張令宏　黃劍玲

摘要

著重闡述了農(nóng)業(yè)基本建設項目檔案管理的重要性及存在問題，并提出了如何做好農(nóng)業(yè)基本建設項目檔案的管理的對策。

關鍵詞 農(nóng)業(yè)基本建設；項目檔案；管理工作

中圖分類號 S-9 文獻標識碼 A 文章編號 0517-6611（2014）11-03407-02

Abstract This paper focuses on the importance of archive management in agricultural capital construction projects and problems， and puts forward some countermeasures for improving the agricultural capital construction project archives management.

Key words Agricultural capital construction； Project archives； Management work

隨著農(nóng)業(yè)科研工作的深入和發(fā)展，作為農(nóng)業(yè)科研試驗基地的基礎設施建設，是支撐科研試驗成功與否的關鍵?；üこ虣n案資料是基于基建工程建設過程中逐步形成的，是工程建設過程直觀、真實、全面的反映，對控制工程質量有著至關重要的作用。因此，管理好基建工程檔案資料是提高基建工程質量非常重要的一環(huán)。隨著我國對農(nóng)業(yè)科研工作的逐步重視，農(nóng)業(yè)科研試驗基地的基建工程項目也在逐步增加，基建工程檔案也隨之劇增。因此，如何管理工程檔案就成了一項十分重要的工作。筆者通過多年的基建檔案管理經(jīng)驗以及在基建工程檔案管理中的一些體會，對如何提高基建檔案管理水平進行研究。

1 農(nóng)業(yè)基本建設項目檔案在其工程建設中的重要作用

1.1 基建檔案是農(nóng)業(yè)基本建設的工程建設全過程的直接反映，真實再現(xiàn)了整個工程項目管理過程和工程實體的真實面貌

基建檔案是建設項目在勘察設計、立項審批、招投標、施工監(jiān)理、竣工驗收等工程環(huán)節(jié)中形成的紙質、膠片等載體存在的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，具有綜合性、成套性、真實性和準確性的特點。準確而全面的基建檔案為工程驗收，工程事故原因和責任認定，提出改進方法及日后進行管理維護、改擴建等提供了詳實的技術依據(jù)[1]。

每一個農(nóng)業(yè)基本建設項目都必須經(jīng)過工程前期準備（設計、勘探、預算、招投標等）、中期施工（施工、施工監(jiān)理）、后期驗收（竣工驗收、結算、審計、項目驗收）等幾個階段，而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。

例如，在工程前期準備階段有：項目建議書、可行性研究和立項批復文件、勘踏文件、初步設計文件、施工圖、預算文件、圖審文件、招標代理文件、招投標文件、相關施工合同協(xié)議等；在監(jiān)理方面有代理協(xié)議、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理會議紀要、監(jiān)理日記和監(jiān)理工作報告及總結等；在施工階段有基礎設施資料、土建工程資料、隱蔽工程記錄、裝修和設備設施安裝工程資料、材料檢測文件和各種施工試驗及施工日志等文件；竣工驗收階段有竣工圖、竣工報告、驗收記錄、工程結算、項目審計、決算和交付使用資產(chǎn)文件等。同時在項目實施過程中，還會按照現(xiàn)場實際需要情況出現(xiàn)調整或變更項目的請示、批復的實施內容的情況，由此產(chǎn)生的調整和變更說明及有關部門的批復文件是上級部門對該項目建設質量認定及驗收時非常重要的依據(jù)。

隨著科研試驗的發(fā)展，田間試驗越來越被重視，加上國家對農(nóng)業(yè)科研的投入力度加大，農(nóng)業(yè)科研田間工程建設項目將不斷增加。提高對基建檔案重要性的認識，是管理好農(nóng)業(yè)基本建設檔案的前提之一。

1.2 基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和支撐條件

農(nóng)業(yè)基本建設是農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展的一項基礎性工作，就好比基礎建設是經(jīng)濟基礎，而科研試驗是上層建筑，科研試驗基地的基礎建設最終是為科研試驗服務，為科研提供良好的支撐條件服務。

按照基建工程建設的流程、規(guī)律，收集、整理、保存起來的基建檔案資料具有齊全、完整、準確等特點。該特點決定了基建檔案具有技術含量高、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設活動的決策、施工、竣工、使用等工作提供依據(jù)和憑證，是單位維權的依據(jù)，是工程項目工程建設過程再現(xiàn)的寶貴財富。

基建檔案工作是基建工程建設的重要組成部分，按照基建工程文件材料形成規(guī)律進行收集、分類、整理、鑒定、保存的基建檔案資料，實行集中統(tǒng)一管理原則，為后續(xù)工程項目的實施、完善及改擴建等提供檔案利用服務。在后續(xù)工程項目的前期工作中，需要進行項目可行性研究、上報申報書、初步設計、項目概算、施工設計等工作，必須查閱大量的過去和現(xiàn)在的檔案資料，作為申報和編報材料的事實依據(jù)，在工程竣工驗收階段，更是需要工程全部檔案資料作為驗收工程質量的必備條件。所以，管理好基建工程檔案，是提高基建工程管理水平，發(fā)揮檔案作用的關鍵因素。

1.3 基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源

隨著農(nóng)業(yè)科研的逐步發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研院所的農(nóng)業(yè)基本建設接連不斷，并且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關檔案資料。收集、管理和保護好這種基建檔案是基建管理人員和項目參與人員的義務和職責。這就需要管理人員熟悉檔案資料，以便于隨時調閱、核實，對檔案資料越熟悉就越能減少查閱資料的麻煩，更能節(jié)省寶貴的時間，提高工作效率。

2 農(nóng)業(yè)基本建設項目基建檔案管理中存在的問題

2.1 農(nóng)業(yè)基本建設項目的基建檔案其自身特點決定收集難度大

由于各種不可預見的主觀或客觀因素的影響，例如：項目前期工作中的施工圖設計反復調整、報監(jiān)報建及圖審工作時間較長、招投標工作中的流標、施工過程中建設內容的變更或調整以及海南當?shù)囟嘤昙镜仍?，造成基建工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點。由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，施工單位只重視工程本身，輕視甚至忽視工程檔案，使甲方對基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協(xié)調開展，造成了基建檔案工作滯后，影響了工程各方面對檔案資料的利用。工程項目管理和技術文件資料處在分散甚至可能損壞、缺失的情況，制約了甲方對項目預算的控制，增加了檔案收集工作的難度。

2.2 缺乏科學管理導致歸檔文件材料不規(guī)范

項目從立項到實施至竣工期間，參與單位較多，參與人員良莠不齊。在工程文件編制過程中，由于缺乏科學管理和規(guī)范的檔案意識，工程施工人員、技術人員為了圖方便，隨意使用各色筆等書寫，這對基建檔案的長期保存和利用造成嚴重的影響[2]。此外，信息記錄不夠完整、準確，比如施工單位編制的竣工資料存在缺日期、簽名和印章，監(jiān)理日記和施工日記缺記錄人員簽名等現(xiàn)象，歸檔文件材料中存在大量復印件等，這些行為致使檔案資料不規(guī)范、不完整。

2.3 對檔案管理工作沒有足夠的重視

項目管理及實施過程中，參建各方對檔案資料的收集與管理不重視，甚至部分建設單位沒有配備專人管理檔案資料，項目管理資料比較混亂，造成部分竣工資料的不完整或流失。

2.3.1

對檔案管理意識較為淡薄。認為檔案管理工作只是收集過時文件材料，不肯投入人力、物力、財力去管理。

2.3.2

參建各部門不注重承上啟下，內外協(xié)調，互相溝通。由于項目實施過程中，參建單位較多，基建檔案內容廣泛，涵蓋了工程項目的立項、勘察、測繪、初步設計、施工、竣工驗收等階段。檔案資料分散，各部門之間內部與外部缺乏溝通，檔案意識不強，造成資料的遺失、損毀。

3 提升基建檔案管理水平的對策

3.1 充分重視農(nóng)業(yè)基建檔案管理工作

配備專門的基建檔案管理人員，充實基建檔案管理隊伍，提高基建檔案管理的意識，配備專用檔案管理設備?；n案管理人員應積極督促各參建單位做好職責范圍內的基建檔案收集、整理和保管等工作，保持檔案資料的有機聯(lián)系，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失，抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極協(xié)調參建各單位。設計、施工、監(jiān)理等應該通力合作，加強其對檔案管理工作的積極性和責任感，使基建檔案資料盡可能做到完整、正確、真實、嚴謹，為項目驗收、檢查、后續(xù)利用提供可靠的依據(jù)。

3.2 加強基建檔案的收集工作

基建工程各階段相互銜接，一個環(huán)節(jié)連著一個環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展。所以要制定基建檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等規(guī)定，建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制。在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質量要求等事項，抓住工程關鍵階段進行收集。檔案管理人員應實行全過程跟蹤服務，改進工作方法和態(tài)度，貫徹落實基建檔案工作的規(guī)定和措施。要采取業(yè)主負責制、獎懲制等工作機制，分工明確，責任到人，確保各參建單位履行基建檔案移交的責任。

3.3 基建檔案的收集應系統(tǒng)、全面

從項目申請、批復立項開始，提前介入建設工程，切實了解工程進度，掌握第一手資料，做到心中有數(shù)，嚴格保證工程立項與建立基建檔案同步。工程建設過程與竣工材料的積累、整編、審定工作同步，工程交工驗收與檔案驗收同步，建立事前介入控制、事中監(jiān)督檢查、事后嚴格把關的全程動態(tài)管理機制，以保證基建檔案的完整、準確、可靠。檔案收集應按照《農(nóng)業(yè)建設項目竣工驗收技術規(guī)程》進行整理歸檔。

3.4 嚴把歸檔審核關

在文件歸檔前，應嚴格把關，認真審核，把不符合要求的文件拒之歸檔。主要審文件是否為原件，文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備，文件的內容是否完整，文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象，文件（除簽名外）是否存在“三色筆”現(xiàn)象，竣工圖編制是否規(guī)范等。

3.5 做好基建檔案的收集、整理和裝訂工作

按照項目實施前期、實施過程、實施后期三大階段劃分，將收集好的參建各單位資料進行分類整理裝訂并編制資料總目錄，將其盒裝后歸檔，使原本散亂無序的資料更有利于管理和查閱。

3.6 提高自身的業(yè)務水平

相關人員必須掌握檔案整理規(guī)范操作方法，了解基建檔案管理知識、基建工程建設程序和基建專業(yè)知識，優(yōu)化知識結構，拓寬知識面。要緊跟時代步伐，學習并提高基建檔案業(yè)務知識、管理理論和技術方法的水平，提高自身修養(yǎng)。要不斷調整知識結構，學以致用，熟悉基建工程業(yè)務流程，積極與單位基建管理人員及參建單位進行溝通與交流，以便提高基建檔案管理水平。

3.7 加強基建檔案管理制度建設

根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建管理規(guī)章制度和實施細則，提高基建檔案資料管理的規(guī)范性和可操作性。

4 結語

基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，是基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項服務現(xiàn)實，著想未來的工作。檔案管理人員需具備愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，提升單位管理水平和基建工程建設水平，為農(nóng)業(yè)科研事業(yè)保駕護航。

參考文獻

[1]

朱彩云.淺談基建檔案管理中存在的問題與對策[J].蘭臺世界，2013（Z3）：38.

[2] 吳建萍.試析當前基本建設檔案管理中存在的幾點問題及其有效對策[J].活力，2010（2）：198-200.