摘 要：在信息化的時(shí)代，人事檔案管理的工作內(nèi)容與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的內(nèi)容已經(jīng)截然不同，要做好信息化時(shí)代的人事檔案管理工作，就需要用新的思路來完成這項(xiàng)管理工作。本文說明在信息化時(shí)代做好人事檔案管理的作用、在信息化時(shí)代人事檔案管理存在的問題

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；人事檔案管理；完善的措施

中圖分類號：F272.92；F270.7

1 在信息化時(shí)代做好人事檔案管理的作用

傳統(tǒng)的人事檔案，通常用人工化的方法記錄和保存人事檔案、用紙質(zhì)作為保存的媒介、使用人工的方法保存人事檔案，這種管理方法需要耗費(fèi)大量的管理資源、需要大量的人力資源負(fù)責(zé)管理、人事檔案的信息常常錯(cuò)漏或滯后。信息化時(shí)代的到來，給人事檔案管理帶來先進(jìn)的技術(shù)。信息化時(shí)代的人事管理技術(shù)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、CCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等綜合起來，將傳統(tǒng)的人事檔案管理資源變成電子化檔案的一種技術(shù)，信息化時(shí)代的人事檔案資料具有即時(shí)化、信息化、遠(yuǎn)程化的特點(diǎn)。要形成信息化的人事檔案資料，需要人事檔案管理人員完成以下幾項(xiàng)工作：

1.1 信息化的人事檔案管理。人事檔案管理人員要能夠?qū)⑷耸聶n案資料科學(xué)的分類，使相關(guān)人員能依照某種規(guī)范的流程迅速的收集、查閱、整理、保管、發(fā)送、統(tǒng)計(jì)人事檔案資料，讓電子化的人事檔案資料能得到有序化的管理。

1.2 信息化的人事數(shù)據(jù)材集。數(shù)據(jù)采集是信息化時(shí)代人事檔案資料形成的基礎(chǔ)，信息化時(shí)代人事檔案資料的采集通常使用掃描等方法采集到圖像，文字等。它要求人事檔案管理人員能用數(shù)碼掃描儀掃描人事檔案需要的圖片，能對圖片做初步的處理；要能將文字檔案掃描到計(jì)算機(jī)里，將掃描的文字圖片轉(zhuǎn)成文本格式；能用辦公處理軟件核對文本文字，完成檔案的核對與其它的處理工作。

1.3 信息化的人事檔案查閱。在信息化時(shí)代，人事檔案管理人員要能用數(shù)據(jù)庫的方法管理人事檔案資料，他們要能完成人事檔案資料的存諸、修改、備份、加密等工作，能用計(jì)算機(jī)的方式記錄人事檔案管理資料，能遠(yuǎn)程傳輸人們需要的人事檔案資料等。

從信息化時(shí)代人事檔案管理人員的工作范圍就可以看到，它的工作實(shí)質(zhì)與傳統(tǒng)的檔案管理工作有很大的區(qū)別，信息技術(shù)賦予人事檔案管理工作新的工作內(nèi)容。在信息化的時(shí)代，人事檔案管理工作在體制上、方法上、技術(shù)上、理念上等各個(gè)方面都必須與時(shí)俱進(jìn)，以順應(yīng)時(shí)代的需求。

2 在信息化時(shí)代人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理的理念問題。在過去，用傳統(tǒng)的方法做人事檔案管理工作時(shí)，人事檔案管理的工作重心為歸檔，人事檔案管理人員只要做好檔案記錄、保存好人事檔案資料即完成自己的工作。在信息化的時(shí)候，人們要求能掌握大量的信息，人們對人事檔案管理工作提出更高的要求，人們要求能夠迅速的調(diào)閱人事檔案管理資料，要求人事檔案資料中記載的內(nèi)容能準(zhǔn)確、詳盡、直觀。這就要求人事檔案管理人員用新的理念完成自己的工作。然而部分的人事檔案管理人員不了解時(shí)代的需求，他們依然用被動(dòng)的方式完成自己的工作，這使人事檔案資料不能滿足信息化時(shí)代的需求。

2.2 人事檔案管理的體制問題。在過去，由于人們對人事檔案的質(zhì)量要求不高，對人事檔案管理的要求也不高，因此人事檔案管理的制度比較松散，在那種環(huán)境下，人事檔案管理人員不太注重人事檔案的資料應(yīng)該到哪里采集、整理人事檔案資料需要嚴(yán)格遵循什么規(guī)范、借閱人事檔案資料需要通過怎樣的手續(xù)等。在信息化的時(shí)候，信息成為一種重要的資料，人事檔案管理資料也成為一種重要的信息，部分單位在信息時(shí)代依然延用傳統(tǒng)信息管理體制下擬訂的制度，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)就會出現(xiàn)很多問題。

2.3 人事檔案管理的意識問題。部分單位領(lǐng)導(dǎo)與個(gè)人對人事檔案有錯(cuò)誤的意識，這些單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案并不重要，如果人事檔案丟失了或錯(cuò)誤了，那么只要再建一個(gè)就可以了；一些員工認(rèn)為做人事檔案工作沒有必要那么重要，他們填寫人事檔案資料的時(shí)候，有時(shí)會隨意填寫，這使所寫的資料和他本人的歷史信息不相符合。有些人隨意向檔案管理部門借閱人事檔案，且不按規(guī)定歸還，這使人事檔案部分的檔案質(zhì)量不高。在信息時(shí)代，人事檔案以數(shù)字化的方法保存，數(shù)字信息需要可更改性、易復(fù)制性、易傳播性，如果人們普遍沒有檔案的意識，那么人事檔案的原始資料將容易面目全非。

2.4 人事檔案人員的素質(zhì)問題。信息化時(shí)代的人事檔案管理技術(shù)，對人事檔案管理人員的素質(zhì)提出很高的要求。它要求人事檔案管理人員能先科學(xué)的管理技術(shù)看待人事檔案管理，能找到一套完善的人事檔案管理辦法；人事檔案管理人員能運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)做好日常檔案管理工作；能針對人事檔案資料做科學(xué)的研究分析，找到人們需要的信息。然而部分單位的人事檔案管理人員的檔案意識落后、管理手段落后，且他們沒有掌握必備的信息技術(shù)，人員素質(zhì)問題成為信息化時(shí)代制約人事檔案管理發(fā)展的關(guān)系。

3 在信息化時(shí)代人事檔案管理完善的措施

3.1 提高人事檔案管理的認(rèn)識。要在信息化時(shí)代做好人事檔案的管理工作，首先就要從領(lǐng)導(dǎo)開始，直到單位的每一個(gè)個(gè)體都要具有人事檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)人要意識到人事檔案資料是重要的檔案管理資料，人單位內(nèi)部的角度來看，它是評估員工的資歷、能力、實(shí)績的重要依據(jù)，單位需要根據(jù)人事檔案資料中的內(nèi)容做好人員管理工作；以對外的角度來說，完善的人事檔案資料是顯示出單位的文化建設(shè)、整體實(shí)力的重要資料。因此，領(lǐng)導(dǎo)人需要了解到人事檔案管理并不是一件可有可無、無足輕重的事情，它是用現(xiàn)代化的思路作好單位管理的重要環(huán)節(jié)。其次，要做好人事檔案管理，就要詳細(xì)的劃分人事檔案管理工作的權(quán)責(zé)，讓人事檔案管理人員在工作時(shí)有明確的工作目標(biāo)、有明確的考核指標(biāo)，這是日后做好人事檔案管理工作的重點(diǎn)。

3.2 強(qiáng)化人事檔案管理的機(jī)制。要讓人事檔案管理工作能夠有條不絮的進(jìn)行，就需要建立一套完善的人事檔案管理機(jī)制。它包括建立一套嚴(yán)格的人事檔案工作管理人員的手冊，用制度的方法規(guī)定人事檔案管理人員需要做什么、不能做什么；需要建立人事檔案信息采集和保管的機(jī)制，讓人事檔案管理人員意識到必須要用怎樣的方法才能做好日常管理工作；建立一套人事檔案管理人員的調(diào)閱制度，比如嚴(yán)格規(guī)定哪些人可以調(diào)閱人事檔案資料，或者完成哪些程序才可以調(diào)閱人事檔案管理資料等，只有將人事檔案作為一種重要的信息進(jìn)行管理，人事檔案管理才能做到嚴(yán)謹(jǐn)化、規(guī)范化。

3.3 提高人事檔案人員的素質(zhì)。單位在做人事檔案管理時(shí)，必須意識到信息化時(shí)代的人事檔案管理已經(jīng)不是所有的人都能勝任，單位領(lǐng)導(dǎo)或者其它相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)不能將人事檔案管理部門視為“閑雜部門”、“養(yǎng)老部門”，隨意就可以將沒有受過專業(yè)訓(xùn)練的人進(jìn)來做人事檔案管理工作，而是要做到專人專職，且需要確保人事檔案管理部門人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。單位需要用競爭上崗的方式讓人事檔案管理部門的人員內(nèi)心具有危機(jī)感，如果他們沒有足夠的業(yè)務(wù)素質(zhì)與職業(yè)道德素養(yǎng)，則會依照單位的規(guī)定調(diào)離崗位。

3.4 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。單位需要意識到信息化時(shí)代，要做好人事檔案管理工作，就需要為人事檔案管理部門配備好軟件環(huán)境與硬件環(huán)境，如果以上均為軟件環(huán)境，那么人事檔案管理人員還需要硬件環(huán)境。就目前的時(shí)代，要做好人事檔案管理工作，需要計(jì)算機(jī)環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、需要先進(jìn)的數(shù)字設(shè)備，未來可能還需要物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境等。因此，單位需要投入足夠的資金購置設(shè)備，讓人事檔案管理人員能夠在信息化的環(huán)境下做好人事檔案管理工作。

4 結(jié)束語

在信息化的時(shí)代，人事檔案管理的工作內(nèi)容與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的內(nèi)容已經(jīng)截然不同，人事檔案管理人員要用現(xiàn)代化的人事檔案管理思路做好日常管理工作，然而受到傳統(tǒng)人事檔案管理思路的影響，使很多單位的人事檔案管理工作存在很多問題，只有用合理的措施解決以上的問題，在這個(gè)信息化時(shí)代人事檔案管理工作才能夠更加有效的進(jìn)行。

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作者單位：重慶中環(huán)建設(shè)有限公司，重慶 401120