李玉瓊，陳燁，陳浩，嚴潭

中國人民解放軍第一七五醫(yī)院　廈門大學附屬東南醫(yī)院　醫(yī)學工程科，福建　漳州　363000

基于2/8法則對醫(yī)療設(shè)備采購流程的分析

李玉瓊，陳燁，陳浩，嚴潭

中國人民解放軍第一七五醫(yī)院廈門大學附屬東南醫(yī)院醫(yī)學工程科，福建漳州363000

[摘要]醫(yī)療設(shè)備的采購流程是醫(yī)院管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，是醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵物質(zhì)基礎(chǔ)，同時也是醫(yī)院增強核心競爭力的重要體現(xiàn)。本文基于2/8法則，以醫(yī)療設(shè)備采購前論證的關(guān)鍵指標為指導，通過列表法對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購流程現(xiàn)狀進行診斷和分析，針對現(xiàn)行采購流程中存在的問題，提出采購流程優(yōu)化再造的方案。具體從采購審批流程、供應(yīng)商開發(fā)與管理流程、采購執(zhí)行流程、入庫結(jié)算流程等方面進行優(yōu)化，以期達到縮短采購周期、提高采購效率的目的。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)療設(shè)備；醫(yī)療設(shè)備采購；采購流程優(yōu)化

0　前言

醫(yī)療設(shè)備器材是醫(yī)院的重要組成部分，設(shè)備器材的管理是反映醫(yī)療現(xiàn)代化管理水平的一個重要指標[1]。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人民群眾的生活水平日益提高，對醫(yī)療質(zhì)量的期望也越來越高。先進的醫(yī)療設(shè)備被大量引進醫(yī)院，規(guī)范化的采購管理工作顯得尤為重要，如何建立科學化、規(guī)范化的醫(yī)療設(shè)備采購流程則成為衡量現(xiàn)代醫(yī)院管理和運營水平的重要因素。本文基于2/8法則對現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備采購流程進行分析，明確流程存在的問題，提出優(yōu)化流程構(gòu)想，進一步規(guī)范醫(yī)療設(shè)備采購流程。

1　基于2/8法則分析醫(yī)療設(shè)備采購流程

2/8法則是意大利經(jīng)濟學家帕累托首先提出的。他認為：在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%的盡管是多數(shù)，卻是次要的。研究表明，多數(shù)的業(yè)務(wù)處理遵從2/8法則，即在完成一個典型的業(yè)務(wù)處理中，80%的時間花費在等待、排隊或跟蹤等流程上，不能增加業(yè)務(wù)的價值，稱為“等待時間”，只有20%的時間用于業(yè)務(wù)處理，稱之為“任務(wù)時間”。要大幅提高工作效率，不僅要注重“任務(wù)時間”，同時要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程來減少“等待時間”[2]。

1.1現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備采購流程

現(xiàn)有醫(yī)院設(shè)備采購一般由設(shè)備主管部門專人管理，采購過程分為以下幾個階段：項目申報、器械管理委員會論證（下稱器管會）、采購審批、采購執(zhí)行和入庫結(jié)算等。項目申報由使用科室填寫，包括項目概況、購置理由、選型依據(jù)和效益分析等內(nèi)容[3]。經(jīng)器管會論證批準采購的設(shè)備可進入審批程序，未通過論證的不予采購；采購審批程序可根據(jù)價格的高低進行分批采購，主要分為5萬元以上和5萬元以下。5萬元以上設(shè)備需對設(shè)備進行實地考察，采購執(zhí)行需在充分的詢價談判之后才可簽訂合同。醫(yī)療設(shè)備采購流程的最后環(huán)節(jié)即入庫結(jié)算，待設(shè)備安裝驗收合格后財務(wù)才進行付款。

1.2醫(yī)療設(shè)備采購前論證的關(guān)鍵指標

醫(yī)療設(shè)備購置評分原則為醫(yī)療設(shè)備采購前的論證指引了方向，是指導醫(yī)療設(shè)備采購正常進行的關(guān)鍵依據(jù)，是提高醫(yī)療設(shè)備采購效益的重要指標。購置評分原則，見表1。

醫(yī)院設(shè)備采購的指標是充分反映醫(yī)療設(shè)備各種狀態(tài)、效用和價值的衡量標準和量化依據(jù)，制定相應(yīng)的采購指標有助于提高醫(yī)院設(shè)備采購管理效益[4]。醫(yī)療設(shè)備的配置應(yīng)該合理有效，避免重復購置浪費資源。我院根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的整體要求和現(xiàn)實條件，制定了相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備購置評分原則，做為設(shè)備購置前論證的關(guān)鍵依據(jù)。購置評分原則由基礎(chǔ)條件、安全風險、技術(shù)先進性、迫切性和重要性、經(jīng)濟效益、間接效益以及綜合評分等7個指標組成。基礎(chǔ)條件和技術(shù)力量支撐構(gòu)成設(shè)備購置的基礎(chǔ)條件；安全風險指設(shè)備的技術(shù)成熟度高低，操作是否存在風險；技術(shù)先進性即臨床效果在國際范圍內(nèi)達到怎樣的水平；迫切性和重要性則表示設(shè)備在特定時期符合醫(yī)院的發(fā)展方向且占據(jù)重要作用；設(shè)備經(jīng)濟效益由設(shè)備完好率、設(shè)備使用率、時間利用率、設(shè)備故障率等因素組成。設(shè)備完好率是反映醫(yī)療設(shè)備運轉(zhuǎn)和技術(shù)狀態(tài)的重要指標，表示醫(yī)療設(shè)備的完好程度，它是醫(yī)院設(shè)備為醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益的前提。設(shè)備使用率是反映實用醫(yī)療設(shè)備在規(guī)定期限內(nèi)的利用情況，是分析經(jīng)濟效益的主要標準。設(shè)備利用率高，說明醫(yī)院設(shè)備的使用數(shù)量多，使用次數(shù)多，給醫(yī)院帶來的效益也就越多。設(shè)備的間接效益主要從醫(yī)療設(shè)備診療次數(shù)、開展新技術(shù)、開展科研項目和發(fā)表科研論文等方面。如很多醫(yī)療設(shè)備的購買是為進一步拓寬醫(yī)院診療范圍和提升診療水平，因此采用多項新技術(shù)做為評價醫(yī)療設(shè)備間接效益的因素[5]?？茖W地研究審慎決策，既要有一定的前瞻性，又要避免過度追求高、精、尖產(chǎn)品，這就要求設(shè)備管理專家，對設(shè)備的技術(shù)性、先進性以及性能優(yōu)越性進行充分可靠性論證，把握該類設(shè)備的發(fā)展前景。在購置前要根據(jù)醫(yī)院的業(yè)務(wù)要求和現(xiàn)有同類設(shè)備的使用、收益情況、多渠道了解該設(shè)備的使用完好率、使用率、使用效果、使用效益，認真分析該設(shè)備的購置成本、使用年限、日常消耗以及發(fā)展動向，確保其長期投資效益，降低盲目采購的可能性[6]。

1.32/8法則在醫(yī)療設(shè)備采購流程的應(yīng)用及分析

在醫(yī)療設(shè)備管理過程中，采購是控制設(shè)備器材質(zhì)量和醫(yī)院采購成本的首要環(huán)節(jié)，而現(xiàn)有的醫(yī)療設(shè)備采購流程卻存在許多不足之處，如流程環(huán)節(jié)冗長、訂貨周期長、領(lǐng)導部門壁壘森嚴、忽視供應(yīng)商利益等。完成一系列的醫(yī)療設(shè)備采購流程需要花費相當長的時間，有些設(shè)備真正投入科室使用要花費1年的時間。究其原因，流程中花費在等待、排隊或跟蹤等不增值的時間占據(jù)了大部分，而真正用于業(yè)務(wù)處理的時間只占一小部分。要真正提高醫(yī)療設(shè)備采購水平，不僅要注重“任務(wù)時間”，還要優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備采購流程來減少“等待時間”。由此可以看出，2/8法則與醫(yī)療設(shè)備采購流程的基本理念是一致的?；?/8法則，以醫(yī)療設(shè)備采購前論證的關(guān)鍵指標為指導，通過列表法對現(xiàn)有的醫(yī)療設(shè)備采購流程進行分析，對于醫(yī)院未來的發(fā)展以及醫(yī)療水平的提升有著非常重要的意義。

本文通過列表法對醫(yī)療設(shè)備采購流程進行分析，找出其中存在等待、反復和障礙的環(huán)節(jié)，強調(diào)任務(wù)重點部分與“任務(wù)時間”，指導采購流程的優(yōu)化工作。醫(yī)療設(shè)備采購流程分析，見表2。

通過以上數(shù)據(jù)統(tǒng)計，完成一系列的采購流程需要花費119～319天，而“任務(wù)時間”只花費了36～156天。由此可以看出，占據(jù)重要作用的“任務(wù)時間” 只占了整個活動的30%～40%左右，其余60%～70%左右的時間主要浪費在部門間的信息傳遞、各級領(lǐng)導的審核批準以及各種“等待時間”中。換而言之，流程中花費在等待、排隊或跟蹤等的等待時間占據(jù)了大部分，而真正用于業(yè)務(wù)處理的時間只占一小部分，如供應(yīng)商開發(fā)、采購計劃制定等用以規(guī)范采購行為、提升采購效率的“任務(wù)時間”只是一帶而過或不夠完整。

表2　醫(yī)療設(shè)備采購流程分析

2　醫(yī)療設(shè)備采購流程存在的問題

通過以上分析，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購流程中存在以下問題。

2.1采購審批流程過長

采購審批流程中，簽字等待的時間過長。從最初的項目申報到最后的入庫結(jié)算，花費了大量的時間用于傳遞文件和審批簽字。如大型設(shè)備的采購采購計劃表、配置申請表、進口申請表等文件均需要院領(lǐng)導簽字。而這么多的審批，有時并沒有實質(zhì)性的內(nèi)容，只是同一項工作由不同的人進行重復性的核對，如此多次反復，采購總是疲于瑣事當中，整日忙于信息跟蹤及反饋中，無形當中造成了大量時間的浪費。

2.2采購執(zhí)行流程過長

采購審批結(jié)束進入執(zhí)行階段，需要經(jīng)過一段漫長繁瑣的訂貨周期。采購部門需要確認設(shè)備性能參數(shù)，進行市場論證，聯(lián)系多個供應(yīng)商，進行詢價談判。最后才簽訂合同。而后的供應(yīng)商交貨和結(jié)算又需要相當漫長的等待過程，直接導致設(shè)備訂貨周期無限期延長，有些大型設(shè)備從最初的申報到最后的到貨驗收，甚至要花費1年的時間。

2.3供應(yīng)商信息管理流程不完善

目前，對供應(yīng)商信息的開發(fā)管理尚未完善，導致對供應(yīng)商的選擇存在局限性。采購部門在采購設(shè)備時通常是從以往搜集的供應(yīng)商資料中臨時篩選或憑以往和供應(yīng)商打交道的經(jīng)驗決定，造成選擇的范圍受局限，談判降價的空間較小，無形中增加了采購成本。此外，供應(yīng)商的資料未及時歸檔，相關(guān)的供方信息只存在采購人員的腦海中，無法進行信息共享，后期如要進行設(shè)備檔案規(guī)整，又要重新翻出以前的記錄。沒有記錄的，還需供應(yīng)商重新補齊，無形中又耗費了大量的人力、物力。

2.4入庫結(jié)算流程過長

財務(wù)支付程序單一，所有的貨款支付都要采購人員填寫付款申請單后，送交各級領(lǐng)導簽字審批，審批完之后清點。接著采購人員核對付款信息，設(shè)備是否驗收，未驗收設(shè)備不予付款。緊接著發(fā)票遞交財務(wù)出賬，如果有預(yù)付款或質(zhì)保金的，另需還借條或開具質(zhì)保金收據(jù)。由于財務(wù)付款申請程序和合同簽訂時基本是一樣的，一個合同的付款經(jīng)常要向不同級別領(lǐng)導解釋若干次，介紹供應(yīng)商情況，采購設(shè)備的情況，為什么要付款等[7]。有時碰到領(lǐng)導出差，簽字審批的程序又要耗上一段時間， 入庫結(jié)算流程就又延長了。

3　優(yōu)化采購流程的設(shè)想

3.1建立科學合理的供應(yīng)商管理體系

出售醫(yī)院相關(guān)設(shè)備的供應(yīng)商可以把公司資質(zhì)、相應(yīng)產(chǎn)品的價格、質(zhì)量、交付、服務(wù)等信息上傳到指定的信息平臺以便醫(yī)院進行審核。醫(yī)院采購部門在采購時，可以在信息平臺確認產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交付期、質(zhì)量、資質(zhì)和送貨時間等，以便及時得到需求產(chǎn)品，以最快的速度保障供應(yīng)；而供應(yīng)商也可通過信息平臺及時了解醫(yī)院的需求，提供產(chǎn)品[7-8]。同時，建立科學的供應(yīng)商績效評估管理體系可以提升供應(yīng)商的競爭實力。當然，目前醫(yī)院尚無完整的供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫，這有待后期進行開發(fā)。

3.2制定有針對性的采購策略

按照重點管理法的思想，根據(jù)政府統(tǒng)一招標設(shè)備、院內(nèi)集中招標設(shè)備與常規(guī)通用設(shè)備分為不同類別、分別采取不同的購置管理模式。對于大型醫(yī)療設(shè)備，報衛(wèi)生主管部門審批，制作標書上報，參加國家、軍隊、省市的招標或跟標辦理。對于單臺價格＜5萬元的設(shè)備，由醫(yī)院辦理自行采購程序。對于市場供應(yīng)充足、價格透明的常規(guī)通用設(shè)備可實行集中采購、歸口管理。

3.3結(jié)算審批程序?qū)嵭胁⑿泄こ?/p>

并行工程是對產(chǎn)品及其相關(guān)過程進行并行、集成化處理的系統(tǒng)方法和綜合技術(shù)。強調(diào)各部門的協(xié)同工作，通過建立各決策者之間的有效的信息交流與通訊機制，綜合考慮各相關(guān)因素的影響，使后續(xù)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的問題在早期階段就被發(fā)現(xiàn)，并得到解決，最大限度地減少反復，提高工作效率。辦理入庫結(jié)算時，可采用并行工程的辦法，減少結(jié)算審批環(huán)節(jié)，縮短審批時間。醫(yī)院可在年初批復預(yù)算號時，同時在項目運作的環(huán)節(jié)如進口申請表等可以依據(jù)批復號即可用印，在簽訂合同等關(guān)鍵環(huán)節(jié)簽字審批。

4　結(jié)語

醫(yī)院設(shè)備器材的采購是一種知識、智慧和水平能力的綜合體現(xiàn)，是規(guī)范化、標準化、程序化管理的探索過程，對其管理的好壞直接影響到醫(yī)院資產(chǎn)水平、技術(shù)和診療方式[9]。本文通過對采購流程一系列的診斷分析，對發(fā)現(xiàn)的問題提出了優(yōu)化的設(shè)想，以不斷完善設(shè)備采購流程，減少采購的等待時間，實現(xiàn)設(shè)備采購流程的科學化、規(guī)范化，提高醫(yī)療設(shè)備采購效益，保障供應(yīng)，更好地為臨床醫(yī)療、科研、教學工作服務(wù)，促進醫(yī)院的全面建設(shè)。

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作者郵箱：251731713@qq.com

[中圖分類號]R197.39

[文獻標志碼]A

doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2014.04.013

[文章編號]1674-1633(2014)04-0040-04

收稿日期：2013-11-29

基金項目：南京軍區(qū)計劃課題項目（10MB018）資助；南京軍區(qū)重點課題（08Z021）資助。

通訊作者：嚴潭，高級工程師。

Analysis Based on 2/8 Rule Procurement Process for Medical Devices

LI Yu-qiong, CHEN Ye, CHEN Hao, YAN Tan
Department of Equipment, No.175 Hospital of PLA., Zhangzhou Fujian 363000, China

Abstract：Procurement of medical equipment is an important part in hospital management process, is the material basis of the hospital's development and the way to enhance the core competitiveness of the hospital. Based on 2/8 rule, guided by the key indicators before the purchase, this paper diagnoses and analyses the current medical equipment procurement through listing, to understand the problem during procurement and fnd relevant solutions. By optimizing the process of authorizing procedure, supplier choosing and management, procurement and budget balancing, the procurement will become shorter and more effcient.

Key words：medical equipment; medical equipment procurement; procurement process optimization