田小利

(濟(jì)源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南濟(jì)源454650)

VLOOKUP函數(shù)在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的應(yīng)用

田小利

(濟(jì)源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南濟(jì)源454650)

Excel工作表中VLOOKUP函數(shù)的應(yīng)用可以培養(yǎng)工作技能，提高工作效率。因此，介紹了VLOOKUP函數(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)及函數(shù)的使用，并以實(shí)際案例說(shuō)明了在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中如何使用、使用注意事項(xiàng)等問(wèn)題。

VLOOKUP函數(shù);工作技能;應(yīng)用

當(dāng)代計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，極大地推動(dòng)了Excel文檔在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中廣泛的應(yīng)用，因此Excel是店長(zhǎng)、財(cái)務(wù)人員、人力資源管理員、銷售人員等眾多經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域從業(yè)人員需要掌握的軟件。

VLOOKUP函數(shù)是Excel工作表中幾個(gè)重要的常用函數(shù)之一，其主要功能是在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。當(dāng)比較值位于數(shù)據(jù)表首列時(shí)，可以使用函數(shù)VLOOKUP，根據(jù)給定的查找目標(biāo)，函數(shù)就能從指定的查找區(qū)域中查找返回指定查找目標(biāo)的具體某方面數(shù)值。比如零售行業(yè)內(nèi)的銷售商在接待大客戶時(shí)，作為銷售商如果要從包含1000多種商品的1個(gè)Excel價(jià)格表中，快速找出該大客戶本次購(gòu)買的50種商品的價(jià)格，利用VLOOKUP函數(shù)可以快速達(dá)到目的。再比如某單位財(cái)務(wù)人員，如果要從單位全部人員的工資表中，快速找出某部門人員工資的職務(wù)工資、薪級(jí)工資、津貼等數(shù)據(jù)并制成一個(gè)新的Excel表格，利用VLOOKUP函數(shù)也可以快速達(dá)到目的［1］。實(shí)際上，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中不管是哪個(gè)與管理相關(guān)的工作，熟練運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)都將有助于培養(yǎng)工作技能，提高工作效率。

一、VLOOKUP函數(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)

VLOOKUP中的V代表垂直。LOOKUP表示“在……中查找”，簡(jiǎn)單理解為VLOOKUP可以實(shí)現(xiàn)在一個(gè)有相關(guān)信息的Excel中，垂直查找出需要的信息，并將信息返回到另一個(gè)Excel表中相應(yīng)的位置。

VLOOKUP函數(shù)的語(yǔ)法規(guī)則是:

VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_ index_num，range_lookup)

VLOOKUP后括號(hào)里有四個(gè)必需的參數(shù)，參數(shù)說(shuō)明如下:

(1)lookup_value為需要在Excel數(shù)據(jù)表第一列中進(jìn)行查找的數(shù)值所處的起始位置，簡(jiǎn)而言之，Lookup_value代表需要查找的數(shù)值;如Lookup_ value為A2時(shí)，VLOOKUP函數(shù)是要從查找表中的第一列和第二行交叉處位置對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)開(kāi)始查找。Lookup_value對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)可以為數(shù)值、引用、文本字符串或參照地址。

(2)table_array代表需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表的單元格區(qū)域，也可以說(shuō)，Table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表的搜尋范圍，假定搜尋范圍為Sheet1!B2∶E10，那么，該函數(shù)執(zhí)行時(shí)將從Excel數(shù)據(jù)表Sheet1中逐列查找，依次為B2∶B10為第1列、從B2、B3依次查找到B10后，再開(kāi)始查找C2∶C10第二列，依次查找到查找區(qū)域的最后一列E2∶E10。如果始終想在Sheet1表格的A2∶C500區(qū)域中往sheet2中調(diào)取數(shù)據(jù)，那么就可以將Table_array做成以下格式:Sheet1! $A$2∶$C$500。其中“$”這個(gè)符號(hào)，是一個(gè)起固定作用的符號(hào)。

(3)col_index_num為在查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表的查找區(qū)域table_array中待返回的匹配值的列序號(hào)。當(dāng)col_index_num為2時(shí)，返回table_array第2列中的數(shù)值，col_index_num為3時(shí)，返回table_ array第3列中的數(shù)值，以此類推。列序號(hào)應(yīng)為正整數(shù)，如果col_index_num大于table_array的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值#REF!。

(4)range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP查找返回時(shí)是精確匹配，還是近似匹配。如果為FALSE或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯(cuò)誤值#N/A。如果range_lookup為TRUE或1，函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值，也就是說(shuō)，先是找一模一樣的，找不到再去找很接近的值，還找不到也只好傳回錯(cuò)誤值#N/A。需要注意的是，如果range_lookup為FALSE或0，table _array不必進(jìn)行排序。如果range_lookup為TRUE或1或省略，則table_array的第一列中的數(shù)值必須按升序排列，否則，函數(shù)VLOOKUP不能返回正確的數(shù)值。通過(guò)在“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”中選擇“升序”，可將數(shù)值按升序排列。

它的基本語(yǔ)法也可以簡(jiǎn)單理解為:

VLOOKUP(查找目標(biāo)起始位置，查找區(qū)域，返回值的列序號(hào)，邏輯值)，例如在一個(gè)Excel表格sheet2中第2列第2行表格中輸入函數(shù)如下:= VLOOKUP(A2，Sheet1!$A$2∶$B$890，2，F(xiàn)ALSE)，它的含義是將從該表和Sheet1的A列第2行開(kāi)始逐列查找，為了查詢返回sheet2中A2對(duì)應(yīng)的B2，將查詢sheet1中的單元格區(qū)域A2∶B890，接著為了查詢返回sheet2中A3對(duì)應(yīng)的B3，將重新查詢sheet1中的A2∶B890，以此類推。

二、VLOOKUP函數(shù)的使用

經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域從業(yè)人員在工作過(guò)程中，如果不想僅僅做一些機(jī)械性的操作，那么，在眾多單位的銷售、人事、管理倉(cāng)儲(chǔ)部門相關(guān)的管理工作中，利用VLOOKUP函數(shù)可以展示自己的工作技能，這些工作技能也會(huì)讓上級(jí)主管樂(lè)于對(duì)下屬安排一些有創(chuàng)造性和專業(yè)性的工作任務(wù)。

假設(shè)1名銷售員應(yīng)聘進(jìn)入某農(nóng)貿(mào)公司的銷售部門，接到一項(xiàng)任務(wù)，要從本月庫(kù)存有貨的包含500多種商品的銷售價(jià)格表中，快速找到一個(gè)批發(fā)商購(gòu)買的20種商品的銷售價(jià)格，并且計(jì)算出合計(jì)金額，那么，VLOOKUP函數(shù)的運(yùn)用可以快速完成任務(wù)。VLOOKUP函數(shù)的使用方法如下:

在Excel文檔的Sheet1中存放該農(nóng)貿(mào)公司的白菜、蘿卜、大米、花生等505種商品的銷售單價(jià):表1中的A列、B列分別代表Excel Sheet1表格中的A列和B列。第一行顯示的是該列數(shù)據(jù)的名稱，Sheet1內(nèi)容如表1所示:

表1 某農(nóng)貿(mào)公司商品的銷售單價(jià)

Sheet2為該銷售員需要制作的銷售清單，客戶來(lái)購(gòu)買每次填寫的銷售清單內(nèi)容不盡相同，要求銷售員在Sheet2中輸入農(nóng)產(chǎn)品名稱、數(shù)量后，根據(jù)Sheet1的數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成單價(jià)和銷售金額。Sheet2內(nèi)容如表2所示:

表2 銷售清單

該銷售員需要做的操作是，在D2單元格里輸入公式:=B2*C2;在C2單元格里輸入公式:= VLOOKUP(A2，Sheet1!$A$2∶$B$505，2，F(xiàn)ALSE)。函數(shù)自動(dòng)會(huì)將sheet1中和shee2中的單元格A2名稱相同的單元格對(duì)應(yīng)的第二列的單價(jià)調(diào)出返回到shee2中的單元格C2中，再用鼠標(biāo)選中單元格C2，等鼠標(biāo)變成十字形時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵向下拉動(dòng)，直至Sheet2中的C列、D列都自動(dòng)生成數(shù)據(jù)。

如用語(yǔ)言來(lái)表述，就是在Sheet1表中的A2∶B505區(qū)域的第一列查找Sheet2表單元格A2的值(即白菜)，查到后，返回這一行第2列的值(即白菜單價(jià)的具體值)到單元格C2中。接著，再在Sheet1表中的A2∶B500區(qū)域的第一列查找Sheet2表單元格A3的值，查到后，返回這一行第2列的值到單元格C3中，依次查找，直到從sheet1中調(diào)出Sheet2表中最后一列豆腐的單價(jià)。

這樣，當(dāng)Sheet2表A2單元格里輸入的名稱改變后，C2里的單價(jià)就會(huì)自動(dòng)跟著變化。當(dāng)然，如Sheet1中的單價(jià)發(fā)生變化，Sheet2中相應(yīng)的數(shù)值也會(huì)跟著變化。與此類似，Sheet2中A列需要的其他數(shù)據(jù)都會(huì)根據(jù)Sheet1中相對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)的變化而變化，Sheet2表中其他單元格的公式，都可采用填充的辦法寫入。

三、VLOOKUP函數(shù)使用時(shí)的注意事項(xiàng)

為了提高VLOOKUP函數(shù)的使用效率，使用時(shí)需要注意以下事項(xiàng):

(1)將兩個(gè)Excel表格中的比較值放在需要查找的Excel表格的首列，如sheet1中有姓名，工號(hào)，要從sheet1中查找出20個(gè)特定姓名職工的工號(hào)返回到sheet2中，需要將sheet1、sheet2中姓名放在Excel表格的A列，工號(hào)放在姓名列右邊某列。

(2)在使用VLOOKUP函數(shù)之前，事先要讓需查詢返回出結(jié)果的單元格格式類別與去搜尋的單元格格式的類別保持一致，否則的話有時(shí)明明看到有資料，就是抓不過(guò)來(lái)。特別是需查詢返回出結(jié)果的單元格格式類別是數(shù)字時(shí)，若搜尋的單元格格式類別為文字時(shí)，最為明顯，雖然看起來(lái)都是123，但是就是搜尋不到。而且格式類別在未輸入數(shù)據(jù)時(shí)就要先確定好，如果數(shù)據(jù)都輸入進(jìn)去了，發(fā)現(xiàn)格式不符，則需重新輸入。

(3)函數(shù)VLOOKUP的輸入操作要正確無(wú)誤，比如要在Excel表格中的C2單元格里輸入公式“=VLOOKUP(A2，Sheet1!$A$2∶$C$500，2，F(xiàn)ALSE)”，初學(xué)者可以采用以下操作方法，首先，用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊插入，選擇函數(shù)，點(diǎn)擊后，在彈出的插入函數(shù)界面，選擇常用函數(shù)中的VLOOKUP，點(diǎn)擊確定，接著，在彈出的函數(shù)參數(shù)界面，用鼠標(biāo)選中當(dāng)前表的A2單元格，輸入函數(shù)的第一個(gè)參數(shù)Lookup_value為A2，接著，打開(kāi)Sheet1，用鼠標(biāo)選中Sheet1的A2到C500的單元格區(qū)域后，再按F4功能鍵，使函數(shù)的第二個(gè)參數(shù)欄目?jī)?nèi)顯示的參數(shù)為Sheet1!$A$2∶$C$500，按F4健時(shí)要注意查看是否是Sheet1!$A$2∶$C$500，如果不是，繼續(xù)按F4健，直至循環(huán)顯示的結(jié)果是Sheet1!$A$2∶$C$500，在函數(shù)的第三個(gè)參數(shù)欄目col_index_num中直接輸入2，在函數(shù)的第四個(gè)參數(shù)欄目Range_lookup中直接輸入FALSE，點(diǎn)擊確定，就完成C2單元格內(nèi)“= VLOOKUP(A2，Sheet1!$A$2∶$C$500，2，F(xiàn)ALSE)”函數(shù)的輸入。

(4)兩個(gè)Excel表格中的查找目標(biāo)名稱應(yīng)該相同，如同種商品名稱相同，同一個(gè)人姓名相同。假設(shè)同一個(gè)人的姓名在sheet1中是李鳳，在sheet2中是李風(fēng)或者李鳳，查找結(jié)果也會(huì)顯示#N/ A。

(5)如果使用VLOOKUP函數(shù)查找的結(jié)果中，一些數(shù)據(jù)顯示#N/A，但是查看原信息的Excel表格中確實(shí)有相關(guān)信息，這時(shí)候就有可能是原信息中有一些隱藏格式，可將原Excel表格中的數(shù)據(jù)全部復(fù)制到一個(gè)新的TXT文檔中，再將TXT文檔中的全部數(shù)據(jù)重新復(fù)制到一個(gè)新的Excel表格中，接著再用VLOOKUP函數(shù)，可能就已經(jīng)解決了相關(guān)問(wèn)題。

(6)使用VLOOKUP函數(shù)時(shí)，VLOOKUP名稱后的括號(hào)內(nèi)的第二個(gè)參數(shù)Table_array是設(shè)置從原Excel表格查取信息的查找區(qū)域，該參數(shù)一定不能小于原Excel表格給出數(shù)據(jù)的區(qū)域，比如原Excel表格Sheet1中有652行信息，VLOOKUP名稱后括號(hào)內(nèi)第一個(gè)參數(shù)為A2，括號(hào)內(nèi)第二個(gè)參數(shù)可以寫成Sheet1!$A$2∶$B$660，如果寫成Sheet1!$A$2∶$B$649，那么，Sheet1中650-652行的信息利用VLOOKUP函數(shù)就查不到數(shù)據(jù)。

四、含有VLOOKUP函數(shù)的工作表檔案的處理

一般來(lái)說(shuō)，含有VLOOKUP函數(shù)的工作表，如果又是在別的檔案里抓取數(shù)據(jù)的話，檔案往往是比較大的。尤其是當(dāng)你使用的檔案本身就很大的時(shí)候，那每次開(kāi)啟和存盤時(shí)間都比較長(zhǎng)。要想加快開(kāi)啟和存盤的速度可以進(jìn)行以下操作:在工作表里，點(diǎn)擊工具—選項(xiàng)—計(jì)算，把上面的更新遠(yuǎn)程引用和保存外部鏈接數(shù)據(jù)的勾去掉，再保存檔案，則會(huì)加速不少。下面詳細(xì)介紹一下它的原理:

(1)含有VLOOKUP函數(shù)的工作表，每次在保存檔案時(shí)，會(huì)同時(shí)保存一份其外部連結(jié)的檔案。這樣即使在單獨(dú)打開(kāi)這個(gè)工作表時(shí)，VLOOKUP函數(shù)一樣可以抓取到數(shù)值。

(2)在工作表打開(kāi)時(shí)，微軟會(huì)提示你，是否要更新遠(yuǎn)程參照。意思是說(shuō)，你要不要連接最新的外部檔案，好讓你的VLOOKUP函數(shù)抓到最新的值。

(3)每次單獨(dú)打開(kāi)含有VLOOKUP函數(shù)的工作表時(shí)，里面抓取外部檔案的數(shù)值，只是上次我們存盤時(shí)保存的值，若要連結(jié)最新的值，必須要把外部檔案同時(shí)打開(kāi)。

(4)如果不想讓工作表中使用VLOOKUP函數(shù)抓取到的數(shù)值發(fā)生變化而且提高操作速度，可以在使用VLOOKUP函數(shù)得到的一列數(shù)據(jù)右側(cè)插入一列，將使用函數(shù)得到的一列數(shù)據(jù)復(fù)制，在新插入列中進(jìn)行復(fù)制后的選擇性粘貼，選擇性粘貼的類型一定不是全部，而是用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選擇數(shù)值，確定，之后再刪除利用VLOOKUP函數(shù)得到的一列數(shù)據(jù)，保存即可。

五、VLOOKUP函數(shù)的廣泛使用

未來(lái)10年，從吸納新就業(yè)人員總量來(lái)看，主要是工業(yè)、交通、建筑、農(nóng)業(yè)、商業(yè)服務(wù)等實(shí)體行業(yè)和生產(chǎn)第一線的高中級(jí)技能型崗位。這些就業(yè)領(lǐng)域與經(jīng)濟(jì)相關(guān)的具體工作內(nèi)容，如制作人員工資，制作原材料出庫(kù)單，查找區(qū)域交通線路，某施工項(xiàng)目的成本核算，商品的銷售清單等等都可以運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)解決具體的問(wèn)題［2］?？傊?，VLOOKUP函數(shù)的使用將會(huì)非常廣泛。在當(dāng)前技術(shù)飛速發(fā)展，就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻的形勢(shì)下，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的從業(yè)人員，要?jiǎng)偃尾⒏珊帽韭毠ぷ?，或者找到一份適合自己的工作，認(rèn)真踏實(shí)地學(xué)好VLOOKUP函數(shù)，無(wú)疑可以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)輕松快樂(lè)工作。

［1］匡松.Excel在經(jīng)濟(jì)管理中的應(yīng)用［M］.成都:西南財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2004.

［2］王俊.政府政策新思維［M］.北京:中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2009.

［責(zé)任編輯 程光輝］

Application of VLOOKUP Function in the Economic Field

TIAN Xiao-li
(Jiyuan Vocational and Technical College，Jiyuan 454650，Henan)

Application of VLOOKUP function in Excel worksheets can develop job skills and improve work efficiency.The basic knowledge and use of functions of VLOOKUP function is introduced，and how to use it in the economic field and tips to use it are illustrated.

VLOOKUP function;job skills;application

10.3969/j.issn.1672-0342.2014.02.005

TP391.13

A

1672-0342(2014)02-0016-04

2014-04-04

田小利(1971-)，女，河南濟(jì)源人，濟(jì)源職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授，研究方向?yàn)榻?jīng)濟(jì)管理。