【摘 要】近年來，我國高等教育體制改革和現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案管理效率大大提升，高校的檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。本文針對我國新形勢下高校檔案管理工作中存在的問題做一探討。

【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理 信息化

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）01-0051-02

檔案是指機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的作為歷史記錄保存起來以備考查的文字、圖像、聲音及各種方式和載體的文件，有著重要的參考作用和憑證作用。檔案管理是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，檔案工作是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案工作最基本的組成部分。

作為高校檔案管理不僅要做好相關(guān)人事檔案、教學(xué)檔案等檔案管理，而且要對高校管理內(nèi)容中涉及的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，因而，高校的檔案管理與其他檔案管理工作相比，有著更加突出的價(jià)值。隨著近年來我國高等教育體制改革和現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校的運(yùn)行管理方式和教育服務(wù)范圍都發(fā)生了巨大變化，各類電子文件資源大量增加，檔案管理的信息化、規(guī)范化是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢。

在信息化的背景下，高校檔案管理與新技術(shù)的相互融合，使得檔案管理效率大為提升，與傳統(tǒng)的高校檔案管理相比較，由于網(wǎng)絡(luò)管理的普遍應(yīng)用，新時(shí)期的高校檔案管理發(fā)生了深刻的變化，但由于認(rèn)識的不到位等多方面的原因，對于高校檔案管理的作用不少高校并未真正重視，我國高校檔案管理工作還存有一定的問題。

一 高校檔案管理層思想觀念落后

面對不斷發(fā)展的檔案工作，相關(guān)管理人員對其的重視程度不高，沒有充分認(rèn)識到工作的必要性及其在整個(gè)學(xué)校發(fā)展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個(gè)附帶性質(zhì)的工作，認(rèn)為此類工作對學(xué)校的管理工作無關(guān)緊要。因此，在實(shí)際工作中，部分檔案管理人員忽視檔案管理的作用，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)管理意識不強(qiáng)，對檔案管理人員的管理力度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員對自身工作缺乏全面的認(rèn)識。此外，在固有思想的約束下，部分高校檔案管理通常只重視檔案的基礎(chǔ)性管理工作，如整理、編目及查閱等，對于檔案社會(huì)服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)沒有實(shí)質(zhì)性的操作措施。高校檔案管理中，還存在相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，無法勝任檔案管理的現(xiàn)象。在部分的高校檔案管理人員中，有些檔案管理人員身兼數(shù)職，往往疲于應(yīng)付其他日?，嵤拢雎粤俗陨肀韭毠ぷ?。另外，很多的檔案管理人員，在就職時(shí)沒有接受專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，由于文化差異和專業(yè)水平的差異，造成檔案管理的體制建設(shè)不夠合理，工作人員的思想觀念落后，檔案管理人員的管理水平不符合時(shí)代需求等。

二 高校檔案規(guī)范化管理程度不夠

高校檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，特別是人事檔案和科研檔案的遺失可能給高校整個(gè)管理帶來極大的損失。目前，高校中大多數(shù)檔案管理的隨意性太強(qiáng)，沒有建立起一套嚴(yán)格檔案管理制度，致使高校檔案管理散、亂、差現(xiàn)象普遍，存在檔案遺失的現(xiàn)象。高校檔案管理中，因?yàn)橘Y金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門無法配齊信息化設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的滯后造成了大多數(shù)高校的檔案管理仍處于高度依賴人力操作的階段，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯狀態(tài)。此外，盡管一些高校在硬件上配備了大量的計(jì)算機(jī)，但實(shí)際的管理工作還大量依靠人工，大量的信息設(shè)備成了擺設(shè)。另外，由于相關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)軟件在編制過程中，計(jì)算機(jī)編程人員對檔案管理工作缺乏認(rèn)識，導(dǎo)致管理軟件實(shí)用性不強(qiáng)，無法勝任高校檔案管理工作。

三 提高高校檔案管理水平的若干措施

1.完善檔案管理手段

不斷完善檔案管理手段，采用先進(jìn)的現(xiàn)代信息化檔案管理方法和手段。傳統(tǒng)的檔案管理手段基本上建立在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，從建立檔案到保存檔案，再到查閱檔案，每一個(gè)步驟都必須依靠人去操作，導(dǎo)致檔案管理使用的人工多、效率低。而現(xiàn)代電子檔案基本上依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可大大提高檔案管理的效率，降低檔案管理的人工成本，高校檔案管理要適應(yīng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的需要，采用先進(jìn)的檔案管理方法和手段，最大限度地滿足各方面對檔案部門快速、準(zhǔn)確提供檔案信息的需求，為高等教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

2.提高高校檔案管理人員的素質(zhì)

信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)，歸根結(jié)底還得依靠人來完成，提高高校檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化要求管理人員具備較強(qiáng)的檔案專業(yè)素質(zhì)，要具備一定的信息技術(shù)知識。具體而言，高校檔案管理隊(duì)伍應(yīng)該具備以下素質(zhì)：（1）較好的政策解讀能力，較高的思想政治素質(zhì)；（2）信息化的管理理念，團(tuán)隊(duì)合作的精神；（3）掌握現(xiàn)代化的管理手段與方法。較高的政策水平及思想政治素質(zhì)是管理人員做好檔案管理工作的重要前提，檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，需要管理人員具備足夠強(qiáng)的責(zé)任心，良好的職業(yè)素養(yǎng)及思想政治素質(zhì)，這樣有利于管理人員提升事業(yè)的榮譽(yù)感，在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值；信息化管理理念及團(tuán)隊(duì)合作的精神是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的關(guān)鍵所在，通過樹立信息服務(wù)理念，加強(qiáng)管理隊(duì)伍間的相互協(xié)作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，能有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應(yīng)信息化檔案的管理建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

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