梁潔銀

廣州市精神病醫(yī)院 設備科，廣東 廣州 510370

隨著醫(yī)用耗材在臨床應用越來越廣泛，醫(yī)用耗材的使用風險也逐漸增大，對醫(yī)用耗材臨床使用的安全性也不斷提高，管理需要規(guī)范化、精細化和流程化，達到精確的溯源。近幾年來，各醫(yī)療機構為了管理的需要，紛紛開發(fā)了個性化的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)[1]。我院實行醫(yī)用耗材信息化管理已有4年多，原醫(yī)用耗材系統(tǒng)已不能滿足要求，需要升級。本文從醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)核心模塊的升級對耗材管理的影響為切入點，旨在說明醫(yī)用耗材信息化管理的優(yōu)勢。

1 升級醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的必要性

1.1 醫(yī)用耗材管理滯后

原醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)只是對物資名稱、規(guī)格和數(shù)量進行粗管理，對醫(yī)用耗材的流通管理還是以半計算機管理和半手工管理相結(jié)合的方式進行，如計算機對醫(yī)用耗材進行名稱、數(shù)量、金額登記時，需要倉管員手工記錄醫(yī)用耗材的生產(chǎn)批號、滅菌批號、失效期等重要信息，這就導致管理者無法及時對醫(yī)用耗材的流通進行監(jiān)控和追蹤[2]，難以做到醫(yī)用耗材的精確溯源，對醫(yī)用耗材臨床使用的安全保障極為不利。

1.2 供應商管理為手工管理模式

原醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)沒有供應商管理功能，供應商證件管理只能是手工管理或?qū)⒆C件掃描到計算機。這樣的管理模式導致工作人員不能及時掌握過期的證件信息，只能依靠供應商自覺提供更新的證件，管理者處于被動的狀態(tài)。其次，不能對供應商的物品質(zhì)量、送貨速度、退換貨的數(shù)量等進行綜合評價，對供應商的評價不能做到有據(jù)可查，只能憑工作人員的模糊印象來評價供應商。

1.3 庫房管理不規(guī)范

原庫房管理是收到發(fā)票后才進行醫(yī)用耗材的入庫和出庫，有時供應商沒有將發(fā)票隨貨同行，造成醫(yī)用耗材已經(jīng)使用了，還沒有進行計算機入庫的狀況發(fā)生，尤其是同一次出庫的醫(yī)用耗材有不同的批次，庫房工作人員只是憑印象登記每一批次醫(yī)用耗材的出庫量。醫(yī)用耗材的流轉(zhuǎn)信息不完整、實時性不強，對于各類醫(yī)用耗材的實時狀態(tài)反映不夠準確[3]，導致管理人員難以做好醫(yī)用耗材的溯源管理。

基于以上情況，為加強醫(yī)用耗材臨床使用安全管理，降低使用風險，提高醫(yī)療質(zhì)量，需構建較為完善的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)模式，實行流通全過程計算機管理，增強可追溯性。

2 升級后的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)主要功能模塊和應用

2.1 醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)業(yè)務流程

醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的業(yè)務流程是從采購計劃、審批、下單、入庫、出庫等各個環(huán)節(jié)進行全過程跟蹤管理。醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)開發(fā)語言是 vb.net，數(shù)據(jù)庫是SQL SERVER 2005，結(jié)構采用C/S/S結(jié)構。主要業(yè)務流程，見圖1。

圖1 醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)業(yè)務流程框圖

2.2 升級后醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的核心模塊

升級后的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的核心模塊包括基礎設置、供應商管理和庫存管理。核心模塊功能增強了醫(yī)用耗材的出入庫管理、成本管理和跟蹤管理，為醫(yī)用耗材的臨床使用提供極大的保障。

2.2.1 基礎檔案設置功能

基礎檔案設置，包含物資檔案、供應商檔案和生產(chǎn)企業(yè)檔案[4]。物資檔案貫穿于每一種醫(yī)用耗材的采購計劃、采購、使用等全過程，主要包含物資編碼、物資名稱、型號規(guī)格、物資分類、生產(chǎn)廠家、參考成本、供應商、批次管理、保質(zhì)期等字段，在整個醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中的作用十分重要。每個供應商和生產(chǎn)企業(yè)都有唯一的供應商編碼、供應商名稱，一一對應，不得重復。增加的供應商檔案和生產(chǎn)廠家檔案可以避免一種醫(yī)用耗材存在不同供應商和不同生產(chǎn)廠家供應的情況，從源頭上規(guī)范每一種醫(yī)用耗材，為醫(yī)用耗材的管理和臨床安全使用提供更好的保障，降低臨床使用風險。

（1）物資編碼是醫(yī)用耗材的唯一標識。醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)主要依據(jù)物資編碼來識別每一種醫(yī)用耗材，因此每一種醫(yī)用耗材，不同規(guī)格、不同生產(chǎn)廠家、不同供應商都有唯一標識的物資編碼。原物資管理系統(tǒng)的物資編碼由9位數(shù)字組成，如B00010001，第1位代表物資類別，第2~5位代表物資名稱，第6~9位代表物資規(guī)格。而現(xiàn)物資編碼由16位數(shù)字組成，如1101001001001001，從左到右數(shù)起，第1，2位代表衛(wèi)生耗材，第3，4位代表醫(yī)用耗材，第5~7位代表物資類別，第8~10位代表物資名稱，第11~13位代表品牌，第14~16位代表規(guī)格。相比之下，升級后的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)，物資編碼的定義更加規(guī)范、清晰和明確，管理者利用物資編碼可快速地查詢到同一品牌的醫(yī)用耗材有多少種規(guī)格，生產(chǎn)廠家等相關信息，優(yōu)化了工作流程、提高了工作效率，利于醫(yī)用耗材的使用管理和監(jiān)控。

（2）嚴控醫(yī)用耗材的成本，減少不必要的支出。醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)增加了對每種醫(yī)用耗材的參考成本，主要是防止供應商送貨時同一種醫(yī)用耗材有不同的價格，方便庫房工作人員對價格的審核。當庫房工作人員對醫(yī)用耗材進行入庫時，參考成本可以自動彈出，庫房工作人員認真核對，嚴格審核醫(yī)用耗材的成本，減少不必要的支出[5]。

2.2.2 批次管理功能

升級后的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)增加了批次管理功能，庫房工作人員在醫(yī)用耗材入庫時必需正確地輸入生產(chǎn)批號、有效期、失效期等信息，醫(yī)用耗材出庫時批次管理也與之關聯(lián)，這樣從源頭上控制醫(yī)用耗材的精確流通，杜絕使用過期的醫(yī)用耗材，為做好醫(yī)用耗材的溯源提供基礎保障。

2.2.3 供應商的管理

供應商的管理主要指對現(xiàn)有的供貨商和新的潛在供貨商進行動態(tài)的管理[6]，主要包括公司證件管理和對供應商的量化評價。醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)支持嚴格管理供應商，供應商資質(zhì)與采購訂單、入庫單關聯(lián)，只要供應商資質(zhì)過期失效，就不能下訂單和出庫，這樣可杜絕使用證件過期的醫(yī)用耗材，保證及時更新供應商證件。

升級后的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)還增加了對供應商量化評價的功能，包括物品質(zhì)量、物品差錯率、送貨速度、退換貨次數(shù)。總分100分計算，其中物品質(zhì)量占50分，物品差錯率占20分、送貨速度占20分、退換貨次數(shù)占10分，供應商若出現(xiàn)以上問題，庫房工作人員須在計算機上登記，每年做一次統(tǒng)計分析，為醫(yī)院選擇優(yōu)質(zhì)的供應商提供有效的依據(jù)，對劣質(zhì)的供應商提出限期整改，保證供應商按時、按質(zhì)供應醫(yī)用耗材，促進供應商提供優(yōu)質(zhì)服務。

2.2.4 規(guī)范庫房管理

醫(yī)用耗材種類日益增多，合理有效進行醫(yī)用耗材庫存管理，是減少庫存積壓、降低管理成本、加速資金周轉(zhuǎn)、保障臨床供應的重要手段。庫房管理遵循“先進先出、近效期先出、按批號發(fā)貨”的原則[7-8]，因此，廠家管理、批次管理、效期管理和溯源管理是庫房管理的一項重要任務。升級后的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)對庫房管理的作用尤為突出。庫房工作人員收到醫(yī)用耗材即入庫，部門領用即出庫，并可快速地查詢到入庫和出庫的相關信息。效期管理可提醒庫房工作人員近期失效的醫(yī)用耗材，保證醫(yī)用耗材流通的準確性和精確性，最大限度地控制和降低醫(yī)療成本。

3 總結(jié)

升級后的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)已使用2年，在運行效果方面，優(yōu)化了醫(yī)用耗材各項工作流程，提高了工作效率，使管理者可實時追蹤到醫(yī)用耗材的使用情況和庫存情況，增強了醫(yī)用耗材溯源管理，從根本上解決了醫(yī)用耗材管理滯后的狀態(tài)，降低了醫(yī)用耗材臨床使用的風險，為領導決策提供了科學依據(jù)，為臨床安全使用醫(yī)用耗材提供了保障，為醫(yī)院取得了較好的經(jīng)濟效益和社會效益。

[1]韓春蕾,陳默蓉.醫(yī)用耗材分類編碼與統(tǒng)一高效的監(jiān)管體系[J].中國醫(yī)學裝備,2011,8(7):11-16.

[2]任凱,顧慧,沈煒.全過程醫(yī)療物資管理系統(tǒng)的研制和應用[J].中國醫(yī)療器械信息,2011,17(1):4-5,59.

[3]丁效軍,陳宇珂.基于物流網(wǎng)的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)設計[J].中國醫(yī)學裝備,2013,10(3):23-25.

[4]王燕妮,李劍,亢繼科,等.我院物資管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].中國醫(yī)療設備,2012,27(10):102-103,82.

[5]劉玲.淺談醫(yī)院物資管理系統(tǒng)的實際應用[J].中國醫(yī)療前沿,2012,7(23):94-95.

[6]莊錦.打造有效的醫(yī)院物流管理[J].醫(yī)療裝備,2012,25(5):48-49.

[7]王亞林.醫(yī)療耗材庫管理現(xiàn)狀及對策[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2009,30(10):82-83.

[8]張鳳勤,陳姍姍.醫(yī)用耗材庫房管理方式探討[J].中華實用診斷與治療雜志,2013,27(4):413-415.