摘要：從職業(yè)院校系級(jí)圖書(shū)資料室的管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析了當(dāng)前系圖書(shū)資料室工作存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：系級(jí)圖書(shū)資料室 現(xiàn)狀 對(duì)策

職業(yè)院校系級(jí)圖書(shū)資料室的檔案內(nèi)容非常重要，但是，現(xiàn)在很多職業(yè)院校的系級(jí)圖書(shū)資料管理工作很落后，怎樣才能提高圖書(shū)資料的利用效率，使其更好地滿(mǎn)足本系師生在教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)等各方面的需要，本文針對(duì)以上問(wèn)題，對(duì)系級(jí)圖書(shū)資料室管理中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了初步的分析，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的對(duì)策。

1 職業(yè)院校系級(jí)圖書(shū)資料室管理現(xiàn)狀的初步分析

目前各高校系級(jí)圖書(shū)資料室的管理現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀，主要問(wèn)題有以下幾個(gè)方面：

1.1 管理制度相對(duì)滯后，缺乏統(tǒng)一的管理模式。就目前而言，還有很多的職業(yè)院校沒(méi)有統(tǒng)一建立系級(jí)資料室的資料管理制度，而各系由于日常工作繁雜，所有的文件資料只是雜亂無(wú)章地混在一起，大部分資料沒(méi)有進(jìn)行整理、分類(lèi)、索引，不系統(tǒng)、不完整，查詢(xún)、利用都非常的不方便?，F(xiàn)在大部分職業(yè)院校系級(jí)科室下設(shè)辦公室、教務(wù)科、學(xué)生科三大科室，日常管理檔案雖各有特點(diǎn)，但都有其相關(guān)性，而各科室存檔規(guī)范卻不一致，沒(méi)有統(tǒng)一的要求，如此的檔案資料給管理工作增添了很多困難。

1.2 管理人員素質(zhì)不高，管理工作不到位。大部分職業(yè)院校系級(jí)圖書(shū)資料室沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員或配備了而主要從事教務(wù)工作，圖書(shū)借還、專(zhuān)業(yè)資料、上級(jí)文件等的收集、整理、裝訂、歸檔等工作沒(méi)有具體的人員負(fù)責(zé)，大部分日常工作只能由辦公室人員兼辦。沒(méi)有專(zhuān)人管理的系級(jí)圖書(shū)資料室最終會(huì)導(dǎo)致圖書(shū)借出去收不回來(lái)，文件資料散落在不同的經(jīng)辦人那里而得不到及時(shí)歸檔，檔案資料的完整性和系統(tǒng)性只能成為一句空話(huà)，這樣的圖書(shū)資料室的檔案工作永遠(yuǎn)也不會(huì)做好的。

1.3 圖書(shū)資料更新速度較慢，已有檔案信息得不到充分利用。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，各學(xué)科前沿技術(shù)的發(fā)展日新月異，系級(jí)圖書(shū)資料室由于經(jīng)費(fèi)等原因的限制，圖書(shū)資料的更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于科技的發(fā)展。而已有各類(lèi)檔案資料也因?yàn)槿狈?zhuān)人管理查找困難，導(dǎo)致流通速度很慢，利用率較低，這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)，對(duì)整個(gè)院系的專(zhuān)業(yè)建設(shè)十分不利。

2 改進(jìn)系圖書(shū)資料室管理工作的對(duì)策

針對(duì)以上問(wèn)題，作者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手改進(jìn)：

2.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理的各項(xiàng)管理制度。做好檔案管理工作的重要前提是領(lǐng)導(dǎo)重視，搞好檔案工作的基礎(chǔ)是建立健全完善的檔案資料管理制度。圖書(shū)檔案的管理工作要想做好，必須要積極爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持。一是建立合理有效的檔案管理運(yùn)作機(jī)制，制定出相應(yīng)的規(guī)章制度對(duì)檔案資料收集、分類(lèi)、標(biāo)簽、歸檔、保管、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須制度化、規(guī)范化。二是建立健全檔案管理工作責(zé)任制，切實(shí)做到事事有人管，人人有專(zhuān)責(zé)，辦事有要求，工作有檢查，使各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實(shí)處。三是建立完善各項(xiàng)規(guī)章制度，切實(shí)做到按規(guī)章制度辦事、按規(guī)章制度操作、使檔案管理工作制度化、規(guī)范化。

2.2 設(shè)立專(zhuān)職崗位，提高管理人員的素質(zhì)。圖書(shū)資料室的檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的復(fù)雜工作，需要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的專(zhuān)職人員才能勝任，辦公室人員大都是非專(zhuān)業(yè)人員而且本身已有大量的工作，想再兼任檔案管理難免會(huì)力不從心，最終結(jié)果就是資料越來(lái)越多，管理越來(lái)越混亂。要想從根本上改變這種狀態(tài)，就必須設(shè)立檔案管理的專(zhuān)職崗位，聘請(qǐng)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)，將各類(lèi)資料的管理科學(xué)化、系統(tǒng)化，以方便查找使用，并且通過(guò)繼續(xù)教育、培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)等手段，不斷提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，以適應(yīng)不斷發(fā)展的現(xiàn)代圖書(shū)資料管理的需要。

2.3 加大投入，不斷提高已有資料的利用率。工欲善其事，必先利其器。要想使院系圖書(shū)資料室的管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階，充足的資金支持是必不可少的。一方面要根據(jù)各學(xué)科的發(fā)展，及時(shí)采購(gòu)最新的專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、期刊等；另一方面要為資料室配備現(xiàn)代的辦公設(shè)備，購(gòu)置必要的辦公物品。將已有文本資料盡快數(shù)字化，建立電子檔案，以方便快速查找和使用，提高已有資料的利用率。

2.4 加快圖書(shū)資料室的信息化建設(shè)步伐。在信息化時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的要求，充分利用信息技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化開(kāi)發(fā)，推動(dòng)系資料室與校圖書(shū)館的資源共享，這樣既可以節(jié)約成本，避免資源的重復(fù)浪費(fèi)，又可以更有針對(duì)性的采購(gòu)對(duì)本系專(zhuān)業(yè)建設(shè)和發(fā)展更有用的書(shū)籍、期刊和數(shù)據(jù)庫(kù)等。

2.5 做好檔案信息宣傳和編研工作，探索系資料室發(fā)展的新模式。檔案管理的最終目的是使用，傳統(tǒng)的重藏輕用的模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。要使圖書(shū)資料室發(fā)揮最大的作用為本系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生服務(wù)，首先要做好的就是宣傳工作。編制簡(jiǎn)單明了的資料室使用指南、收藏目錄等并及時(shí)更新，供本系師生免費(fèi)取閱和下載；對(duì)入校新生進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們一到校就知道資料室的存在和使用方法，鼓勵(lì)學(xué)生充分利用資料室輔助學(xué)習(xí)。

總之，系級(jí)書(shū)資料室的發(fā)展面臨不少挑戰(zhàn)，尤其是在校圖書(shū)館的沖擊下，甚至引發(fā)了否應(yīng)該取締的討論，但是它做作為院系建設(shè)的一部分存在了幾十年，還是有其必要性的，相信在院系領(lǐng)導(dǎo)的重視下，聘用專(zhuān)業(yè)人才，創(chuàng)新工作方法，系圖書(shū)資料室必會(huì)煥發(fā)新的活力。

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