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        事半功倍 用好Excel2013的自動功能

        2014-04-29 00:00:00海安周樹林
        電腦迷 2014年4期

        自動更正文本

        Excel 2013的自動更正功能,和Word比較相似,可以在輸入文本時自動更正拼寫錯誤。而該功能只要稍加變換,就可以實現(xiàn)一些特殊的作用。比如我們在輸入數(shù)據(jù)時,某些內(nèi)容是重復的,此時就可以借助“自動更正”來實現(xiàn)快速輸入,這里我們以輸入“xxmc”就自動更正為“江蘇省海安縣大公鎮(zhèn)中心小學”為例,介紹自動更正的的設置方法。

        打開Excel 2013,單擊菜單“文件”,選擇“選項”彈出對話框,切換到“校對”選項(如圖1),這里列舉著自動更正拼寫選項,如忽略大小寫、標記重復單詞等,和Word非常相似。

        單擊“自動更正選項”按鈕,彈出設置框(如圖2),切換到“自動更正”選項,這里列出了關(guān)于英文的更正選項,如自動更正大小寫,單擊“例外項”按鈕,可自定義某些特殊的英文拼寫更正規(guī)則。勾選下方的“鍵入時自動替換”,在“替換”下輸入“xxmc”,“為”下輸入“江蘇省海安縣大公鎮(zhèn)中心小學”,再單擊“添加”按鈕,這樣在Excel的單元格中輸入xxmc后就會自動轉(zhuǎn)換成“江蘇省海安縣大公鎮(zhèn)中心小學”。

        自動定位小數(shù)點

        有時我們需要輸入大量的小數(shù),為了提高輸入速度,我們可以啟用自動定位,它能根據(jù)設置的小數(shù)尾數(shù)自動加上小數(shù)點。比如要輸入的數(shù)據(jù)中以2位小數(shù)為主,我們可以這樣進行設置。

        在輸入數(shù)據(jù)前,單擊“文件”菜單選擇“選項”彈出對話框,切換到“高級”選項,勾選“自動插入小數(shù)點”并設置位數(shù)為2(如圖3),單擊“確定”按鈕后,在單元格中輸入數(shù)字則會自動添加小數(shù)點,如:輸入1258則自動轉(zhuǎn)換成12.58。如果此時要輸入整數(shù)或其它位數(shù)的小數(shù),則這樣輸入如128則手動輸入128.00,168.8則手動輸入168.8,156.288則手動輸入156.288。

        自動調(diào)整字符格式

        我們在處理數(shù)據(jù)時,由于某些單元格的字符比較多,經(jīng)常需要對單元格進行調(diào)整,讓字符完全顯示出來,可一般情況下單元格的寬度是固定的,這就需要調(diào)整字符字號讓其適應單元格,比較麻煩,此時就可以啟用自動調(diào)整格式功能。

        選中要輸入數(shù)據(jù)的列,右擊選擇“設置單元格格式”彈出對話框,切換到“對齊”選項(如圖4),勾選“文本控制”下的“縮小字體填充”,這樣以后在該列單元格輸入文本,只要超過了單元格的寬度,都會自動縮小字體,非常方便。

        自動切換輸入法

        通常我們在處理數(shù)據(jù)時,電子表格中的字符可能涵蓋了漢字、字母和數(shù)字,那么在輸入數(shù)據(jù)時就需要頻繁在中英文輸入法之間切換,這樣無疑降低了工作效率。Excel中可以為單元格指定英文輸入法,當鼠標指向該單元格后就會自動選擇英文輸入法。

        打開Excel2013,選中需要輸入數(shù)字的列,然后切換到“數(shù)據(jù)”選項卡,單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕,選擇“數(shù)據(jù)驗證”,彈出對話框,切換到“輸入法模式”選項(如圖5),在“模式”下選擇“關(guān)閉(英文模式)”,單擊“確定”按鈕即可。這樣當鼠標指針移動到設定的單元格后,就會自動切換到英文輸入法,非常方便。

        自動審查輸入的內(nèi)容

        在輸入初始數(shù)據(jù)時,卻不能自動檢測數(shù)據(jù)的正確性,而正確的原始數(shù)據(jù)是進行后期運算的基礎(chǔ)。因此我們有必要激活Excel內(nèi)置的自動化功能,這樣在輸入原始數(shù)據(jù)時可以自動進行檢測,從而在第一時間發(fā)現(xiàn)錯誤。

        (一)審查數(shù)據(jù)順序

        在輸入某些數(shù)據(jù)時,我們必須按照前后順序來輸入,如:在列A輸入日期,必須先前再后,由遠到近,后面的日期必須晚于前面的日期,則先選中列A,切換到“數(shù)據(jù)”選項卡,單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕,選擇“數(shù)據(jù)驗證”彈出對話框,切換到“設置”選項卡,在“允許”下選擇“日期”(如圖6),“數(shù)據(jù)”下選擇“大于或等于”,再在“開始日期”下輸入“=MAX ($A$1:$A1)”,單擊“確定”按鈕即可,這樣在列A輸入日期時,A2中的日期必須晚于A1,A3必須晚于A2……反之,如果要實現(xiàn)由小到大輸入,則輸入“=MIN($A$1:$A1)”。這樣在輸入日期時,一旦出現(xiàn)錯誤,就會彈出提示框,提示:輸入值非法,其它用戶已經(jīng)限定了可以輸入該單元的數(shù)值。

        (二)審查數(shù)據(jù)范圍

        某些時候數(shù)據(jù)必須在某個范圍之內(nèi),如果某個單元格中的數(shù)值超出范圍,就說明我們輸入錯誤,比如:錄入分數(shù)時通常數(shù)值范圍應該在0-100之間,超出范圍則進行提醒。

        選擇輸入分數(shù)的列,單擊“數(shù)據(jù)驗證”彈出對話框,切換到“設置”選項卡,在“允許”下選擇“整數(shù)”(如圖7),“數(shù)據(jù)”下選擇“介于”,再在“最小值”中輸入0,“最大值”中輸入“100”,單擊“確定”按鈕即可,這樣該列單元格中的數(shù)值超出范圍,則會彈出提示。

        對于提示的文本信息,也可以進行個性化設置,切換到“出錯警告”選項(如圖8),“樣式”下選擇“停止”,然后在“標題”和“錯誤信息”中輸入提示內(nèi)容,單擊“確定”按鈕,這樣在該單元格輸入不符的數(shù)據(jù),則會出現(xiàn)自定義的提示。在“樣式”下還可以選擇“警告”,則輸入數(shù)據(jù)錯誤后會出現(xiàn)提示,但是錯誤的數(shù)據(jù)依然能夠輸入。

        (三)審查數(shù)據(jù)前綴

        在輸入某些數(shù)據(jù)時,數(shù)據(jù)的前一部分字符是固定的,如dgz…,abcd…,為了防止數(shù)據(jù)的前綴輸入錯誤,也可以通過函數(shù)來進行審查,確保輸入無誤。比如:列A中的數(shù)據(jù)有固定前綴,則可以這樣進行設置。

        選中列A,單擊“數(shù)據(jù)驗證”,彈出對話框,切換到“設置”選項卡,在“允許”下選擇“自定義”(如圖9),在“公式”中輸入:=OR(LEFT(A1,3)=\"DGZ\",LEFT(A1,4)=\"ABCD\"),單擊“確定”按鈕,這樣該列單元格中的數(shù)值前面必須是預設的字符。

        (四)自動突出重復數(shù)據(jù)

        如果輸入的數(shù)據(jù)不能有重復,可輸入前并沒有設置對單元格數(shù)據(jù)進行審查,此時還可以使用Excel 2013的“條件格式”功能突出顯示重復數(shù)據(jù),從而便于進行“亡羊補牢”。

        選中數(shù)據(jù)所在列,切換到“開始”選項卡,單擊“條件格式”按鈕(如圖10),選擇“突出顯示單元格規(guī)則”下的“重復值”,然后設置重復數(shù)值的格式,這樣列中所有的重復數(shù)據(jù)都會用設置的格式顯示出來。

        數(shù)據(jù)驗證功能與Excel的函數(shù)結(jié)合起來,可以讓自動審查功能更強大,更全面,有需要的朋友可以深入研究一下Excel的函數(shù)。

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