摘 要：新時(shí)期，隨著我國(guó)政府機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作效率的提升，內(nèi)部其檔案管理工作的重要性逐漸凸顯了出來(lái)。政府機(jī)關(guān)檔案管理工作不容忽視，這不僅關(guān)乎黨和國(guó)家事業(yè)的切身利益，也直接關(guān)系到能否維護(hù)政府機(jī)關(guān)歷史的真實(shí)面貌。隨著信息時(shí)代的發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷革新，如何發(fā)揮計(jì)算機(jī)在政府機(jī)關(guān)檔案管理工作中的作用成為了一項(xiàng)新課題，政府機(jī)關(guān)不僅要完成檔案管理，更要準(zhǔn)確、安全、高效地完成檔案管理，這就離不開(kāi)計(jì)算機(jī)在其中的作用。在該背景下，本文就以計(jì)算機(jī)在政府機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用為探討對(duì)象，在自己多年工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上提出一些拙見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān)；檔案管理；計(jì)算機(jī)；技術(shù)；檔案

中圖分類號(hào)：G270.7

1 政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理的必要性及重要性

時(shí)代在進(jìn)步，技術(shù)在革新，政府機(jī)關(guān)檔案管理工作必須要緊跟時(shí)代的發(fā)展。檔案計(jì)算機(jī)管理的概念呼之欲出，從狹義上講，檔案計(jì)算機(jī)管理就是指檔案通過(guò)硬盤、軟盤、磁盤及光盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而形成電子文書、電子報(bào)表、電子圖紙等形式的電子材料；從廣義上講，檔案計(jì)算機(jī)管理就是在組織內(nèi)部通過(guò)搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使各機(jī)構(gòu)之間、各部門之間形成良性的、開(kāi)放式的檔案信息平臺(tái)，讓檔案資源更高效、更便捷、更安全以及更共享。

政府機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理是十分必要的，這不僅是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的要求，也是政府機(jī)關(guān)檔案管理人員信息化和現(xiàn)代化意識(shí)的體現(xiàn)。首先，為了提高檔案管理工作中對(duì)檔案檢索的效率，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案自然而然受到了電子檔案形式的沖擊，放眼全世界，放眼新時(shí)期的各企業(yè)單位，檔案計(jì)算機(jī)管理高效便捷的特點(diǎn)已經(jīng)形成共識(shí)，這是計(jì)算機(jī)技術(shù)本身賦予這項(xiàng)工作的優(yōu)勢(shì)；其次，實(shí)行政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理勢(shì)必能夠提高相關(guān)管理人員的信息化和現(xiàn)代化意識(shí)，只有讓這種意識(shí)武裝了頭腦，現(xiàn)代化管理才能真正實(shí)現(xiàn)政府檔案的計(jì)算機(jī)高效管理。

2 政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用策略探討

2.1 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理最大化

這是政府層面、國(guó)家層面的策略意識(shí)問(wèn)題，我國(guó)國(guó)內(nèi)檔案工作計(jì)算機(jī)管理的普及程度已十分可觀，在此基礎(chǔ)上應(yīng)進(jìn)一步加大計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及力度，為檔案事業(yè)的信息化建設(shè)開(kāi)辟更廣闊的空間。多年以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，其快速高效的信息處理能力為政府部門的管理工作起到了基礎(chǔ)性的保障作用。對(duì)于政府機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)的注入勢(shì)必會(huì)帶來(lái)高效的工作，從基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)管理到檔案采集、歸類、整理、檢索及編目環(huán)節(jié)等，操作功能完善了，專業(yè)化程度高了，大大提升了檔案信息資源信息化管理的效率，也提高了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效率。

2.2 傳統(tǒng)檔案與電子檔案做好優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)

政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理的進(jìn)程中，傳統(tǒng)的檔案管理形式并未消亡，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)還不能解決我國(guó)政府機(jī)關(guān)檔案管理中的所有問(wèn)題，舊形式與新技術(shù)需要長(zhǎng)時(shí)期的磨合。我們發(fā)現(xiàn)，政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，電子文件的信息自身存在著一些不足和局限性，如隨意增刪的問(wèn)題、原始性和憑證性模糊的問(wèn)題、法律效率低下的問(wèn)題等等，這就使得政府機(jī)關(guān)內(nèi)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的形式在相當(dāng)一段長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)還會(huì)存在，這套內(nèi)部的雙軌制檔案管理系統(tǒng)會(huì)長(zhǎng)期并存，兩種形式的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)能夠保證文件的真實(shí)性和憑證性?，F(xiàn)在的問(wèn)題在于如何將兩套體系做到有的放矢，這就需要在兩種機(jī)制之間建立一個(gè)互補(bǔ)的通道，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開(kāi)展。

2.3 檔案計(jì)算機(jī)管理的安全性是重中之重

計(jì)算機(jī)技術(shù)給政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作帶來(lái)的好處不言而喻，但隨之而來(lái)的就是安全性的問(wèn)題，對(duì)于電子檔案而言，一旦安全性出現(xiàn)問(wèn)題，整個(gè)政府機(jī)關(guān)的工作都會(huì)面臨著威脅。所以，檔案管理過(guò)程中使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，必須把安全、保密的原則放在第一位。檔案的重要性眾所周知，是記錄組織和個(gè)人活動(dòng)的重要憑證，尤其是其中的一些涉密文件、涉密材料等，如果這些不采取相應(yīng)的保密措施，一定會(huì)給機(jī)關(guān)帶來(lái)?yè)p失。信息安全的關(guān)鍵在于“管理”，建立相應(yīng)的管理制度是必須的一環(huán)，從上而下地提出具體明細(xì)的保密安全細(xì)則，對(duì)檔案中涉及的秘密信息必須采取保密安全措施，如對(duì)信息采取加密的措施、動(dòng)用保密文件要通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審批手續(xù)、對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)置密碼及使用權(quán)限的設(shè)置、安裝防火墻、對(duì)系統(tǒng)上的防病毒軟件進(jìn)行升級(jí)、增添漏洞補(bǔ)丁等，除此之外，還要對(duì)涉密計(jì)算機(jī)的電磁泄漏問(wèn)題進(jìn)行控制，涉密與非涉密計(jì)算機(jī)要分開(kāi)，涉密計(jì)算機(jī)不能相互訪問(wèn)，非涉密計(jì)算機(jī)不能處理、存儲(chǔ)涉密信息，有涉密內(nèi)容的計(jì)算機(jī)不得上互聯(lián)網(wǎng)，不得用互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密信息，內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)必須實(shí)施物理隔離，對(duì)平時(shí)不用的密碼、密鑰或有關(guān)涉密載體應(yīng)配備保密文件柜或保險(xiǎn)柜存放，對(duì)管理使用涉密計(jì)算機(jī)的人員要按規(guī)定進(jìn)行管理、培訓(xùn)。

2.4 讓檔案計(jì)算機(jī)管理工作更符合標(biāo)準(zhǔn)化流程

政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中，必須要確定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，只有嚴(yán)格執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》等內(nèi)容才能保證政府機(jī)關(guān)在檔案計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，增加政府機(jī)關(guān)工作的透明性，規(guī)范性。

2.5 切實(shí)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理離不開(kāi)管理人員的素質(zhì)，這是不得不提到的一點(diǎn)。計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法，這樣就要求檔案人員的素質(zhì)要不斷提高，逐步培養(yǎng)他們不僅要熱愛(ài)和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備以及現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力，努力掌握計(jì)算機(jī)管理檔案的理論和技能，將檔案數(shù)據(jù)接收、存儲(chǔ)、提供等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)等，提高網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí)，由傳統(tǒng)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化管理方式轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才。

具體來(lái)說(shuō)，檔案管理人員應(yīng)該通過(guò)培訓(xùn)、自身學(xué)習(xí)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，還要不斷提高自身的管理意識(shí)，在日常的檔案管理工作中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，通過(guò)協(xié)調(diào)處理，嚴(yán)格遵守《檔案法》相關(guān)的管理制度，進(jìn)而形成良好的檔案管理氛圍。

3 結(jié)束語(yǔ)

政府機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理不是一蹴而就的，一方面是信息時(shí)代發(fā)展的要求，一方面也是政府機(jī)關(guān)需要提高工作效率和服務(wù)效率，只有這樣才能讓政府機(jī)關(guān)在新時(shí)期的工作更陽(yáng)光、更透明，進(jìn)而發(fā)揮更大的作用。我們生活在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的日新月異給我國(guó)各個(gè)政府組織提供了基礎(chǔ)性的技術(shù)保障，檔案管理作為其中的一項(xiàng)重要工作也會(huì)受到信息化趨勢(shì)的影響。檔案管理工作的重要性不言而喻，它是社會(huì)建設(shè)發(fā)展歷史進(jìn)程中證據(jù)、信息、記憶的積累中心，是城市現(xiàn)代化和信息化的重要基礎(chǔ)，為更好發(fā)揮檔案價(jià)值服務(wù)功能，滿足社會(huì)發(fā)展需要，檔案信息管理必然選擇網(wǎng)絡(luò)化理念以指導(dǎo)其實(shí)踐，網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案信息化建設(shè)深入發(fā)展的必然選擇，也是21世紀(jì)檔案信息資源的發(fā)展方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]李劍松，張修文，鄭靜.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用與趨勢(shì)[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2013（36）.

[2]李寶珍.政府機(jī)關(guān)檔案的計(jì)算機(jī)管理研究[J].中國(guó)電子商務(wù)，2014（08）.

[3]葉春虹.政府機(jī)關(guān)檔案的計(jì)算機(jī)管理[J].江蘇省社會(huì)主義學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（03）.

[4]張富均.檔案信息化建設(shè)是檔案工作的一場(chǎng)革命[C].貴州省檔案學(xué)會(huì)2004年檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集[A]，2004.

[5]呂慧.21世紀(jì)高校檔案管理的探索[J].濟(jì)寧師范?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2002（06）：67-69.

作者單位：定州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理所，河北定州 073000