摘要：本文結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)城市道路工程檔案編制質(zhì)量存在的問(wèn)題進(jìn)行了反思，并提出了整套解決措施和建議，對(duì)當(dāng)前城市建設(shè)高速發(fā)展背景下如何強(qiáng)化城市道路工程檔案編制質(zhì)量管理有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：城市道路；工程檔案；檔案編制質(zhì)量

中圖分類(lèi)號(hào)：G272.3

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1008-0422（2014）07-0159-02

1 引言

我們對(duì)一座城市的印象首先是從城市的道路開(kāi)始建立起來(lái)的。道路將我們引入一座城市，我們?cè)诘缆分杏巫?，城市的各個(gè)側(cè)面都向我們展開(kāi)，或欣喜、或愜意、或驚奇、或留戀忘返，當(dāng)然，我們最后還是沿著道路揮手說(shuō)再見(jiàn)：“不帶走一片云彩”?？梢哉f(shuō)，城市道路是城市建設(shè)發(fā)展、生產(chǎn)組織、經(jīng)濟(jì)騰飛及文化娛樂(lè)所必需的基礎(chǔ)設(shè)施，它構(gòu)成了城市的基本骨架，編織起城市的血脈，是建設(shè)現(xiàn)代化城市的重要因素，也是總體規(guī)劃的重要組成部分。城建道路工程在城市發(fā)展中的重要地位決定了城市道路工程檔案質(zhì)量的極端重要性。筆者多年來(lái)一直從事城市道路工程檔案編制業(yè)務(wù)指導(dǎo)和驗(yàn)收工作，對(duì)此有深刻的體會(huì)，在此與各位同行進(jìn)行交流和探討。

2 城市道路工程檔案編制中存在的問(wèn)題

懷化市湖天大道是懷化市委、市政府確定的2007年市本級(jí)城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)重點(diǎn)項(xiàng)目之一，是懷化城市道路網(wǎng)絡(luò)南北中軸線。該工程對(duì)于加快城市區(qū)域性“雙中心”建設(shè)，實(shí)現(xiàn)城市“一年一變樣，三年大變樣”目標(biāo)具有十分重要的意義。該工程由懷化市城市建設(shè)投資有限公司投資，懷化市建設(shè)工程監(jiān)理有限公司監(jiān)理，中鐵二十五局二公司、湖南望新建設(shè)公司、長(zhǎng)沙市建安公司、湖南省建四公司、湖南省一建公司、湖南省建三公司、長(zhǎng)沙星城園林綠化、湖南省工業(yè)設(shè)備安裝公司施工。包括湖天大道南路、湖天北路以及湖天路綠化工程三個(gè)部分。其中：湖天南路全長(zhǎng)3.3km，屬懷化城市發(fā)展南北中軸線一湖天大道的南半部分，為城市1級(jí)主干道，它南起國(guó)道繞城線，經(jīng)劉塘路、天星東路、正清路，北至迎豐中路。道路路幅按60m控制建設(shè)，雙向6車(chē)道，設(shè)計(jì)行車(chē)時(shí)速60km，項(xiàng)目總投資1.2億元。湖天北路南起點(diǎn)為迎豐路，經(jīng)市建設(shè)局、市衛(wèi)生局、迎豐公園、奶牛場(chǎng)、黃古園溪，北至環(huán)城北路，全長(zhǎng)3.2km，道路幅寬60m，雙向6車(chē)道，設(shè)計(jì)行車(chē)時(shí)速60km，按百年一遇防洪標(biāo)準(zhǔn)設(shè)防，為城市1級(jí)主干道，項(xiàng)目總投資3億元。湖天大道綠化工程范圍包括湖天北路（K1+200～K2+100）和湖天南路（K1+300～K2+200）段，綠化工程內(nèi)容有行道樹(shù)栽植、養(yǎng)護(hù)，綠化帶喬木、灌木采購(gòu)、栽植、養(yǎng)護(hù)，園林噴灌、土建工程施工等，工程造價(jià)267萬(wàn)元。這樣一個(gè)投資大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，涉及多家施工、監(jiān)理單位的工程，其檔案的接收、審核工作量大、難度高，在整個(gè)工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收過(guò)程中反映出了不少城市道路工程檔案編制歸檔過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題。

2.1 缺少管理經(jīng)營(yíng)城市基礎(chǔ)設(shè)施的理念，重建輕管或只建不管的思想普遍存在。

長(zhǎng)期以來(lái)，我們?cè)诔鞘薪ㄔO(shè)中，強(qiáng)調(diào)加快建設(shè)，相對(duì)忽視了管理，更沒(méi)有把城市基礎(chǔ)設(shè)施的資產(chǎn)來(lái)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理的理念。由于建設(shè)單位甚至是直屬專(zhuān)業(yè)建設(shè)單位，沒(méi)有樹(shù)立長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)的觀念，沒(méi)有想到日后長(zhǎng)期使用的過(guò)程，也是一個(gè)需要維修維護(hù)的過(guò)程，因此，對(duì)與城市管理有密切關(guān)系的城建檔案工作不大重視，施工單位也沒(méi)有普遍樹(shù)立檔案意識(shí)。建設(shè)過(guò)程中對(duì)城建檔案編制規(guī)范不重視、方案變更大、檔案臨時(shí)拼湊的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，造成道路工程檔案完整收集困難。

2.2 道路工程檔案編制質(zhì)量普遍不高。

由于一些建設(shè)、施工單位沒(méi)有足夠重視城建檔案工作，雖然建了檔，但其質(zhì)量不能令人滿(mǎn)意。表現(xiàn)在以下方面：一是沒(méi)有編制竣工圖。在審核驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)竣工圖多是在設(shè)計(jì)圖上加蓋竣工圖章充當(dāng)竣工圖，有的甚至連竣工圖章也沒(méi)有。多數(shù)工程都有設(shè)計(jì)變更，而竣工圖上沒(méi)有將變更標(biāo)出。這是違反國(guó)家對(duì)竣工圖的有關(guān)規(guī)定的；二是復(fù)印件過(guò)多。城市道路檔案的真實(shí)性是它的生命。在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)，一些單位從其它工程檔案中復(fù)印了材料合格證、試驗(yàn)報(bào)告等放人該道路竣工檔案中，從而失去了檔案的真實(shí)性，降低了檔案本身的價(jià)值，也不利于長(zhǎng)久保存；三是書(shū)面不規(guī)范。部分檔案的書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，使用了不合要求的材料，紙張破損嚴(yán)重、字跡不耐久，給檔案的永久保存帶來(lái)了困難。這些現(xiàn)象都不符合城市道路工程檔案的歸檔要求。

2.3 缺少應(yīng)有的聲像檔案。

懷化市城建檔案通過(guò)市城鄉(xiāng)建設(shè)局下文對(duì)建設(shè)工程聲像檔案的編制和報(bào)送進(jìn)行了明確要求，但具體實(shí)施過(guò)程中并不盡如人意。許多道路工程均沒(méi)有工程聲像檔案資料，沒(méi)有對(duì)道路施工前原貌、開(kāi)工及竣工驗(yàn)收過(guò)程進(jìn)行及時(shí)拍攝，缺少了道路建設(shè)過(guò)程的形象性歷史記錄，更沒(méi)有編制反映道路建設(shè)全過(guò)程的電視專(zhuān)題片。

2.4 地下管線工程檔案欠缺。

在城市道路建設(shè)過(guò)程中一般會(huì)配套建設(shè)大量的地下管線。地下管線工程專(zhuān)業(yè)種類(lèi)繁多，相互關(guān)聯(lián)，縱橫交錯(cuò)、密如蛛網(wǎng)，建立一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的地下管線工程檔案，是關(guān)系到城市道路建設(shè)、發(fā)展、維護(hù)、管理的大事，能夠大量節(jié)省道路工程再次維修、更新、改造的投入。這個(gè)問(wèn)題城建檔案管理部門(mén)多次提出，而這次驗(yàn)收中只有部分道路排水工程的管線檔案，其它地下管線工程檔案均是空白。

2.5 城建檔案不能及時(shí)編制并報(bào)送。

按照有關(guān)規(guī)定，道路工程檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)將竣工檔案報(bào)送到城建檔案館。而目前我市城市道路工程均是已使用1—2年的時(shí)間，才由建設(shè)單位組織移交工程竣工檔案資料。有些道路工程的資料還放在城建投資公司，根本沒(méi)有報(bào)送到我館，我館僅收到一些-監(jiān)理資料。工程竣工驗(yàn)收和檔案資料移交工作銜接不緊密，這樣勢(shì)必會(huì)造成所移交檔案的內(nèi)容缺失，就算是城建檔案館依據(jù)相關(guān)規(guī)范審核提出整改意見(jiàn)，檔案所形成的具體責(zé)任單位也很難根據(jù)部分檔案缺失的情況按規(guī)范要求整改到位，并按時(shí)按要求報(bào)送。

3 提高道路工程檔案歸檔質(zhì)量的幾點(diǎn)想法

城市道路工程竣工檔案歸檔存在問(wèn)題的原因是多方面的，要解決這些問(wèn)題，需要建設(shè)行政主管部門(mén)和工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位共同努力。筆者認(rèn)為解決以上問(wèn)題采取以下措施：

3.1 完善城建檔案管理制度。

要轉(zhuǎn)變目前城建檔案管理上的被動(dòng)局面，首先應(yīng)在制度上不斷健全和完善，依法管理。一是規(guī)范程序。建議建設(shè)單位在城市建設(shè)工程招標(biāo)過(guò)程中，標(biāo)書(shū)中要納入城建檔案的相關(guān)條目，在簽訂工程合同時(shí)，也應(yīng)有相應(yīng)的要求。二是建議建立檔案臨檢制度。即由建設(shè)行政主管部門(mén)牽頭，檔案行政主管部門(mén)、城建檔案管理等部門(mén)參加，對(duì)建設(shè)單位在建工程進(jìn)行臨時(shí)檢查，通過(guò)檢查，指出建設(shè)、施工單位具體存在的問(wèn)題，并下發(fā)整改通知書(shū)。三是建立城建檔案聯(lián)絡(luò)員制度。建設(shè)、施工單位必須設(shè)立城建檔案聯(lián)絡(luò)員，定期與城建檔案部門(mén)聯(lián)系，以便明確責(zé)任，推進(jìn)工作。

3.2 加強(qiáng)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

懷化市城建檔案館在市城鄉(xiāng)建設(shè)局及檔案局的支持下，分別出臺(tái)了《懷化市城市基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工檔案編制的具體要求及作法》、《懷化市市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案編制指南》，有了具體要求及做法，施工單位在城市道路工程收集工程中就有章可循了。但只有這樣還是不夠的，城建檔案館還要履行管理職責(zé)，改善工作方法，主動(dòng)上門(mén)指導(dǎo)和服務(wù)，重點(diǎn)工程應(yīng)派專(zhuān)人介入，對(duì)工程全過(guò)程進(jìn)行檔案編制跟蹤檢查和指導(dǎo)。在湖天大道工程建設(shè)過(guò)程中，我們充分發(fā)揮城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)湖天大道南路、湖天大道北路、湖天大道綠化工程等都責(zé)任到人，全程跟蹤服務(wù)，最終將67卷檔案高質(zhì)量地編制完成并順利歸檔。

3.3 建設(shè)、施工單位應(yīng)依照法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，自覺(jué)履行建立和完善建設(shè)工程檔案的職責(zé)。

建設(shè)與施工單位對(duì)工程檔案的重視程度，是城市道路工程檔案歸檔是否完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵因素。建設(shè)單位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工單位完成竣工檔案及竣工圖的形成及收集。施工單位要在布置施工任務(wù)的同時(shí)，布置竣工文件的編制工作，竣工文件形成應(yīng)與施工進(jìn)度同步，工程驗(yàn)收交接與竣工文件竣工圖同步交接。道路工程變更比較多，施工單位應(yīng)及時(shí)做好竣工圖的修訂編制工作。

3.4 充分發(fā)揮城建檔案技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)。

目前全國(guó)大多城建檔案館都有城建檔案技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)，城建檔案涉及專(zhuān)業(yè)廣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，我們的技術(shù)服務(wù)人員應(yīng)該是城市建設(shè)工程和檔案方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，為沒(méi)有能力的建設(shè)和施工單位提供城建檔案的技術(shù)服務(wù)工作。包括建設(shè)工程檔案編制規(guī)范的講解，工程標(biāo)準(zhǔn)電子表格的提供，檔案編制軟件的開(kāi)發(fā)和使用，聲像檔案拍攝編制等。這樣做一方面可以大大提高城建檔案歸檔的水平的重量，滿(mǎn)足城市建設(shè)的需要，另一方面也可以為中小建設(shè)、施工單位節(jié)省相關(guān)的人員編制和管理費(fèi)用。

3.5 提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)宣傳。

城建檔案內(nèi)容龐雜、涉及面廣、綜合性強(qiáng)，城建檔案具有多個(gè)部門(mén)、多種專(zhuān)業(yè)和多種技術(shù)相交叉的特點(diǎn)，這就需要對(duì)檔案管理、工程技術(shù)及其他業(yè)務(wù)技術(shù)工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理、全面指導(dǎo)的技術(shù)業(yè)務(wù)綜合管理人才。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要想勝任自己的工作，必須加強(qiáng)檔案理論知識(shí)及其他相關(guān)專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)，不斷探索新知識(shí)、研究新問(wèn)題，指出新思路，真正擔(dān)負(fù)起業(yè)務(wù)指導(dǎo)的職責(zé)，為推動(dòng)城建檔案工作而努力。同時(shí)，通過(guò)多種渠道，采取多種方式，加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的宣傳，在建設(shè)、施工單位尤其是在領(lǐng)導(dǎo)的觀念中，樹(shù)立較高的檔案工作意識(shí)，從而推動(dòng)建設(shè)、施工單位對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)和提高。

3.6 加強(qiáng)培訓(xùn)，實(shí)行持證上崗。

建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量的關(guān)鍵在平時(shí)，在基層，在每一個(gè)工程項(xiàng)目的資料員。懷化市城建檔案館通過(guò)組織培訓(xùn)，不斷提高基層資料員的素質(zhì)和水平，重點(diǎn)學(xué)習(xí)城建檔案工作相關(guān)法律法規(guī)，如國(guó)務(wù)院279號(hào)令、建設(shè)部90號(hào)令等以及湖南省、懷化市城建檔案工作相關(guān)規(guī)范性文件，還要求建設(shè)工程項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人參加，切實(shí)提高大家的檔案工作意識(shí)。對(duì)資料員實(shí)行持證上崗，在建設(shè)工程檔案報(bào)送時(shí)對(duì)資料員的證書(shū)進(jìn)行檢查。還通過(guò)建立資料員QQ群等形式，加強(qiáng)資料的溝通學(xué)習(xí)，為切實(shí)提高工程檔案編制質(zhì)量夯實(shí)了基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

目前，懷化市提出了“構(gòu)筑商貿(mào)物流中心、建設(shè)生態(tài)宜居城市”的戰(zhàn)略目標(biāo)，確立了“科技引領(lǐng)、交通先行、興工活商、富民強(qiáng)市”的發(fā)展戰(zhàn)略。到2010年，懷化作為區(qū)域性現(xiàn)代商貿(mào)物流中心的構(gòu)架基本形成，生態(tài)宜居城市特色初步顯現(xiàn)；到2015年，區(qū)域性現(xiàn)代商貿(mào)物流中心地位基本確立，中心城市配套功能更加完善，生態(tài)宜居城市特色更加突出；到2020年，區(qū)域性現(xiàn)代商貿(mào)物流中心全面建成，生態(tài)宜居成為懷化一張靚麗的城市名片，區(qū)域性中心城市戰(zhàn)略地位基本確立。緊緊圍繞“打造五省（市、區(qū)）周邊區(qū)域性中心城市”的總體目標(biāo)，進(jìn)一步加強(qiáng)了城市建設(shè)力度，城市經(jīng)濟(jì)圈有了較快發(fā)展，城區(qū)GDP突破40億元。根據(jù)這一宏偉藍(lán)圖，懷化市道路建設(shè)將迎來(lái)一個(gè)嶄新的高潮。作為城建檔案工作者更應(yīng)該積極適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)性地工作，不斷提升自己的能力和水平，強(qiáng)化城市道路工程檔案編制質(zhì)量管理，服務(wù)城市建設(shè)持續(xù)大發(fā)展的需要。