動的質(zhì)量和效率。

會計流程主要包括：首先從經(jīng)濟業(yè)務中采集數(shù)據(jù)，為會計信息匯總對經(jīng)營數(shù)據(jù)進行采集；其次是將原始的經(jīng)營活動通過做會計憑證的方式反映出來，并將有用的會計數(shù)據(jù)登記至會計賬簿，最后是以記賬憑證、賬簿為依據(jù)，編制會計報表并提交給股東、債權(quán)人、企業(yè)中高層管理者、甚至政府、證券部門等部門。

2ERP環(huán)境下會計流程與仿真手工環(huán)境比較

2.1仿真手工環(huán)境下的會計業(yè)務流程與其局限性

（1）仿真手工環(huán)境下的會計業(yè)務流程。

傳統(tǒng)手工會計業(yè)務流程是建立在社會勞動分工下的一種順序化的會計業(yè)務流程。其順序為經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生、憑證編制、賬簿登記、試算平衡表編制、財務報表編制。這種方式下，信息使用者得到不是原始的經(jīng)濟活動，而且在時間上也是滯后的，他們所拿到的信息只是經(jīng)過生產(chǎn)或銷售人員，會計人員經(jīng)過高度深化加工后的信息，其過程冗長而復雜，無論哪一個環(huán)節(jié)的錯誤，都將導致最后信息的不準確，甚至會導致決策者決策錯誤。

會計電算化只是將借用筆與紙張的會計工作搬到了電腦上。我國的會計電算化開始于20世紀80年代，網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，是會計工作環(huán)境發(fā)生了變革，它不僅僅只是改變了會計核算的方式，同時也改變了賬簿的內(nèi)容和形式，數(shù)據(jù)的存儲方式，記賬方法。同時，在會計業(yè)務流程中增加了自動控制程序，比如當裝入企業(yè)初始賬簿時，進行賬簿初始數(shù)據(jù)正確性檢驗的自動控制，其依據(jù)是“資產(chǎn)+負債=所有者權(quán)益”；當錄入記賬憑證時，進行借貸平衡檢驗的自動控制，其依據(jù)為“有借必有貸”；當執(zhí)行記賬工作時，進行記賬過程的自動控制，其依據(jù)是“未審核憑證不允許記賬”等。這大大提高了會計核算的準確性，及時性。但并沒有從本質(zhì)上對會計業(yè)務產(chǎn)生改變，只是將以前手工收集，手工記錄的方式，搬到了計算機上。

（2）仿真手工環(huán)境下會計流程的局限性。

①傳統(tǒng)的會計職能被界定為核算和監(jiān)督。這種傳統(tǒng)的職能要求跟不上企業(yè)決策對市場變化的需求，決策缺少數(shù)字化的分析依據(jù)，無法適應市場競爭力。

②傳統(tǒng)的會計流程獨立于企業(yè)業(yè)務流程之外。傳統(tǒng)會計流程雖然將經(jīng)濟業(yè)務信息進行會計核算和加工的過程，實際上操作已經(jīng)是滯后。所以傳統(tǒng)的會計方式下會計人員對應收應付款、成本管理、固定資產(chǎn)管理等方面有著極大的制約。

③傳統(tǒng)的會計電算化只是計算機記賬。會計所反映的只是資金金額上的變化，并不能體現(xiàn)整個經(jīng)濟活動的由始至終的全過程。越來越激烈的競爭和企業(yè)環(huán)境的不穩(wěn)定造成風險的不斷增加，使得決策層對企業(yè)數(shù)據(jù)的及時、準確、共享性提出了現(xiàn)實要求。原有獨立、分散的單機模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代管理的需要。

2.2ERP環(huán)境下的會計業(yè)務流程

（1）ERP環(huán)境下會計數(shù)據(jù)采集方式：在全網(wǎng)絡的環(huán)境下，當經(jīng)濟活動發(fā)生時，生產(chǎn)或者銷售或相關(guān)部門將原始的經(jīng)濟活動數(shù)據(jù)敲入計算機中，通過ERP系統(tǒng)，該信息將自動傳輸?shù)綍嫴块T，這樣就是會計部門在第一時間獲取到有效的信息，減少了中間傳遞過程。從而通過會計核實，核算，提供的會計信息更加及時，準確。

（2）ERP環(huán)境下會計數(shù)據(jù)處理方式：當一項經(jīng)濟活動發(fā)生時，生產(chǎn)或者銷售或相關(guān)部門將原始的經(jīng)濟活動數(shù)據(jù)敲入計算機中，通過ERP系統(tǒng)，該數(shù)據(jù)將自動被存儲在ERP系統(tǒng)中的共享數(shù)據(jù)庫，生產(chǎn)或者銷售人員執(zhí)行經(jīng)濟活動的同時，實時觸發(fā)多個動程序，經(jīng)濟活動數(shù)據(jù)將自動傳遞到會計模塊中，會計部門系統(tǒng)中實時收集到相關(guān)信息，在系統(tǒng)的會計模塊中，系統(tǒng)會自動生成憑證、賬簿等會計結(jié)果，使得資金流、企業(yè)物資、信息流同步。財務部門的職能延伸到企業(yè)各個業(yè)務活動中，對企業(yè)的各個經(jīng)濟活動及時的進行監(jiān)督核算。

（3）ERP環(huán)境下會計信息輸出方式：企業(yè)的不同人員對于會計信息的需求也是大不同的，同一個ERP系統(tǒng)不可能同時滿足諸多不同人員的需求，所以當企業(yè)導入ERP系統(tǒng)是，就應當根據(jù)不同人員的需求，來更新設(shè)計不同的程序，以完成企業(yè)管理的需要。當ERP系統(tǒng)接收指令后，自動根據(jù)用戶的選擇，在不同的模塊中找到相應信息處理程序，對經(jīng)濟活動進行數(shù)據(jù)加工處理，輸出使用者需要的有用信息。

3ERP系統(tǒng)中實施會計流程重組的緊迫性分析

ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程重組是指以企業(yè)會計業(yè)務流程為優(yōu)化對象和中心，以建立與系統(tǒng)相互融合的標準流程，提高會計信息的相關(guān)性、及時性，加速供應鏈上的信息流動為目標，借鑒業(yè)務流程重組的思想，利用共享數(shù)據(jù)庫技術(shù)、“事件”驅(qū)動模型、決策模型，遵循ERP環(huán)境下的會計目標和供應鏈整合的思想，對現(xiàn)有的會計業(yè)務流程進行變革和揚棄，改變信息的收集、處理和輸出方式，建立起一種財務與業(yè)務協(xié)同的、交互式的、以“事件”驅(qū)動為主要特色的能夠呈報實時、多元化數(shù)據(jù)信息的會計業(yè)務流程。新建的業(yè)務流程能夠滿足ERP系統(tǒng)的應用要求，并通過系統(tǒng)的實施來實現(xiàn)優(yōu)化后的流程，在保證系統(tǒng)成功應用的基礎(chǔ)上提升企業(yè)競爭力。

ERP系統(tǒng)使企業(yè)管理實現(xiàn)了信息化，使企業(yè)信息數(shù)據(jù)實時更新成為可能。企業(yè)實施ERP，其中的會計子系統(tǒng)實施的基本目標主要體現(xiàn)在以下五個方面：

3.1降低公司總體營運成本

在一般企業(yè)面臨ERP的抉擇時，人力成本是相當關(guān)鍵的一項因素，而企業(yè)不外乎希望能達到以下兩種目的：一是減輕員工工作量，公司人手不足，常常一人當兩人用，其工作量已經(jīng)不勝負荷，此時透過信息化，將能減輕他們的工作量，也能使工作品質(zhì)提升。另一則是透過ERP來減少人力支出，此時節(jié)省出來的人力，可以騰出支援其他部門，甚至企業(yè)可以借此瘦身以達到節(jié)省人力開銷成本。大多數(shù)的組織根本沒有方法評估管理活動，所以因為管理轉(zhuǎn)型而獲得改善流程的效益，很難被計算出來。在所有的效益中，最能拿來評量的就是管理人力的縮減。例如南京鋼鐵集團在會計流程一致化且集中化后，減少了資料重復輸入及資料審核的工作，因而使會計人員減少了40%以上，因此節(jié)省人力成本是多數(shù)ERP導入后之企業(yè)一項容易且明顯的成效；另一方面，由于存貨信息的分享，及MRP的物料需求計劃對于存貨的降低將產(chǎn)生一定的助益，也因而降低了存貨成本與資金成本。

3.2提高信息正確性，以利控管及決策品質(zhì)的提升

一方面提高資料準確性：在電腦系統(tǒng)未普及前，公司財務、會計等系統(tǒng)，皆是人工申請，然而靠人力來處理資料，比用電腦準確度低了許多，而且往往因沒有紀錄，造成無法追查，一旦不小心有所疏忽，其損失實在無法計算。又如公司的庫存管理、各部門的表單資料，皆有不同的格式及登入方式，若沒有利用電腦來管理，既不容易統(tǒng)一，也可能因為作業(yè)流程不順，單子填錯，造成重復購買或?qū)~時出錯。后來電腦漸漸普及后，一些試算表軟件、會計軟件、庫存軟件…等，開始被使用，然而因為系統(tǒng)并未整合，造成資料必須重復輸入，不但浪費人力且容易因為輸入時造成輸入資料錯誤而導致資料不一致。ERP系統(tǒng)由于是整合的信息系統(tǒng)，資料在一個地方輸入即可透果整合資料庫提供所有其他系統(tǒng)使用輸入的資料，不需要重復輸入，因此減少了資料因人為因素所產(chǎn)生之錯誤的機會，而提高了信息的準確性。

另一個方面方便控管減少人為弊端，ERP系統(tǒng)導入后可以利用數(shù)字管理，運用ERP建構(gòu)集團企業(yè)的基礎(chǔ)系統(tǒng)，然后再由控股母公司以此系統(tǒng)所取得的信息為根本來進行控管工作，運用ERP 的登入方式，讓每一步驟有所紀錄，并且開放讓人便于查閱，不僅能減少人工方式，即使動手腳來舞弊，也較容易察覺，過程將被記錄成為證據(jù)。透過ERP系統(tǒng)所提供的信息，無論是集團總部、控股母公司、跨國企業(yè)、一般中小企業(yè)…等，對于其所屬旗下眾多之營運據(jù)點因而能掌控，且不容易發(fā)生弊端，就算真的有弊端發(fā)生也容易發(fā)現(xiàn)。

3.3對企業(yè)未來的競爭能力與策略規(guī)劃開啟了機會大門

ERP雖然有許多優(yōu)點，但單靠ERP本身還是無法滿足現(xiàn)今的許多商業(yè)模式，例如客人要求自助式服務，自行決定所有產(chǎn)品內(nèi)容，還有與產(chǎn)品整合的整體服務…等，無論客戶是終端消費者、或是經(jīng)銷商、供應商，都希望在產(chǎn)品與服務上得到更低的成本與更高的品質(zhì)，也希望自己與賣方企業(yè)的關(guān)系能更個別化。這至少意味著客戶要能隨取隨得詳細的訂單信息，而且當中應包括專屬內(nèi)容，像是訂單的進度、相關(guān)產(chǎn)品的供應、能讓他們更快速進入專屬的電腦畫面…等類似這樣的需求，單靠ERP是無法完全滿足的，但是ERP系統(tǒng)卻提供了一個穩(wěn)定的信息平臺，讓導入ERP的企業(yè)可以針對滿足客戶需求設(shè)計更具競爭力的電子商務。

3.4提高企業(yè)整體資源的周轉(zhuǎn)率，進而改善品質(zhì)增加競爭力

波特（1982）提到差異性與降低成本是企業(yè)競爭策略的基本方向，在過去企業(yè)競爭的勝利者的確站在策略卓越的一方；但是隨著經(jīng)濟成長的減緩，越來越難去推動長期低成本策略，世界的趨勢已開始轉(zhuǎn)而追求差異性與降低成本兼顧的策略。談到運籌相關(guān)的差異性策略，便會聯(lián)想到縮短交貨期間，縮短交貨期間傳統(tǒng)上可以用庫存來達到此目標，但庫存的提高卻會提高成本，因此，企業(yè)開始縮短整體運籌的周期，以壓縮庫存及縮短交貨期間。ERP所具有的整合性運籌功能，正可以支援這樣的經(jīng)營運作模式。一流電腦輔助設(shè)計軟件公司Autodesk，在導入SAP后，就已經(jīng)在關(guān)鍵企業(yè)流程中，達到成本降低何時間縮短的可觀效益。在導入SAP前Autodesk的平均出貨時間為兩星期，現(xiàn)在98%的產(chǎn)品已能在24hr內(nèi)出貨。財務結(jié)算時間也從12天縮短為6天。據(jù)該公司計算，導入ERP后，光在存貨上減少的成本，就足以支付導入ERP系統(tǒng)所需的費用。

3.5信息取得更快速進而縮短流程作業(yè)時間

在過去的信息系統(tǒng)開發(fā)作業(yè)中，是以銷售為銷售系統(tǒng)、生產(chǎn)為生產(chǎn)系統(tǒng)、會計為會計系統(tǒng)的形式，依照個別的業(yè)務需求來開發(fā)信息系統(tǒng)；且大多數(shù)的系統(tǒng)樣式，在基本上均依據(jù)使用者所屬部門的需求來開發(fā)。如此一來，或許可以符合個人或各部門的需求，但從企業(yè)整體的角度來看，卻無法擁有一個完整的整合性。透過上述各自為政的系統(tǒng)，經(jīng)營者即使想利用信息系統(tǒng)所儲蓄的資料來做決策參考，可想而知一定相當困難，因此有些企業(yè)變抽取出各系統(tǒng)的資料，由員工重新整理后，再提供給經(jīng)營者，然而這種方式卻容易發(fā)生時間落差，與人為資料處理的失誤，導致經(jīng)營者不容易取得即時正確的信息。透過ERP整合的資料庫將使經(jīng)營者更容易取得即時正確的決策信息。

參考文獻

[1]徐曉飛.ERP技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀、趨勢及思考[J].中國制造業(yè)信息化，2011，（03）.

[2]唐文平.ERP需要適應的氣候才能成長[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009，（10）.

[3]劉新宇.ERP在我國的應用[J].全國信息導報，2008，（01）.