我曾拜訪過南方一家著名制造企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)部，作為當(dāng)?shù)刂R(shí)產(chǎn)權(quán)的示范企業(yè)，這家企業(yè)的專利管理可謂井井有條，十幾套專用的檔案柜把公司成立以來萬余件專利商標(biāo)案件清晰地保存，與之對(duì)應(yīng)的，企業(yè)自己開發(fā)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)記錄的每一案件的必要信息，審查意見通知書、對(duì)比文件、費(fèi)用減緩申請(qǐng)等中間文件的信息也一應(yīng)俱全。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)部部長告訴我，一次次的教訓(xùn)促使他們到達(dá)現(xiàn)在的狀態(tài)。建立伊始，公司專利管理理念仍停留在文檔管理的層面，直到發(fā)生遺忘期限的失誤，他們才意識(shí)到，不能把期限提醒完全托付給服務(wù)機(jī)構(gòu)；意識(shí)到“文件”、“期限”和“費(fèi)用”三要素在專利流程中居于核心地位，而且三者相互關(guān)聯(lián)，密不可分。

該企業(yè)曾統(tǒng)計(jì)一項(xiàng)發(fā)明專利從提出交底書到授權(quán)，背后的文檔通常達(dá)30至40頁，需要監(jiān)控的期限約20項(xiàng)，費(fèi)用8項(xiàng)，只有準(zhǔn)確掌握這些細(xì)碎而關(guān)聯(lián)的信息，才能確保無形資產(chǎn)管理的準(zhǔn)確，只有熟練掌握這些細(xì)碎而關(guān)聯(lián)的信息，才能確保無形資產(chǎn)管理的高效。

據(jù)筆者觀察，華為、聯(lián)想、海信和三一等專利資產(chǎn)雄厚的企業(yè)，無不設(shè)立多名專利流程崗位，并配置專業(yè)的專利管理軟件，按照產(chǎn)品線分工、司職流程監(jiān)控，絲毫不容有失。使用這類專利管理軟件的前提是，必須十分熟悉專利申請(qǐng)與審查的流程，洞悉每一文件、每一期限、每一費(fèi)用之間的聯(lián)系，而且掌握知識(shí)產(chǎn)權(quán)局的規(guī)定與習(xí)慣。冰凍三尺非一日之寒，一名優(yōu)秀的流程管理專員背后的培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)積累只有親歷者才可體會(huì)。

員工流動(dòng)導(dǎo)致的管理水平波動(dòng)，往往是企業(yè)不希望看到的，能不能將人的經(jīng)驗(yàn)固化為規(guī)范化的工具？能不能將看似專業(yè)性極強(qiáng)的專利管理軟件化繁為簡，降低培訓(xùn)成本？

既然工具是人類思想的延伸，開發(fā)IPfolder專利管理工具時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)，經(jīng)驗(yàn)豐富的流程專員大腦中都有一幅專利生命周期的流程圖，那么為什么不能把繁冗的軟件菜單用形象化的圖形表達(dá)呢？于是專利樹圖便誕生了。

專利樹圖將專利生命周期的主軸化作樹干，將中間文件化為樹枝，使得專利流程一目了然、清晰流暢，甚至可以將專利樹圖作為新手培訓(xùn)的教程。數(shù)萬件客戶案件經(jīng)驗(yàn)告訴我們，準(zhǔn)確是簡潔的前提，樹干和樹枝的每一節(jié)點(diǎn)都預(yù)制該節(jié)點(diǎn)的文件、期限與費(fèi)用要求，我們盡可能將規(guī)則植入工具，以節(jié)省人工，有效防范不必要的知產(chǎn)損失。例如，輸入第一次審查意見通知書的發(fā)文日，IPfolder會(huì)自動(dòng)計(jì)算出4個(gè)月加15天的期限絕限。

IPfolder的專利樹圖也為發(fā)明人提供了特別的便利。發(fā)明人關(guān)注專利審查進(jìn)度時(shí)不再需要詢問專利流程專員，僅需一鍵點(diǎn)開專利樹圖看看樹干“長了多高”便知。

所想即所見，簡單準(zhǔn)確——我們?cè)贗Pfolder的每一細(xì)節(jié)都力求實(shí)現(xiàn)這一理念。突破了知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理軟件的模式，在本領(lǐng)域內(nèi)第一次展現(xiàn)了商標(biāo)專利在確權(quán)、維權(quán)、訴訟非訴等過程的全貌，又充分考慮到企業(yè)內(nèi)部涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的各種管理關(guān)系，使眾多角色的交互工作變的易如反掌。而以產(chǎn)品為管理方向的特殊視角，更是完全站在企業(yè)的角度進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)運(yùn)用的獨(dú)特情懷。