摘要：建設(shè)工程前期文件收集是建設(shè)工程檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。本文按照建設(shè)工程前期工作的內(nèi)容，對前期文件進(jìn)行了歸納與分析，提出了做好前期文件收集工作的建議，對加強建設(shè)工程前期文件收集重要性的認(rèn)識，切實做好相關(guān)收集工作具有較強的參考價值。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；前期文件；檔案收集

中圖分類號：G272.2

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1008-0422（2014）07-0158-01

1 引言

建設(shè)工程前期文件收集是建設(shè)工程檔案編制管理的薄弱環(huán)節(jié)，主要原因一是項目前期頭緒繁多，建設(shè)工程辦事機構(gòu)還不健全，人員不穩(wěn)定，沒有專人進(jìn)行文件收集管理，都是各管各的，導(dǎo)致文件在事后難于收齊；二是前期文件的收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)還不規(guī)范統(tǒng)一，也不清楚明晰，資料員開展檔案資料的收集和編制工作缺乏依據(jù)和指導(dǎo)，存在很大的難度；三是前期文件中有相當(dāng)一部分是部門之間的審批文件，走的是公文流程，這些文本處于文書檔案與城建檔案交互的狀態(tài)，有的就被收進(jìn)了部門的文書檔案之中，在一定程度上割裂了建設(shè)工程檔案整體性，這種界定上的困難也給收集工作帶來很多不利影響。因此，對建設(shè)工程前期文件收集工作進(jìn)行專門探討，是非常有意義的，也是非常必要的，有利于我們加強這一方面的工作針對和指導(dǎo)性，使建設(shè)工程檔案編制更規(guī)范、更完整，也更有利于今后的利用。

2 建設(shè)工程前期文件的基本定義

從內(nèi)容上講，建設(shè)工程前期文件是項目開工前各項工作的真實記錄，它全面反映了開工前建設(shè)工程項目準(zhǔn)備的每一個過程、每一個環(huán)節(jié)，是建設(shè)工程檔案的重要組成部分。從載體形式上講，建設(shè)工程前期文件既包括紙質(zhì)的文件材料、圖紙、圖表，也包括電子資料和聲像資料等，例如對建設(shè)工程開工前的原貌進(jìn)行拍攝形成的照片、視頻，特別是棚戶區(qū)改造前進(jìn)行的整體拍攝等，就是非常重要的前期聲像資料，如果將它與建成后的實況一一對比，就直觀地反映出城市面貌的變遷。從建設(shè)工程項目管理的生命周期來講，建設(shè)工程前期文件又簡稱工程準(zhǔn)備階段文件，是項目開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、開工審批等工程準(zhǔn)備階段工作中形成的文件材料。前期文件大多產(chǎn)生在項目準(zhǔn)備階段，那時，組織機構(gòu)往往不健全，人員不到位，對資料的保管不夠重視，忽視前期文件的收集，容易缺失文件或者找不到原件，以致在工程竣工驗收時，前期文件殘缺不全，難以全面反映工程建設(shè)情況，但事后又根本補不上來。從以上分析，我們不難看出，做好建設(shè)工程前期文件的收集工作，是工程建設(shè)全面展開和規(guī)范化管理的前提，也是建設(shè)工程檔案編制工作整體質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。

3 建設(shè)工程前期文件的類別分析

對建設(shè)工程前期文件的形成進(jìn)行解剖，了解和認(rèn)識它的主要內(nèi)容，歸納其類別特征，對我們有針對性地做好建設(shè)工程前期文件的收集工作是十分重要的?？傮w上講，建設(shè)工程準(zhǔn)備階段文件一般分為7類，即立項文件；建設(shè)用地文件；征地、拆遷文件；勘察、測繪、設(shè)計文件；招投標(biāo)文件；開工審批文件；工程財務(wù)及審計文件；建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人等組織機構(gòu)和組織活動文件。

3.1 立項文件

立項文件材料包括項目建議書及審批意見、前期工作通知書、可行性研究報告、附件及審批意見、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、專家建議、環(huán)境預(yù)測、調(diào)查資料及評估材料等。

立項文件是建設(shè)項目在正式立項前的一系列工作中形成的。從建設(shè)項目醞釀時形成的文件材料，到提出項目建議書的編寫上報及審批意見，形成項目建議書階段文件；從可行性研究至形成的可行性研究報告、附件的上報或備案，再到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或行政機關(guān)的批示，形成可行性研究階段文件。在這一過程中，會有大量的論證會議活動，因此會議紀(jì)要的收集是非常重要的，很多決策、決議和決定都是在會議上做出的，對工程后續(xù)的開展具有指導(dǎo)甚至決定作用。

3.2 建設(shè)用地、征地、拆遷文件

建設(shè)用地、征地、拆遷文件材料包括選址申請及選址規(guī)劃意見通知書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件、用地申請報告及建設(shè)用地批準(zhǔn)書、拆遷安置意見、補償協(xié)議、方案、合同以及劃撥建設(shè)用地文件、國有土地使用證等。

建設(shè)用地、征地、拆遷文件是在完成建設(shè)用的地征用或劃撥過程中形成的。從工程規(guī)劃開始的選址和批復(fù)，提出規(guī)劃用地申請，到辦理建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件，形成建設(shè)用地規(guī)劃審批階段文件；從提出建設(shè)用地申請，完成建設(shè)用地征用，辦理建設(shè)用地批準(zhǔn)書、簽訂拆遷安置協(xié)議及批復(fù)，劃撥土地，辦理國有土地使用證，形成建設(shè)用地征用、劃撥階段文件。

這一部分的資料中，特別要注意做好各種審批圖紙的收集，包括建設(shè)用地、征地的圖紙和拆遷對象的土地和建筑房屋的圖紙，在建設(shè)過程中會要反反復(fù)復(fù)地用到這些圖紙，特別是出現(xiàn)拆遷糾紛時這些圖紙就是解決問題的關(guān)鍵所在。另一方面，這些圖紙是熱點資料，也要做好保密工作，避免被不必要的人了解情況后節(jié)外生枝，產(chǎn)生不必要的麻煩。

3.3 勘察、測繪、設(shè)計文件

勘察、測繪、設(shè)計文件材料包括工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知書、地形測量和撥地測量成果報告、規(guī)劃設(shè)計條件申報文件及通知書、初步設(shè)計圖紙和說明、技術(shù)設(shè)計圖紙和說明、審定設(shè)計方案通知書及審查意見、有關(guān)行政主管部門審批文件材料、施工圖及其說明、設(shè)計計算書、施工圖設(shè)計文件材料的審批意見等。

勘察測繪文件，是在查明核實工程項目擬建場地或各建筑地段的工程地質(zhì)條件時，進(jìn)行綜合分析評價的過程中形成的。從編寫工程地質(zhì)勘查報告、水文地質(zhì)勘察報告，到繪制各種圖表并提供相關(guān)的自然條件資料和地震調(diào)查資料；從建設(shè)用地釘樁通知書、釘樁放線通知書，到編寫地形測量和撥地測量成果報告，形成勘察測繪階段文件。

設(shè)計文件是在進(jìn)行方案設(shè)計過程中形成的。從申報規(guī)劃設(shè)計條件，到規(guī)劃設(shè)計條件通知書；從項目初步設(shè)計圖紙和說明及相關(guān)部門審批意見，至項目施工圖設(shè)計圖紙和說明及相應(yīng)的審查機構(gòu)進(jìn)行審批；再到設(shè)計計算書以及相關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)的文件和協(xié)議，形成項目設(shè)計階段文件。

勘察、測繪、設(shè)計文件材料專業(yè)性非常強，可能一般的資料員看不懂，甚至認(rèn)為這些資料用過了就沒有太多的價值。實際上，在前期工作中，勘察、測繪、設(shè)計是最基礎(chǔ)性的工作，也是最關(guān)鍵的工作，投資的費用非常高，而且勘察與測繪工作在工程建成后就難于再進(jìn)行了，但這些資料對于建立建設(shè)工程項目和城市地理二、三維一體化的空間管理系統(tǒng)是非常重要的，收集保管好這些資料對智慧城市的建設(shè)意義非常巨大。

3.4 工程招投標(biāo)文件

工程招投標(biāo)文件材料包括勘察設(shè)計招投標(biāo)文件、勘察設(shè)計承包合同；施工招投標(biāo)文件、施工承包合同；工程監(jiān)理招投標(biāo)文件；監(jiān)理委托合同。

招投標(biāo)文件是針對工程建設(shè)項目，以招標(biāo)的方式使投標(biāo)競爭者分別提出有利條件，而由招標(biāo)人選擇其中最優(yōu)秀者并與其訂立合同的過程中形成的。包括勘察設(shè)計招投標(biāo)文件、勘察設(shè)計承包合同；施工招投標(biāo)文件、施工承包合同；工程監(jiān)理招投標(biāo)文件、監(jiān)理委托合同形成招投標(biāo)階段文件。

3.5 開工審批文件

開工審批文件材料包括建設(shè)項目列入年度計劃的申報及批復(fù)文件、規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件、建設(shè)工程開工審批表、建設(shè)工程施工許可證、投資許可證、審計證明等、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。

開工審批文件是在開工前辦理開工應(yīng)具備的各種審批手續(xù)的過程中形成的。這些過程牽涉到行政許可和審批，在工程建設(shè)過程中相關(guān)材料會反復(fù)被檢查。其內(nèi)容也非常廣泛，從建設(shè)項目列入年度施工計劃申報表，到施工計劃審批通知書；從規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙，到建設(shè)工程規(guī)劃許可證和附件；從建設(shè)工程開工審批表，到建設(shè)工程施工許可證，再到投資許可證及審計證明和工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)，形成開工審批階段文件。

3.6 工程財務(wù)及審計文件

工程財務(wù)及審計文件材料包括工程投資估算材料、工程概算材料、預(yù)算材料、施工預(yù)算。財務(wù)文件是涉及投資和財務(wù)支出等方面的文件。從立項形成的工程投資估算、到初步設(shè)計后提供的工程概算、再到施工圖完成后出具的施工圖預(yù)算和施工單位編制的施工預(yù)算，形成準(zhǔn)備階段的財務(wù)文件。

對政府投資工程來說，工程財務(wù)及審計文件不僅工程建設(shè)、施工、監(jiān)理等幾方主體都需要利用到，作為項目管理和資金結(jié)算的依據(jù)，而且政府審計部門還要專門進(jìn)行財務(wù)審計，作為政府資金監(jiān)管的重要依據(jù)。因此，在前期就做好相關(guān)的收集工作，為今后的項目驗收和資金撥付就打下了好的基礎(chǔ)。

3.7 建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人等組織機構(gòu)和組織活動文件

建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人文件材料包括工程項目管理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單、工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單、工程項目施工管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人名單。

建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人是在工程建設(shè)中形成的。包括：工程項目管理機構(gòu)的設(shè)置、負(fù)責(zé)人及其變化情況；工程項目監(jiān)理機構(gòu)的設(shè)置、負(fù)責(zé)人及其變化情況；工程項目施工管理機構(gòu)的設(shè)置、負(fù)責(zé)人及其變化情況；形成建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人的情況。

4 結(jié)語

國家檔案局對項目檔案的驗收強調(diào)六個字：齊全、完整、準(zhǔn)確。齊全指的是該有的類目不能缺失；完整指的是成套的檔案中不能少東西；準(zhǔn)確是指檢驗存檔的文件是否簽字手續(xù)齊備，以保證其真實地反映建設(shè)工程進(jìn)展過程的客觀實際情況。我們在做前期文件收集工作時，要以國家檔案局對檔案的要求為指導(dǎo)思想，緊緊圍繞齊全、完整、準(zhǔn)確六個字展開收集工作。以文件形成規(guī)律為線索，確定每類前期文件的基本內(nèi)容，列出目錄，逐項登記；確定每份文件與實物相符，字跡清楚、規(guī)范，形成數(shù)據(jù)、日期可靠，簽字手續(xù)完備齊全。工程檔案資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時收集、整理，以防散失。由于前期文件數(shù)量大、工期長，所以，工作中我們一定要有足夠耐心和責(zé)任心，認(rèn)真對待收集工作。工程前期文件的收集是一項細(xì)致而又艱巨的工作，其齊全完整與否，關(guān)乎著檔案憑據(jù)是否真實。一張紙、一份圖、一段視頻，可能就是最關(guān)鍵的憑據(jù)。在收集資料時，絕不能因其細(xì)小而忽略。例如，在施工過程中出現(xiàn)地基下沉的情況，就需要調(diào)閱地勘資料，查閱相關(guān)數(shù)據(jù)，看是設(shè)計還是施工的問題。如資料收集得不及時，輕者延誤工期，重者可能造成重大事故。還有土地賠償?shù)葐栴}，都是易產(chǎn)生矛盾的方面，必須引起高度重視。綜上所述，建設(shè)工程前期文件的收集，是建設(shè)工程檔案管理的重要環(huán)節(jié)。在收集文件過程中，按照文件形成的一般規(guī)律，確定工程文件的基本內(nèi)容，同時做好建設(shè)工程前期文件的登記和鑒定工作是非常重要的。只有做好項目文件全生命周期的收集工作，才能保證項目建設(shè)期間檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確，才能提高建設(shè)工程檔案的編制和歸檔質(zhì)量。