摘 要：加強(qiáng)檔案管理是保存、使用檔案的重要前提，也是發(fā)揮檔案價(jià)值的基本需求。無(wú)論是機(jī)關(guān)、企事業(yè)還是其他類型的單位，都要充分認(rèn)識(shí)到檔案及檔案管理的重要性，并自覺的投入更多的力量參與其中。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于新時(shí)期的檔案管理，是提升管理水平的有效方法，值得推廣和普及。本文正是以此為線索，分析了計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性和意義，并闡述了具體的應(yīng)用思路和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；信息化；電子檔案；數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理的現(xiàn)代化是一個(gè)基本的趨勢(shì)，也是提升管理效率、改善管理環(huán)境的重要訴求。以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代化技術(shù)手段，在新時(shí)期檔案管理中的應(yīng)用愈發(fā)普遍，并且廣受好評(píng)。一方面，我們已經(jīng)進(jìn)入計(jì)算機(jī)主導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用無(wú)處不在，自然也包括檔案管理；另一方面，檔案管理中對(duì)計(jì)算機(jī)的需求還是很大的，這也促使檔案管理盡快的走向信息化、科技化。尤其在計(jì)算機(jī)技術(shù)更為頻繁的應(yīng)用于檔案管理的今天，研討相關(guān)問(wèn)題更具價(jià)值。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的意義和必要性

首先，在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠大大提升檔案管理的效率與工作質(zhì)量。檔案管理尤其是大宗、大批量的檔案的處理、收集、整理與分類等工作，僅僅依靠人工操作需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，而且搜尋、查找起來(lái)極為復(fù)雜。不一樣的則是，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，可以很好的解決上述問(wèn)題。計(jì)算機(jī)技術(shù)制作的數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)鏈，能夠?qū)⒐沤裰型狻|西南北的各類檔案進(jìn)行信息、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、歸類和整理，既便于查找、使用，也節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。因此，在檔案管理中大范圍、大規(guī)模的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，是檔案管理質(zhì)量提升、水平升級(jí)的基本需要，也是未來(lái)檔案管理的趨勢(shì)。

其次，檔案管理的信息化需要更多的依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)完成，這也是很多珍貴檔案保存的需要。運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，很多珍貴的、缺失的檔案資料可以有效的保存下來(lái)，同時(shí)供更多的研究者、愛好者參考、使用。如，一些珍貴的手稿、孤本、善本等，通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描及儲(chǔ)存的辦法，能夠進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)，成為網(wǎng)上圖書館的一部分。這就說(shuō)明，檔案管理的信息化建設(shè)是迫在眉睫的事情，計(jì)算機(jī)技術(shù)在其中必然要發(fā)揮中流砥柱的巨大作用。所以，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)更好的開展檔案管理，既是十分必要的，也是檔案信息化的大勢(shì)所趨。

總之，創(chuàng)新檔案管理的手段和思路，需要很大程度上依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這也是加強(qiáng)檔案保護(hù)、傳承檔案精神的需要，是檔案存在與利用的核心訴求所在。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理存在的問(wèn)題

首先，很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)于加強(qiáng)檔案管理存在意識(shí)上的淡化和偏差，投入的氣力不夠大，人力、財(cái)力和物力的保障遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。在建設(shè)信息化檔案方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用缺少必要的支持。

其次，很多企事業(yè)單位或機(jī)關(guān)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理的過(guò)程中，工作停留在表面，做的大都是官樣文章，很多實(shí)事并沒有落到實(shí)處，延阻了檔案信息化、數(shù)字化的進(jìn)程。

此外，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理需要嚴(yán)密的制度、機(jī)制的保障，這方面的工作目前仍然處于起步或空白階段，很多單位對(duì)此并不重視，造成了檔案管理工作效率的低下。將上述問(wèn)題盡快納入到解決議題，是有效提升檔案管理質(zhì)量的基本思路。

3 檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用思路和舉措

通過(guò)前文的論述不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用既是必要的，也是必須的。那么，在新時(shí)期檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)該如何發(fā)揮作用，這一點(diǎn)耐人尋味。

3.1 集成現(xiàn)有檔案資源，建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

將計(jì)算機(jī)技術(shù)更好的運(yùn)用到檔案管理中，首要的工作就是集成并運(yùn)用現(xiàn)有的檔案資源，把檔案進(jìn)行歸類、立卷與整理，輸入計(jì)算機(jī)，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。具體來(lái)說(shuō)，依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。這樣一來(lái)，檔案的資料、信息、數(shù)據(jù)大部分都被“錄入”計(jì)算機(jī)，變成了電子檔案，檔案的保存可以實(shí)現(xiàn)持久化。

3.2 完善電子檔案的檢索與搜索功能，拓寬電子檔案應(yīng)用

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，一方面是為了更好的保護(hù)、保存檔案，另一方面是為了節(jié)約資源和空間，降低管理與工作成本。在建立健全電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之后，余下的工作就是完善電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理模式和功能，開發(fā)、應(yīng)用檢索、搜索等功能，便于電子檔案的使用，發(fā)揮出電子檔案的最大價(jià)值。

諸如條目、關(guān)鍵詞、主題概念等在內(nèi)的功能拓展，可以大大加快電子檔案的檢索與搜查，從而便于使用者更快捷的查閱相關(guān)檔案。因此，從拓展檔案應(yīng)用范疇與行業(yè)的角度，更好的完善相關(guān)功能，是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的又一個(gè)重大課題。檔案管理的直接目的就是檔案的調(diào)閱、使用與分享，因此檢索、搜索功能的增加與完善是非常重要的。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)更多的建立健全檔案的電子化功能，使搜索、檢索的步驟、形式更加便捷，無(wú)疑是電子檔案發(fā)展的核心訴求，也是展現(xiàn)檔案價(jià)值的基本需要。

3.3 培養(yǎng)一批專業(yè)化、高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)檔案管理人才

檔案管理的工作本身就具備專業(yè)性，需要更加專業(yè)的人員才能操作。加之計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就需要更多的專業(yè)化人才參與其中。一方面，專業(yè)化的人才必須懂計(jì)算機(jī)技術(shù)與基本的信息化技術(shù)，同時(shí)需要專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)與實(shí)踐能力；另一方面，相關(guān)單位和部門要做好隊(duì)伍建設(shè)工作，打造一支既能操作計(jì)算機(jī)又能開展檔案管理工作的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，切實(shí)提升計(jì)算機(jī)檔案管理的水平。

因此，檔案管理人才隊(duì)伍、班子的建設(shè)需要一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，而相關(guān)制度、體制的健全也是十分重要的。打造“招之即來(lái)，來(lái)之能戰(zhàn)”高水平人才隊(duì)伍，不僅要成為檔案管理工作的一個(gè)重要目標(biāo)，也應(yīng)該成為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位開展檔案管理創(chuàng)新的基本目標(biāo)。只有做好了人才隊(duì)伍建設(shè)工作，檔案管理才能更加有序，檔案的價(jià)值發(fā)揮才更有依托?？傊龊萌瞬欧矫娴墓ぷ髦陵P(guān)重要，尤其對(duì)于檔案信息化管理而言。

3.4 統(tǒng)籌計(jì)算機(jī)技術(shù)力量，提高檔案管理的水平

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用引導(dǎo)了信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大幅度“擴(kuò)張“，進(jìn)而形成了信息化的浪潮。在檔案管理中大規(guī)模的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，就是要統(tǒng)籌計(jì)算機(jī)技術(shù)“力量”，構(gòu)建完整的檔案信息化管理鏈條。將完整的檔案信息化產(chǎn)業(yè)內(nèi)容歸結(jié)、構(gòu)筑起來(lái)，就形成了檔案信息化平臺(tái)，這也是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的最終目標(biāo)。具體來(lái)說(shuō)，其核心內(nèi)容包括如下方面：

首先，要制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效等工作。其次，要建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。此外，作為檔案事業(yè)重要組成部分的檔案工作，檔案信息化建設(shè)已成為自身發(fā)展建設(shè)的必然。將這一系列的工作內(nèi)容統(tǒng)籌、完善構(gòu)建起來(lái)，其產(chǎn)生的巨大能量必然是不可小視的，也必然促進(jìn)新時(shí)期檔案管理的快速發(fā)展。

綜上所述，新時(shí)期的檔案管理需要更多的創(chuàng)新化技術(shù)手段的加入，計(jì)算機(jī)技術(shù)就是其中的重要“力量”。有效的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理的水平和質(zhì)量一定可以逐步提升。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)打造檔案管理的“升級(jí)版”與“信息化平臺(tái)”，無(wú)疑是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案作用與價(jià)值展現(xiàn)的迫切需要。

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