摘 要：作為Office系列組件之一的電子表格軟件Excel已成為日常工作中最常用的工具之一，本文通過利用Excel制作一個校內(nèi)通用的學生信息統(tǒng)計表，并給出相應的制作思路、制作要點和注意事項，講述Excel在學生信息統(tǒng)計中的具體應用。

關(guān)鍵詞：Excel函數(shù)；數(shù)據(jù)處理；學生信息統(tǒng)計；表格制作

中圖分類號：TP391.13

1 利用Excel制作學生信息統(tǒng)計表的背景

Excel作為功能強大的電子表格應用軟件，以其強大的數(shù)據(jù)計算、處理、統(tǒng)計、分析、管理功能而應用于各個領(lǐng)域，靈活應用好Excel的格式、公式、函數(shù)、圖表等功能，不僅可以更好地服務(wù)我們的工作，而且可以大大地提高工作效率，減少數(shù)據(jù)出錯概率。借助Excel對數(shù)據(jù)進行處理，能有效解決數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的問題，完成數(shù)據(jù)的處理、合并與傳遞。

有過多年使用Excel的用戶，在其所使用的工作簿中仍不難發(fā)現(xiàn)存在格式不規(guī)范、數(shù)據(jù)錯誤、統(tǒng)計不準確、多個表格數(shù)據(jù)重復錄入又沒有實現(xiàn)相互關(guān)聯(lián)等問題，這不僅給相關(guān)部門增加重復的工作量，而且不利于數(shù)據(jù)的分析、統(tǒng)計和匯總，又容易導致數(shù)據(jù)出錯，還不利于文件的管理。

2 利用Excel制作學生信息統(tǒng)計表的思路

一般來說，制作一個校內(nèi)通用的學生信息統(tǒng)計表包括多項內(nèi)容，具體有：學號、姓名、性別、院系、專業(yè)、年級、班級、聯(lián)系電話、QQ號碼、電子郵件、家庭電話、家庭地址、郵政編碼、輔導員、輔導員電話等。不同學校所要收集和統(tǒng)計的信息可能會有所不同或有所增減。當面對很多信息字段時，如果不對表格進行相應的設(shè)置，使表格提供更友好的提示或交互，即使填寫人很細心，也難免會出現(xiàn)一些錯誤。那么，需要怎樣制作才能最大限度地避免不必要的輸入錯誤呢？

第一，要有原始的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。原始的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從哪里來？學生的基本信息，如學號、姓名、性別、院系、專業(yè)、年級、班級等，可以直接從學校的學籍管理系統(tǒng)中導出來，輔導員及其電話等信息可以從學生管理系統(tǒng)中導出來。但學生的聯(lián)系方式，如聯(lián)系電話、QQ號碼、電子郵件、家庭電話、家庭地址、郵政編碼等可能不定時發(fā)生變更，則無法直接利用。

第二，工作簿的建立與工作表的構(gòu)成。要制作這樣一個學生信息統(tǒng)計表，一般需要原始基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作表、學生信息統(tǒng)計表、填寫使用說明表和各年級各院系（或各專業(yè)、各班級）學生人數(shù)統(tǒng)計表四個工作表。

第三，要有相應的提示、批注和使用說明。一個好的表格，不僅體現(xiàn)在填寫的簡便性，而且體現(xiàn)在填寫時友好的提示和交互，同時還要有相應的使用說明。簡便性可以大大提高工作效率，友好的提示和交互可避免填寫時出現(xiàn)不必要的錯誤，使用說明則可以更詳細地傳遞信息。

第四，實現(xiàn)表格數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與自動統(tǒng)計。熟練使用公式的引用和函數(shù)的調(diào)用是實現(xiàn)表格數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與自動統(tǒng)計的基礎(chǔ)，也是制作學生信息統(tǒng)計表的關(guān)鍵。

3 利用Excel制作學生信息統(tǒng)計表的要點

制作學生信息統(tǒng)計表會用到Excel的許多命令，以下列舉其中的八點供參考。

3.1 數(shù)據(jù)的格式設(shè)置。制作學生信息統(tǒng)計表，需要設(shè)置目標單元格的數(shù)字類型、字體、字型、字號、顏色、對齊方式、邊框線、使用樣式等，需要設(shè)置相應的行高和列寬，需要設(shè)置列標題的批注作為輸入的提示。另外，可以使用條件格式來檢查填表時是否存在漏填。其中一個簡單的方法是選中所有預填寫的單元格（如以后需用此表格在A2：P100輸入學生的信息，則選中A2：P100），依次選擇“開始”選項卡-“條件格式”-“新建規(guī)則”-“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，為符合此公式的值設(shè)置格式：“=LEN（TRIM（A2））=0”，再選擇“格式”按鈕，在彈出的“設(shè)置單元格格式”對話框中選擇“填充”選項卡，再選擇一種背景色（最好是不容易引起視覺疲勞的顏色，如淺綠色），再依次點擊兩次“確定”按鈕，即可讓所有選中的單元格填充淺綠色背景。只要往這些單元格輸入數(shù)據(jù)，相應單元格的背景自動消失，沒有輸入數(shù)據(jù)的依然顯示，通過這種智能方法，可直觀看出存在哪些信息漏填。

3.2 數(shù)據(jù)的自動填充。通常，表格的第一列為“序號”，第二列為“學號”，在Excel中可以做好只要輸入相應的學號，即可自動填充“序號”，否則不填充。要實現(xiàn)這樣的功能，首先選中單元格A2，然后在編輯欄輸入“=IF（B2<>\"\"，ROW（）-1，\"\"）”，再把單元格A2所使用的公式復制粘貼到A2以后的單元格。

3.3 數(shù)據(jù)的有效性。制作學生信息統(tǒng)計表時，可以對不同列設(shè)置不同的格式。如學生的學號長度通常都是固定的，因此可以通過設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，限制輸入學號的長度（如長度等于12），并可結(jié)合設(shè)置“輸入信息”和“出錯警告”，以便提供更好的交互。但是，如果僅僅通過限制輸入學號的長度是不能避免輸入不存在的學號的，因此，還可以將輸入學號限制為原始的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中所有預統(tǒng)計學生的學號。假如單元格B201：B1200存放1000位預統(tǒng)計學生的學號，而B2：B100是所要設(shè)置的單元格，首先選中單元格B2：B100，然后依次選擇“數(shù)據(jù)”選項卡-“數(shù)據(jù)有效性”-“設(shè)置”選項卡，有效性條件允許選擇“序列”，在來源中輸入“=$B201：$B1200”，再點擊“確定”按鈕即可。

3.4 數(shù)據(jù)的唯一性。為了保證統(tǒng)計學生信息的準確性與唯一性，不能單純從學生的姓名來區(qū)分，因為可能出現(xiàn)同名同姓的學生，因此學號成為校內(nèi)學生的唯一“ID”，也成為用來驗證輸入時是否出現(xiàn)重復的方法。假如單元格B2：B100將要輸入學號，則選中B2：B100，依次選擇“開始”選項卡-“條件格式”-“新建規(guī)則”-“僅對唯一值或重復值設(shè)置格式”-“重復”，再選擇“格式”按鈕，在彈出的“設(shè)置單元格格式”對話框中選擇“填充”選項卡，再選擇一種背景色（最好是容易引起視覺沖擊的顏色，如紅色），再依次點擊兩次“確定”按鈕。只要在不同的單元格輸入相同的學號，所有相同學號的單元格馬上顯示紅色背景，表示輸入信息重復。

3.5 數(shù)據(jù)的傳遞。為了使學生信息統(tǒng)計表填寫簡便，需要將數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，并使用公式引用和函數(shù)調(diào)用。首先，將存有所有預統(tǒng)計的學生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（即學籍系統(tǒng)中導出的原始數(shù)據(jù)）放在Sheet1工作表，列A～H的列標題分別為序號、學號、姓名、性別、院系、專業(yè)、年級和班級。Sheet2工作表用來輸入要統(tǒng)計的學生信息，其中列A～H的列標題和Sheet1的列標題一樣，那么當需要輸入一個學生的信息時，Excel可以做到只在列B輸入正確的學號，列A和列C～H即可自動生成。列A的生成方法已在上面第（2）點“數(shù)據(jù)的自動填充”講述過。列C“姓名”的生成方法可使用VLOOKUP函數(shù)來實現(xiàn)，即選中C2，插入VLOOKUP函數(shù)，各參數(shù)如圖1所示，但是只要單元格B2為空，C2就會顯示“#N/A”，為了避免出現(xiàn)這種情況，可以用ISERROR函數(shù)來檢查單元格C2的值是否為錯誤，如果錯誤顯示為空，否則返回VLOOKUP函數(shù)的查找值，因此可以直接在編輯欄輸入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（B2，'Sheet1'！$B：$H，2，F(xiàn)ALSE）），\"\"，VLOOKUP（B2，'Sheet1'！$B：$H，2，F(xiàn)ALSE））”，并將此公式應用到其他單元格即可，列D～H的生成方法也是如此，其他列如有需要實現(xiàn)自動生成也可參考此方法。通過使用VLOOKUP查找函數(shù)，可減少不必要的輸入，又可減少出錯概率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一致性、規(guī)范性。

3.6 數(shù)據(jù)的保護。數(shù)據(jù)的保護包括對單元格、工作表或工作簿的保護。雖然Excel可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的格式設(shè)置、填充、傳遞等功能，但是如果沒有對相應的單元格、工作表或工作簿進行保護，所制作的學生信息統(tǒng)計表很容易被破壞，也不便于表格的更新。例如，自動生成的列可以設(shè)置其單元格格式為“鎖定”和“隱藏”，當在保護工作表的時候，不勾選“選定鎖定單元格”復選框，并設(shè)置相應的密碼后，即可讓不知道密碼的用戶無法選定或更改被鎖定的單元格，與此同時，保護單元格的時候還要考慮是否允許用戶使用數(shù)據(jù)的排序、篩選等功能，即不能一味強調(diào)保護，而影響用戶對其他功能的使用。Excel還可以保護工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口，讓不知道密碼的用戶無法增加、刪除或重命名工作表。

3.7 數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與匯總。一般收集學生的信息后還要統(tǒng)計各年級各院系（或各專業(yè)、各班級）的學生人數(shù)，如果每次都是手工統(tǒng)計，很容易出錯，對于新增或減少的數(shù)據(jù)，倘若沒有及時更新，也容易增加統(tǒng)計出錯的概率。因此，可以利用Excel的數(shù)組公式或SUM、SUMPRODUCT等函數(shù)實現(xiàn)人數(shù)的自動統(tǒng)計與匯總，并且生成相應的圖表，使結(jié)果一目了然。

3.8 數(shù)據(jù)的打印。收集和統(tǒng)計好的數(shù)據(jù)往往需要打印，在打印之前，可以先進行頁面設(shè)置，比如選定紙張的方向、大小，打印質(zhì)量，設(shè)置頁邊距，頁眉和頁腳，打印的范圍等。如果熟悉VBA，還可以設(shè)置更人性化的打印，真正做到“隨心所印”。

4 利用Excel制作學生信息統(tǒng)計表的注意事項

（1）所制作的學生信息統(tǒng)計表要方便更新，不出現(xiàn)提示錯誤或無法輸入數(shù)據(jù)；（2）因表格的制作要使用大量公式引用或函數(shù)調(diào)用，會占用系統(tǒng)內(nèi)存資源，因此不宜設(shè)置太大范圍；（3）所制作的學生信息統(tǒng)計表要便于使用，可以附帶必要的填寫說明。

5 結(jié)束語

利用Excel制作學生信息統(tǒng)計表，表面上看是很一件很簡單的事，事實上卻要求制作者熟練掌握Excel許多功能和命令。制作此表格的特點是使用多種格式對單元格進行設(shè)置，使用公式引用和函數(shù)調(diào)用實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞與匯總，使用保護功能保證表格的完整性，這也是制作此表格的意義所在，服務(wù)用戶、方便用戶。

參考文獻：

[1]馬亮明.EXCEL的函數(shù)在教師信息統(tǒng)計中的應用[J].福建電腦，2013（12）.

[2]周愛國，高晶晶，劉錦啟.Excel表在醫(yī)院信息統(tǒng)計中的應用[J].科技資訊，2012（01）.

[3]李愛紅.Excel在會計數(shù)據(jù)處理中的應用[J].河南財政稅務(wù)高等?？茖W校學報，2011（12）.

[4]王建敏.淺議excel函數(shù)vlookup?if在編制會計表格中的應用[J].赤峰學院學報，2011（11）.

作者簡介：陳喜華（1985.11-），男，廣東潮州人，教務(wù)員，中級網(wǎng)絡(luò)工程師，學士學位，研究方向：教育教學管理；陳媛苑（1989.08-），女，廣東廣州人，機房管理員，學士學位，研究方向：實驗教學管理。

作者單位：廣州工商職業(yè)技術(shù)學院，廣州 510850