許鳳姣

摘要：本文從數(shù)字檔案的原真性、用戶查檔的便捷性、供需雙方的權益保護三方面闡述了網(wǎng)絡時代檔案信息共享的基本要求，從數(shù)字檔案資源的豐富程度、檔案信息系統(tǒng)的互通性、檔案信息標準化程度、公共檔案信息平臺建設四方面分析了目前檔案信息共享存在的問題，并提出了相應的解決對策。

關鍵詞：網(wǎng)絡時代檔案信息信息共享

隨著科技的發(fā)展和社會的進步，越來越多的人習慣于通過網(wǎng)絡獲取信息。利用網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案信息共享是時代發(fā)展的必然趨勢，也是檔案工作可持續(xù)性發(fā)展的必然要求。然而，目前有諸多因素制約著檔案信息共享的實現(xiàn)，如何全面把握網(wǎng)絡時代檔案信息共享的基本要求，針對現(xiàn)存問題采取有效措施，切實推動檔案信息更大范圍內共享利用，已經(jīng)成為檔案界共同關注的問題。

一、網(wǎng)絡時代檔案信息共享的基本要求

（一）確保數(shù)字化檔案的原始性和真實性

檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻，必須尊重歷史，不能去改過去形成的材料；而數(shù)字化則是對檔案信息存在形式的轉換，必須尊重檔案，不能對檔案內容作額外處理。一個圖像文件只要它是檔案原件的真實反映，就不能因其有瑕疵或是紙張發(fā)黃或是字跡潦草而利用軟件對其進行美化處理。但是，采用防篡改技術避免檔案信息在網(wǎng)絡環(huán)境下被改動則是允許的，因為這對檔案信息的真實性起到了固化作用。數(shù)字化必須嚴格維護檔案信息和載體的原真性，最大限度地體現(xiàn)檔案的本來面貌，才能保證網(wǎng)絡共享的檔案信息真實準確。

（二）用戶查詢利用檔案信息方便快捷

在信息化高速發(fā)展的今天，用戶更多地希望通過網(wǎng)絡能夠直接調用檔案信息。但是，由于用戶對計算機的掌握程度不盡相同，操作水平有高有低，因此檔案信息共享界面必須方便查詢，具有開放性和易操作性，查到的檔案信息方便下載。同時，必須加強對檔案信息共享平臺的社會宣傳和定期回訪，使大家熟悉進而習慣檔案信息的網(wǎng)絡查詢，建議開展檔案利用在線咨詢服務，及時解決用戶使用過程中遇到的問題，從而保障網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息便捷利用的順利實現(xiàn)，公共檔案信息能真正實時共享、隨意下載。

（三）保障檔案信息供需雙方的權力不受侵害

檔案是全社會的共同財富，公民對檔案享有知情權，檔案工作要最大限度地開放檔案服務社會。然而，檔案作為一種信息，有些會涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私或者知識產(chǎn)權，檔案開放受到一定的限制。因此必須在上網(wǎng)前做好檔案信息鑒定，哪些檔案信息適宜公開，哪些檔案信息必須保密。對不宜公開的檔案信息要嚴格管控，加強數(shù)字化加工和網(wǎng)絡化利用的監(jiān)控，確保不公開的檔案信息安全。檔案信息共享既要保護檔案中相關權益不受侵犯，又要將檔案中記載的智力勞動成果充分公開，網(wǎng)絡環(huán)境下處理好兩者關系就顯得尤為重要。

二、目前檔案信息共享存在的若干問題

（一）數(shù)字檔案資源不夠豐富

檔案數(shù)字化是檔案信息共享的資源基礎。然而，由于各級檔案館領導支持程度不一，基礎保障條件差異很大，導致我國檔案數(shù)字化工作沒有全面鋪開，數(shù)字檔案資源不夠豐富，最終呈現(xiàn)信息高速路上“車少貨缺”的現(xiàn)象。就全國范圍而言，一些檔案館仍然沿襲傳統(tǒng)管理模式，沒有主動參與檔案數(shù)字化工作，珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案還有相當一部分是傳統(tǒng)紙質檔案的保管形式，尚未進行數(shù)字化。沒有數(shù)字化的檔案信息資源，通過網(wǎng)絡的傳輸共享就無從談起，因此，檔案數(shù)字化是信息共享的基礎，只有加快全國檔案數(shù)字化進程，不斷豐富數(shù)字檔案信息，實現(xiàn)檔案全文共享的目標才指日可待。

（二）檔案信息系統(tǒng)各自為政

由于檔案信息化缺乏全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督管理，不同行業(yè)系統(tǒng)和行政區(qū)域存在“條塊分割”，加上檔案自身具有一定程度的保密性，導致不同單位在研發(fā)或引進檔案信息系統(tǒng)時，多從自身檔案管理需求出發(fā)，而缺乏全社會的檔案信息整合共享的全局觀。各系統(tǒng)數(shù)據(jù)結構不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式不一致，檔案信息系統(tǒng)互不兼容，數(shù)據(jù)無法交換，信息無法共享，從而形成“信息孤島”。一個個“信息孤島”的存在，導致檔案資源重復數(shù)字化，檔案軟件重復開發(fā)，檔案系統(tǒng)重復建設，這不僅是人力、財力和物力的極大浪費，更成為檔案信息共享的瓶頸。此外，將信息“據(jù)為己有”的心理趨向也會阻礙信息的互通共享。

（三）檔案信息標準化程度不高

標準化是實現(xiàn)檔案信息共享的最具實質性意義的保障手段。目前，我國傳統(tǒng)檔案管理的標準規(guī)范相對健全，但數(shù)字環(huán)境中，這些標準規(guī)范需要重新審視，相當部分的標準規(guī)范需要按照信息化環(huán)境的要求進行調整。同時，實時歸檔、技術鑒定、存儲管理、載體轉換、權限控制、數(shù)據(jù)遷移、實時發(fā)布等大量新型業(yè)務內容，都需要新的標準規(guī)范進行支撐。雖然我國已經(jīng)制定和正在制定一些檔案信息化標準規(guī)范，但是從總體上講，標準制定相對滯后，數(shù)量偏少，分布分散，核心標準規(guī)范的研發(fā)相對薄弱。此外，有些標準由于宣傳貫徹力度不夠等原因，其實施情況參差不齊。缺乏統(tǒng)一標準規(guī)范，使得檔案信息難以流通與共享。

（四）公共檔案信息平臺建設有待加強

目前我國檔案信息數(shù)字化共享還主要局限在本館范圍內，信息跨地域聯(lián)合檢索的難度較大，還沒有形成一個以新技術為支撐的公共檔案信息共享系統(tǒng)。如果老百姓能運用該系統(tǒng)在同一平臺上進行“百度式”檢索，不受時空限制，便捷地查閱所需檔案并下載利用，那么就能有效提升檔案服務民生的能力與水平，讓老百姓享受一站式服務、一鍵式檢索的便利。正如百度一樣，“讓人們最平等、便捷地獲取檔案信息，找到所求”也是檔案工作的核心使命。通過全國檔案信息資源的整合和搜索引擎創(chuàng)新技術的應用，加強公共檔案信息平臺建設，方便檔案用戶查詢利用，是推動檔案信息共享的一個重要方面，其工作力度還有待加強。

三、促進檔案信息實現(xiàn)共享的對策

（一）豐富數(shù)字檔案資源，夯實檔案信息共享基礎

豐富數(shù)字檔案資源是實現(xiàn)檔案信息高度共享和充分發(fā)揮檔案作用的重要基礎。只有將豐富的館藏檔案轉換成便于下載保存的圖像、文本等形式，才能為檔案信息通過現(xiàn)代網(wǎng)絡技術傳遞與交流奠定基礎，才能滿足社會利用者的多樣化需求。檔案數(shù)字化工作是一個系統(tǒng)工程，涉及到諸如數(shù)字化范圍的確定、檔案中涉密文件的界定以及存儲格式和長久保存等問題，關鍵是如何統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字化工作并解決數(shù)字化過程中會遇到的一系列問題。這就需要由檔案管理人員、數(shù)字化技術人員和法務人員一起分工合作，及時解決遇到的問題，為檔案數(shù)字化工作的順利開展提供強有力的保障。豐富數(shù)字檔案資源，必須立足“轉變觀念、統(tǒng)一思想，立足全局、落實局部”的原則，統(tǒng)一檔案信息來源，避免多渠道重復數(shù)字化，切實加快檔案數(shù)字化進程，夯實檔案信息共享的資源基礎。endprint

（二）技術攻關利益協(xié)調，促進檔案信息整合互通

實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)互通，必須高瞻遠矚，進行規(guī)劃。實際上，信息化規(guī)劃花費20%的投資將貢獻80%的信息化成功率。信息孤島是一個長期存在的現(xiàn)象，對現(xiàn)存的信息孤島可采用集成的方式，對個別無法集成的舊系統(tǒng)可采用替換升級的方式實現(xiàn)檔案信息共享，必要時從規(guī)劃開始對現(xiàn)有系統(tǒng)進行全面的升級和改造。一部分的信息孤島是可以用技術來解決的，但是還有一部分則必須用技術加利益協(xié)調來解決。因為應用整合、互聯(lián)互通甚至調整管理運作機制和業(yè)務流程，勢必觸及到某些部門或某部分人的利益，如果不注意利益關系的協(xié)調，信息孤島必將層出不窮。此外，必須樹立開放思想，制定相關政策，避免公共檔案信息成為某一部門自己的“私有信息”。

（三）做好標準規(guī)范建設，保障檔案信息暢通無阻

檔案信息的標準化是實現(xiàn)檔案信息共享的關鍵。在檔案信息化建設過程中，必須對檔案信息的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和利用等各個方面制定統(tǒng)一的標準和規(guī)范，并大力宣傳貫徹落實，才能讓分工協(xié)作以及技術應用有統(tǒng)一的依據(jù)，確保在信息化環(huán)境下檔案管理各項工作可以聯(lián)系起來，才能實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)的暢通，共享檔案資源，獲取最佳效益。我國檔案信息共享的標準化和規(guī)范化工作相對滯后，急需制定用于進行數(shù)據(jù)交換的標準，如：檔案信息公用數(shù)據(jù)元標準、檔案信息核心元數(shù)據(jù)標準等；急需制定用于多方信息綜合利用的標準，如：檔案信息分類編碼標準。這將有利于建立行業(yè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準的數(shù)據(jù)庫，保障檔案信息暢通無阻，幫助用戶快速查詢到所需的信息。

（四）構建公共檔案信息系統(tǒng)，提供檔案信息共享平臺

該系統(tǒng)的建設應以各級檔案館館藏檔案信息為對象，以建設區(qū)域性、分布式、規(guī)范化、超市型檔案信息共享體系為重點，充分應用先進信息技術成果，為各級檔案館提供實用性強的應用支持，以推動檔案信息的社會共享。筆者認為，基于云計算技術構建檔案信息共享平臺，能夠更好地滿足檔案信息“統(tǒng)一建設、按需服務、分別管理”的共享體制建設需要，能夠更好地適應未來超大規(guī)模檔案數(shù)字資源管理對系統(tǒng)性能、信息安全的需要，能更好地應對不斷變化的業(yè)務需求對系統(tǒng)平臺拓展的需要。我們還要積極將國內外搜索引擎的創(chuàng)新技術應用于檔案信息檢索領域，通過操作方便的網(wǎng)絡平臺，全面滿足用戶對公共檔案信息的利用需求，從而更有效地實現(xiàn)檔案的價值。

本文是國家社科基金重大項目“國家數(shù)字檔案資源整合與服務機制研究（項目編號：13&ZD184）”，階段性研究成果之一。

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作者單位：北京師范大學檔案館endprint